Мастер-класс

«ПРАКТИКА ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА»

Тренер:

Станислав Забровский

Лаборатория социальных технологий

​

​

Участники тренингов: �� РАО ЕЭС, РЖД, Газпром, Концерн Росатом, Метiнвест, Калининская АЭС, ЛАЭС, Газпром ПХГ, Техснабэкспорт, Магнитогорский, Челябинский, Выксунский металлургический комбинаты, Уральская горно-металлургическая компания, УГМК (Уралмедь), Лукойл (Пермьнефтеоргсинтез), Аэропорт «Кольцово» (Екатеринбург), ТГК-2, BCG, Янссен-Силаг (Украина), Coca-Cola, Выксунский металлургический комбинат, Северсталь, Никопольский трубный завод, Интерпайп (Украина), Корпорация АИС (Украина), КАМАЗ-Металлургия, Вritish-Аmeriсan Тabacco (Украина-Молдова), Сбербанк (Иркутск), ВТБ 24, Банк Москвы, Эрсте Банк (Украина), АВС-группа (Урал), Новогор-Прикамье (Урал), «Камская долина» (Урал), Лаборатория Касперского, Лукойл-Газ (Узбекистан), АВС (Казахстан), Новая Супра (Беларусь), СКМ-Холдинг, УкрТрансГаз (Украина), KONFY (Украина), Вимм-Билль-Данн, Ингосстрах, Мегафон-Москва, Мегафон-Сибирь, KИЕВСТАР (Украина), Группа «Миэль», ТНК-ВР, AVON, ORIFLAME, NOKIAN TIRES, GRUNDFOS, M-I-SWACO, Boehringer Ingelheim (Украина), розничная сеть супермаркетов «Лента» (ещё более 300 компаний).�

Тайм-менеджмент:

Технология, позволяющая

невосполнимое время жизни

использовать в соответствии

с личными целями, ценностями и бизнес-задачами.

Наш капитал времени

«Пирог времени»

Фотография рабочего дня

Хронокарта П.М.Керженцева:

Экспресс-анализ

«Нелинейность» жизни

Вспомните случай из вашей жизни, когда благодаря неожиданно возникшим непредвиденным обстоятельствам произошли какие-либо значимые позитивные события, неожиданные скачки в личном или профессиональном развитии, и т.п.

Кайрос

Это - старинная средневековая гравюра, на которой изображено юное божество, одной ногой стоявшее на земном шаре.

«Я — пойманный миг Вечности, не упускай меня!»

Кайрос

Это древнегреческий бог, покровительствующий шансам, благоприятным моментам и счастливым мгновениям.

Хронос и кайрос

КОНТЕКСТНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

• место: «в банке», «в автосервисе», «в тверском филиале»
• человек или группа людей: «когда поймаю Скумбриевича», «при разговоре с Берлагой из Геркулеса», «на заседании Правления»
• обстоятельства внутренние: «когда хочется / не хочется работать», «во время прилива вдохновения»
• обстоятельства внешние: «когда шеф будет в хорошем настроении», «когда наконец примут закон о…»

Контекстное планирование

Контекст («кайрос») – совокупность условий, благоприятная для выполнения какой-либо задачи

Контекстное планирование – техника планирования, состоящая в:

1. выявлении типовых личных «кайросов»

2. заведении соответствующих списков задач, привязанных к этим «кайросам»

3. просмотре этих списков при приближении «кайросов»

Принцип материализации

«Самая острая память тупее самого тупого карандаша»

​

Нет материализации – нет системы. Фирма без налаженной системы останавливается в росте. Менеджер – в росте карьерном.

Алгоритм жестко-гибкого планирования дня

Типы наших ежедневных задач

ГИБКИЕ

(не привязаны к точному времени)

БЮДЖЕТИРУЕМЫЕ

(требующие определенного ресурса времени)

ПЛАНИРОВАНИЕ ДНЯ

зафиксировать в ежедневнике с привязкой к точному времени

просто список с приоритетами

выделить ресурс времени, но без жесткой привязки к началу исполнения

ЖЕСТКИЕ

(привязаны к точному времени)

1. Проанализируйте «мысли вслух» менеджера, начинающего свой типовой рабочий день

2 . Составьте план этого рабочего дня, используя алгоритм жестко-гибкого планирования

КЕЙС НА �ПЛАНИРОВАНИЕ ДНЯ

План дня в ежедневнике

ЖЕСТКИЕ и БЮДЖЕТИРУЕМЫЕ ГИБКИЕ

План дня - резюме:

1. Не «ныряйте» в рабочий день, жестко выделите 5-10 минут на планирование. План дня должен давать в одном месте полный обзор всех предстоящих вам задач и встреч.

​

• «Жесткость» инструмента планирования соразмеряйте с характером задачи (жесткая, гибкая или бюджетируемая). Не используйте микрометр там, где достаточно молотка.

​

• Больше «воздуха» в плане, больше резервов – выше вероятность его осуществления и простота изменения плана в течение дня.

Контекстные категории в Outlook

Планирование в Календаре Outlook

Гибко-жесткое планирование в Outlook

1. Планирование времени

• Прозрачность времени для руководителя и сотрудников

​

• Простые и удобные способы планирования встреч и назначения задач через Outlook

​

• Комфортное взаимодействие, эффективная командная работа, отсутствие «несостыковок»

2. Управление задачами

• Возможность видеть все поручения в любом аспекте: люди, сроки, проекты, и т.д.

​

• Прозрачная картина всех задач, как поставленных руководством, так и передаваемых сотрудниками «по горизонтали»

​

• Объективная оценка загрузки и трудозатрат сотрудников

​

3. Стандарт коммуникаций

• Единая культура оформления письма, формулирования темы, выбора адресатов, соблюдения сроков ответа

​

• Управление по принципу «пустых входящих», превращение писем в задачи и постановка на контроль
• Этика коммуникаций: когда и как использовать телефон, почту, sms, личные встречи, онлайн-общение (Скайп…)

4. Книга секретариата

​

• Комфортная поддержка руководителя со стороны секретарей, на основе формализованного стандарта

​

• Работа с входящей информацией, планирование рабочего графика, организация командировок и т.п.

​

• Ведение контактной базы: обстоятельства знакомства, дни рождения, профессиональные праздники…

4. Управление совещаниями

• Немедленная наглядная фиксация принятых решений в Outlook

​

• Автоматическое формирование протоколов из Outlook

​

• Эффективная работа Правления, рабочих групп проектов, комитетов, других коллегиальных органов управления

Результаты

• Прозрачность и управляемость времени как ресурса

​

• Снижение сроков исполнения поручений

​

• Повышение доли времени на высокоприоритетные задачи

​

• Более планомерная, предсказуемая, комфортная работа

Спасибо за внимание!

SZABROVSKY@YANDEX.RU