Електронний документ, його ознаки та правовий статус. Електронний документообіг

За навчальною програмою 2018 року

Урок 12

10

(11)

Актуалізація опорних знань і життєвого досвіду

Розділ 3 § 12

Пропоную розповісти, що вам уже відомо про електронний документообіг:

10�(11)

Електронний документ,�його ознаки та правовий статус

Розділ 3 § 12

Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

10�(11)

Електронний документ,�його ознаки та правовий статус

Розділ 3 § 12

Властивості електронного документа:

це текстові та графічні частини, що складають документ

Зміст

інформація про зв'язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та іншими документами

Контекст

внутрішня структура — це структура змістовної частини документа; зовнішня структура — це структура середовища, в якому існує електронний документ (носій інформації, формат файла тощо)

Структура

10�(11)

Електронний документ,�його ознаки та правовий статус

Розділ 3 § 12

Електронний документ визначається своїми метаданими.

Метадані — це дані, що пов'язані та стосуються електронного документа, містять інформацію про його соціальну визначеність та розуміння змісту, контексту, структури.

Метадані є обов'язковим елементом процесу зберігання електронного документа.

10�(11)

Електронний документ,�його ознаки та правовий статус

Розділ 3 § 12

Поняття електронного документа

• Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора

• Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з них є оригіналом і має однакову юридичну силу

10�(11)

Електронний документ,�його ознаки та правовий статус

Розділ 3 § 12

(Продовження…) Поняття електронного документа

• Обов’язковим реквізитом електронного документа є обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили

• Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством

10�(11)

Електронний документ,�його ознаки та правовий статус

Розділ 3 § 12

Правовий статус електронних документів

Сучасний правовий статус безпаперового документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах влади визначається двома законами України:

• «Про електронні документи та електронний документообіг» (№ 851-ІV)

• «Про електронний цифровий підпис»(№ 852-ІV).

10�(11)

Електронний документ,�його ознаки та правовий статус

Розділ 3 § 12

Відповідно до статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»:

Електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

10�(11)

Електронний документ,�його ознаки та правовий статус

Розділ 3 § 12

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів

10�(11)

Електронний документообіг

Розділ 3 § 12

Електронний документообіг — сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання,

використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

10�(11)

Електронний документообіг

Розділ 3 § 12

Основні принципи електронного документообігу

• Однократна реєстрація документа

• Паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання

• Безперервність руху документа

• Єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів і що виключає дублювання документів

• Ефективно організована система пошуку документа

10�(11)

Електронний документообіг

Розділ 3 § 12

Переваги електронного документообігу:

10�(11)

Електронний документообіг

Розділ 3 § 12

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються:

• автором або посередником в електронній формі

• за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних

• датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила

10�(11)

Електронний документообіг

Розділ 3 § 12

Одержання електронних документів

• Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора

• підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері

• у разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом

10�(11)

Електронний документообіг

Розділ 3 § 12

Цілісність електронного документа

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

10�(11)

Електронний документообіг

Розділ 3 § 12

Зберігання електронних документів

• інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

• має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

• у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

10�(11)

Запитання для рефлексії

Розділ 3 § 12

1. Що на уроці в мене виходило найкраще?

2. Чи можу я пояснити, що таке «електронний документ» і «електронний документообіг»?

3. Наскільки самостійно я працював на уроці?

4. Чи встиг я в повному обсязі здійснити заплановане на цьому уроці?

5. Чи досягнуто мети уроку?

10�(11)

Домашнє завдання

Розділ 3 § 12

Сформулювати питання для самостійних досліджень про електронний документообіг. Провести

необхідні дослідження. Оприлюднити результати досліджень

10�(11)

Працюємо за комп’ютером

Розділ 3 § 12

Підготувати реферат на тему: «Електронний документообіг»

та оформити згідно правил

1. Здійснити роботу з джерелами інформації
2. Створити реферат
3. Створити бібліографічний список
4. Контроль якості виконаної роботи

10�(11)

Дякую за увагу!

За навчальною програмою 2018 року

Урок 12

10

(11)