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Scholars Portal Dataverse Institutional Contacts Meeting

November 25, 2021

Jonathan Dorey

Meghan Goodchild

Amber Leahey

Kaitlin Newson

Note : La version française commence à la diapo 19.

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Agenda

  • Housekeeping;
  • SP Dataverse Service updates
  • Dataverse Community updates
  • Discussion / Q&A

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SP Updates

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Ongoing and new projects

  • University of Alberta Dataverse migration completed!
    • 197 Dataverses, 685 datasets, 15,084 files
    • Special thank you to Victoria (SP)
  • Globus development
    • *New* funded project for Harvard Data Commons will involve a contractor to work with Globus team and SP to continue development and incorporate work-to-date into core code
  • Renaming SP Dataverse Working Group
  • Dataverse Non-Consortia Members Service Model Working Group

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Ongoing and new projects

  • Upgrade to DV version 5.8 or 5.9 planned for early 2022 (January or March)
    • New features of interest:
      • Licensing setup and publication workflow
      • New curation status labels
      • Anonymous review support (e.g., double-blind peer review)
      • File embargo
      • Bug fixes
      • New APIs, etc.

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Ongoing and new projects - Upgrade planning

Embargo workflow

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Ongoing and new projects - Upgrade planning

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Curation status labels

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SP Dataverse CTS Project

  • CTS Canada Cohort
    • Met for Pre-workshop chat on November 15 to discuss Digital Object Management & Technology (Preservation).
    • Next workshop is on December 1 with Guest Speaker Paul Wheatley (DPC)
  • SP DV CTS Cohort
  • SP is working through the creation and updating of various documentation:
    • Updated Terms of Use has been completed and translated. Will be included with next SP DV update.
    • New Technology Info Sheet ready for translation
    • New User Guide is translated and ready to share (more details later)

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Introducing the New User Guide

  • User Guide currently undergoing translation to French. General feedback will be sought in December from the community for both English and French version.
  • The new User Guide has …
  • ...more details.
  • ...specific examples with screenshots.
  • ...updated terminology: Dataverse collection.
  • The User Guide has also been separated from the Administrator Guide.
  • Includes any and all procedures a general end user will need.
  • Can be used by Administrators for those procedures.
  • The new User Guide does not include:
  • Instructions on how to use APIs.
  • Specific procedures used at participating institutions.

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Introducing the New User Guide - More Details

  • Specific sections for Finding & Exploring Data and Downloading & Citing Data that meet CTS Certification requirements.
  • One section that outlines the Criteria for Depositing Data, which includes reference to the updated Terms of Use.
  • Separate sections for Dataverse Collections, Datasets, and Files.
  • Expanded information about User Accounts and Permissions.

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Introducing the New User Guide - Examples

  • All major procedures are explained step-by-step with screenshots for major steps.
  • Examples associated with creating, editing, publishing, and deleting Dataverse Collections, Datasets, and Files are all from the Demo version of SP Dataverse.
  • All screenshots include a detailed description for accessibility.

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Introducing the New User Guide - Exclusions

  • The User Guide does not contain any Administrator-only procedures.
  • E.g., Admin Groups.
  • Outlines where the user’s institution may have a different procedure, but does not explain that institutional-specific procedure.
  • E.g., Creating a new Dataverse collection or dataset.
  • Includes reference to the IQSS Advanced Guide that outlines API procedures, but does not explain how to use the API.
  • Includes very high-level processes for the Data Explorer and the Data Curation tools.

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Introducing the New User Guide - Feedback

  • Please provide feedback using the Comments function within Google Docs to these versions only:
  • English version (link to be sent in December)
  • French version (link to be sent in December)
  • If you prefer, please provide feedback via email to: dataverse@scholarsportal.info
  • Feedback is welcomed until January 14th, at which time the guide will start to be updated with that feedback.
  • The web version of the guide will be developed in early 2022.

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Other Dataverse Community Updates

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New Publications from Alliance-RDM

Alliance-RDM has published two new, bilingual guides to help data stewards and managers using the Dataverse platform

  • Dataverse Metadata Best Practices Guide (v.3)
  • Dataverse Curation Guide (v.1)
    • Provides guidance on how to curate a dataset in Dataverse based on your organization’s capacity levels
    • English
    • French
    • Produced by the Dataverse Curation Expert Group (CEG)

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Dataverse Community updates

Alliance-RDM webinar series “Dataverse in Canada: Leveraging an open data repository for research data stewardship”

  • Wednesday, December 1, 12 pm Eastern/9 am Pacific�Data Curation and Metadata Best Practices for Dataverse: New guides to help curators, data managers, and stewards. (Curation de données et meilleures pratiques de métadonnées pour Dataverse : nouveaux guides pour aider la curation, la gestion et l’intendance)
    • Presented by Teresa Bascik (Université de Montréal), Mark Goodwin (UBC), Ève Paquette-Bigras (Université de Montréal), Michael Steeleworthy (Wilfrid Laurier). 60 minutes. Click to Register.

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Discussion and Q&A

  • Questions, comments, or things you would like to discuss with the community?
  • Get in touch: dataverse@scholarsportal.info
  • Next meeting: January 27, 2022 at 1PM Eastern (no meeting in December)
    • Preservation Plan
    • Upgrade details

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Réunion des répondants Dataverse institutionnels de Scholars Portal

25 novembre 2021

Jonathan Dorey

Meghan Goodchild

Amber Leahey

Kaitlin Newson

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Ordre du jour

  • Gestion de la rencontre :
  • Mises à jour SP du service Dataverse
  • Mises à jour Dataverse de la communauté
  • Discussion / Q+R

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Mises à jour SP

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Projets en cours et nouveaux projets

  • Migration du Dataverse de l’Université de l’Alberta terminée
    • 197 dataverses, 685 ensembles de données, 15 084 fichiers
    • Un merci spécial à Victoria (SP)
  • Développement Globus
    • Un *nouveau* projet financé du Harvard Data Commons fera appel à un sous-contractant qui travaillera avec l’équipe Globus et SP pour poursuivre le développement et incorporer le travail fait jusqu’à maintenant au code principal
  • GT Renommer le service Dataverse de Scholars Portal
  • GT Modèles de service pour les membres non consortiaux de Dataverse

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Projets en cours et nouveaux projets

  • Mise à niveau de DV v. 5.8 ou 5.9 planifiée pour le début 2022 (janvier ou mars)
    • Nouveautés d’intérêt
      • Configuration des licenses et flux de travail pour la publication
      • Nouvelles étiquettes d’état pour la curation
      • Soutien de la révision par les pairs anonyme (examen à double aveugle)
      • Embargo de fichiers
      • Corrections de bogues
      • Nouvelles API, etc.

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Projets en cours et nouveaux - plan de mise à niveau

Processus pour les embargos

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Projets en cours et nouveaux - plan de mise à niveau

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Étiquette d’état pour la curation

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Projet CTS SP Dataverse

  • Cohorte CTS Canada
    • Rencontre pré-atelier le 15 novembre pour discuter de la gestion des objets numériques et de la technologie (préservation).
    • Prochain atelier le 1er décembre avec un invité : Paul Wheatley (DPC)
  • Cohorte CTS SP DV
  • SP travaille à créer et à mettre à jour divers documents :
    • Mise à jour des conditions d’utilisations terminée et traduite. Sera comprise dans la prochaine mise à jour de DV SP.
    • Nouvelle fiche d’information techno prêt pour traduction.
    • Guide d’utilisation mis à jour traduit et prêt à partager (prochaine diapo)

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Voici le nouveau guide d’utilisation

  • Le guide d’utilisation est en cours de traduction. Nous solliciterons la communauté pour rétroaction pour les versions en anglais et en français en décembre.
  • Le nouveau guide comporte…
  • ...plus de détails.
  • ...des exemples précis avec captures d’écran.
  • ...une terminologie mise à jour : collection Dataverse.
  • Le guide d’utilisation a été séparé du guide d’administration.
  • Comprend toutes les procédures qu’utilisera l’usager.
  • S’adresse aussi aux administrateurs qui utiliseront ces procédures.
  • Le nouveau guide d’utilisation n’inclut pas :
  • Les directives d’utilisation des API.
  • Les procédures propres aux établissements.

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Voici le nouveau guide d’utilisation - détails

  • Sections pour Trouver et explorer les données et Télécharger et citer des données qui répondent aux exigences de certification CTS.
  • Une section qui détaille les Critères pour le dépôt des données, avec référence aux conditions d’utilisation mises à jour.
  • Sections séparées pour les collections dataverse, les ensembles de données et les fichiers.
  • Plus d’information sur les comptes d’utilisation et les autorisations.

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Voici le nouveau guide d’utilisation - exemples

  • Toutes les procédures de base sont expliquées en détail avec captures d’écran le cas échéant.
  • Les exemples pour la création, la modification, la publication et la suppression des collections dataverse, des ensembles de données et des fichiers proviennent de la version démo de Dataverse.
  • Toutes les captures d’écran sont décrites aux fins d’accessibilité.

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Voici le nouveau guide d’utilisation - exclusions

  • Le guide d’utilisation ne comprend pas les procédures propres aux administrateurs.
  • P. ex. les groupes d’administration.
  • Indique où les établissements peuvent avoir des procédures différentes, mais sans les expliquer.
  • P. ex. créer une nouvelle collection dataverse ou un ensemble de données.
  • Fait référence au guide avancé de l’IQSS qui détaillée les procédures pour les API, mais n’explique pas comment utiliser les API.
  • Explique en termes généraux l’Explorateur de données et l’Outil de curation de données, mais sans aller dans le détail.

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Voici le nouveau guide d’utilisation - commentaires

  • Pour transmettre vos commentaires, nous vous demandons d’insérer des commentaires dans les documents suivants sur Google Docs.
  • Version anglaise (lien communiqué en décembre)
  • Version française (lien communiqué en décembre)
  • Si vous préférez transmettre vos commentaire par courriel : dataverse@scholarsportal.info
  • Vous avez jusqu’au 14 janvier pour commenter le guide, date à partir de laquelle nous ferons l’intégration de vos commentaires dans les deux versions.
  • La version web du guide sera développée au début de 2022.

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Autres mises à jour Dataverse de la communauté

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Mises à jour de la communauté Dataverse

Alliance-GDR a publié deux nouveaux guides bilingues pour aider à l’intendance et à la gestion du contenu dans Dataverse

  • Guide des pratiques exemplaires sur les métadonnées (v.3)
  • Guide pour la curation dans Dataverse (v.1)
    • Propose des conseils sur la curation des ensembles de données dans Dataverse en fonction de la capacité des organisations
    • Anglais
    • Français
    • Produit par le Groupe d’expert sur la curation (GEC)

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Mises à jour de la communauté Dataverse

Série de webinaires Alliance-GDR « Tirer profit d'un dépôt de données ouvert pour l’intendance des données de recherche »

  • Le mercredi 1er décembre à 12 h HE/9 h HP, Curation de données et meilleures pratiques de métadonnées pour Dataverse : nouveaux guides pour aider la curation, la gestion et l’intendance. (Data Curation and Metadata Best Practices for Dataverse: New guides to help curators, data managers, and stewards.)
    • Présenté par Teresa Bascik (Université de Montréal), Mark Goodwin (UBC), Ève Paquette-Bigras (Université de Montréal), Michael Steeleworthy (Wilfrid Laurier). 60 minutes. Cliquez pour vous inscrire.

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Discussion et Q+R

  • Questions, commentaires ou autres points de discussion?
  • Pour nous joindre : dataverse@scholarsportal.info
  • Prochaine réunion : 27 janvier 2022 à 13 h HNE (pas de réunion en décembre)
    • Plan de préservation
    • Détails de la mise à niveau