E-PAYSAGE: RÉUNION DE COORDINATION

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BÉNÉDICTE CHAMPAGNE

CHEFFE DE PROJET E-PAYSAGE

ARES//22/10/2020

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SITUATION SPÉCIALE : ORGANISATION ADAPTÉE

• Contexte
• Nous sommes 87 participants (personnes relais ESA, HE, U, techniciens et com/del)
• Nous ne nous sommes plus réunis depuis mars mais nous avons tous travaillé depuis mars
• L’outil ne nous permet pas d’interagir comme nous le faisons d’habitude

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• Pour pouvoir être efficaces, nous proposons donc :
• de se placer dans une perspective d’information sur l’état des lieux des actions et services et sur la planification 2020-2021 et les modalités pratiques
• en matière de questions-réponses de se concentrer sur les points prioritaires
• de collecter les questions non prioritaires ou les points à discuter plus longuement pour y consacrer une deuxième réunion uniquement centrée sur les questions – réponses le 17 novembre de 10h à 12h30 – vous pourrez remonter vos questions via le chat ou après notre réunion via l’adresse epaysage@ares-ac.be – Toutes les questions non répondues aujourd’hui seront alors traitées ce jour-là.

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• Déroulement de la réunion
• Eteindre les caméras et les micros quand vous ne parlez pas
• Ecrire les questions dans le chat en utilisant des notions de priorité  «prioritaire P » « non prioritaire NP» avant de poser la question

ex : P: à quelle heure est la pause café ?

Si un même point revient plusieurs fois, il sera traité dans l’immédiat

Si la question est difficile à formuler dans le chat et est prioritaire, levez la main (aller dans la liste des participants – la main apparaît à côté de votre nom)

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POINTS ABORDÉS

• GESTION DES MAILINGS LISTES ET ACCÈS
• ETAT  DES LIEUX DES SERVICES 
• RETOURS DES COLLECTES ARTICLE 106
• RÉSULTAT DU SURVEY E-PAYSAGE EFFECTUÉ EN FIN D'ANNÉE 2019-2020
• PLANIFICATION PRÉVISIONNELLE (HORS SIEL-SUP) 2020-2021
• SIEL-SUP : MODULE INSCRIPTIONS

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GESTION DES MAILING LISTES ET ACCÈS

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PETITS NETTOYAGE D’AUTOMNE

• Mailing listes
• Respect du GDPR (et dans le cadre d’une bonne gestion ☺)
• Envoi d’un courriel à chaque personne de la mailing liste dans lequel on demandera si elle confirme son souhait d’être reprise dans les mailing listes e-paysage, dans quel GT et sous quel rôle (personnes relais ou suppléant)
• Deadline réponses : 17 novembre 2020 inclus
• Sans réponse, les adresses e-mails seront supprimées à partir du 18 novembre 2020
• Gestion des accès aux applications e-paysage (HOPS, SAPE, fraudeurs)
• Respect de la gestion de la sécurité d’accès aux applications et du GDPR (encore lui ☺)
• Chaque personne relais recevra la liste des membres de son établissement pour lesquels des accès ont été demandés, le cas échéant le type de profil associé. Il lui sera alors demandé de confirmer le maintien des accès.
• Deadline réponses : 30 novembre 2020 inclus
• Sans réponse, les accès des personnes seront supprimés à partir du 01 décembre 2020

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PETITS DEVOIRS

• Création d’une adresse générique epaysage@nomEES.be
• Demande d’envoi de notification lors de l’encodage de nouveaux fraudeurs
• A ce jour, les EES qui les ont créées et nous les ont communiquées pour créer une mailing liste de notification sont :

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• Chaque EES est responsable de la gestion des accès à cette boîte
• Si votre établissement n’est pas repris dans la liste, veillez à nous communiquer cette adresse et si elle n’existe pas, à la créer et à nous la communiquer sur epaysage@ares-ac.be
• Deadline : le 17 novembre 2020 inclus
• Communiquer vos questions (si vous ne les avez pas posées dans le chat ou si vous ne nous les avez pas encore envoyées) relative à e-paysage (mise en place des test SIEL-SUP, dictionnaire, SATURN, collecte 106, …) sur epaysage@ares-ac.be (toutes les questions sont les bienvenues ☺) pour préparer la réunion du 17 novembre – deadline le 10 novembre inclus

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ETAT DES LIEUX DES SERVICES

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CARTE DES SERVICES

Bourses

Inscriptions

Fraudeurs

Diplômés

RN

Signalétique

Filiation compo ménage

Décision – statut modeste

Référentiel habilitations

- études

Services BCED

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SERVICES BCED – RETOURS DES EES

1. Récupération des informations signalétiques
2. Mise à jour des informations signalétiques
3. Alimentation du registre des liens
4. Composition de ménage
5. Filiation

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Consultation

Retours :

• Structure du numéro
• Problème des RNBIS existants mais qui ne « ressortent » pas via la recherche phonétique
• Les numéros de maison contenant des lettres
• Les doublons

BCED-WI (5 EES)

ws

Recherche par nom – 1310 requêtes depuis le 01/01/2020

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STRUCTURE DU NUMÉRO DE RN

• 11 chiffres commençant par aammjj de la date de naissance
• Vrai dans la plupart des cas
• Exception : les cas où la DN est approximative – la personne n’a pas pu prouver sa date de naissance à la commune – dans ce cas, le numéro contient des 00

Ex : réfugiés

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• Si la personne peut à la suite prouver sa DN, elle pourrait récupérer un nouveau numéro 🡪 la nécessité de gérer les mutations qui permettra de faire le lien entre l’ancien numéro et le nouveau

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• Peut impacter les contrôles d’intégrité dans les applications

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IMPOSSIBILITÉ DE CRÉER UN NUMÉRO EXISTANT

• La recherche phonétique ne donne pas de résultats probants mais la création au registre bis est impossible car la personne existe mais ses données ne sont pas consultables

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• Solutions
• Adaptation du service par la BCED pour permettre la consultation des données de la personne existante (récupération du numéro) 🡪 demande relayée pour BCED-WI et pour le WS
• Procédure avec la cellule identification de la BCSS (Banque Carrefour de Sécurité Sociale)
• L’EES envoie un mail à epaysage@ares-ac.be en précisant qu’il n’est possible de créer la personne car elle est détectée déjà existante et communiquer son nom, prénom, DN et la copie d’un document d’identité
• La cellule e-paysage transmet à la cellule identification de la BCSS qui vérifie l’identité de la personne
• Si la personne est bien pré-existante, la cellule identification transmet le numéro à la cellule e-paysage
• S’il ne s’agit pas de la même personne, la cellule identification crée la personne transmet le numéro à la cellule-paysage
• La cellule e-paysage transmet à l’EES
• 2-3 jours ouvrables

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LES LETTRES DANS LES N° DE MAISON

Pour récupérer les lettres qui seraient associées à un numéro de maison, utiliser la fonction boxnumber

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LES DOUBLONS AU RBIS

• Un cas a été reporté
• Corrections peuvent être effectuées par la cellule identification de la BCSS
• L’EES envoie un mail à epaysage@ares-ac.be en précisant que la personne est en doublon et communique son nom, prénom, DN et la copie d’un document d’identité
• La cellule e-paysage transmet à la cellule identification de la BCSS qui vérifie si la personne est bien en doublon
• Si la personne est encodée deux fois, la cellule identification transmet le numéro conservé à la cellule e-paysage
• S’il ne s’agit pas de la même personne, la cellule identification en informe l’ARES et les deux numéros sont gardés
• La cellule e-paysage transmet à l’EES
• Les mutations permettent de tracer le remplacement d’un numéro par un autre

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SERVICE BOURSE D’ÉTUDES

• Mise à jour mensuelle des dossiers 🡪 les dates jusqu’à janvier sont publiées dans l’agenda sur le site e-paysage

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• Communication de la période pendant laquelle la base de données est figée pendant l’été pour permettre le lancement de la nouvelle campagne (3 semaines en été)

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• Rares plaintes de candidats boursiers qui s’étonnaient que leur EES avait accès avant eux à la décision
• La DAPE a mis un disclaimer sur son site (https://allocations-etudes.cfwb.be ) « Les établissements peuvent disposer de la décision avant que l’usager ait reçu sa notification, qui peut prendre parfois du retard en raison des procédures d’envoi postal» - onglet études supérieures > minerval du site DAPE
• Les étudiants doivent consulter le statut de leur bourse via « mon espace » depuis la campagne 2020-2021 – onglet mon dossier

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BASE DE DONNÉES DES DIPLÔMÉS

• Une adaptation de la DB pour pouvoir encoder les titres délivrés en co-diplômation a été demandée

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• Tests d’intégrité de données réelles vont commencer

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• L’alimentation est liée au développement de SIEL-SUP (ID inscription // ID CFWB)

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• ws d’alimentation, consultation, modification exposé à la BCED en janvier 2021

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COLLECTE ARTICLE 106

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RETOURS

• A ce jour
• Collecte est complète pour les HE/ESA
• 4 universités sur 6 ont renvoyés dont une n’a pas respecté le format convenu

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• Globalement, les formats ont bien été respectés

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• Observations :
• Problèmes des formats des champs où il y a des chiffres (numérique, txt) 🡪 disparition des zéros en début de nombre
• Un petit nombre de codes habilitations-grades sont incorrects
• Codes FASE campus sont parfois incorrects
• EES non référents ont remontés des données en cas de codiplômation – Seul l’EES référent transmet les inscriptions
• Format des dates variables (aaaa-mm-jj et/ou jj-mm-aaaa)

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• Prise de contact individuels pour corriger les bases de données

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• Rassure sur un bon niveau de base en matière de qualité (complétude, formatage)

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ENQUÊTE AUPRÈS DES EES

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QUI, QUE, QUOI ?

• Enquête en ligne

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• Objectifs :
• Evaluer la récupération des données à partir de 2014-2015
• Le mode de connexion au RN et le gestion de la rentrée 2020-2021
• Planification d’entrée dans SIEL-SUP, formation/sensibilisation des agents
• Besoins de nouveaux services
• Eléments d’analyse par rapport à deux objectifs de la commission européenne
• Le suivi des diplômés (eurograduate tracking)
• Single gateway

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• Entre mai et juillet 2020

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RÉSULTATS

• % de participation

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• Gestion des demandes d’accès e-paysage :
• Personnes relais uniquement : 96 % des EES répondants
• Mise en place d’un binôme : 4 % des EES répondants
• Cadastre des applications de gestion

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• Sur 33 EES, 25 utilisent des systèmes mutualisés

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• Récupération des données depuis 2014-2015
• A part 4 ESA qui ont changé de systèmes entre 2014-2015 et maintenant, la récupération des données formatées ne semblent pas poser de gros problèmes
• Récupération partielle dans certains cas

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REGISTRE NATIONAL-REGISTRE BIS

• Collecte du numéro de registre national

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Pour garantir des données de qualité, vu la proportion d’encodage manuel et la population concernée 🡪 1-renforcer les vérifications basée sur l’appel via le RN, 2-recherche par nom pour les numéros erronés

Vérification sur base des données SATURN

• min 89 % des RN en HE ont une structure correcte - min 72 % des RN en ESA ont une structure correcte - Les données n’ont pas être estimée pour les unifs
• Vu l’augmentation des inscriptions en ligne, les vérifications devraient être systématisées via le service getperson
• Estimation à 550.000 connexions du service getperson
• Consultation RN

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• Planification en production

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BESOINS EN NOUVEAUX SERVICES DE SIMPLIFICATION

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INSCRIPTIONS

• Méthode de création des inscriptions complètes

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• L’enquête n’a pas interrogé la méthode de création des mini-inscriptions (récupération du passé académique FWB) de façon spécifique - encore à voir avec les EES et les prestataires techniques
• Formation – sensibilisation à la qualité des données et protection des données à caractère personnel (estimation : 800 personnes)

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• Méthode privilégiée : sur site & webinar
• Données mobilité

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PLANIFICATION COMMENCEMENT DES TESTS DANS SIEL-SUP

• Agenda prévisionnel

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• Devra être confirmé pour les EES pour les EES qui l’ont établi et communiqué pour ceux qui ne l’ont pas encore fait

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PLANIFICATION PRÉVISIONNELLE 2020-2021

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SERVICE BOURSE

• Décembre 2020 – mise en place d’une nouvelle version du ws et de minerva
• Historique des décisions sur plus de deux années académiques
• Intégration du service SAPE dans la plateforme SIEL-SUP
• Les deux ws cohabiteront pendant 6 mois

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• Futures demandes au comité de pilotage DAPE:
• Pour les personnes sans RN : la recherche nom – prénom – DN
• Le suivi des recours de décision

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SERVICE FRAUDEURS

• Evolution de la partie applicative
• Création d’un profil édition pour les com/del
• Amélioration ergonomique et contrôles d’intégrité

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• Pas de modification prévue du ws

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HOPS

• En cours d’analyse, nouvelle version de l’application et du ws de consommation :
• Amélioration de fonctions de gestion pour l’ARES
• Modification des données AEQES et de leur présentation
• Intégration du référentiel européen des EES (ETER)
• Eléments de classification en anglais

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• La possibilité de mise à jour des modalités des habilitations détaillées n’a pas été retenue (demande d’habilitation simplifiée)

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• Aucune évolution du service d’alimentation des PE n’est prévue pour 2020-2021

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RENFORCEMENT DU CADRE LÉGAL ET CONTRACTUEL

• Finalisation convention LED (base de données des diplômés de la Communauté flamande)
• Préparation des demandes d’autorisation DMFA (travailleurs), living wages (CPAS), chômage
• Poursuite des contact préliminaires avec l’AVIQ (allocations familiales), l’INASTI (étudiants entrepreneurs) et l’ONSS (déclaration des stagiaires)
• Evolution autorisation RN :
• Rédaction de l’extension aux données genre et lieu de naissance (diplôme)
• Attente de l’analyse juridique liée à la demande d’autorisation pour les com/del
• L’ensemble des demandes sera effectué en même temps
• Evolution décret paysage
• Renforcer le cadre légal pour l’accès à des données spécifiques (ex: photo d’identité)
• Responsabilité de traitement
• Légitimer e-paysage

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SIEL-SUP : MODULE INSCRIPTIONS

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LES ÉTAPES DE DÉVELOPPEMENT

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LES WS ASSOCIÉS À LA PARTIE INSCRIPTION

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ETAT DES LIEUX ET PLANNING ACTUEL

• En acceptance depuis début octobre 2020
• Signalétique
• Recherche
• Mini-inscription (encodage, chargement de fichier)
• Ouverture de l’environnement de test aux EES fin novembre 2020
• Chargement de fichier Encodage
• En développement
• Full inscription janvier 2021

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PROCESSUS D’ALIMENTATION À PARTIR DES EES

• 3 phases:
1. Alimentation des mini-inscriptions
2. Alimentation de la full inscription
3. Alimentation de la mobilité
• Préalable : Renforcer la qualité des données identification (NISS: RN-RBIS) depuis 2014-2015
• Au niveau technique
• Pour les institutions à forte population
• Mettre en place le service getperson (interrogation des signalétique des personnes)
• Mettre en place le service publish (création du registre bis)
• Pour les institutions de plus petite taille
• Consolider via l’utilisation de BCED-WI est envisageable
• Dans tous les cas, la combinaison des deux est possible
• Au niveau métier :
• Travail au fil de l’eau : année académique par année académique
• Envoi massif après un test restreint
• Phase de test : année académique 2020-2021

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PROPOSITION DE MODALITÉS PRATIQUES

• A partir de Novembre 2020
• Réunion avec les personnes relais et leur équipe technique
• Confirmation des plannings transmis lors de l’enquête ou communication d’une période d’entrée pour les EES qui ne savaient pas encore
• Phasage avec la consolidation
• Modalités de création des mini-inscriptions (ws – chargement de fichier) et des full-inscriptions
• GT tripartite : personnes-relais, équipe technique, cellule e-paysage soit à l’échelle d’un EES (si l’équipe technique est interne), soit au niveau d’une application métier quand elle est mutualisée (ex : proéco, gestac, pénélope, gesetu)
• Analyse des besoins en matière de listes et rapports issus de SIEL-SUP
• GT commissaires et délégués
• Information/formation des collaborateurs
• Accompagnement à la qualité des données/protection des données
• Support utilisateurs dans l’environnement de test et en production
• A partir de décembre 2020 et en fonction du planning défini
• Kick off de projet par institution
• Information/formation du personnel concerné
• Accompagnement à la qualité des données/protection des données
• Support utilisateurs dans l’environnement de test et en production
• GT interne à l’EES + cellule e-paysage

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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