(Pergub NTT No. 62 Tahun 2023 jo Pergub NTT No 12 2025)

OLEH

TIM WIDYAISWARA

BPSDMD NTT

Tata Naskah Dinas Pemprov NTT

Latar Belakang Pergub NTT No. 62 Tahun 2023

Dasar Hukum

• UU No. 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah

• Permendagri No. 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas

• Kebutuhan akan pembaruan regulasi tata naskah dinas di NTT

Tujuan Utama

• Menciptakan keseragaman dalam administrasi pemerintahan

• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas komunikasi resmi

• Memperkuat tata kelola pemerintahan yang baik di NTT

Pergub NTT No. 62 Tahun 2023 disusun untuk menjawab tantangan dan kebutuhan spesifik administrasi pemerintahan di wilayah kepulauan NTT dengan karakteristik geografis yang unik dan beragam.

Ruang Lingkup Tata Naskah Dinas

1

Jenis Naskah Dinas

Mencakup semua jenis dokumen resmi yang digunakan dalam komunikasi pemerintahan, termasuk surat-menyurat, keputusan, instruksi, dan berbagai bentuk dokumentasi resmi lainnya.

2

Lingkup Organisasi

Berlaku untuk seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi NTT, termasuk sekretariat daerah, dinas, badan, dan unit kerja lainnya.

3

Keterkaitan Regulasi

Pergub ini bersinergi dengan peraturan perundang-undangan lain seperti UU Kearsipan, Permendagri tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, dan regulasi lain terkait administrasi pemerintahan.

Ruang lingkup yang komprehensif ini memastikan bahwa seluruh aspek komunikasi resmi dalam pemerintahan NTT memiliki standar yang jelas dan seragam, sehingga memudahkan koordinasi antar instansi dan meningkatkan kualitas layanan publik.

Prinsip-Prinsip Tata Naskah Dinas

Keterpaduan

Naskah dinas harus memiliki kesesuaian dan keterkaitan antara satu dengan lainnya, membentuk sistem yang terintegrasi dalam penyelenggaraan pemerintahan.

Keseragaman

Format, bentuk, dan penggunaan bahasa dalam naskah dinas harus mengikuti standar yang sama untuk memudahkan pemahaman dan pengenalan.

Keterbacaan

Informasi yang disampaikan dalam naskah dinas harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami oleh semua pihak yang berkepentingan.

Transparansi

Prosedur pembuatan dan pengelolaan naskah dinas harus transparan dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Prinsip-prinsip ini menjadi dasar dalam penerapan tata naskah dinas untuk menciptakan sistem administrasi pemerintahan yang efektif, efisien, dan memenuhi prinsip tata kelola pemerintahan yang baik.

Jenis-Jenis Naskah Dinas

Naskah Dinas Arahan

• Peraturan Gubernur

• Instruksi Gubernur

• Surat Edaran

• Surat Perintah

Naskah Dinas Korespondensi

• Surat Dinas

• Nota Dinas

• Memo

• Disposisi

Naskah Dinas Khusus

• Surat Perjanjian

• Surat Kuasa

• Berita Acara

• Surat Keterangan

Pergub NTT No. 62 Tahun 2023 mengatur secara rinci format, penggunaan, dan pengelolaan masing-masing jenis naskah dinas tersebut untuk memastikan keseragaman dan keterpaduan dalam administrasi pemerintahan.

Struktur Umum Naskah Dinas

Bagian Pembuka

• Kop surat dengan lambang daerah NTT

• Nomor, klasifikasi, dan kode naskah

• Tanggal, bulan, tahun pembuatan

• Lampiran (jika ada)

• Hal atau perihal naskah

• Alamat tujuan naskah

Bagian Isi

• Pendahuluan atau latar belakang

• Isi pokok pesan atau informasi

• Kesimpulan atau penutup

• Paragraf yang efektif dan ringkas

• Penggunaan bahasa formal dan baku

Bagian Penutup

• Nama jabatan penandatangan

• Tanda tangan pejabat

• Nama lengkap pejabat

• Pangkat dan NIP (untuk PNS)

• Stempel atau cap jabatan/dinas

• Tembusan (jika diperlukan)

Format Penulisan Naskah Dinas

Tata Letak dan Margin

• Margin atas: 2-2,5 cm dari tepi kertas

• Margin kiri: 3 cm dari tepi kertas

• Margin kanan: 2 cm dari tepi kertas

• Margin bawah: 2 cm dari tepi kertas

• Jenis kertas: A4 (210 x 297 mm)

• Jenis huruf: Times New Roman atau Arial

• Ukuran huruf: 12 pt untuk isi, 14 pt untuk judul

Penggunaan Bahasa

• Bahasa Indonesia yang baik dan benar

• Penulisan sesuai EYD terbaru

• Kalimat efektif dan tidak bertele-tele

• Hindari penggunaan kata asing jika ada padanannya

• Penggunaan singkatan harus dijelaskan

• Istilah teknis harus konsisten

Penomoran dan Pengarsipan

• Sistem penomoran sesuai klasifikasi arsip

• Format: Nomor/Kode Unit/Kode Hal/Tahun

• Contoh: 420/BKPSDM.1.2/KP/2023

• Pencatatan nomor surat dalam buku agenda

• Penyimpanan salinan elektronik dan fisik

• Pengarsipan sesuai kode klasifikasi

Prosedur Pembuatan Naskah Dinas

Penyusunan Konsep (draf)

Staf atau pejabat yang ditugaskan menyusun konsep naskah dinas sesuai kebutuhan dan format yang ditentukan dalam Pergub.

Verifikasi dan Koreksi

Konsep naskah dinas diperiksa oleh atasan langsung untuk memastikan kebenaran isi, format, dan penggunaan bahasa yang tepat.

Persetujuan dan Penomoran

Setelah disetujui, naskah dinas diberikan nomor sesuai klasifikasi dan dicatat dalam buku agenda surat keluar atau register khusus.

Penandatanganan

Naskah dinas ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan jenis dan tingkat urgensi dokumen tersebut.

Pengiriman dan Pendistribusian

Naskah dinas dikirim kepada pihak yang dituju dan salinannya didistribusikan kepada pihak terkait sesuai daftar tembusan.

Prosedur ini wajib diikuti untuk memastikan bahwa setiap naskah dinas telah melalui proses yang benar dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam Pergub NTT No. 62 Tahun 2023.

Penggunaan Bahasa dalam Naskah Dinas

Prinsip Bahasa Formal

• Gunakan ragam bahasa resmi dan baku

• Hindari kata-kata tidak baku atau bahasa gaul

• Perhatikan tata bahasa dan ejaan yang benar

• Hindari penggunaan kata ganti orang pertama "saya"

• Gunakan "kami" atau nama jabatan sebagai pengganti

Contoh Kalimat Efektif

Kurang Tepat: "Dengan ini saya ingin memberitahukan bahwa saya akan mengadakan rapat besok pagi jam 9."

Bahasa dalam naskah dinas harus jelas, lugas, dan tidak menimbulkan tafsiran ganda. Hindari penggunaan istilah teknis yang berlebihan tanpa penjelasan.

Lebih Tepat: "Dengan ini diberitahukan bahwa akan dilaksanakan rapat pada hari Senin, 15 Januari 2024, pukul 09.00 WITA di Ruang Rapat Lantai II."

Pengelolaan Arsip Naskah Dinas

Pencatatan

Setiap naskah dinas yang masuk dan keluar harus dicatat dalam agenda surat atau sistem informasi kearsipan dengan kode klasifikasi yang tepat.

Klasifikasi

Dokumen dikelompokkan berdasarkan subjek, fungsi, atau kegiatan sesuai dengan kode klasifikasi yang ditetapkan dalam sistem kearsipan Pemprov NTT.

Penyimpanan

Arsip disimpan dalam sarana yang sesuai (fisik dan/atau digital) dengan memperhatikan faktor keamanan, kemudahan akses, dan pelestarian dokumen.

Penyusutan

Arsip yang telah melewati masa retensi akan dinilai kembali untuk ditentukan apakah akan dimusnahkan, dipermanenkan, atau diserahkan ke Arsip Daerah.

Pengelolaan arsip yang baik akan memudahkan penemuan kembali dokumen saat dibutuhkan, mendukung transparansi administrasi, dan menjaga keamanan informasi penting pemerintah.

Peran Teknologi dalam Tata Naskah Dinas

Aplikasi E-Office NTT

• Pengelolaan naskah dinas elektronik

• Tracking dan monitoring dokumen

• Disposisi elektronik lintas OPD

• Integrasi dengan sistem pemerintahan lain

• Statistik dan pelaporan dokumen

Keamanan Data

• Enkripsi dokumen rahasia

• Manajemen hak akses bertingkat

• Audit trail untuk setiap aktivitas

• Backup dan disaster recovery

Digitalisasi dan E-Signature

• Penggunaan tanda tangan elektronik yang sah

• Konversi dokumen fisik ke digital

• QR code untuk verifikasi keaslian

• Sertifikat elektronik untuk pejabat

• Paperless office untuk efisiensi

Implementasi teknologi informasi dalam tata naskah dinas di Provinsi NTT telah meningkatkan efisiensi, mengurangi penggunaan kertas, dan mempercepat proses administrasi pemerintahan.

Contoh Surat Dinas Resmi Sesuai Pergub NTT No. 62/2023

1

Kop Surat

Menggunakan lambang daerah NTT, nama Pemerintah Provinsi NTT, nama OPD, alamat lengkap, kode pos, telepon, fax, email, dan website resmi.

2

Nomor dan Hal

Format: [Nomor]/[Kode OPD].[Kode Bidang]/[Kode Perihal]/[Tahun]. Contoh: 800/BKPSDM.2/KP/2023 dengan perihal "Undangan Rapat Koordinasi".

3

Isi Surat

Berisi pembuka, isi pokok, dan penutup yang disusun secara ringkas, jelas, dan menggunakan bahasa resmi dengan kalimat efektif.

4

Tanda Tangan

Mencantumkan nama jabatan penandatangan, tanda tangan asli, nama lengkap, pangkat, dan NIP dibubuhi stempel jabatan/dinas.

Nota Dinas dan Memo

Nota Dinas

• Surat internal dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya

• Format resmi dengan kop instansi

• Berisi instruksi atau informasi penting

• Bersifat formal dan dapat diarsipkan

Penggunaan Nota Dinas

Digunakan untuk komunikasi resmi antar pejabat dalam lingkungan internal satu instansi, seperti instruksi kerja, permintaan data, atau penyampaian kebijakan.

Memo

• Bentuk komunikasi ringkas dan tidak formal

• Tanpa format khusus atau kop surat resmi

• Berisi pesan singkat atau pengingat

• Biasanya untuk hal yang bersifat segera

Penggunaan Memo

Digunakan untuk komunikasi singkat dan cepat, seperti pengingat rapat, pemberitahuan sederhana, atau instruksi yang tidak memerlukan dokumentasi formal.

Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

1

Penerimaan

Surat masuk diterima oleh bagian Tata Usaha atau petugas yang ditunjuk, diperiksa kelengkapannya, dan diberi stempel tanggal terima.

2

Pencatatan

Surat dicatat dalam buku agenda atau sistem informasi, diberi nomor agenda, dan dilampiri lembar disposisi untuk surat masuk.

3

Pengarahan/Disposisi

Surat masuk disampaikan kepada pimpinan untuk mendapatkan disposisi atau arahan tindak lanjut kepada unit kerja terkait.

4

Pendistribusian

Surat dengan disposisi didistribusikan kepada unit kerja yang ditunjuk untuk ditindaklanjuti sesuai arahan pimpinan.

5

Penyelesaian/Tindak Lanjut

Unit kerja yang ditunjuk memproses surat sesuai disposisi, termasuk menyiapkan surat balasan jika diperlukan.

6

Pengarsipan

Surat masuk dan keluar beserta tindak lanjutnya diarsipkan sesuai dengan sistem kearsipan yang berlaku di Pemprov NTT.

Pengendalian surat yang baik memastikan bahwa tidak ada surat yang hilang atau tidak ditindaklanjuti, serta memudahkan penelusuran informasi saat dibutuhkan.

Tata Cara Penyusunan Berita Acara dan Risalah Rapat

Berita Acara

Dokumen resmi yang merekam suatu peristiwa atau kegiatan penting seperti serah terima jabatan, pemusnahan arsip, atau penerimaan barang.

Unsur Penting Berita Acara:

• Judul yang jelas menyatakan jenis kegiatan

• Nomor dan tanggal pembuatan

• Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan

• Identitas pihak-pihak yang terlibat

• Uraian lengkap kegiatan yang dilaksanakan

• Tanda tangan para pihak dan saksi (jika ada)

Risalah Rapat

Catatan resmi dan lengkap mengenai jalannya rapat, termasuk pembahasan, keputusan, dan tindak lanjut yang disepakati.

Format Risalah Rapat yang Efektif:

• Informasi umum rapat (waktu, tempat, peserta)

• Agenda atau materi yang dibahas

• Rangkuman diskusi untuk setiap agenda

• Keputusan atau kesimpulan yang diambil

• Rencana tindak lanjut dan penanggung jawab

• Tanda tangan pimpinan rapat dan notulis

Pengawasan dan Evaluasi Tata Naskah Dinas

Monitoring

Pemantauan berkala terhadap penerapan tata naskah dinas di seluruh OPD, termasuk kepatuhan terhadap format dan prosedur yang ditetapkan.

Evaluasi

Penilaian terhadap kualitas naskah dinas, efektivitas sistem, dan identifikasi masalah yang timbul dalam implementasi Pergub.

Perbaikan

Upaya penyempurnaan tata naskah dinas berdasarkan hasil evaluasi, termasuk revisi pedoman jika diperlukan.

Pelatihan

Pendidikan dan pelatihan bagi pegawai untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan dalam pengelolaan naskah dinas.

Sistem pengawasan internal yang efektif akan memastikan implementasi Pergub NTT No. 62 Tahun 2023 berjalan dengan baik. Evaluasi berkala memungkinkan perbaikan berkelanjutan dalam pengelolaan naskah dinas di seluruh jajaran Pemerintah Provinsi NTT.

Peran Pejabat dan Staf dalam Tata Naskah Dinas

Peran Pimpinan OPD

• Menetapkan kebijakan internal terkait tata naskah dinas

• Memberikan arahan dan disposisi pada surat masuk

• Menandatangani naskah dinas sesuai kewenangan

• Melakukan pengawasan terhadap implementasi tata naskah dinas

• Mengevaluasi efektivitas sistem administrasi

Peran Sekretaris/TU

• Mengelola arus surat masuk dan keluar

• Memastikan format naskah dinas sesuai ketentuan

• Mengkoordinasikan penomoran dan pengarsipan

• Melakukan verifikasi naskah dinas sebelum ditandatangani

• Menjaga kerahasiaan dokumen sesuai klasifikasi

Peran Staf Pelaksana

• Menyusun konsep naskah dinas sesuai arahan

• Memproses tindak lanjut surat sesuai disposisi

• Mengarsipkan salinan naskah dinas

• Menyiapkan bahan-bahan pendukung

• Mengikuti pelatihan tata naskah dinas

Kendala dan Solusi dalam Pelaksanaan Tata Naskah Dinas

Kendala Teknis

Hambatan: Keterbatasan infrastruktur teknologi di beberapa wilayah terpencil NTT, termasuk koneksi internet yang tidak stabil dan perangkat yang terbatas.

Solusi: Pengembangan sistem yang dapat bekerja secara offline dan sinkronisasi otomatis saat koneksi tersedia, serta alokasi anggaran untuk peningkatan infrastruktur TI.

Kendala SDM

Hambatan: Kurangnya pemahaman dan keterampilan pegawai dalam menerapkan tata naskah dinas sesuai Pergub, terutama di daerah terpencil.

Solusi: Program pelatihan berkelanjutan, pendampingan teknis, dan penyediaan panduan praktis yang mudah dipahami dalam format cetak dan digital.

Kendala Koordinasi

Hambatan: Kesulitan koordinasi antar OPD yang tersebar di 22 kabupaten/kota di NTT dengan kondisi geografis yang menantang.

Solusi: Pemanfaatan teknologi komunikasi seperti video conference, grup koordinasi digital, dan sistem monitoring terpadu untuk memantau penerapan tata naskah dinas.

Sinergi dengan Regulasi Lain dan Standar Nasional

1

UUD 1945

Dasar hukum tertinggi

2

UU & PP Administrasi Pemerintahan

Landasan administrasi negara

3

Permendagri No. 54/2009

Pedoman tata naskah dinas nasional

4

Pergub NTT No. 62/2023

Implementasi di tingkat provinsi

5

Peraturan & SOP OPD

Penerapan teknis di setiap instansi

Pergub NTT No. 62 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas disusun dengan memperhatikan harmonisasi terhadap peraturan yang lebih tinggi, serta disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik Pemerintah Provinsi NTT. Harmonisasi ini penting untuk memastikan bahwa tidak ada pertentangan antara regulasi daerah dengan regulasi nasional, sekaligus mengakomodasi kekhususan daerah.

Kesimpulan dan Rekomendasi

Kesimpulan

• Pergub NTT No. 62 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas merupakan instrumen penting dalam mewujudkan administrasi pemerintahan yang efektif dan efisien

• Implementasi yang konsisten akan meningkatkan kualitas layanan publik dan tata kelola pemerintahan

• Standarisasi format dan prosedur memudahkan koordinasi antar instansi di lingkungan Pemprov NTT

• Pemanfaatan teknologi mempercepat proses administrasi dan mengurangi penggunaan kertas

Rekomendasi

• Peningkatan sosialisasi Pergub ke seluruh jajaran OPD hingga tingkat staf

• Pengembangan modul pelatihan yang komprehensif untuk semua level pegawai

• Evaluasi berkala terhadap implementasi tata naskah dinas

• Percepatan digitalisasi dan pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik

• Pembentukan tim khusus untuk monitoring dan pendampingan implementasi

Pertanyaan dan Diskusi

Silakan ajukan pertanyaan terkait materi yang telah disampaikan atau berbagi pengalaman dalam implementasi tata naskah dinas di unit kerja Anda.

Aspek Teknis

Format, prosedur, dan implementasi praktis tata naskah dinas sesuai Pergub NTT No. 62 Tahun 2023.

Aspek Regulasi

Harmonisasi dengan peraturan lain dan interpretasi ketentuan dalam Pergub.

Aspek Teknologi

Pemanfaatan aplikasi dan sistem elektronik dalam pengelolaan naskah dinas.

Terima Kasih

Semoga Bermanfaat

Untuk informasi lebih lanjut:

Biro Organisasi Setda Provinsi NTTJl. El Tari No. 52, Kupang - NTT

Telepon: (0380) 833111

Email: biro.organisasi@nttprov.go.id

Website: www.nttprov.go.id