DASAR-DASAR KEARSIPAN

Pelatihan Penguatan Kompetensi Teknis Bidang Tugas

( P K T B T )

2 0 2 6

1. Menjelaskan pengertian Arsip
2. Mengetahui Fungsi dan Karakteristik Arsip
3. Mengenali Jenis-Jenis Arsip
4. Menjelaskan Berbagai Macam Peralatan Kearsipan
5. Menjelaskan Berbagai Cara Pemusnahan Arsip
6. Menjelaskan tentang Arsip Digital

TUJUAN PEMBELAJARAN

Elie Wiesel (Novelis)

The quote:

​

"Without memory, there is no culture. Without memory, there would be no civilization, no society, no future.“

​

"Tanpa memori, tidak ada kebudayaan.

Tanpa ingatan, tidak akan ada peradaban, tidak ada masyarakat, tidak ada masa depan"

​

APA ITU ARSIP?

PENGERTIAN ARSIP

Arsip merupakan salah satu kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. (The Liang Gie)

Arsip adalah semua kertas atau dokumen yang selalu tumbuh dan bertambah dari kegiatan yang resmi baik itu kerjasama atau kegiatan niaga dari badan-badan hukum yang menjalakan kegiatan serta digunakan sebagai sumber bukti masa lalu. (Adolf Brenneke)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. (UU No. 43/2009 Pasal 1 Nomor 2)

Fungsi Arsip

Mendukung Proses Pengambilan Keputusan

Mendukung Proses Perencanaan

Alat Pembuktian

Memori Organisasi

Bukti Pertanggungjawaban

• Keaslian (authenticity)
• Kelengkapan (integrity)
• Keterpercayaan (reliability)
• Kebergunaan (useability)

KARAKTERISTIK ARSIP

1. Arsip Tekstual

​

​

​

​

​

​

​

​

​

JENIS-JENIS ARSIP

2. Arsip Audio-Visual

2.1. Gambar Statik (Still Images)

A. Menurut Wujud atau Medianya

• 2.2. Citra Bergerak (Moving Images)

​

​

• 2.3. Rekaman Suara (Sound Recording)

3. Arsip Kartografik & Kearsitekturan

4. Arsip Bentuk Mikro

5. Arsip Elektronik

B. Menurut Tingkat Keasliannya

• Arsip Asli

Dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan dan legalisasi asli atau dokumen utama.

• Arsip Tembusan

Dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana proses pembuatannya bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli.

• Arsip Salinan

Dokumen yang yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli

C. Menurut Fungsi dan Kegunaannya

Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu

Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan dan telah habis masa retensinya, serta ditetapkan untuk disimpan secara permanen

Arsip Aktif:

• Merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
• Digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari.
• Penyimpanannya perlu diatur agar mudah diakses dan digunakan.
• Contoh: Dokumen proyek yang masih berjalan, surat menyurat yang berkaitan dengan kegiatan operasional. 

Arsip Inaktif:

• Merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
• Digunakan sebagai referensi atau rujukan.
• Penyimpanannya mungkin tidak memerlukan akses sesering arsip aktif.
• Contoh: Dokumen proyek yang sudah selesai, surat menyurat yang sudah tidak relevan dengan kegiatan operasional saat ini. 

Arsip Vital:

• Merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip.
• Tidak dapat diperbarui atau digantikan jika hilang atau rusak.
• Penyimpanannya harus dijamin keamanannya.
• Contoh: Akta pendirian perusahaan, perjanjian penting, dokumen legalitas. 

SYARAT PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

1. Andal

Sistem pengelolaan arsip harus dapat digunakan ketika arsip dibutuhkan.

2. Sistematis

Pengelolaan arsip harus dapat menciptakan sampai dengan menyusutkan arsip secara sistematis.

3. Utuh

Pengelolaan arsip dilakukan dengan tindakan kontrol seperti pemantauan akses, verifikasi pengguna, serta otorisasi pemusnahan dan pengamanan yang dilakukan untuk mencegah akses, pengubahan, dan pemindahan arsip oleh pengguna yang tidak berhak

4. Menyeluruh

Sistem pengelolaan arsip harus dikelola sebagai hasil dari berbagai

kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan organisasi atau unit kerja yang

mengelola arsip, sesuai dengan peraturan atau prosedur yang berlaku

(UU No. 43/2009)

PENGELOLAAN ARSIP

TIPE PENYIMPANAN ARSIP

​

1. Pengarsipan horizontal

Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam

2. Pengarsipan Vertikal

Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus ke atas (vertikal), dimana arsip disusun berderet rapi ke belakang

3. Pengarsipan Literal

Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (literal) dimana arsip disusun berderet menyamping

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.

Peralatan tersebut memiliki fungsi antara lain:

1. Sebagai sarana penyimpanan arsip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama

PERALATAN KEARSIPAN

MACAM-MACAM PERALATAN KEARSIPAN

• Map

Lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat

• Stopmap: Map tanpa penjepit ditengahnya, dan terdapat daun penutup disetiap sisinya
• Map Selhecter: Map yang memiliki penjepit di tengahnya
• Map Odner: Map besar yang didalamnya terdapat besi penjepit

​

• Guide

Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai petunjuk dan atau pemisah dalam penyimpanan arsip.

• Filing Cabinet

Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, yang biasanya digunakan untuk menyimpan arsip aktif

• Lemari Arsip:

Lemari tempat menyimpan berbagai bentuk arsip

• Kotak Box

• Rak Arsip

Rak tanpa pintu tempat menyimpan arsip

Wadah penyimpanan dokumen berbentuk kotak yang biasanya terbuat dari karton tebal atau plastik. Fungsinya untuk menyimpan dan mengorganisasi dokumen, arsip, atau kertas-kertas penting agar mudah ditemukan dan terlindungi dari kerusakan

• Rotary Filling

Merupakan Filing Cabinet fersi berputar. Jd Rotary Filing ini merupakan alat penyimpanann arsip berputar, Alat ini dapat digerakkan secara berputar, ^sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga

sehingga bisa menempatkan dan menemukan arsip lebih banyak

• Cardex (Card Index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks

PEMUSNAHAN ARSIP

Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip

Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip: 

1. Tidak memiliki nilai guna
2. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara

1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali;

2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan

3. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

TEKNIK PEMUSNAHAN ARSIP

Pemeriksaan

Pendaftaran

Pengaturan fisik/ikat tali

Persetujuan ANRI

Pengesahan KEPALA

Pelaksanaan

JRA

10 tahun lebih

1. Berita acara
2. Daftar arsip
3. Dilaksanakan secara total
4. Disaksikan minimal oleh 2 pejabat bidang hukum

​

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari ini ….. tanggal …. bulan…. tahun……….. dilaksanakan pemusnahan arsip sebanyak …… sesuai daftar terlampir berdasarkan Surat Keputusan Menteri/Gubernur/ Bupati /Walikota Nomor…., dengan pertimbangan:

1. Telah melampaui jangka simpan sebagaimana diatur dalam Jadwal Retensi Arsip;

2. Telah dilakukan penilaian dan dinyatakan bahwa arsip dimaksud sudah tidak bernilaiguna lagi, tidak berkaitan dengan proses hukum dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan.

3. Telah mendapat persetujuan dari ….. (instansi berwenang)

Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan cara dicacah/ dibubur (pulp)/ dibakar, bertempat di ……… dengan disaksikan oleh:

1. …..

2. …...

3. ……

Berita Acara ini dibuat rangkap …. masing-masing diperuntukan bagi: ……

​

Tempat, tanggal, bulan, tahun

Kepala……

……………

DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN

PENCIPTA ARSIP:

UNIT KERJA :

Tempat, tgl, bln dan thn

​

Pejabat Penanggungjawab

Mengetahui/ menyetujui:

​

………………

CARA-CARA PEMUSNAHAN ARSIP

PERMASALAHAN ARSIP

Arsip Tidak Tertata dengan baik

Arsip Hilang

Arsip Rusak

Pengelolaan dan peralatan tidak mengikuti perkembangan

Ruang kantor penuh Arsip

 Arsip sulit ditemukan

 Pekerjaan terhambat

 Akuntabilitas kinerja lemah

 Lingkungan menjadi kumuh

AKIBATNYA…

PERBEDAAN ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIK

KEBIJAKAN TERKAIT PENGELOLAN ARSIP DIGITAL DAN AUTENTIKASI

UU No. 43 TAHUN 2009

PP No. 28 TAHUN 2012

PERKA ANRI NO. 20 TAHUN 2011

PERANRI NO. 12 TAHUN 2018

PERANRI NO. 2 TAHUN 2021

PERANRI NO. 1 TAHUN 2023

Pedoman Autentikasi Arsip elektronik

Pedoman Autentikasi Arsip Statis

Alih Media Dgn Metode Konversi

Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis

KEBIJAKAN TERKAIT PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL DAN AUTENTIKASI

PERPRES 95 TAHUN 2018

PERPRES NNO. 132 TAHUN 2022

UU NO. 1 TAHUN 2024

UU NO. 14 TAHUN 2008

Arsitektur Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik Nasional

Keterbukaan Informasi Publik

Perubahan Kedua Atas UU No. 11 Tahun 2008

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

Pengertian Arsip Digital/Elektronik

• UU No. 43/2009 tentang Kearsipan (Pasal 1): Dalam UU-ini tidak menyebut istilah “arsip digital” secara eksplisit, tetapi mendefinisikan “Arsip” sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi….. dengan kata lain, segala arsip dalam format digital atau elektronik sudah termasuk dalam definisi umum ini. (Definisi yang sama termuat dalam PP No. 28/2012 tentang Pelaksanaan UU Kearsipan.
• PerANRI No. 6 Tahun 2021 (Pasal 1): Perka ANRI ini secara khusus mendefinisikan “Arsip Elektronik” sebagai arsip yang diciptakan (dibuat dan diterima) dalam format elektronik atau arsip hasil alih media. Artinya, arsip yang lahir dalam bentuk digital (atau hasil konversi ke digital) diakui secara resmi sebagai arsip elektronik. Dengan demikian, istilah “arsip digital” dalam praktik kearsipan Indonesia dapat dipahami sama dengan “arsip elektronik” yang didefinisikan tersebut.

Pengertian Arsip Digital/Elektronik

Dapat disimpulkan bahwa arsip digital adalah arsip dalam bentuk digital/elektronik. UU 43/2009 tidak membedakan media fisik atau elektronik secara khusus, tetapi dengan memuat kalimat “berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan TI”, ini mencakup arsip berbasis komputer atau media digital. Perka ANRI No.6/2021 secara eksplisit mengakui arsip elektronik sebagai arsip yang dibuat/diterima dalam bentuk/format elektronik

Pengertian Autentikasi

Autentikasi arsip adalah proses untuk menjamin bahwa arsip elektronik benar-benar asli (asli) dan tidak mengalami perubahan sejak penciptaannya atau sesuai dengan aslinya. Dalam konteks kearsipan nasional, arsip “autentik” diartikan sebagai arsip yang “layak diterima atau dipercaya, identik dengan asli serta informasinya dapat dipercaya”

Dengan kata lain, autentikasi arsip digital memastikan dokumen elektronik memiliki ciri keaslian yang sama dengan dokumen fisik aslinya, meski dalam bentuk digital.

Proses ini untuk menjaga integritas dan keabsahan arsip digital, terutama jika arsip tersebut akan digunakan sebagai bukti hukum atau sebagai sumber informasi penting

Pentingnya Autentikasi

Autentikasi arsip digital membantu memastikan bahwa arsip digital yang tersedia tidak dimanipulasi atau diubah setelah diciptakan. Ini penting untuk mempertahankan keandalan dan keabsahan arsip digital sebagai sumber informasi yang akurat. 

Kebijakan dan Regulasi Arsip Digital di Indonesia

• Pengelolaan arsip DIGITAL di diatur oleh kerangka hukum dan pedoman nasional. Dasar utamanya adalah UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menjadi payung hukum kearsipan nasional.
• Berdasarkan UU ini, Pemerintah RI melalui ANRI mengeluarkan peraturan teknis untuk mengelola arsip elektronik. Contoh Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (Peraturan ANRI) No. 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik, yang menggantikan pedoman lama (Perka ANRI No.14/2012). Peraturan ini mensyaratkan setiap instansi pemerintah menyelenggarakan arsip elektronik secara sistematis dan terintegrasi

CARA KERJA PENGARSIPAN DIGITAL

Pedoman Teknis Arsip Digital

• Pemerintah melalui ANRI telah mengembangkan pedoman teknis untuk mendukung pengelolaan arsip digital. Seperti, menyusun standar metadata arsip, ketentuan pengamanan, serta modul pelatihan kearsipan. Melalui pusat kajian kearsipan, menerbitkan “Kebijakan Standar Metadata Arsip” sebagai acuan pengembangan aplikasi kearsipan agar setiap dokumen digital tercatat dengan lengkap (misalnya tanggal penciptaan, klasifikasi, tingkat keamanan, dsb).
• Pedoman teknis ini menekankan pentingnya Jadwal Retensi Arsip (JRA), Klasifikasi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses (SKKAA) untuk setiap arsip. Semua pedoman tersebut mengacu pada prinsip arsip digital yang autentik, utuh, dan dapat diakses sesuai UU Kearsipan.

Sistem Manajemen Arsip Elektronik Nasional

• Secara nasional, Pemerintah telah mengembangkan beberapa sistem manajemen arsip elektronik. Salah satu yang utama adalah Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI), aplikasi pengelolaan arsip dinamis terpadu hasil kolaborasi Kementerian PANRB, Kominfo, BSSN, dan ANRI.
• SRIKANDI dibangun mengacu pada Perpres SPBE 95/2018 dan berfungsi sebagai instrumen sentral yang menghubungkan aspek-aspek kearsipan pemerintahan. Selain itu, juga sedang mengembangkan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (SJIKN) sebagai pusat data arsip nasional.
• SJIKN bertujuan menyimpan arsip-arsip negara dalam bentuk digital sehingga dapat diakses publik dan dilestarikan jangka panjang.
• Dengan SRIKANDI dan SJIKN, sistem manajemen arsip elektronik di Indonesia semakin terstandar dan terintegrasi secara nasional

ALUR PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL BAGI OPD

🗂️ 1. Penciptaan (Creation)

• Dokumen elektronik dibuat oleh lembaga/perorangan.
• Diformat dalam standar yang dapat dibaca mesin (misalnya PDF/A, XML).
• Dilengkapi metadata arsip (judul, pencipta, tanggal, dsb.).

​

💾 2. Pengelolaan dan Pemeliharaan (Management & Preservation)

• Arsip disimpan dalam sistem elektronik yang aman.
• Diterapkan prinsip backup, enkripsi, dan kontrol akses.
• Penjaminan integritas file (hash, audit trail).

​

🛡️ 3. Autentikasi

• Keaslian arsip diverifikasi.
• Menggunakan tanda tangan digital atau sistem e-signature.
• Ada pencatatan otentikasi dalam metadata atau log sistem.

​

📦 4. Pengklasifikasian dan Penataan

• Arsip diklasifikasikan sesuai klasifikasi arsip.
• Dikelompokkan berdasarkan fungsi/tugas organisasi.

​

ALUR PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL BAGI OPD

🔍 5. Akses dan Penggunaan

• Arsip dapat dicari dan diakses sesuai hak akses pengguna.
• Digunakan untuk keperluan administrasi, hukum, atau informasi publik.

​

🧹 6. Penyusutan

• Arsip diseleksi: dipindahkan ke arsip permanen atau dimusnahkan jika kadaluarsa.
• Harus sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA).

​

📁 7. Pengalihan ke Arsip Statis (untuk arsip permanen)

• Arsip diserahkan ke ANRI atau Lembaga Kearsipan Daerah.
• Pengalihan disertai metadata dan otentikasi.

​

METODE, TEHNOLOGI DAN PROSES AUTENTIKASI �ARSIP DIGITAL

• Guna menjamin keaslian arsip digital, digunakan berbagai metode dan teknologi. Tanda Tangan Elektronik (TTE) adalah salah satunya.
• DI dalam PP No. 71 Tahun 2019 tentang SPBE, Pasal 60 ditegaskan bahwa “Tanda Tangan Elektronik berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penandatangan serta keutuhan Informasi Elektronik”
• Artinya, dokumen digital yang ditandatangani secara elektronik (baik tersertifikasi maupun tidak) diakui secara hukum setara dengan tanda tangan basah.

• Selain TTE, arsip digital dilengkapi metadata terperinci (misalnya tanggal / dokumen, klasifikasi, pembuat, alur revisi) untuk mendukung pencarian dan audit.
• Penggunaan checksum atau hash kriptografis juga umum diterapkan; nilai hash disimpan sebagai bagian dari metadata untuk memastikan integritas berkas.
• Dengan demikian, setiap perubahan tidak sah pada konten arsip akan terdeteksi. Secara keseluruhan, kombinasi teknologi seperti TTE, metadata standar, mekanisme fixity checking (checksum) dan sistem log keamanan digunakan untuk menjamin bahwa arsip digital di Indonesia tetap autentik dan dapat dipercaya

METODE, TEHNOLOGI DAN PROSES AUTENTIKASI �ARSIP DIGITAL

• Pengujian Fisik: Jika arsip tersebut hasil digitalisasi, metode ini dapat melibatkan pengujian karakteristik fisik arsip asli (misalnya, kertas, tinta, tulisan tangan dengan uji forensik). 

​

• Pengujian Informasi: Ini melibatkan pengujian informasi yang terkandung dalam arsip digital, seperti pengujian integritas data, penggunaan tanda tangan digital, dan penggunaan algoritma hashing. 

​

• Pernyataan Tertulis atau Tanda Lainnya: Autentikasi juga dapat dilakukan dengan memberikan pernyataan tertulis atau tanda lainnya yang menunjukkan bahwa arsip tersebut asli. 

METODE, TEHNOLOGI DAN PROSES AUTENTIKASI �ARSIP DIGITAL

MANFAAT AUTENTIKASI ARSIP DIGITAL

• Keandalan Informasi: Memastikan bahwa informasi yang dikandung dalam arsip digital adalah akurat dan terpercaya

​

• Keabsahan Hukum: Menjamin bahwa arsip digital dapat digunakan sebagai bukti hukum yang valid

​

• Pengamanan Arsip: Memperkuat pengamanan arsip digital dari manipulasi atau perubahan yang tidak sah

CONTOH AUTENTIKASI ARSIP DIGITAL

Autentikasi arsip digital meliputi penggunaan tanda tangan digital, penggunaan watermark, penggunaan algoritma hashing, dan penggunaan sistem manajemen arsip yang terintegrasi

METODE PENYIMPANAN ARSIP DIGITAL

MUSIBAH YANG MENGANCAM KEBERADAAN ARSIP DIGITAL

• Bencana alam; gempa, banjir, badai, dll.
• Kerusakan bangunan; kebocoran atap, kabel listrik yang buruk, dll.
• Kecelakaan industri; kebocoran nuklir atau bahan kimia, dll.
• Musibah teknologi; virus komputer, kerusakan peralatan komputer, dll.
• Tindakan kriminal; pencurian, spionase, terorisme, dll.
• Kesalahan manusia, kondisi penyimpanan yang tidak stabil (misal; menyimpan media magnetik dekat dengan peralatan yang menghasilkan medan magnet kuat), dan kualitas material yang buruk (misal; korosi pada compact disk yang jelek kualitasnya).

STRATEGI PENCEGAHAN MUSIBAH

PADA ARSIP DIGITAL

• Duplikasi dan penyimpanannya yang “tersebar”.
• Transfer secepatnya ke Arsip Nasional atau Lembaga Kearsipan Daerah apabila arsip bernilai guna sekunder.
• Sistem pem-backup-an yang reguler dan komprehensif.
• Preservasi dokumentasi dan password dari sistem dan aplikasi.
• Pengamanan fasilitas penyimpanan untuk perangkat digital.
• Penerapan standar yang tinggi pada sistem pengamanan untuk melindungi arsip dari perubahan atau pemusnahan yang tidak sah dan perlindungan dari serangan virus komputer.
• Penerapan prosedur penanganan keadaan kritis apabila arsip elektronik tidak di-bakcup atau disimpan di luar fasilitas penyimpanan.

Di sektor pemerintahan, integrasi sistem kearsipan elektronik juga berjalan. Sebagai contoh, Kementerian Keuangan telah mengintegrasikan aplikasi arsipnya (seperti Nadine) dengan SRIKANDI ANRI, sehingga arsip instansi dapat terhubung dengan ekosistem kearsipan nasional.

​

Selain itu, ANRI rutin melakukan pembinaan dan sosialisasi ke instansi pemerintah tentang penerapan sistem arsip elektronik dan autentikasi digital, sesuai dengan Perka ANRI dan standar teknis.

​

Upaya-upaya tersebut mengarah pada terbentuknya ekosistem arsip digital yang lebih modern dan terpercaya di Indonesia

Contoh Implementasi Pengelolaan Arsip Digital

TANTANGAN IMPLEMENTASI PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL

• Political will:

Memerlukan perhatian, kemauan dan dukungan seluruh pimpinan instansi untuk penerapan SKN menuju E-Gov.

• Sarana dan prasarana:

Diperlukan dukungan perangkat keras dan perangkat lunak.

• Sumber Daya Manusia:

Diperlukan arsiparis yang handal yang mampu memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.

• Kelembagaan:

Unit organisasi kearsipan disetiap instansi pusat dan daerah merupakan satu keharusan karena unit ini akan bertindak sebagai administrator dalam urusan kearsipan.

Studi Kasus Penataan Arsip

Deskripsi Kasus:

Dinas Kesehatan Kabupaten X mengalami kendala dalam menyampaikan laporan mingguan dan bulanan kepada pimpinan daerah. Setelah ditelusuri, penyebab utama keterlambatan adalah penataan arsip analog (berkas fisik) yang tidak sistematis. Arsip diletakkan secara acak di lemari dan kardus, tanpa klasifikasi yang jelas. Akibatnya, staf membutuhkan waktu berhari-hari untuk mencari dokumen yang dibutuhkan. Beberapa arsip bahkan rusak karena kelembaban dan kurangnya perlindungan fisik.

​

Instruksi Penugasan:

1. Identifikasi Permasalahan:
1. Faktor-faktor penyebab tidak optimalnya penataan arsip
2. Apa Dampak terhadap kinerja organisasi.
2. Rencana Penataan Ulang:
1. Jika anda berinisiatif untuk menata ulang /mengelola Kembali arsip-arsip (baik analog dan digital )di unit kerjamu, Langkah-Langkah apa saja yang harus dilakukan?
2. Media/peralatan kearsipan apa saja yang akan anda gunakan.
3. Dari 3 tipe penyimpanan arsip, tipe penyimpanan mana yang dipilih? Sebutkan alasannya.
3. Refleksi:
1. Pentingnya penataan arsip analog/digital di orgnisasi.

Sekian

Terima kasih