1 of 47

Впорядкування, пошук і фільтрування даних

За навчальною програмою 2018 року

Урок 23

10

2 of 47

Запитання

Розділ 3 § 3.4

Що таке сортування даних? Як здійснюється сортування даних у табличному процесорі?

Як здійснюється пошук даних у текстовому процесорі?

Як здійснюється фільтрування даних у табличному процесорі?

10

3 of 47

Сортування даних

Розділ 3 § 3.4

Як і в таблицях:

Текстового процесора

Табличного процесора

Дані в таблицях баз даних можна сортувати.

10

4 of 47

Сортування даних

Розділ 3 § 3.4

За замовчуванням дані в таблиці Access сортуються за зростанням значень по ключовому полю.

Для змінення сортування слід виконати таку послідовність дій:

Відкрити таблицю бази даних, дані в якій потрібно відсортувати.

Установити курсор у межах поля, за даними якого буде виконано сортування записів.

10

5 of 47

Сортування даних

Розділ 3 § 3.4

(Продовження…) Для змінення сортування слід виконати таку послідовність дій:

Виконати Основне ⇒ Сортування і фільтр ⇒ За зростанням (За спаданням).

1

2

10

6 of 47

Сортування даних

Розділ 3 § 3.4

Фрагмент таблиці Країни світу, який відсортовано за спаданням заданими поля Площа, наведено на малюнку.

10

7 of 47

Сортування даних

Розділ 3 § 3.4

Біля імені поля, за даними якого здійснено сортування, з'являється стрілочка, яка вказує на вид сортування:

за зростанням

за спаданням

10

8 of 47

Сортування даних

Розділ 3 § 3.4

Для того щоб відмінити сортування, потрібно вибрати кнопку Видалити сортування групи Сортування і фільтр вкладки Основне.

10

9 of 47

Сортування даних

Розділ 3 § 3.4

Для сортування за даними кількох полів з однаковими значеннями параметрів сортування слід виділити ці поля (виділити можна лише сусідні поля) і виконати:

Основне

Сортування і фільтр

За зростанням

(За спаданням)

10

10 of 47

Сортування даних

Розділ 3 § 3.4

Під час сортування за даними кількох полів спочатку сортування відбувається за даними полів, розміщених ліворуч. Фрагмент таблиці Країни світу, який відсортовано за спаданням за даними полів Частина світу та Площа, наведено на малюнку.

Площа у відповідному полі вказана в тисячах квадратних кілометрів, а кількість населення — у тисячах осіб.

10

11 of 47

Сортування даних

Розділ 3 § 3.4

Можна виконати сортування за даними кількох полів, довільно розміщених у таблиці, послідовно виконавши сортування для кожного з них.

При цьому можна використати різні значення параметрів сортування.

10

12 of 47

Пошук даних

Розділ 3 § 3.4

Як було зазначено раніше, бази даних призначено для забезпечення швидкого доступу до необхідних даних. Досить часто користувачі здійснюють пошук потрібних даних у базах даних:

залізниці

бібліотеки

пошукового сервера Інтернету та ін.

10

13 of 47

Пошук даних

Розділ 3 § 3.4

У СУБД Access пошук у базі даних здійснюється подібно до пошуку в Excel. Для пошуку потрібних даних слід:

Відкрити файл бази даних, у якій потрібно здійснити пошук.

Відкрити таблицю, у якій здійснюватиметься пошук.

Виконати Основне ⇒ Пошук ⇒ Знайти.

10

14 of 47

Пошук даних

Розділ 3 § 3.4

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

Вибрати у списку Шукати в область пошуку: у поточному полі або в поточному документі (таблиці).

У вікні Пошук і заміна на вкладці Знайти в полі Знайти ввести зразок даних, за яким буде здійснено пошук.

10

15 of 47

Пошук даних

Розділ 3 § 3.4

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

Установити у списку Зіставити одне із значень: Усе поле, Будь-яка частина поля, Початок поля.

10

16 of 47

Пошук даних

Розділ 3 § 3.4

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

Установити у списку Шукати один з напрямів пошуку: Усюди, Угору, Вниз.

10

17 of 47

Пошук даних

Розділ 3 § 3.4

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

Установити за потреби відповідні позначки прапорців для пошуку з урахуванням регістру (великі чи малі літери) та пошуку з використанням шаблонів уведення (З урахуванням формату полів).

Вибрати кнопку Знайти далі.

10

18 of 47

Пошук даних

Розділ 3 § 3.4

Для переходу до наступних записів, значення яких відповідають пошуковому запиту та параметрам пошуку, слід послідовно натискати кнопку Знайти далі.

10

19 of 47

Пошук даних

Розділ 3 § 3.4

Слід зауважити, якщо у списку Зіставити вибрати значення:

Усе поле

Будь-яка частина поля

Початок поля

то під час пошуку зразок буде порівнюватися із вмістом усього поля

порівнюватися зі зразком буде будь-яка частина вмісту поля

порівняння буде здійснено по початкових символах поля

10

20 of 47

Пошук даних

Розділ 3 § 3.4

Значення у списку Шукати установлюють напрям пошуку від поточного запису:

Угору

Униз

Усюди

до першого запису

до останнього запису

по всій таблиці (формі).

10

21 of 47

Пошук даних

Розділ 3 § 3.4

Заміна даних у полях бази даних виконується з використанням елементів керування вкладки Замінити вікна Пошук і заміна.

10

22 of 47

Пошук даних

Розділ 3 § 3.4

Крім описаних параметрів для пошуку, під час заміни в поле Замінити на вводяться дані, які повинні замінити знайдені. Заміну можна здійснювати:

по кроках

одразу всіх знайдених даних

Кнопки

Знайти далі і Замінити

Кнопка

Замінити все

10

23 of 47

Для тих, хто хоче знати більше

Розділ 3 § 3.4

Часто малодосвідчені користувачі баз даних під час уведення значень у базу даних вводять зайві символи.

Наприклад, зайві пропуски перед або після даних, які вводяться. Візуально встановити наявність зайвих пропусків важко, а їх наявність у полях не дасть змогу правильно відсортувати дані або знайти потрібні.

10

24 of 47

Для тих, хто хоче знати більше

Розділ 3 § 3.4

Тому бажано періодично здійснювати пошук і видалення зайвих пропусків. Для цього в поле Знайти вводиться пропуск, а в поле Замінити на не вводиться жодного символа.

Пропуск

10

25 of 47

Для тих, хто хоче знати більше

Розділ 3 § 3.4

Для заміни зайвих пропусків на початку вмісту поля слід вибрати у списку Зіставити значення Початок поля. Для заміни зайвих пропусків у середині або в кінці фрагмента тексту пошук і заміну доведеться виконати по черзі для кожного знайденого символа.

Усередині фрагмента тексту доволі часто необхідно замінювати два пропуски на один.

10

26 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Для відбору записів, дані в яких відповідають певним умовам, використовують фільтри подібно до використання фільтрів у табличному процесорі. Для фільтрування даних використовують елементи керування групи Сортування й фільтр вкладки Основне.

1

2

10

27 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Наприклад, для знаходження записів про країни, у яких державний устрій монархія або конституційна монархія, слід виконати таку послідовність дій:

Зробити поточним поле, за даними якого буде здійснено фільтрування, наприклад Державний устрій.

Вибрати кнопку Фільтр групи елементів керування Сортування й фільтр вкладки Основне або кнопку справа від імені поля.

10

28 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

(Продовження…) Фільтрування даних:

Установити (зняти зайві) у списку позначки прапорців біля одного або кількох значень, які відповідають умові фільтрування, наприклад Монархія і Конституційна монархія.

Вибрати кнопку ОК.

10

29 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Фрагмент таблиці, яка утворилася в результаті застосування зазначеного фільтра, подано на малюнку.

10

30 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Якщо потрібно в довгому списку вибрати одне або кілька значень, то простіше спочатку зняти позначку прапорця Виділити все (при цьому буде знято позначки всіх прапорців), а потім установити позначки прапорців біля потрібних значень.

10

31 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Можна здійснювати фільтрування за кількома полями. Наприклад, для визначення країн Африки, у яких державний устрій монархія або конституційна монархія, слід після проведення фільтрування за полем Державний устрій ще провести фільтрування за полем Частина світу зі значенням параметра фільтрування Африка.

10

32 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Кількість записів, що відповідають умовам фільтрування, можна визначити за лічильником у нижній лівій частині вікна програми — там указано номер поточного запису і загальну кількість відфільтрованих записів.

10

33 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Для відміни фільтрування потрібно вибрати підсвічену іншим кольором кнопку Застосувати фільтр.

Для повторного застосування вже визначених значень параметрів фільтрування слід знову вибрати кнопку:

10

34 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Під час проведення фільтрування є можливість задати більш складні умови фільтрування. Так, у списку фільтрування будь-якого текстового поля під час наведення вказівника на напис Текстові фільтри відкривається список умов фільтрування.

10

35 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Вибір будь-якого елемента цього списку відкриває додаткове вікно з полем для введення фрагмента тексту, що стане складовою відповідної умови:

Дорівнює

Не містить

Закінчується тощо

10

36 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Якщо поле містить:

числові дані, то список умов буде іншим:

дані дата й час, то список умов буде:

Дорівнює

Не дорівнює

Більше

Менше

Між

Дорівнює

Не дорівнює

Перед

Після

Між

10

37 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Для застосування фільтра відповідно до виділеного фрагмента даних слід виконати таку послідовність дій:

Виділити фрагмент даних в одному з полів, за яким буде здійснено фільтрування, наприклад у полі Вартість значення 16.

Відкрити список кнопки Виділення групи елементів керування Сортування й фільтр вкладки Основне.

10

38 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

(Продовження…) Застосування фільтра:

Вибрати у списку одну з умов застосування виділеного фрагмента для фільтрування даних, наприклад Менше або дорівнює 16.

10

39 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Для відмови від використання фільтра в певному полі слід вибрати кнопку справа від імені поля та у списку фільтрування вибрати кнопку Видалення фільтра.

10

40 of 47

Фільтрування даних

Розділ 3 § 3.4

Для видалення всіх фільтрів потрібно виконати Основне ⇒ Сортування й фільтр ⇒ Додатково ⇒ Очистити всі фільтри.

1

2

3

10

41 of 47

Розгадайте ребус

Розділ 3 § 3.4

Фільтр

10

42 of 47

Дайте відповіді на запитання

Розділ 3 § 3.4

Що таке сортування? Як виконати сортування за даними одного з полів?

Як відмінити сортування?

Яка послідовність операцій під час сортування за кількома полями?

Порівняйте сортування в таблицях Word, Excel та Access. Що спільного і чим відрізняються ці операції в указаних прикладних програмах Microsoft Office?

10

43 of 47

Дайте відповіді на запитання

Розділ 3 § 3.4

Яка послідовність операцій під час здійснення пошуку, наприклад слова інформатика, що міститься на початку поля; у будь-якій частині вмісту поля?

Чи можна здійснити пошук тільки в межах одного поля, одного запису, однієї таблиці, усіх таблиць бази даних?

Як здійснити заміну фрагмента тексту метр на кілометр, враховуючи, що цей фрагмент може трапитися в різних частинах вмісту полів? Як провести цю заміну максимально швидко?

10

44 of 47

Дайте відповіді на запитання

Розділ 3 § 3.4

Для чого використовуються фільтрування даних у таблиці бази даних?

Яка послідовність операцій під час здійснення фільтрування за значенням одного з полів таблиці?

Як визначити кількість записів, що задовольняють умови фільтрування?

10

45 of 47

Домашнє завдання

Проаналізувати

§ 3.4, ст. 95-101

Розділ 3 § 3.4

10

46 of 47

Працюємо за комп’ютером

Розділ 3 § 3.4

Сторінка

99-100

10

47 of 47

Дякую за увагу!

За навчальною програмою 2018 року

Урок 23

10