ВЕДЕННЯ �ДІЛОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ �В ДОШКІЛЬНИХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДАХ

СЕМІНАР ЗАВІДУВАЧІВ ДНЗ, 16.02.2017РОКУ

​

НОРМАТИВНО-ПРАВОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВЕДЕННЯ ДІЛОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1. Інструкція про ділову документацію в дошкільних закладах

(від 01.10.2012 № 1059)

ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО ВЕДЕННЯ

ДІЛОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

• Ведення обов'язкової ділової документації здійснюється згідно з чинним законодавством
• Ділова документація і листування ведуться державною мовою
• Книги, які ведуться у закладі, обов’язково поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються та скріплюються печаткою
• Вказівки щодо оформлення записів у книгах і журналах встановленого зразка подані на перших сторінках цих документів

ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО ВЕДЕННЯ

ДІЛОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

• Ділова документація зберігається у спеціально відведених шафах чи сейфах
• Ділові папери, що надходять до навчального закладу чи надсилаються з нього, реєструються у книзі обліку вхідних та вихідних документів
• Допущені виправлення обумовлюються й скріплюються печаткою
• Для складання документів повинен використовуватися папір форматів А4 та А5
• Зміст документів викладається стисло, грамотно, зрозуміло й об'єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження
• Відповідальність за ведення, своєчасність виконання та зберігання ділової документації несе керівник дошкільного закладу

ЗАПАМ’ЯТАЙТЕ!

• Наявність ділових документів, місце та термін зберігання відображають у номенклатурі справ навчального закладу, яка затверджується наказом на початок календарного року

ДОКУМЕНТАЦІЯ КЕРІВНИКА ДОШКІЛЬНОГО НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ

• Статут навчального закладу, затверджений в установленому порядку
• Свідоцтво (наказ) про державну атестацію
• Книга наказів
• План роботи навчального закладу
• Книга протоколів засідань педагогічної ради
• Книга обліку особового складу працівників
• Графік роботи працівників дошкільного навчального закладу
• Особові справи працівників
• Трудові книжки

ДОКУМЕНТАЦІЯ КЕРІВНИКА ДОШКІЛЬНОГО НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ

• Книга обліку вхідних та вихідних документів
• Діловий щоденник контролю
• Книга реєстрації приймання і передання документів при зміні керівника
• Копії статистичної звітності
• Журнал прибуття (вибуття) дітей
• Документація з питань атестації працівників закладу
• Документація з питань охорони праці і техніки безпеки
• Книга протоколів виробничих нарад
• Протоколи батьківських зборів

ДО УВАГИ КЕРІВНИКІВ

НАВЧАЛЬНО-ВИХОВНИХ КОМПЛЕКСІВ

• У навчально-виховних комплексах ведення окремих видів ділових паперів здійснюється без поділу на дошкільний та шкільний підрозділ
• План роботи на поточний навчальний рік
• Книга наказів
• Книга протоколів засідання педагогічної ради

РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ОФОРМЛЕННЯ

ОКРЕМИХ ВИДІВ ДОКУМЕНТІВ

• План роботи дошкільного навчального закладу
• Складається одночасно на навчальний рік та оздоровчий період
• Схвалюється педагогічною радою, затверджується керівником закладу та погоджується з відділом освіти
• План на оздоровчий період додатково погоджується з Держпродспоживслужбою
• План роботи має містити глибокий аналіз діяльності у попередньому навчальному році, містити завдання на поточний навчальний рік і орієнтувати на досягнення кінцевого результату в навчально-виховному процесі
• Розділи плану обумовлені в листі Міністерства освіти і науки України від 03.07.2009 № 1/9-455 «Планування роботи в дошкільних навчальних закладах»

РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ОФОРМЛЕННЯ

ОКРЕМИХ ВИДІВ ДОКУМЕНТІВ

• Книга протоколів засідань педагогічної ради
• Протокол – документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на засіданнях педагогічної ради тощо
• Книга протоколів ведеться за наявності не менше 3 педагогічних працівників
• Протоколи засідання педагогічної ради нумеруються упродовж календарного року
• Текст протоколу складається з двох частин – вступної та основної
• У вступній частині зазначають:
• ПІБ голови та секретаря засідання;
• Кількість присутніх та відсутніх;
• Порядок денний засідання з переліком питань, які підлягають розгляду та зазначенням доповідачів;

Кожне питання, що розглядають, нумерують, формулюють у називному відмінку і розпочинають прийменником «Про…» із зазначенням форми доповіді, посади, прізвища та ініціалів доповідача

ЗАПАМ’ЯТАЙТЕ!

• Питання у порядку денному розміщують за важливістю, складністю, часом, відведеним для обговорення
• Першим питанням порядку денного протоколів варто зазначати «Про виконання рішень попередньої педради»

Основна частина протоколу

• Складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного;
• Розділи нумеруються арабськими цифрами і структурують за такою схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Кожен розділ протоколу завершують записом прийнятого рішення, узвали (постанови).
• Рішення мають бути конкретними, лаконічними, розпорядчого характеру і складатися з таких частин: кому зробити, що зробити, термін виконання

НАКАЗИ

• Книга наказів ведеться за наявності не менше 3 працівників
• Накази видаються керівником дошкільного закладу на правах єдиноначальності та в межах компетенції
• За своїм призначенням (змістом) усі накази поділяються на накази із загальних питань (з основної діяльності закладу) та накази з особового складу (кадрові)

ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ НАКАЗІВ (електронний варіант)

До обов'язкових реквізитів наказів належать:

• Фірмовий бланк (Державний герб, повна назва навчального закладу)
• Назва виду документа (НАКАЗ)
• Дата видання наказу
• Реєстраційний індекс (номер) наказу
• Заголовок
• Текст
• Підпис
• Візи

ЗАПАМ’ЯТАЙТЕ!

Накази нумеруються протягом календарного року

• Заголовок наказу має викладати його основний зміст, починається із прийменника «Про…» і продовжується віддієслівним іменником («Про затвердження…») або іменником, що вказує на предмет («Про підсумки…»)
• Текст наказу складається з двох взаємозалежних частин – констатуючої і розпорядчої
• У констатуючій частині зазначають цілі й завдання приписуваних дій та причини видання наказу («З метою…», «На виконання…»)
• Розпорядчу частину викладають у наказовій формі від першої особи однини. Ця частина наказу починається словом «НАКАЗУЮ», яке друкують великими літерами, з нового рядка, без відступу від межі лівого берега. Далі ставлять двокрапку і з нового рядка з абзацу подають текст розпорядчої частини наказу
• Завдання формулюють за допомогою дієслів неозначеної форми («підготувати», «забезпечити»)
• У кожному пункті розпорядчої частини зазначають виконавців на строк виконання завдання
• З підписаними наказами працівників ознайомлюють під особистий підпис