Чиним Discovery через поток накопления знаний

Смирнов Илья

HeadHunter

О спикере

Смирнов Илья

HeadHunter

https://t.me/LeninKerrigan

Ag;)e Days 2023

Позиция: Delivery Lead Соискательской части HH. Публикация резюме, поиск вакансий, отклики, карьерные услуги и т.д.

​

Опыт: FullStack (PHP/JS), TeamLead, PM, BA, Jira Admin

​

Ачивки: KSD, KSI, ICP, ICP-ATF

​

Хобби: мастер LARP и НРИ. Геймер

​

Таймлайн

Ag;)e Days 2023

Осень 2022

Весна 2023

Пришел в HH

06.09

Въехал в происходящее

06.10

Начал заниматься Discovery процессом

14.10

Готов прототип

02.11

Презентовали на Product Leads

07.11

Demo на PMO

18.11

Описали изменения для Jira команды

24.11

Начали внедрения в сервисах

12.12

Поупражнялись в тестовом проекте Jira

30.11

27.01

Разбили проект на стримы

Насильно обновили задачи в Jira

14.02

Запустили исследование рынка

12.04

Ag;)e Days

14.04

Too Long & Didn't Read

Успех

Продолжаем работу

• Визуализация инициатив отражает реальность
• Сократили CycleTime проработки инкрементов на 7 календарных дней (с 11 до 4 дней)
• Создали “фреймворк” для описания процессов, который теперь активно используем

• Увидели диспропорцию распределения задач “по воронке”
• Узнали, что сотрудники по-разному воспринимают сущности в иерархии задач
• Нашли проблемы в системе целеполагания в компании

Сбор проблематики

Собеседования

Как инструмент анализа

Вопросы интервьюеров могут дать понять, какие задачи предстоит решать

• Что будешь делать, если с поставкой в командах всё уже хорошо, но они делают не ценные фичи?

• Как должен работать Продуктовый Discovery процесс?

• Каковы критерии того, что UpStream работает?

• Как организовать процесс проверки продуктовых гипотез?

Знакомство с коллегами

Это CustDev

Вопросы которые помогут вам получить нужную информацию

• Поделись своей головной болью, проблемами, которые мешают тебе эффективно работать?

• Какие у тебя есть ожидания к моей работе?

• Есть ли какая-то ОС к Delivery Manager’ам / PMO, о которой мне нужно знать?

Проблемы которые надо решить

• Визуализация. Flow не отражает реальное положение дел с продуктовыми инициативами. Часть инициатив есть только в головах

• Принятие обязательств. Flow толкает нас к тому, чтобы довести любую задачу до прода, даже если она не ценна

• Фичеризм. Отталкиваемся от гипотетических решений/фичей и подстраиваем весь процесс под это

• Приоритеты. Расфокус PO, PM, TechLead. Пытаемся заниматься всем и сразу. Многие решения принимаются AdHoc, не системно

• Знания. Храним знания о продукте, видение - в головах отдельно взятых людей. Если люди уйдут - потеряем знания

• Ответственность. Люди несут ответственность за то, чтобы дотолкать задачу до прода, а не чтобы решить проблему пользователя

Таймлайн

Ag;)e Days 2023

Осень 2022

Весна 2023

Пришел в HH

06.09

Въехал в происходящее

06.10

Поиск решения

Рабочая группа

• ФичеКрайний. У каждой задачи/инициативы - свой ответственный за e2e поставку. Делегирует Accountable на время болезни/отпуска

• Рабочая группа. Виртуальная команда от 3-х до 6-ти человек. В одиночку глаз замыливается, больше 6-ти - сложно управлять

• RACI. Проговариваем роли участников группы по RACI, чтобы было понятно, кто и с чем может помочь, а кого просто держать Informed

• Каденции. Еженедельные встречи группы в рамках основной проработки + миты по отдельным вопросам

• Miro. Основной рабочий инструмент, в котором работает вся группа, как синхронно так и асинхронно

Подводные камни

• Под конкретную команду. Размышления о том, как процессом воспользуются конкретные люди, отвлекало и вносило сумятицу

• Готовое решение. Не учитывает специфику и аспекты проблематики. После примерки пары вариантов поняли, что нужно своё

• Снизу вверх. Попытались начать проработку от конкретных статусов и действий в них. Спорили о мелочах и ни о чём не договорились

• Два стула. Лучше не пытаться совмещать экспертное лидерство и фасилитацию группы, а выбрать что-то одно. Наша группа стала эффективней, когда я переключился на роль фасилитатора

Сверху вниз

Выравниваемся

Оказалось, что не все знакомы с концепцией “Поток накопления знаний”. Чтобы начать говорить на одном языке провели обучающую лекцию

Сейчас напомню основные тезисы

https://www.youtube.com/watch?v=lMw-RzUjEVk

Этапы и их вопросы

Каждый этап можно сформулировать как набор вопросов, на которые нужно ответить на этом этапе.

Больше знаний - меньше неизвестности

Артефакты потока

По окончании каждого этапа мы получаем артефакт в виде накопленных знаний.

Если у нас уже есть нужные знания, можно их просто зафиксировать, а этап скипнуть.

Одностороннее движение

Мы движемся слева направо по мере получения знаний.

Движение справа налево возможно, только если мы потеряли знания (не зафиксировали, а носитель уволился). Это свидетельство проблемы в процессе.

Поток внутри потока

Процесс не ограничивает вас в том, как действовать.

Внутри этапа может быть свой собственный поток получения знаний.

Продолжить, выкинуть, повторить?

По окончании работ в этапе у нас обычно есть три варианта:

Продолжить - перейти с полученными знаниями на следующий этап

Выкинуть - посчитать дальнейшую работу над опцией не ценной для бизнеса и выкинуть её из процесса

Повторить - посчитать, что полученных знаний не достаточно для принятия решения, и поискать ещё

Вишенка на тортике

Опцион vs Коммитмент

После того, как все этапы расписаны, можно зафиксировать, где в процессе находится точка принятия обязательств, которая делит процесс на две части.

UpStream != Discovery

Проблема vs Решение

А также в какой части процесса мы переходим от обсуждения проблемы и формирования DoD к обсуждению решения для достижения DoD.

Чеклист по визуализации

• Описываем этапы накопления знаний

• Уточняем их через вопросы. Понимаем, что ожидаем по итогу этапа

• Прорабатываем статусы: активные и буферные

• Определяем точку принятия обязательств

• Разбиваем процесс на области проблем и решений, находя точку формирования DoD

Фреймворк тортик

Таймлайн

Ag;)e Days 2023

Осень 2022

Весна 2023

Пришел в HH

06.09

Въехал в происходящее

06.10

Начал заниматься Discovery процессом

14.10

Готов прототип

02.11

Презентовали на Product Leads

07.11

Demo на PMO

18.11

Переходный период в Jira

• Тестовое окружение. Коллегам нужна возможность поупражняться с процессом, не боясь ничего поломать и не пошатав статистику. Для этого делаем тестовый проект с новым процессом до его внедрения в основном проекте.

• Миллион досок и фильтров. При переезде желательно ничего не сломать. Договариваемся о продолжительном переходном периоде, в течение которого будут одновременно существовать два набора статусов: старые и новые.
• Из старых статусов в новые перейти можно
• А из новых в старые - нельзя

• MVP. Отказались от автоматизаций, диалоговых форм между статусами и так далее на старте. В составе MVP только новые статусы и доски.

Таймлайн

Ag;)e Days 2023

Осень 2022

Весна 2023

Пришел в HH

06.09

Въехал в происходящее

06.10

Начал заниматься Discovery процессом

14.10

Готов прототип

02.11

Презентовали на Product Leads

07.11

Demo на PMO

18.11

Описали изменения для Jira команды

24.11

Начали внедрения в сервисах

12.12

Поупражнялись в тестовом проекте Jira

30.11

PDCA

Check

FeedBack

• Раз в неделю собираем ОС с PM/DM
• Спустя 2-3 недели опросили всех PO
• Начали пытаться смотреть в метрики

• А чем инициатива отличается от инкремента?
• А что, если для ресерча нужна разработка?
• А есть шаблон для заведения инициатив?
• А сделайте чек-лист для каждого этапа плиз.
• А инициатива может не относиться к OKR?
• А инициатива может быть не про проблемы клиента, а про продуктовые метрики?
• А что такое Feasibility, можно по-русски статусы будут?
• А инициатива может быть только на исследование, без решения?
• …

Стримы проекта

Визуализация и Иерархия задач

Внедрения

Общий

Взаимосвязь инициатив с инкрементами, целями, продуктовой стратегией. Визуализация в Jira.�Lead - Влада Слатина

Шаблоны, инструкции, чек листы, инструкции в Miro, работа с возражениями и сопротивлением.�Lead - Екатерина Терехова

Ведение проекта, фасилитация, прозрачность. �Валидация решений. Сбор обратной связи.�Lead - Илья Смирнов

Bulk или не Bulk

• Массовое обновление статусов?�Переходный период в Jira начал затягиваться, прошло уже полтора месяца жизни двумя наборами статусов. Встал вопрос, продолжать или сделать массовое принудительное обновление.

• Решили обновлять
• Заранее объявили дату обновления - 14 февраля, это стал дедлайн для PO & PM/DM для обновления своих досок
• Проверили вместе с Jira Adminами все возможные автоматизации, которые могли сломаться
• По JQL нашли все инициативы и их владельцев, у кого нет выделенного PO / PM / DM и рассказали им про change

Исследование: Иерархия задач

Проблематика

План действий

• Коллеги путаются в показаниях, когда описывают одну и туже сущность
• Нет четких критериев, на основе которых можно описать сущности
• Продуктовая инициатива != Инициатива в OKR фреймворке and so on

• Собрать максимально широкую информацию по пониманию сущностей внутри компании.
• Провести исследование рынка, как устроена иерархия задач в разных компаниях
• На основе собранной информации выработать целевую иерархию задач и наложить её на Flight Levels & Орг структуру HH
• Опубликовать результаты исследования и получившуюся иерархию в публичном пространстве

Ссылка на опросник

https://kakdela.hh.ru/poll/fbbJHLJgqtvoAO1Y4z

Таймлайн

Ag;)e Days 2023

Осень 2022

Весна 2023

Пришел в HH

06.09

Въехал в происходящее

06.10

Начал заниматься Discovery процессом

14.10

Готов прототип

02.11

Презентовали на Product Leads

07.11

Demo на PMO

18.11

Описали изменения для Jira команды

24.11

Начали внедрения в сервисах

12.12

Поупражнялись в тестовом проекте Jira

30.11

27.01

Разбили проект на стримы

Насильно обновили задачи в Jira

14.02

Запустили исследование рынка

12.04

Результаты проекта к 10.04

Проработка инкрементов сократилась

Bulk

Внедрение

Интерпретация: Проработка проблем и поиск решений из инкрементов перешла в инициативы

Диспропорция задач по статусам

Интерпретация: Распределение должно больше напоминать воронку, чем ближе к финалу, или к точке принятия обязательств - тем меньше задач

Как видите, нам ещё есть над чем работать ;)

Описание нашего процесса в Miro. Публичная доска

Ваши вопросы