Definisi

:

​

sebahagian @ rantaian dlm sesebuah organisasi

perniagaan yg mempunyai tanggung jawab & fungsi secara khusus @ spesifik

Tujuan

:

• letakkan pekerja ikut kepakaran berbeza
• utk pastikan perniagaan berjalan lancar
• mencapai Visi Misi Objektif perniagaan yg telah ditetapkan

BIL

ASPEK

HURAIAN

a)

Pembahagian Kerja

• P’agihan tgs & t/jwb yg perlu dilakukan dlm png - b’dasarkan thp jwtn yg dipgg

• Cth: Bhgn P’urusan - buat perancangan & pengawalan, Bhgn Operasi – laksan

akan tgs yg tlh dirancang

b)

Hubungan Antara Ketua dengan Pekerja

• Menunjukkan ketua memp. Kuasa m’arah kpd pekerja bawahannya

• Pekerja perlu laksanakan tgs yg tlh diarahkan & melaporkan kpd ketua

c)

Jenis Tugas

• B’kaitan dgn tgs & t/jwb yg diberikan oleh ketua

• B’gantung pd jwtn yg disandang dlm carta

d)

Hierarki Pengurusan

• Thp p’urusan ada 3 peringkat – Atasan, P’tghn & Bwhn

• P’urusan Atasan – b’t/jwb pd keseluruhan operasi organisasi

• P’urusan P’tghn - b’t/jwb pd bhgn masing2

• P’urusan Bwhn - b’t/jwb pd unit masing2

BIL

BAHAGIAN FUNGSIAN

TUJUAN

PERANAN

1

P’tadbiran

“Merujuk kpd pelaksanaan tgs yg ditetapkan ke arah m’capai VMO png”

• Jlnkan proses sokongan agar semua xtvt png b’jln lancar

• Jlnkan urusan dlmn organisasi png spt m’urus, menyimpan& menerima rekod
• Sediakan dokumen syrkt
• Uruskan program – mesyuarat

BIL

BAHAGIAN FUNGSIAN

TUJUAN

PERANAN

2

P’urusan Sumber Manusia (PSM)

“libatkan xtvt perancangan SM, p’rekrutan & pemilihan (t/duga), penilaian prestasi & kebajikan pekerja dlm org”

• Bantu png spy b’jln lancar & mempunyai staf b’pengalaman
• Pastikan organisasi mempunyai keperluan SM yg cukup ikut bdg kepakaran yg diperlukan
• Bangunkan SM bg pastikan org kekal b’daya saing, kemahiran pekerja dpt di↑kan seiring dgn perubahan & p’kembangan tekno.
• Pastikan tenaga kerja kekal dlm org – system pbyrn gaji yg sistematik, kompetitif & menarik – motivasi pekerja kekal & sumbang max ↑kan produktiviti

• Perancangan SM – proses ambil pekerja / staf, btk system p’tukaran, kenaikan pangkat
• Lthn & Pbgn – Laksana Program Induksi (pkerja baru), program lthn kemahiran pkerja sedia ada)
• P’khidmatan Pekerja & Kebajikan – Sediakan kemudahan spt p’angkutan, rekreasi, kaunseling & kantin
• P‘hbgn Industri – Bantu selesaikan sbrg p’tikaian

BIL

BAHAGIAN FUNGSIAN

TUJUAN

PERANAN

3

Kewangan

Xtvt utk rancang, susun, arah & kawal segala aspek p’biayaan & p’belanjaan dlm PNG

Aset & liability perlu diurus dgn cara t’baik bg m’jamin kelestarian

• Pastikan sumber kewangan t’had diagihkan & dibelanjakan dlm xtvt png yg boleh m’jana untung & tingkatkan produktiviti
• Pastikan hasil kewangan diperoleh
• Pastikan sumber kewangan m’cukupi utk jlnkan xtvt png

• M’buat perancangan kewangan
• M’agihkan sumber kewangan m’ikut p’untukan yg ditetapkan
• Mengawal kewangan setiap bhgn

BIL

BAHAGIAN FUNGSIAN

TUJUAN

PERANAN

4

Penyelidikan & Pbgnn (R&D)

Melibatkan pbgnn produk baharu & penambahbaikan produk yg sedia ada & xtvt rekaan produk

• Meningkatkan tahap pengeluaran & pemasaran produk
• M’hasilkan produk yg b’kualiti dgn kos efektif

• Merancang xtvt pbgnn produk baharu & penambahbaikan produk sedia ada
• Merancang p’hasilan produk yg memenuhi keperluan & kehendak p’guna

BIL

BAHAGIAN FUNGSIAN

TUJUAN

PERANAN

5

Tekno. Maklumat & Komunikasi (ICT)

Merangkumi p’gunaan tekno. Computer spt tekno. P’isian utk m’ubah, memindahkan, m’proses, menyimpan, & melindungi semua maklumat yg diperlukan dlm organisasi scr selamat, mudah, cepat & tepat

• Operasi organisasi > efektif & efisien
• Memudahkan komunikasi dlmn (Intranet) & luaran (Internet)
• Menyimpan maklumat & data PNG

• M’urus & menyelenggara p’kakasan dlm system aplikasi
• Meningkatkan tahap keselamatan system ICT bg PNG
• Memastikan adanya system simpanan yg penuh utk simpan semula data kritikal dlm keadaan kecemasan
• Memastikan hanya p’guna yg dibenarkan shj boleh m’akses system

BIL

BAHAGIAN FUNGSIAN

TUJUAN

PERANAN

6

P’belian

Xtvt dilakukan 2 pihak, p’jual & p’beli bg tujuan tukar brg & p’khidmatan dgn guna alat transaksi yg sah

(menempah bhn mentah & stok drpd p’bekal)

​

• Mengawal p’belian kuantiti bhn mentah – p’belian sistematik wujudkan impak positif

​

• Menentukan kuantiti & spesifikasi brg yg dibeli dgn tepat
• Menentukan pemilihan p’bekal yg b’sesuaian & cekap
• Memastikan brg diterima tepat pd ms & lokasi yg tlh ditentukan

BIL

BAHAGIAN FUNGSIAN

TUJUAN

PERANAN

7

Pengeluaran

Proses m’hasilkan brg melalui proses transformasi yg menukarkan input kpd output bg memenuhi keperluan kehendak p’guna

​

• Memastikan xtvt pengeluaran yg dijlnkan dpt me < kan kos & memaksimumkan untung

​

• M’hasilkan brg & p’khidmatan – patuhi aspek & standard kualiti ditetapkan
• Memenuhi keperluan & kehendak
• menukarkan input (tanah, buruh, tekno., bhn mentah) kpd output

Kawalan Awalan

Kawalan Semasa

Kawalan Selepas

Pastikan semua bhn / input dlm keadaan baik & b’kualiti

• Kawalan pengeluaran – pastikan proses pengeluaran b’jln lancar – atasi mslh yg wujud dgn segera
• Kawalan utility mesin – pastikan p’alatan & mesin dlm keadaan baik, dibaiki jika rosak, diselenggara
• Kawalan Staf – pastikan staf bekerja scr efektif, efisien & m’cukupi

Pemeriksaan kualiti t’akhir pastikan produk pd standard yg betul

BIL

BAHAGIAN FUNGSIAN

TUJUAN

PERANAN

8

Pemasaran

Xtvt m’cipta nilai brg, penentuan harga, promosi & p’edaran produk bg m’galakkan b’laku p’tukaran yg dpt memenuhi keperluan p’guna & m’capai objektif organisasi

• melakukan p’tukaran ant. 2 pihak (p’beli & p’jual)
• pastikan brg & p’khidmatan (B&P) yg dikeluarkan sampai kpd p’guna dgn cepat
• m’cipta p’mintaan bg sesuatu B&P
• meningkatkan untung

• wujud dan tingkatkan p’mintaan
• kenal pasti sasaran pasaran
• jalin hubungan dgn p’guna setia
• kemaskini & promosikan B&P yg ditawarkan dlm psrn
• hasilkan & edarkan bhn publisiti (katalog)
• Promosikan B&P melalui akhbar, tv, dlm talian dll

BIL

BAHAGIAN FUNGSIAN

TUJUAN

PERANAN

9

P’agihan

Brg @ p’khidmatan yg diagihkan oleh PNG dpt diterima oleh p’guna m’ikut tpt & ms yg tepat serta b’ada dlm keadaan baik

• Memastikan brg yg dikeluarkan dpt diterima p’guna ikut tpt & ms yg betul
• Memastikan pemilihan setiap saluran agihan b’sesuaian dgn jenis brg yg hendak dipasarkan
• Memastikan p’angkutan yg digunakan b’sesuaian dgn brg yg hendak diagihkan agar x b’laku p’baziran ms & kos

• Memastikan brg disimpan dgn baik & dilabel sblm dihantar pd waktu yg tepat
• Memeriksa semua tempahan & b’tindak jika b’laku p’bezaan
• Melengkapkan p’hantaran dokumen
• Menyediakan jadual p’gerakan kenderaan
• Menyelesaikan mslh proses p’agihan
• Memenuhi ke<an bekalan yg b’laku di sesuatu lokasi
• M’ambil & m’agihkan tempahan spt yg tlh ditetapkan
• M’bantu fungsian lain (pengeluaran, jualan) dlm m’capai matlamat yg ditetapkan organisasi

BIL

BAHAGIAN FUNGSIAN

TUJUAN

PERANAN

10

Jualan

• Merupakan suatu transaksi yg m’berikan nilai tambah dlm memenuhi keperluan pelanggan & m’beri manfaat b’sama kpd p’jual & p’beli.

• Staf bhgn jualan akan b’komunikasi / b’interaksi dgn pengguna – bina jaringan kukuh yg m’galakkan pelanggan utk terus memilih p’khidmatan syrkt pd ms akan dtg.

• Pastikan jumlah sasaran jualan yg tlh ditetapkan dlm objektif PNG t’capai.
• Staf perlu mengetahui & memahami undang2 yg melindungi p’guna & memahami jenis PNG yg dibenarkan / X.
• Staf b’kemahiran - b’t/jawab utk m’jwb pelbagai soalan drpd p’guna serta m’pengaruhi p’guna utk m’beli

• M’jwb p’tanyaan pelanggan b’kaitan dgn brg yg dijual spt jenis, spesifikasi, kualiti & cara pemasangan & p’gunaan brg.
• M’buat jualan scr b’semuka @ dlm talian.
• Menyediakan sebut harga yg dikehendaki oleh p’guna.
• Berunding dgn p’guna b’kaitan dgn diskaun & terma jual beli.
• M’beri nasihat teknikal kpd p’guna
• Merancang & m’urus ms yg sesuai utk buat promosi jualan
• Menyemak & kemas kini rekod p’guna – mudah hubungi p’guna

BIL

BAHAGIAN FUNGSIAN

TUJUAN

PERANAN

11

Khidmat Pelanggan

Keupayaan & kebolehan organisasi PNG dlm menyampaikan produk utk memenuhi keperluan & kehendak pelanggan

• M’beri p’khidmatan kpd pelanggan & memastikan akan m’dpt p’khidmatan yg baik.

• M’jwb p’tanyaan pelanggan b’kenaan dgn B&P.
• Menyediakan pakar bagi m’beri maklumat m’ikut kehendak pelanggan

BIL

LANGKAH

HURAIAN

1

Penjanaan Idea

1. Merupakan carian sistematik oleh organisasi utk idea2 p’hasilan produk baharu & idea ini jelasnya utk m’dptkan untung.
2. P’janaan idea lazimnya drpd 2 sumber utama, iaitu
1. sumber dlmn – R&D rasmi syrkt sendiri, p’urusan & kaki tgn
2. sumber luaran – sumber dr luar spt pelanggan, pesaing, p’edar, p’bekal & firma2 reka btk.

2

Penyaringan Idea

Proses m’kaji idea2 produk baharu utk memilih idea yg t’baik & m’gugurkan idea yg < b’potensi.

3

Pembangunan Produk & Pengujian Konsep

1. P’bangunan produk melibatkan p’bangunan idea produk yg b’potensi utk ditawarkan oleh syaikat.
2. P’ujian konsep melibatkan proses m’uji konsep baharu produk menerusi kumpulan p’guna sasaran utk mengetahui sama ada konsep t’sebut b’jaya menarik perhatian mrk.

BIL

LANGKAH

HURAIAN

4

Pembangunan Strategi Pemasaran

1. Menerangkan ttg sasaran psrn, posisi produk yg dirancang, jualan, syer pasaran & matlamat keuntungan.
2. Melibatkan strategi harga, produk, p’agihan & promosi.

5

Analisis PNG

libatkan kajian semula jualan, kos & unjuran keuntungan utk mengetahui sama ada dpt memenuhi objektif syrkt.

6

Pembangunan Produk

Libatkan proses mereka bentuk produk drpd idea / proses p’buatan produk prototaip.

7

Ujian Pemasaran

M’uji produk prototaip utk k/pasti penerimaan p’gunaan t’hdp produk t’sebut.

8

Komersialisasi

Libatkan proses p’buatan sesuatu keputusan b’kaitan dgn di mana (tempat), bila (masa), kpd siapa (sasaran psrn) & b/mana (cara promosi dilakukan).

BIL

TUJUAN

HURAIAN

a)

M’bantu memudahkan sistem operasi

• TMK bantu m’buat keputusan, menyesuaikan diri dgn p’ubahan yg b’laku, meningkatkan komunikasi dlm organisasi.

• TMK m’bolehkan urusan m’jadi > cekap, b’kesan, mudah & cepat.

b)

M’p’oleh maklumat dgn mudah & cepat.

• B’upaya m’cari & m’p’olehi maklumat diperlukan drpd pelbagai sumber melalui ICT.

• Ini memudahkan & m’p’cepatkan proses p’janaan idea dlm suatu p’bincangan.

c)

P’luaskan skop PNG.

• Drpd b’urusan scr fizikal kpd scr maya.

• M’bolehkan organisasi m’dpt jumlah pelanggan yg ramai meliputi jaringan di seluruh dunia.

BIL

TUJUAN

HURAIAN

d)

Memudahkan xtvt kewangan & perakaunan

• Dpt dijlnkan dgn > mudah, cepat, tepat & b’kesan dgn pelbagai aplikasi / perisian yg bantu pastikan ketepatan pengiraan & kemasukan data

e)

M’jadikan operasi PNG > efektif & efisien

• ICT bantu organisasi urus png dgn > baik, buat keputusan > tepat, tingkatkan kelebihan dlm p’saingan

f)

Meluaskan psrn PNG

• Dpt dip’luas ke tahap global – TM tanpa sempadan – memaksimumkan untung

BIL

TUJUAN

HURAIAN

g)

Wujudkan hubungan & jaringan yg > luas.

• Jaringan dgn pelanggan & rakan strategik dlm PNG dpt dilaksanakan.

• Ini krn tiada halangan komunikasi yg m’jejaskan interaksi ant. 2 buah / > PNG.

h)

M’p’cepatkan sistem pengeluaran & p’edaran

• ICT bntu pastikan proses pengeluaran dipantau scr > sistematik – bantu p’cepatkan operasi pengeluaran & p’edaran brg

BIL

APLIKASI TM

HURAIAN

a)

e-pemasaran

• Kaedah yg digunakan outk pasarkan produk scr dlm talian (online)

• Mudah kpd pelanggan utk ketahui maklumat & buat tempahan dgn s

b)

e-dagang

• Sistem urusan PNG b’kaitan dgn tempahan, p’belian & p’bayaran scr dlm talian.

• Dpt faedah dlm pe’↑’an jualan krn memenuhi kehendak p’guna scr b’terusan

c)

e-government

• B’urusan dgn pihak kerajaan akan m’jadi > cepat, m’jimatkan kos & telus.

• Cthnya, p’byrn saman, & cukai tanah

BIL

APLIKASI TM

HURAIAN

d)

e-banking

• Sstem urusan PNG yg melibatkan p’bankan dgn m’gunakan urusan dlm talian (online)

• Urusan p’bankan m’jadi > cepat spt m’bayar bil, m’buat pelaburan & sebagainya.

e)

P’gunaan laman sosial

• Pihak PNG boleh m’bina rangkaian PNG dgn pelanggan melalui laman sosial.

• Dpt m’iklankan B&P akan meluaskan rangkaian rakan PNG.

f)

P’gunaan e-mel

• B’urusan m’gunakan mel elektronik dgn PNG lain & pelanggan dlm psrn m’berikan kemudahan kpd PNG.

• PNG dpt menyampaikan maklumat kpd pelanggan dgn cepat & jimatkan kos.

BIL

ITEM KOMUNIKASI

HURAIAN

a)

Penghantar

Individu m‘cipta maklumat drpd p’cetusan idea.

b)

Enkod

Libatkan p’olahan t’hdp sesuatu idea sedia ada spt btk tulisan, gambar & p’tuturan agar dpt difahami penerima maklumat.

c)

Saluran

Suatu kaedah yg digunakan utk m’hantar mesej. P’hantar memilih saluran yg sesuai utk menyampaikan mesej. Saluran media boleh t’diri drpd gabungan ant. audio, visual & b’tulis.

d)

Dekod

Proses pihak penerima m’t’jemahkan mesej. Penerima akan m’terjemah m’ikut kefahamannya.

BIL

ITEM KOMUNIKASI

HURAIAN

e)

Penerima

Pihak yg menerima mesej yg dihantar akan m’terjemah mesej b’dasarkan pengalaman, budaya, latar blkg keluarga & pendidikan.

f)

Maklum balas

Tindak bls penerima t’hdp mesej yg diterima. Setiap m/balas penting utk m’ukur thp keberkesanan proses komunikasi. M/balas boleh diterima dlm btk tulisan / kata, isyarat badan / memek muka.

g)

Gangguan

Merujuk kpd unsur luaran yg m’pengaruhi proses komunikasi. Gangguan wujud drpd pelbagai aspek t’masuk p’sekitaran.

BIL

PROSEDUR

FUNGSIAN TERLIBAT

HURAIAN

a)

Wujudkan katalog & diedarkan

• Pemasaran

• Jualan

Bhgn pemasaran perlu m’buat katalog yg mengandungi maklumat jenis brg / perkhidmatan & harga yg ditawarkan

b)

Penerimaan pesanan drpd P’guna

• Jualan

P’guna yg b’minat akan m’buat pesanan m’ikut jumlah & item yg dip’setujui

BIL

PROSEDUR

FUNGSIAN TERLIBAT

HURAIAN

c)

Jadual Pengeluaran yg dip’setujui

• Jualan

• Pengeluaran

Bhgn pemasaran akan m’berikan maklumat b’kaitan pesanan kpd bhgn pengeluaran utk tujuan m’hasilkan setiap B&P. Bhgn pengeluaran akan menyenaraikan sumber (bhn mentah) yg diperlukan utk mengeluarkan B&P yg dirancang

d)

Pesanan bhn mentah

• P’belian

Bhgn p’belian akan m’buat pesanan m’beli mentah yg m’cukupi dlm proses m’hasilkan B&P

BIL

PROSEDUR

FUNGSIAN TERLIBAT

HURAIAN

e)

Penerimaan Invois pembekal & P’bayaran

• Kewangan

Bhgn kew. akan m’buat p’bayaran kpd p’bekal.

f)

Pengeluaran item Brg & P’edaran

• Pengeluaran

• P’agihan

Bhn mentah yg diterima akan diproses utk m’hasilkan brg yg dipesan. Stlh selesai, bhgn pemasaran akan m’edarkan pesanan kpd p’guna yg m’buat pesanan.

g)

P’hantaran Invois kpd P’beli & penerimaan Bayaran

• Kewangan

Bhgn kewangan akan m’hantar invois yg mengandungi senarai brg & jumlah bayaran yg perlu dibayar oleh p’guna.

PNG KECIL

PNG BESAR

Mempunyai bhgn fungsian yg sedikit krn mempunyai pekerja yg sedikit & pengeluaran yg kurang.

Mempunyai banyak bhgn fungsian disebabkan mempunyai > ramai staf.

Setiap bhgn fungsian b’interaksi & b’komunikasi samada scr formal & tidak formal.

Proses komunikasi & interaksi akan m’ambil ms yg lama krn t’paksa m’ikut prosedur & peringkat yg perlu dilalui.

Pihak p’urus bhgn mudah m’jlnkan tugas memantau xtvt pekerja & mudah m’jaga kebajikan pekerja.

Sgt penting utk m’jalinkan hbgn komunikasi yg baik ant. p’urus & pekerja dlm setiap bhgn fungsian.

Mudah m’dapat maklum balas drpd pelanggan

Mslh pelanggan akan m’ambil ms yg lama utk diselesaikan

PNG KECIL

INTERAKSI

PNG BESAR

a) Bhgn Fungsian Jualan

• Bhgn Jualan akan b’hbg dgn pelanggan scr terus tanpa melalui bhgn pengeluaran.
• Bhgn jualan turut melaksanakan fungsi bhgn p’belian m’ikut jumlah p’mintaan pelanggan.

• PNG kecil akan b’interaksi dgn PNG besar utk meluaskan psrn.
• PNG besar akan b’interaksi dgn PNG kecil bagi me”+”kan & mengukuhkan psrn.

Bhgn jualan harus peka kpd jadual pengeluaran & tarikh m’hantar pesanan dgn bhgn pengeluaran.

PNG KECIL

INTERAKSI

PNG BESAR

b) Bhgn Fungsian Kewangan

Bhgn kew. mengeluarkan invois, mengawal urusan p’byrn gaji, & pembelian bhn mentah.

• PNG kecil akan b’interaksi dgn PNG besar bg memastikan setiap bayaran tlh diterima.
• PNG besar akan b’interaksi dgn PNG kecil bg memastikan setiap byrn dibuat m’ikut p’janjian.

Bhgn kew. peka pd setiap p’grkn brgn, m’awasi p’belanjaan & m’capai ssrn kew. dlm setiap jbtn.

PNG KECIL

INTERAKSI

PNG BESAR

c) Bhgn Fungsian Sumber Manusia (SM)

Bhgn SM hanya melaksanakan tgs p’ambilan pekerja utk penuhi ke”0”an jwtn.

• PNG kecil akan m’hubungkait PNG besar bg mengenal pasti kaedah p’urusan SM.
• PNG besar akan m’hubungi PNG kecil bg m’bantu m’urus SM dgn baik.

• Bhgn PSM bekerjasama dgn bhgn kew. b’kenaan gaji pekerja.
• PSM mengendalikan kekosongan, peluang ke’↑’an pangkat, kebajikan pekerja & p’bangunan pekerja.

PNG KECIL

INTERAKSI

PNG BESAR

d) Bhgn Fungsian Khidmat Pelanggan

Khidmat pelanggan dilaksanakan kpd pelanggan t’pilih shj.

• PNG kecil akan m’hubungi PNG besar utk m’pelajari kaedah m’urus pelanggan yg baik.
• PNG besar akan m’hubungi PNG kecil bg membentuk teknik p’urusan b’skala kecil.

Khidmat pelanggan harus m’hantar maklum bls drpd pelanggan yg boleh m’beri kesan kpd p’kembangan brg / jualan pd ms hdpn.

PNG KECIL

INTERAKSI

PNG BESAR

e) Bhgn Fungsian Pentadbiran

Bhgn pentadbiran t’libat dlm hampir semua urusan yg dijlnkan oleh PNG.

• PNG kecil akan m’hubungi PNG besar bg m’pelajari sistem pentadbiran yg baik.
• PNG besar akan m’hubungi PNG kecil bg memastikan sistem p’tadbiran yg baik digunakan dlm urusan png.

Bhgn p’tadbiran t’libat a/bila maklumat diperlukan & a/bila mesyuarat ant. jbtn dijlnkan.