Posiedzenia Zarządów i podejmowanie uchwał

Zarząd ROD prowadzi sprawy rodzinnego ogrodu działkowego i reprezentuje go na zewnętrz. W sprawach zwykłego Zarządu, które określone są w § 72 Statutu PZD, Zarząd ROD działa samodzielnie, natomiast do wykonywania czynności przekraczających zwykły zarząd konieczna jest zgoda organu wyższego rzędu, tj. Okręgowego Zarządu. W zakresie zwykłego zarządu mieszczą się natomiast działania służące do zapewnienia bieżącego funkcjonowania ROD oraz działania, do których zarząd ROD ma bezpośrednie upoważnienie wynikające ze statutu PZD.

​

Posiedzenia Zarządu ROD

Zarząd ROD obraduje i podejmuje decyzje na posiedzeniach. Posiedzenia są zwoływane:

- przez prezesa lub zastępującego go wiceprezesa z ich inicjatywy,

- przez prezesa lub zastępującego go wiceprezesa na żądanie 1/3 liczby członków zarządu,

- przez prezesa lub zastępującego go wiceprezesa na żądanie komisji rewizyjnej ROD,

- przez prezesa lub zastępującego go wiceprezesa na żądanie organu wyższego stopnia – Okręgowego Zarządu lub Krajowego Zarządu,

- przez prezesa Okręgowego Zarządu.

​

• Posiedzeniu Zarządu ROD przewodniczy prezes lub zastępujący go wiceprezes. Posiedzenie zarządu jest zwoływane w formie ustalonej przez Zarząd ROD: może to być powiadomienie SMS-em, mailem, telefoniczne. Warto przyjąć regułę zapisywania w protokole z posiedzenia w jaki sposób członkowie Zarządu zostaną powiadomieni o następnym terminie posiedzenia. 

​

• Częstotliwość posiedzeń Zarządu ROD – stosownie do potrzeb, ale nie rzadziej niż raz w miesiącu (§ 71 ust. 3  Statutu PZD).

​

Z posiedzeń Zarządu ROD powinny być sporządzane protokoły w miarę szczegółowo opisujące tematykę obrad, zwłaszcza przedmiot i numery podejmowanych uchwał oraz informację o wynikach głosowań (oddzielnie w stosunku do każdej uchwały). Protokół potwierdza fakt odbycia się posiedzenia i podjęcia w jego trakcie konkretnych decyzji. 

Protokół musi zawierać:

- datę odbycia posiedzenia,

- wskazanie przewodniczącego,

- wskazanie osób biorących udział w posiedzeniu,

- stwierdzenie prawomocności na podstawie listy obecności,

- wskazanie, kto brał udział w posiedzeniu z ramienia Komisji Rewizyjnej ROD,

- wskazanie innych osób biorących udział w posiedzeniu (np.: gości, działkowców),

- w sytuacji podejmowania uchwał dotyczących pozbawienia członkostwa w PZD koniecznym jest wskazanie, czy ten członek jest obecny na posiedzeniu, a jeżeli nie, to czy został prawidłowo zawiadomiony o terminie posiedzenia,

- porządek posiedzenia i potwierdzenie jego przyjęcia,

- omówienie każdego punktu posiedzenia,

- wskazanie jakie uchwały – z powołaniem ich numerów i wskazaniem przedmiotu – zostały podjęte wraz z informacją o wyniku głosowania nad każdą uchwałą,

- podpis pod protokołem osoby sporządzającej protokół (czytelny, ewentualnie zwykły podpis z pieczątką),

- podpisy prezesa lub zastępującego go wiceprezesa oraz sekretarza lub innego członka zarządu (muszą być 2 podpisy).

​

• Dokumentowanie posiedzeń zarządu jest obowiązkiem sekretarza.
• Protokoły z posiedzeń powinny być przechowywane w jednym miejscu, chronione przed utratą lub zniszczeniem i archiwizowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla ROD. Najbardziej powszechną metodą stosowaną w ogrodach jest prowadzenie księgi protokołów, w której są wpisywane protokoły z kolejnych posiedzeń.
• Z każdego posiedzenia Zarządu ROD powinna być sporządzona lista obecności z własnoręcznymi podpisami osób obecnych. Lista taka powinna stanowić załącznik do protokołu. Jest to o tyle istotne, że lista ta stanowi podstawę do stwierdzenia prawomocności obrad Zarządu.

​

Udział Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej ROD w posiedzeniach Zarządu

• Przewodniczący Komisji Rewizyjnej ROD lub jego zastępca mają prawo uczestniczyć w posiedzeniach Zarządu ROD z głosem doradczym (§ 36 ust. 2 Statutu PZD). Głos doradczy oznacza prawo do udziału w posiedzeniu i przedstawianie stanowiska w omawianych sprawach, ale bez prawa udziału w głosowaniu. Obowiązkiem Zarządu ROD jest zatem zawiadomienie Przewodniczącego Komisji o terminie, miejscu i porządku posiedzenia. Nie jest możliwe, aby komisja decydowała o tym, że wszyscy jej członkowie mają prawo brać udział w posiedzeniu Zarządu ROD. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej może natomiast upoważnić innego członka do obecności na konkretnym posiedzeniu Zarządu ROD i Zarząd ROD jest zobowiązany uszanować taką reprezentację Komisji.

​

Uchwały Zarządu ROD

• Zgodnie z § 46  Statutu PZD Zarząd ROD podejmuje decyzje w formie uchwał, które powinny być sporządzone na piśmie jako oddzielne dokumenty. Niedopuszczalnym jest zapisywanie treści uchwały jedynie w ramach protokołu z posiedzenia Zarządu. Aby uchwała Zarządu ROD była ważna musi być sporządzona na piśmie. Organy PZD działają i podejmują decyzje kolegialnie, a więc dla podjęcia uchwały koniecznym jest poddanie jej projektu pod głosowanie przy obecności ponad 50 % składu liczbowego Zarządu, a sama uchwała musi być podjęta zwykłą większością głosów (za uchwałą musi być oddanych więcej głosów „za” niż „przeciw”, a głosów wstrzymujących się nie liczy się). 

​

Warunki, jakie musie spełniać uchwała:

- forma pisemna (jako oddzielny dokument),

- numer uchwały,

- nazwa organu podejmującego uchwałę,

- data podjęcia,

- sentencja uchwały, tzn. treść podjętej decyzji,

- podpisy: prezesa lub zastępującego go wiceprezesa oraz innego członka zarządu (przy czym podpisy te muszą być możliwe do identyfikacji, więc powinny być czytelne, ewentualnie zaopatrzone w imienne pieczątki),

- podstawa prawna podjęcia uchwały (tu należy wskazać przepisy, które wskazują na kompetencje Zarządu ROD do podjęcia takiej uchwały oraz przepisy dotyczące sprawy regulowanej lub rozstrzyganej przez uchwałę),

- uzasadnienie,

- pouczenie o prawie do odwołania się, jeżeli wynika to z przepisów statutu (np.: pozbawienie członkostwa w PZD, odwołanie z członka Zarządu ROD),

- pieczątka Zarządu ROD.

​

• Dla uchwał Zarządu ROD powinna zostać zaprowadzona ewidencja ze wskazaniem ich numerów, dat podjęcia i przedmiotu. Ewidencja taka powinna być prowadzona z podziałem na lata kalendarzowe.  

​

• Zarząd ROD ma obowiązek dokumentować swoją pracę. Dokumentacja ta powinna obejmować: zawiadomienie o posiedzeniu, listę obecności, protokół z posiedzenia, dokumenty merytoryczne – a więc uchwały, stanowiska, komunikaty.

​