SEJARAH ADMINISTRASI DAN MEMAHAMI SUDUT PANDANG ADMINISTRASI

Pertemuan 2- Administrasi Perkantoran

Sejarah Administrasi

Administrasi pada dasarnya lahir dari kebutuhan manusia untuk mengatur kehidupan bersama. Sejak manusia hidup berkelompok, mereka memerlukan aturan, pembagian kerja, dan koordinasi. Sejarah administrasi memperlihatkan evolusi besar dari pengelolaan manual menuju digital governance, sedangkan administrasi perkantoran lebih menyoroti perubahan teknologi dan sistem kerja di dalam kantor untuk mendukung organisasi.

Masa Kuno

• Mesir Kuno (±3000 SM): Sudah ada kegiatan administrasi berupa pencatatan pajak, pengelolaan hasil pertanian, dan penyimpanan arsip di papirus.
• Romawi Kuno: Administrasi berkembang dalam bentuk hukum tertulis, pengelolaan militer, sistem pemerintahan, dan infrastruktur (jalan, aquaduct).
• China dan India: Sistem administrasi kerajaan yang ketat dengan ujian pegawai negeri (China) dan sistem hierarki kasta (India).
• Ciri utama: Administrasi masih sederhana, berupa catatan, hukum, dan pengaturan sumber daya.

​

Masa Abad Pertengahan (500–1500 M)

• Administrasi berkembang melalui gereja, kerajaan, dan feodalisme.
• Arsip dan dokumen penting dikelola oleh pihak gereja dan kerajaan.
• Administrasi digunakan untuk mengatur pajak, tanah, dan kekuasaan bangsawan.
• Ciri utama: Administrasi sebagai alat kekuasaan, sangat terikat dengan politik dan agama.

​

Masa Revolusi Industri (Abad 18–19)�

• Revolusi industri melahirkan perusahaan besar yang butuh sistem pengelolaan efisien.
• Frederick W. Taylor: Scientific Management → efisiensi kerja dan pembagian tugas.
• Henri Fayol: 14 prinsip manajemen → dasar administrasi modern (planning, organizing, actuating, controlling).
• Max Weber: teori birokrasi → sistem administrasi rasional, hierarkis, dan berbasis aturan.
• Ciri utama: Administrasi semakin ilmiah, sistematis, dan berorientasi pada efisiensi kerja.

​

Masa Modern (Abad 20)

• Muncul pendekatan Human Relations (Elton Mayo) → administrasi harus memperhatikan aspek manusia, bukan hanya efisiensi.
• Teori Sistem: administrasi dipandang sebagai suatu kesatuan yang saling berkaitan (input–process–output).
• Administrasi tidak hanya di pemerintahan atau perusahaan, tapi juga di bidang pendidikan, kesehatan, dan organisasi masyarakat.
• Ciri utama: Administrasi menjadi disiplin ilmu tersendiri dengan banyak teori dan cabang.

​

Era Digital (Abad 21)

• Administrasi berkembang menjadi E-Government, E-Administration, dan Digital Governance.
• Pemanfaatan big data, cloud computing, dan AI dalam sistem administrasi.
• Fokus pada transparansi, efisiensi, dan pelayanan publik berbasis teknologi.
• Ciri utama: Administrasi masuk ke ranah digital, paperless, dan berbasis sistem informasi.

​

Sudut Pandang Administrasi

• Sudut Pandang Administrasi
• Administrasi bisa dipahami dari berbagai sisi, tergantung pada fokus, konteks, dan tujuan penggunaannya. Setidaknya ada beberapa sudut pandang utama:
• Kata administration berasal dari bahasa Latin:ad = kepadaministrare = melayani/mengurusSecara sederhana, administrasi berarti pelayanan, pengurusan, atau penyelenggaraan suatu kegiatan.Dalam bahasa Indonesia, administrasi sering diartikan sebagai segala kegiatan pencatatan, pengelolaan, dan penyusunan data/dokumen untuk mendukung suatu pekerjaan.
• 👉 Intinya: administrasi = “melayani/mengurus sesuatu demi tujuan tertentu.”

Sudut Pandang Luas (Ilmiah)

• Administrasi dipandang sebagai ilmu dan seni dalam mengatur kerja sama.
• Menurut The Liang Gie, administrasi adalah “segenap proses penyelenggaraan kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.”
• Jadi, administrasi bukan hanya urusan surat atau arsip, tetapi juga manajemen organisasi, perencanaan, koordinasi, hingga pengawasan.
• 👉 Contoh: Administrasi negara, administrasi pendidikan, administrasi bisnis.

​

Sudut Pandang Sempit (Tata Usaha)

• Administrasi sering dipahami hanya sebagai kegiatan teknis kantor:
• Menulis surat
• Mengarsipkan dokumen
• Membuat laporan
• Menyimpan data keuangan atau catatan kegiatan
• Pandangan ini banyak dipakai di sekolah atau kantor kecil, di mana administrasi identik dengan pekerjaan clerical (tata usaha).
• 👉 Contoh: Seorang staf TU (tata usaha) yang tugasnya mengurus surat masuk dan keluar.

​

Sudut Pandang Proses

• Administrasi dipandang sebagai serangkaian proses manajerial yang sistematis, meliputi:
• Planning (Perencanaan)
• Organizing (Pengorganisasian)
• Actuating (Penggerakan/pengarahan)
• Controlling (Pengawasan)
• Dalam sudut pandang ini, administrasi = siklus kegiatan yang berulang untuk mencapai tujuan organisasi.
• 👉 Contoh: Administrasi proyek pembangunan sekolah → mulai dari perencanaan anggaran, pembentukan tim kerja, pelaksanaan pembangunan, hingga pengawasan.

​

Sudut Pandang Sosial

• Administrasi dipahami sebagai proses kerja sama antar manusia.
• Penekanan ada pada hubungan sosial, komunikasi, dan koordinasi.
• Administrasi dipandang bukan sekadar mekanisme kerja, tetapi juga melibatkan dinamika manusia: motivasi, kepemimpinan, dan budaya organisasi.
• 👉 Contoh: Administrasi kelas di sekolah, di mana guru dan siswa berkoordinasi untuk mengelola pembelajaran.

​

Sudut Pandang Praktis (Operasional)�

• Administrasi dilihat dari aktivitas sehari-hari yang langsung bisa diamati, seperti:
• Menyusun jadwal rapat
• Mengarsipkan data siswa
• Membuat notulensi
• Menyiapkan dokumen untuk akreditasi
• Pandangan ini menekankan bahwa administrasi = alat bantu operasional agar organisasi berjalan lancar.

Sudut Pandang Modern (Digital/Global)

• Administrasi kini dipandang dalam konteks teknologi dan globalisasi.
• Konsepnya bukan hanya manual, tapi juga berbasis sistem informasi dan data digital.
• Fokus pada efisiensi, transparansi, akuntabilitas, dan pelayanan berbasis teknologi.
• 👉 Contoh:
• E-Administrasi (administrasi elektronik) di pemerintahan → e-KTP, e-budgeting.
• Digital office → arsip online, cloud storage, manajemen data dengan aplikasi.

​