E-PAYSAGE

GT PR U + HE + ESA

Présentation et synthèse des échanges

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Bénédicte Champagne

Stéphane Patart

Quentin Pirlot

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16 avril 2024

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SOMMAIRE

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- Validation du compte rendu de la dernière réunion (lien)

- États des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Mise à disposition de rapports de suivi des inscriptions

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Retour du GT DPO

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Périmètre d’application des booléens

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Mise à jour des PE pour 2024-2025

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Planning des réunions de coordination 2024-2025

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Communication : support BCED et suppression des accès e-paysage

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Divers

• Présentation ; Synthèse des échanges

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États des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions

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Nombre total d’inscriptions en DB de production

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État de complétude de la DB de production - Diplômés (41 EES)

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État de complétude de la DB de production - Mini-inscriptions (41 EES)

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État de complétude de la DB de production - Full-inscriptions

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Évolution des chiffres - Synthèse

1. Diplômés
• + 387 en 14-15
• + 10.947 en 15-16
• + 13.282 en 16-17
2. Mini-inscriptions
• + 22.795 en 17-18
• + 13.003 en 18-19
• + 12.299 en 19-20
• + 6.073 en 20-21
3. Full-inscriptions
• Pas d’évolution depuis le dernier état des lieux
• Passage de l’ULB en TQ, en attente du retour ARES

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Synthèse des échanges

• Pour compléter les chiffres présentés en séance : 5 EES ont envoyé des données full inscriptions et 35 - sur un total de 41 - ont envoyé des données diplômés et mini-inscriptions.
• La DB statistiques mentionnée reprend les données de SATURN (pour les HE et ESA) et du CREf (pour les U).
• L’enseignement supérieur de promotion sociale n’est pas concerné par l’envoi des données dans SIEL-SUP car il dispose de sa propre plateforme de centralisation des inscriptions intitulée SIEL-EPS.

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Mise à disposition de rapports de suivi des inscriptions

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Contexte

• Certains établissements ont fait part de l’intérêt de disposer d’un rapport régulier de l’alimentation de Siel-Sup pour pouvoir exploiter les données
• Plusieurs types de rapports peuvent être mis à disposition - intérêt pour les EES ?

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Proposition 1 - Un tableau brut du nombre d’inscriptions

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Proposition 2 - Des graphiques par année académique et par type d’EES et estimation du niveau de complétude

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Proposition 3 - Un graphique de synthèse reprenant uniquement les données administratives

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Exemple sur 22-23 et 23-24 pour un type d’établissement

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Synthèse des échanges

• A la suite d’une demande de l’UNamur, il a été proposé de mettre à disposition des EES des rapports sur l’état d’envoi des inscriptions dans SIEL-SUP. Cela permet aux EES de savoir quand les données sont présentes dans SIEL-SUP et quand elles peuvent être consommées, afin d’alimenter leurs propres bases de données.
• Les EES sont favorables à la proposition 1 reprenant un tableau brut des inscriptions envoyées, avec l’ajout du taux de complétude pour pouvoir établir une comparaison avec les données de la DB statistiques.

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Retour du GT DPO

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Réunion DPO ARES-EES du 22/03/2024

• Les mentions légales e-paysage de l’ARES, validées lors de la réunion du 05/12/2023, sont disponibles sur le site de l’ARES.
• Les mentions légales e-paysage à destination des EES proposées par l’ARES ont été discutées et ont été mises à disposition des établissements pour intégration éventuelle et selon leur politique interne.
• La question de l’éventuelle coresponsabilité de traitement entre les EES et l’ARES a été débattue et, pour les raisons qui suivent, il est établi que, dans le cadre de la mise en œuvre des traitements opérés au sein de la plateforme e-paysage, il n’y a pas de coresponsabilité de traitement entre les EES et l’ARES, chacun étant responsable disjoint:
• l’article 106 du décret paysage dispose que l’ARES est l’unique responsable de traitement, la qualification des rôles est donc a priori clarifiée ;
• les EES sont des utilisateurs et n’ont pas participé à l’analyse d’impact réalisée par l’ARES ;
• les catégories de données sont définies dans le décret et les EES n’ont eu aucune marge de manœuvre sur les finalités et les moyens de traitement ;

=> co-interprétation pour parler le même langage au niveau d’e-paysage, pas de coconstruction

• Demande d’un template de notification de création d’un numéro d’identification à la BCSS, lorsque l’EES est amené à en créer un (art. 106/2 du décret paysage) => le template sera reproposé lors de la prochaine réunion, compte tenu du retour de la réunion qui sera planifiée par l’ARES avec la BCED et la BCSS pour déterminer clairement l’impact de la création du NISS (en termes d’ouverture de droits et d’accès à d’autres autorités publiques).

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Synthèse des échanges

• A la demande des personnes relais, les mentions légales e-paysage à destination des EES proposées par l’ARES sont disponibles au lien suivant (lien).
• Pour rappel et selon la faisabilité, les EES ont dans l’obligation d’informer l’étudiant qu’un RNbis ou NISS lui a été créé dans le cadre d’e-paysage. Par ailleurs, le NISS doit également figurer sur le diplôme de l’étudiant.
• La note d’impact sur la création du NISS, qui sera rédigée par l’ARES, facilitera la communication à destination des étudiants concernés.

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Périmètre d’application des booléens

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Validation du périmètre d’application des booléens

• Le dictionnaire des données SIEL-SUP contient une série de valeurs pouvant prendre une valeur “1 : oui” ou une valeur “0 : non”.
• A l’origine, le dictionnaire ne contenait pas de valeurs booléennes mais disposait d’une valeur 1 dans le cas uniquement où la donnée était d’application. Les équipes IT des EES ont voulu créer systématiquement une valeur 0 qui permettait de distinguer une valeur fournie d’une valeur non fournie lorsque la valeur était différente de 1.
• L’application de l’envoi de la plupart des données dans SIEL-SUP est conditionnée à la situation particulière de chaque étudiant.
• Pour garantir une interprétation correcte des données, il est important d’envoyer une valeur uniquement quand la donnée est d'application. Pour tous les autres cas, aucune valeur n’est fournie par l’EES et aucune valeur n’est donc disponible dans SIEL-SUP.
• L’application SIEL-SUP inscriptions contient toute une série de contrôles de cohérence qui bloquent l’intégration de données pour garantir la cohérence des données lorsque des données sont applicables.
• Pour assurer la cohérence des données, un périmètre d’application a été défini pour chaque donnée à valeur booléenne et les Com/Del ont validé le périmètre d’application de l’envoi obligatoire d’une valeur booléenne.
• Le document de synthèse est disponible au lien suivant.
• Toutes ces informations sont reprises dans une fiche thématique sur le Wiki e-paysage (lien).

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Synthèse des échanges

• A la demande des EES, le document de synthèse reprenant le périmètre d’application des booléens a été placé dans la partie “Ressources” sur le Wiki e-paysage, dans le même espace que les dictionnaires des données (lien).

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Mise à jour des PE pour 2024-2025

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Procédure de mise à jour des PE

• La mise à jour des programmes d’études (PE) pour l'année académique 2024-2025 s’effectue au sein de la base de données HOPS du 1er mars au 1er juin 2024. Chaque établissement d’enseignement supérieur doit donc mettre à jour les PE des études qu’il organise (uniquement pour les habilitations dont il est référent), en associant, dans HOPS, un programme d’étude au grade académique et à l’habilitation détaillée correspondants.
• La mise à jour des PE peut se faire de trois manières différentes : par web service (technologie SOAP), par encodage manuel dans les écrans de l’application mais aussi par chargement de fichiers CSV.
• En cas de mise à jour des PE par chargement de fichiers, il est demandé aux établissements de prendre contact avec l’équipe e-paysage de l’ARES via l’adresse epaysage@ares-ac.be pour informer de la démarche. Suite à la demande, l’équipe e-paysage fait parvenir un fichier CSV pré rempli, que l’établissement pourra transmettre une fois les données des nouveaux programmes d’études encodées.
• Toutes les informations relatives à la mise à jour des programmes d'études sont reprises dans une fiche explicative sur le wiki e-paysage (lien direct).
• Les référentiels des grades académiques et des habilitations détaillées sont également disponibles sur l'Open data de l'ARES (lien direct).

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Synthèse des échanges

• Il est primordial pour les EES de bien vérifier les codes - grade académique et habilitation détaillée - afin de garantir l’envoi de données correctes et de qualité dans HOPS, de surcroît lorsque les programmes d’études mis à jour sont affichés par la suite sur le site web mesetudes.be. Les référentiels des études, des grades et des habilitations sont disponibles sur l’Open data de l’ARES (lien).
• Suite au transfert des études du domaine 10 - Sciences psychologiques - vers le domaine 10bis - Sciences de l’éducation et Enseignement, de nouveaux codes études et habilitations ont été créés dans HOPS.
• Ces changements sont d’application à partir de 2022-2023 et une réflexion est en cours à l’ARES sur la possibilité de modifications rétroactives.
• L’impact sur l’envoi des données dans SIEL-SUP sera approfondi avec les développeurs de l’ETNIC, l’objectif étant d’éviter à des EES qui ont déjà envoyé des données de les renvoyer après suppression des données initiales.
• Bien que le décret Paysage stipule en son article 121 que les données relatives à la programmation doivent être envoyées, au plus tard, pour le 1er juin de l’année académique qui précède, il est possible techniquement d’envoyer ou de corriger des données dans HOPS au-delà de cette date limite.
• Suite à l’intégration des données relatives à l’historique des études et des habilitations décrétales dans HOPS, l’ARES propose de réaliser une extraction spécifique qui sera mise à disposition sur l’Open data.
• Les champs “Historique” seront ajoutés dans le fichier Excel téléchargeable depuis les écrans de HOPS afin de permettre aux EES qui réalisent des extractions d’avoir des données exhaustives. Toutefois, les données extraites directement de HOPS sont des données brutes. Pour bénéficier d’un rapport plus affiné, les EES peuvent introduire une demande spécifique auprès de l’équipe e-paysage.

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Planning des réunions de coordination 2024-2025

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Personnes relais métier (U + HE + ESA) - présentiel

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• mardi 15/10/2024 de 10h à 12h - ARES
• mardi 10/12/2024 de 10h à 12h
• mardi 18/03/2025 de 10h à 12h
• mardi 20/05/2025 de 10h à 12h

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Synthèse des échanges

• Les EES sont favorables à l’organisation de réunions de coordination plénières rassemblant les trois formes d’enseignement (U + HE + ESA).
• La possibilité d’organiser les réunions en hybride, avec de la visioconférence, sera analysée.
• La prochaine réunion de coordination rassemblera les représentants des trois formes d’enseignement et se tiendra en hybride (visioconférence + présentiel à l’ARES) le jeudi 30 mai 2024 à 10 heures.

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Communication : support BCED et suppression des accès e-paysage

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Support BCED

Suppression des accès aux applications BCED-WI et e-paysage

• L’ARES assure un support de première ligne entre les EES et la BCED.
• Dès lors, toute demande de support en lien avec l’utilisation de l’application BCED-WI développée par la BCED (création d’un RNbis, modification de données encodées, mutation RNbis - RN, etc.) doit être remontée auprès du support e-paysage via l’adresse epaysage@ares-ac.be.
• Le support de la BCED (support@labced.be) ne doit être sollicité, uniquement, qu’en cas de problème de connexion à BCED-WI.

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• Si une personne de votre établissement bénéficiant d’accès à l’application BCED-WI ou aux applications e-paysage ne travaille plus dans votre établissement, il est impératif de communiquer cette information à l’équipe e-paysage via l’adresse epaysage@ares-ac.be qui se chargera d’en informer la BCED pour la suppression des accès à BCED-WI ou qui fera le nécessaire pour la suppression des accès aux applications e-paysage (en particulier SIEL-SUP qui contient des données à caractère personnel).

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Synthèse des échanges

• Les EES sont invités à introduire une demande auprès de l’équipe e-paysage via l’adresse epaysage@ares-ac.be afin d’obtenir une liste des accès ouverts aux membres du personnel pour les applications e-paysage.

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Divers

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Synthèse des échanges

• Le retard d’un an du contrôle des inscriptions dans l’application SIEL-SUP est dû, en grande partie, à l’absence d’une analyse fonctionnelle. Une personne a été engagée à cette fin dans le courant du mois de mars et travaille actuellement sur trois priorités :
• Historique et mutation de la signalétique de l’étudiant ;
• Dossier de preuves ;
• Figeage et défigeage des écrans.
• Un problème d’interprétation se pose pour la DSI_63 relatif au paiement des droits d’inscription. Comment s’effectue la régularisation du statut de l’étudiant en cas de paiement hors délai ? Des clarifications seront sollicitées auprès des Commissaires et délégués.
• Le GT CREDAC est pour l’instant en suspens. Aucune planification n’est actuellement fixée.

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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