PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN DE ARCHIVO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS PÚBLICOS
Conceptualizaciones básicas
Con fecha 10 de abril de 2019, la Presidencia de la República, firmo el Acuerdo Nro. SGPR-2019- 0107 mediante el cual se expide la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos
De uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación.
El objeto es normar la organización y mantenimiento de los archivos públicos, en cada una de las fases del ciclo vital del documento, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo.
Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos
Definiciones
Documento de Archivo
Aquel que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal, contable y técnico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias.
Ciclo vital del documento
Son las etapas por las que pasan los documentos desde su producción o recepción, hasta la determinación de su destino final (baja documental o conservación permanente).
Archivo de Gestión
Toda la documentación, generada por las unidades administrativas, que es sometida a continua utilización y consulta.
Archivo Central
Custodia y administra la documentación procedente de los Archivos de Gestión que han cumplido los plazos de conservación.
Archivo Intermedio
Custodia y administra los fondos documentales transferidos por los Archivos Centrales que han cumplido al menos 15 años de permanencia en las entidades públicas.
Archivo Histórico
Custodia documentación que después de pasar por un proceso de valoración secundaria adquiere el carácter de permanente. Administrado por el Archivo Nacional del Ecuador.
Sistema de Gestión Documental y Archivo
Sistema Nacional
Sistema Institucional
Archivo Intermedio
Archivo Histórico
Archivos de
Gestión
Archivo Central
Dirección de GDyA (quien haga sus veces)
Autoridades y talento humano calificado
Recursos técnicos e infraestructura
Atribuciones de la unidad productora
A
B
C
D
E
- Designar a los responsables de los Archivos de Gestión quienes asesoraran a su unidad en materia de archivos
- Integrar los expedientes de archivo
- Elaborar el inventario general por expediente y el de transferencia primaria
- Mantener debidamente organizados los expedientes
- Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos
- Participar en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental
- Supervisar que la documentación de archivo se clasifique, registre, conserve y transfiera
- Prestar los expedientes que reposan en el Archivo de Gestión
- Ser el conducto con el Archivo Central
- Participar en los procesos de valoración y en la elaboración de la Ficha Técnica para los expedientes que deban conservarse o considerados para baja documental
- Contar con los espacios y mobiliario apropiados para la conservación de sus Archivos de Gestión
- Conservar la documentación que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con las disposiciones establecidas
Atribuciones del Archivo Central
01
02
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09
Elaborar el programa anual de transferencias primarias que deberán cumplir los Archivos de Gestión
Recibir las transferencias primarias documentales al concluir los tiempos establecidos
Conservar y administrar la documentación de acuerdo a los plazos y disposiciones de la presente Regla Técnica
Evitar la acumulación de documentación realizando los procesos de valoración, transferencia y baja documental
Generar el inventario de transferencia secundaria de los expedientes que cumplieron su plazo de conservación
Elaborar con los Archivos de Gestión la Ficha de prevaloración de los expedientes de transferencia secundaria
Presentar a la Dirección de Gestión Documental y Archivo la Ficha y los inventarios de transferencia secundaria
Eliminar los expedientes cuya baja haya sido aprobada
Otorgar el préstamo de expedientes al personal autorizado de conformidad con disposiciones jurídicas aplicables
Reportar a la Dirección de Gestión Documental y Archivo sobre cualquier incidente en los archivos.
Identificación de documentos de archivo
Es aquel que registra un hecho o acto en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias
Documentos de Archivo
No sujetos a proceso archivístico
No sujetos a proceso archivístico
No sujetos a proceso archivístico
Documentos de comprobación administrativa inmediata.
Documentos de apoyo informativo.
Información personal
Herramientas metodológicas
Dirección de Archivo de la Administración Pública
Conceptualizaciones:
Cuadro general de clasificación documental
Ayuda a organizar y vincular los expedientes de acuerdo a la estructura de los procesos institucionales
01
02
03
04
Existe un solo Cuadro por entidad.
Tendrá una estructura jerárquica.
Deberá actualizarse cuando existan cambios en las estructuras institucionales.
Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces orientará y supervisará el uso cotidiano
Unidades que producen la documentación
Agrupaciones de expedientes
Cuál es la finalidad de la documentación del expediente, que demuestra.
Físico, digital, electrónico
Reservado, confidencial o público.
Dirección de Archivo de la Administración Pública
Ejemplo de Cuadro general de clasificación documental
Formato Tabla de Plazo de Conservación Documental
Unidades que producen la documentación
Agrupaciones de expedientes
Normativa que respalda el plazo de conservación
Indicar con “X”, si la documentación se puede eliminar al cumplir con el plazo o se debe conservar permanentemente
Solo si se desea conservar permanentemente, indicar con una “X”, si se conserva los expedientes completos o por muestreo.
2 años
Según normativa
Después de 15 años
Permanente
Dirección de Archivo de la Administración Pública
Ejemplo de Tabla de Plazos de Conservación Documental
Descripción archivística
Nombre general que se da a la agrupación de expedientes
Unidad que produce la documentación
Descripción específica del expediente
Fechas del primero y último documento del expediente
Eliminación o conservación
Medio en que se encuentra contenida la información (carpeta, bibliorato, Cd, etc.)
Ubicación física dentro de los repositorios
Procesos archivísticos
Integración de expedientes
Se deberá abrir un
expediente por asunto
Se identificarán según el
Cuadro Clasificación
Cada documento se integrará
al expediente desde su
producción o recepción
No puede haber
desmembración
Se describirán
Se realizará el inventario
No se puede duplicar
la documentación
Se usarán contenedores
adecuados
Cumplirán el proceso
establecido
Se prohíbe el empastado
de expedientes
Cierre, expurgo y foliación del expediente
15:30
Expurgo
Foliación
Se procederá a foliar cada una de las fojas útiles que conforman el expediente de acuerdo al orden de los documentos de archivo.
Se foliará en la esquina superior derecha del anverso.
Cierre
Se cerrará cuando concluya el asunto y se procederá a su expurgo y foliación.
Archivo
Insertar
Diseño
Revisar
Vista
Ayuda
Cierre, expurgo y foliación del expediente
Inicio
Identificar las series que cumplieron su plazo de acuerdo a la Tabla, se valoran para ratificar o modificar el destino final, se elabora el inventario y la ficha correspondiente.
Se solicitará a la Dirección de Archivo de la Administración Pública la validación del proceso conforme la Regla Técnica.
La Dirección de Archivo, en base al inventario, la tabla y la Ficha emitirá el dictamen del proceso de baja documental.
Del procedimiento se abrirá un expediente, que se conservará en la entidad conforme las caducidades establecidas en la tabla.
Bajas documentales
Los expedientes, deberán destruirse en atención a los procedimientos establecidos por el Ministerio del Ambiente
Condiciones del archivo Central
Preservación documental
Adecuación de espacios y dotación de mobiliario
Limpieza, desinfección de repositorios y documentos
Almacenamiento
Monitoreo y control de las condiciones ambientales
Prevención y gestión de riesgos
Estructura de hormigón armado, pisos de concreto.
Estanterías metálicas:
- Altura máxima de 2.20 - 0.10 m desde el suelo
- 0.20 m a la pared
- Espacio circulación
mínimo 0.70 m
Ejecutar periódicamente
Procesos.
Realizar limpieza y revisión de la documentación que
ingresa.
Realizar fumigaciones
y control de plagas
El tipo de unidades de almacenamiento van de acuerdo al soporte para evitar deterioros físicos en los documentos como deformaciones, roturas, desgarros.
- Temperatura
18-21 C
(Fluctuación 3 C)
- Humedad 45-60%
(Fluctuación 5%)
- Iluminación 50-100-200 luxes
Sistema de extinción de incendios y ventilación.
Seguridad contra robos o vandalismo
Entradas y salidas de
fácil acceso.
Señalizaciones y rutas
de evacuación
Equipo y material de
para el personal
Base legal relevante
Responsabilidades
Ley Orgánica de Servicio Público
LOSEP
Art. 22.- Son deberes de las y los servidores públicos: e) Velar por la economía y recursos del Estado y por la conservación de los documentos (…) en general confiados a su guarda, administración o utilización de conformidad con la ley y las normas secundarias;
Art. 10.- Custodia de la Información.- (…) en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación (…) Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o documentación (…)”
Art. 5.- Información Pública.- Se considera información pública, todo documento en cualquier formato, que se encuentre en poder de las instituciones públicas (…) hayan producido con recursos del Estado.
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública
LOTAIP
ACUERDO MINISTERIAL No. 017-2020
Artículo 3. De la firma electrónica.- Se dispone, como herramienta obligatoria para la simplificación de trámites, el uso de firma electrónica. Para el efecto, de ser necesario, las entidades en el ámbito de aplicación del presente Acuerdo Ministerial deberán adecuar sus procedimientos y sistemas informáticos para su incorporación.
Artículo 4. De los documentos firmados electrónicamente.- Los documentos que deban ser suscritos por más de una persona y que se encuentren dentro del ámbito de aplicación del presente Acuerdo Ministerial, deberán ser firmados electrónicamente por todos los involucrados
Artículo 5. Sistema oficial de validación de documentos firmados electrónicamente.- El sistema oficial para validación de documentos firmados electrónicamente será el sistema FirmaEC, (…)
Validez de la documentación electrónica
Art. 45.- Responsabilidad administrativa culposa, numeral 10: “No proporcionar oportunamente la información pertinente o no prestar la colaboración requerida a los auditores gubernamentales, y demás organismos de control y fiscalización;”
Art. 88, inciso segundo: “En caso de que los servidores de las instituciones del Estado impidieren o no facilitaren la actividad de control de los recursos públicos la autoridad nominadora, a petición del Contralor General procederá a destituir al responsable y si dicha autoridad no lo hiciere en el plazo de treinta días, desde la fecha de la solicitud, lo hará el Contralor General (.,..)”, en concordancia con el inciso cuarto en la parte pertinente establece que:”. “(…) En todos los casos, la información y documentación requerida, será proporcionada en un plazo no mayor a diez días, contado desde la fecha de recepción del requerimiento (…)
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado LOCGE
Acuerdo No. 013 -CG-2019
Contraloría General del Estado
Art. 2.- (…) la documentación generada mediante archivos digitales, electrónicos o desmaterializados, tendrán el mismo valor jurídico que los documentos físicos.
Art. 5.- Las entidades, organismos y dependencias del sector público, así como las personas jurídicas que actúen en virtud de una potestad estatal, ajustarán sus procedimientos y operaciones e incorporarán los medios técnicos y tecnológicos necesarios, para permitir el uso de la firma electrónica (…).
b) Los archivos electrónicos o mensajes de datos firmados electrónicamente se conservarán en su estado original en medios electrónicos seguros, bajo la responsabilidad del usuario y de la entidad que los generó. Para ello establecerán políticas internas de manejo y archivo de información digital.
Instructivo de certificación de documentos desmaterializados
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN PÚBLICA
INSTRUCTIVO PARA DETERMINAR EL ALCANCE EN LA CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DESMATERIALIZADOS
Estatuto Orgánico por Procesos de la Presidencia de la República, establece como misión de la Dirección de Archivo de la Administración Pública:
“Administrar el archivo intermedio a nivel nacional y emitir lineamientos para salvaguardar la información institucional que por su importancia histórica, económica, científica, cultural y social constituye el Patrimonio Documental del Estado”,
La DAAP y MINTEL, coordinaron reuniones de trabajo conjuntas para la elaboración de un “INSTRUCTIVO PARA DETERMINAR EL ALCANCE EN LA CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES”
Se emitió el “INSTRUCTIVO PARA DETERMINAR EL ALCANCE EN LA CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES”, con el propósito de Establecer los lineamientos generales para la certificación de los documentos electrónicos y desmaterializados, acorde a las disposiciones constantes en la RTNOMAP, y directrices y lineamientos emitidos por el ente rector en esta materia MINTEL.
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN PÚBLICA
Ámbito de Aplicación
Certificación de documentos electrónicos y desmaterializados. -
La certificación de documentos electrónicos y desmaterializados será realizada por la autoridad competente para certificar, quien, a petición de un administrado, impregnará con su firma electrónica válida la razón de certificación utilizando el sistema oficial para firma electrónica definido por el ente rector de gobierno electrónico.
PROCEDIMIENTO
Expediente
Certificación con FirmaEC
Entrega del expediente certificado electrónicamente
En la razón de la firma electrónica se deberá registrar:
⚫ Número de páginas que contiene el documento,
⚫ Ubicación del fondo documental
⚫ Leyenda: Fiel copia del original o copia compulsa.
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN PÚBLICA
GRACIAS