ДСТУ 4163:2020 "Уніфікована система

організаційно-розпорядчої документації.

Вимоги до оформлення документів

​

Підготувала консультант ЦПРПП Білопільської міської ради

Лариса КИСЕЛЬОВА

1. Наказ МОН України від 25.06.2018р. № 676 «Про затвердження Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти».

​

• ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»

​

3. Наказ Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, наказ від 21.04.2022 № 1581/5 (далі —Зміни до Правил № 1000/5, Правила № 1000/5).

​

• Зміни до Правил № 1000/5 почали діяти 27 квітня 2022 року. Документ визначає, що службові документи оформлюють згідно з ДСТУ 4163:2020. Тож з цього часу усі установи зобов’язані застосовувати стандарт ДСТУ 4163:2020 при складанні управлінських документів і роботі зі службовими документами

​

У закладі діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

​

І. Нормативна база

• Статут;
• Штатний розпис;
• Структура, штатна чисель-ність;
• Колективний договір;
• Інструкція з діловодства;
• Посадові інструкції;
• Правила внутрішнього тру-дового розпорядку;
• Номенклатура справ…

Організаційна

Накази:

з основної діяльності;

з руху учнів;

з адміністративно-госпо-

дарських питань;

з кадрових питань трива-

лого строку зберігання;

з кадрових питань тимча-

сового строку зберігання

• Протоколи загальних збо-рів трудового колективу;
• Протоколи засідань педа-гогічної ради;
• Акти;
• Графіки відпусток;
• Доповідні записки;
• Звернення громадян…

Розпорядча

Інформаційно-аналітична

Організаційно-розпорядча документація

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів

Зображення Державного герба України

• розміщують у центрі верхнього поля
• розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм.

Найменування юридичної особи

• вищого рівня зазначають скорочено. Якщо немає офіційного скорочення цього найменування, то його зазначають повністю.
• юридичної особи — автора документа — має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу.

НОВЕ

• Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочене найменування юридичної особи, якщо його офіційно зафіксовано в положенні (статуті). Скорочене найменування зазначають у дужках або без них.
• У разі оформлення документів, підготовлених кількома юридичними особами, їхнє найменування розміщують на одному рівні, а назву виду документа —посередині
• Найменування структурного підрозділу юридичної особи, зокрема відокремленого структурного підрозділу, зазначають у разі, якщо структурний підрозділ є автором документа, і розміщують нижче найменування юридичної особи (бажано малими літерами)

МІНІСТЕРСТВО ЦИФРОВОЇ ТРАНСФОРМАЦІЇ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНЕ ПІДПРИЄМСТВО

«УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ І НАВЧАЛЬНИЙ ЦЕНТР ПРОБЛЕМ СТАНДАРТИЗАЦІЇ, СЕРТИФІКАЦІЇ ТА ЯКОСТІ»�(ДП «УКРНДНЦ»)

Львівська філія

​

або

МІНЦИФРИ

ДЕРЖАВНЕ ПІДПРИЄМСТВО

«УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ І НАВЧАЛЬНИЙ ЦЕНТР ПРОБЛЕМ СТАНДАРТИЗАЦІЇ, СЕРТИФІКАЦІЇ ТА ЯКОСТІ»�ДП «УКРНДНЦ»

Львівська філія

​

Довідкові дані про юридичну особу

Довідкові дані про юридичну особу мають містити таке:

​

• поштову адресу;
• інші відомості (номери телефонів, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту, Код ЄДРПОУ тощо);
• ці дані розміщують нижче найменування юридичної особи або структурного підрозділу;

​

Зверніть увагу

​

• реквізити поштової адреси зазначають згідно з постановою Кабінету Міністрів України у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс

Зразок

БІЛОПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ

КОМУНАЛЬНА УСТАНОВА

«ЦЕНТР ПРОФЕСІЙНОГО РОЗВИТКУ ПЕДАГОГІЧНИХ ПРАЦІВНИКІВ»

БІЛОПІЛЬСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ

(ЦПРПП Білопільської міської ради)

вул. Шевченка, 27, м. Білопілля, Сумська область, 41800

Е-mail: bilopzprpp@gmail.com

Код ЄДРПОУ 44054013

​

______№ _______ На № від

​

Код юридичної особи

• проставляють згідно з ЄДРПОУ відповідно до постанови Кабінету Міністрів України.
• Код юридичної особи розміщують на загальному бланку та бланку конкретного виду документа під реквізитом «Код форми документа» (за наявності), а на бланку листа — після реквізиту «Довідкові дані про юридичну особу».

Назва, датування документа

Назва виду документа:

• наказ, протокол, акт, довідка, доповідна записка тощо
• на поздовжніх бланках розміщують посередині

Дата

• оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом
• послідовність: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.

Приклад: 07.12.2021

• У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат

Приклад: 07 грудня 2021 року

Місце складення документа

Місце складення документа:

• зазначають на всіх документах, окрім листів
• місце складення документа розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа».
• місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту

Зміни

Приклади: м. Прилуки

смт Гостомель Київської області

с-ще Степове Фастівського району Київської області

с. Березівка Макарівського району Київської області

​

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюйте правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструють, — вхідний чи створений юридичною особою

​

Приклади: для вхідної номер порядковий, а потім індекс 123/01-10; для вихідної навпаки 01-10/456

​

Адресати документа

• У разі адресування документа юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні найменування подають у називному відмінку.

Приклад Український науково-дослідний інститут архівної справи та

документознавства

• У найменуванні адресата допустимо зазначати скорочене найменування юридичної особи.

Приклад УНДІАСД

• У разі адресування документа керівнику юридичної особи або його заступнику найменування юридичної особи має бути складовою частиною найменування посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку.

Приклад Директору УНДІАСД

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

• Якщо документ адресують керівнику структурного підрозділу юридичної особи, то найменування юридичної особи зазначають у називному відмінку, а посаду, власне ім’я та прізвище адресата — у давальному.

Приклад Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства

Завідувачу відділу документознавства

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

• Якщо документ адресують фізичній особі, спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім — поштову адресу.

Приклад Юрію Ковтанюку

вул. Житомирська, буд. 23, с. Токарів,

Новоград-Волинський р-н,

Житомирська обл.,

11754

Оформлення затвердження, резолюції�та проставляння відмітки та візи на документах�

• Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, імені, прізвища особи та дати затвердження, якщо документ затверджує посадова

Приклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор гімназії № 276

Підпис Власне ім’я і ПРІЗИЩЕ

07.03.2021

• Якщо документ затверджено розпорядчим документом юрособи, то гриф складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви розпорядчого документа в називному відмінку, його дати і номера. 
• Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Приклад: ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ директора гімназії № 276

06.05.2021 № 21

​

• Резолюція максимально може складатися з таких елементів: прізвище, ім’я виконавця у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, підпис, дата

Наприклад: ПРІЗВИЩЕ ім’я

Прошу підготувати проєкт наказу

до 27.09.2021

Підпис

Дата

​

• Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є особа, зазначена в резолюції першою. На документах із строками виконання, що не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначають виконавця, підпис автора резолюції й дату.

​

• Резолюцію проставляють рукописно на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту або на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Заголовок до тексту

• має містити стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа.
• Заголовок до тексту документа має бути коротким, граматично узгодженим із назвою документа, точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?».

Приклади 1 Наказ (про що?) про надання відпустки

2 Лист (про що?) про організацію конференції

3 Протокол (чого?) засідання атестаційної комісії

4 Посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста

​

• Заголовок до тексту документа оформлюють у спеціально відведеному місці на бланку.
• Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів документа
• «Дата документа»,
• «Заголовок до тексту документа»,

​

Відмітку про додатки оформлюють після тексту листа перед підписом. 

Наприклад: Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

​

• У разі коли документ має додатки, назви яких не наведено в тексті документа, то 

оформлюють його так:

Наприклад:  Додатки: 1. Довідка про виконання плану робіт за 2021 р. на 5 арк. в 1 прим.

​

• Якщо додатки зброшуровано, то кількість їх аркушів не зазначають. Коли документ містить більше 10 додатків, складають опис,

Наприклад: Додатки: згідно з описом на 5 арк.

• Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, то відмітку про наявність додатків оформлюють так: 

Наприклад: Додаток: на 10 арк. в 2 прим. на першу адресу.

​

• У документі відмітку про наявність додатка оформлюють у тексті документа словами: «що додається», «згідно з додатком 1», «відповідно до додатка 2» або «див. додаток 3».

Додатки

• На самому додатку до розпорядчого документа у верхньому правому куті першого аркуша проставляють відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер.

Приклад Додаток 1

до наказу Укрдержархіву

20 листопада 2019 року № 321

• Якщо до розпорядчого документа є один додаток, то його не нумерують. За наявності кількох додатків зазначають їхні порядкові номери. Знак “N” перед цифровими позначеннями не ставлять. На другому та наступних аркушах додатка роблять відмітку “Продовження додатка”

​

• Усі додатки до документів візує працівник, який створив документ, та керівник структурного підрозділу юридичної особи, у якому його створено.

​

Розташування підпису на документах�

• Підпис має містити назву посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку), підпис (окрім електронних документів), ім’я і прізвище

Наприклад: Директор                   Підпис                        Ім’я ПРІЗВИЩЕ

• ЗМІНИЛОСЯ! Згідно з ДСТУ 4163-2003 зазначали також по батькові
• НОВЕ! У разі відсутності посадової особи, ім’я та прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов’язки або її заступник. У цьому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, ім’я, прізвище особи, яка підписала документ

Наприклад: Заступник директора        Підпис             Ім’я ПРІЗВИЩЕ

• Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.
• Слова «Виконувач обов’язків» або «В.о.» до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа 

Наприклад: В.о. директора              Підпис                     Ім’я ПРІЗВИЩЕ

​

Візування

• Віза має складатися з таких елементів: найменування посади (за потреби), особистого підпису, власного імені і прізвища особи, яка візує документ, дати візування.

Приклад: Заступник директора з НВР

підпис власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

18.09.2021

Приклад: Заступник директора з НВР

підпис власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Зауваження та пропозиції додаються

18.09.2021

• Відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її імені та прізвища, дати засвідчення копії.
• Відмітку про засвідчення копії документа проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

​

• Відмітка про ознайомлення з документом складається зі: слів «З документом ознайомлений(-а, -і):» (без лапок), підпису, імені, дати, яку кожний працівник власноручно проставляє під час ознайомлення.

Наприклад: З наказом ознайомлений:

Підпис Ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

• Відмітку про ознайомлення розміщують нижче реквізиту «Підпис»

​

• Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів документа
• «Відмітка про ознайомлення з документом»,
• «Відмітка про засвідчення копії документа»

​

• складаються з таких елементів: прізвища та імені виконавця документа, номера його службового телефону.

Наприклад:

Сидорчук Володимир 444 45 67

• У внутрішніх документах допустимо зазначати лише прізвище виконавця документа і номер його службового телефону. 

Відмітки про виконавця документа 

Застосування печатки�

• Перелік документів, підписи на яких потрібно скріплювати печаткою, визначає юрособа на підставі законодавства та згідно з інструкцією з діловодства. 

​

• Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер посади особи, підписанта документа, але не повністю підпис, або у спеціально призначеному для цього місці з відміткою «МП».

​

Вимоги до бланків документів та оформлення документів

• Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів потрібно використовувати аркуші паперу формату А4 (210 мм×297 мм) та А5 (210 мм× 148 мм).
• Допустимо використовувати бланки формату АЗ (297 мм × 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць.
• Бланки документів повинні мати такі поля у міліметрах:
• 30 — ліве;
• 10 — праве;
• 20 — верхнє та нижнє
• Під час оформлення документів потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
• 10 мм — для абзаців у тексті;
• 90 мм — для реквізиту «Адресат»;
• до 73 мм – назва документу;
• 100 мм—для реквізитів «Гриф затвердження документа»
• 125 мм —для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

• Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують. Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію.
• НОВЕ!��Тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша

​

Вимоги до розпорядчих документів�

НОВЕ! 

• для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12–14 друкарських пунктів. Для реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати шрифт розміром 14–16 друкарських пунктів. Текст документів на аркушах паперу формату А4 ДСТУ рекомендує друкувати через 1–1,5 міжрядкових інтервали

​

• Допустимо використовувати шрифт розміром 8−12 друкарських пунктів для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа», тощо.

​

• Для друкування «Найменування юрособи», «Найменування структурного підрозділу юрособи», «Назва виду документа» та «Заголовок до тексту документа» допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт.
• Складові реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення)» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядковий інтервал.

• Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів документа
• «Дата документа»,
• «Заголовок до тексту документа»,
• «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків»,
• «Віза документа», «Гриф погодження (схвалення) документа»,
• «Відмітка про засвідчення копії документа»,
• «Відомості про виконавця документа»,
• «Відмітка про ознайомлення з документом»,
• найменування посади в реквізиті «Підпис»,
• Слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ»

​

Особливі вимоги до складання деяких видів документів

• Н а к а з - розпорядчий документ, який видає керівник закладу на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими. Накази видаються з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань закладу, а також руху учнів.

​

• Накази з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань, руху учнів/вихованців підписуються керівником закладу, а за його відсутності - особою, яка виконує його обов’язки, та реєструються в журналах реєстрації наказів.

​

• Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

​

• Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» та складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про створення...») або іменника («Про підсумки...»).

​

• Текст наказу з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та руху учнів/вихованців складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

​

• У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Розпорядча частина наказу починається із слова «НАКАЗУЮ», яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

​

• Якщо наказ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.

Зразок

• Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, руху учнів/вихованців, адміністративно-господарських, кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію.

​

• З метою розрізнення груп наказів до реєстраційного індексу наказу додається літерна відмітка

ПРОТОКОЛ

П р о т о к о л - документ, у якому фіксується перебіг ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо.

​

​

• Нумерація протоколів засідань педагогічної ради ведеться в межах навчального року, протоколів виборних органів - у межах їх повноважень.

​

• Нумерація протоколів ведеться окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу.

​

• Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

​

​

• У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого на засіданні, зборах тощо, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

​

• У разі потреби за рішенням відповідного органу у списку присутніх зазначаються посади запрошених осіб та найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

​

• Вступна частина містить порядок денний: перелік розглянутих на засіданні питань. Порядок денний подається наприкінці вступної частини.

​

• Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».

​

​

• Основна частина протоколу складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:
• для стислої форми протоколів: «СЛУХАЛИ - УХВАЛИЛИ»;
• для повної форми протоколів: «СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ».

​

• Після слова «СЛУХАЛИ» з нового рядка зазначаються прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача.

​

• У повній формі протоколу після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного). Виступи оформлюються в протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу), імен доповідачів у називному відмінку, викладенням змісту виступу або питання, відповіді на нього.

• Тексти виступів у протоколі викладаються від третьої особи однини.

​

• Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді додається до протоколу».

​

• Після слова «УХВАЛИЛИ» фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного, яке має включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

​

• Протокол підписує головуючий на засіданні колегіального (дорадчого) органу та секретар (за наявності). Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.

Алгоритм дій про впровадженню ДСТУ 4163:2020

• Внести зміни до Інструкції з діловодства закладу освіти
• Подати проєкт Інструкції на схвалення експертної комісії закладу освіти
• Після схвалення створити наказ про затвердження і введення в дію Інструкції з діловодства закладу освіти в новій редакції з 27.04.2022

​

ДЯКУЮ ЗА УВАГУ