ระบบสารสนเทศ
นางสาวพลอย ชุมรัมย์
ความหมายของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ (Information system)
ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร (สุชาดา กีระนันทน์, 2541)
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดขององค์ประกอบที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อช่วยการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร ในการทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยกิจกรรม 3 อย่าง คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input) การประมวลผล (Processing) และ การนำเสนอผลลัพธ์ (Output) ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ (Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบที่ประมวลด้วยมือ(Manual) หรือระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ (Computer-based information system –CBIS) (Laudon & Laudon, 2001)
แต่อย่างไรก็ตามในปัจจุบันเมื่อกล่าวถึงระบบสารสนเทศ มักจะหมายถึงระบบที่ต้องอาศัยคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคม
องค์ประกอบของระบบสาระสนเทศ
ส่วนประกอบทั้งห้าส่วนนี้ทำให้เกิดสารสนเทศได้ หากขาดส่วนประกอบใด หรือส่วนประกอบใดไม่สมบูรณ์ ก็อาจทำให้ระบบสารสนเทศ ไม่สมบูรณ์ เช่น ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ไม่เหมาะสมกับงาน ก็จะทำให้งานล่าช้า ไม่ทันต่อการใช้งาน การดำเนินการระบบสารสนเทศจึงต้องให้ความสำคัญ กับส่วนประกอบทั้งห้านี้
บุคลากร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ เพราะบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และเข้าใจวิธีการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จะเป็นผู้ดำเนินการ ในการทำงานทั้งหมด บุคลากรจึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
ขั้นตอนการปฏิบัต เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้ เช่น กำหนดให้ มีการป้อนข้อมูลทุกวัน ป้อนข้อมูลให้ทันตามกำหนดเวลา
ซอฟต์แวร์ คือลำดับขั้นตอนคำสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซอฟต์แวร์ จึงหมายถึงชุดคำสั่งที่เรียง เป็นลำดับขั้นตอนสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามต้องการ และประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
ข้อมูล เป็นวัตถุดิบที่ทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกัน ขึ้นอยู่กับสารสนเทศที่ต้องการ เช่น ในสถานศึกษามักจะต้องการ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่าง ๆ ข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญประการหนึ่งที่มีบทบาทต่อการให้เกิด สารสนเทศ
ฮาร์ดแวร์ หมายถึง : อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่สามารถทำงานตามชุดคำสั่งได้และ ให้ผลลัพธ์ตามต้องการ ประกอบด้วย
-อุปกรณ์ป้อนข้อมูลเข้า (input devices)
-หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing unit)
-อุปกรณ์แสดงผล (output devices)
-อุปกรณ์ความจำสำรอง (Secondary Storage devices)
1.1 หน่วยรับข้อมูล (Input Unit)
ทำหน้าที่รับข้อมูลโปรแกรม ต่างๆ ที่ส่งผ่านอุปกรณ์เข้ามาเก็บ ไว้ในหน่วยความจำ ได้แก่ แป้นพิมพ์, เมาส์, Joystick ฯลฯ
1.2 หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit) หรือ CPU ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางควบคุมการทำงานของฮาร์ดแวร์ทั้งหมด แบ่งออกเป็น 2 หน่วย คือ
1.2.1 หน่วยควบคุม (Control Unit)
1.2.2 หน่วยคำนวณและตรรกะ (Arithmetic and Logical Unit)
1.2.3 หน่วยความจำ (Memory Unit) เป็นหน่วยที่ทำหน้าที่จำหรือเก็บคำสั่ง และข้อมูลต่างๆ รวมทั้งผลลัพธ์ที่ส่ง มาจากหน่วยคำนวณ หน่วยความจำอาจมีชื่อเรียกอีกชื่อหนึ่งว่า หน่วยเก็บ ข้อมูล
1.3 หน่วยแสดงผล
เป็นหน่วยที่แสดงผลออกมาทางสื่ออย่างใดอย่างหนึ่ง ได้แก่ จอภาพ, เครื่องพิมพ์, เครื่องเจาะบัตร เป็นต้น
การใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศเพื่อประกอบการตัดสินใจ
การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ สารสนเทศ (Information) หมายถึง การนำข้อมูลต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกันมาจัดเรียงเป็นหมวดหมู่ ให้สื่อความหมายและเป็นประโยชน์ มีการคัดเลือกว่าข้อมูลชุดใดเชื่อถือได้ ข้อมูลที่เป็นตัวเลขอาจจะต้องนำมาคำนวณหาค่าสรุปต่าง ๆ เรียกว่า การประมวลผลข้อมูล แล้วนำมาจัดพิมพ์รายงานในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ทำเป็นแผนภูมิ เป็นตารางข้อมูล เป็นสมุดรายงานประจำตัวนักเรียน หรือจัดแสดงบนจอภาพ เช่น ข้อมูลในระบบอินเตอร์เนต ที่เรียกว่า เว็บไซต์(Website)ในปัจจุบันนี้มีสารสนเทศจำนวนมากที่มาถึงเราและมาได้หลายทาง เช่น ทางหนังสือพิมพ์ โทรทัศน์ วิทยุ และเอกสารในรูปรายงานต่าง ๆ เป็นต้น การประมวลผลข้อมูล การนำข้อมูลมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศนั้น มีขั้นตอนในการทำงานหลายขั้นตอนประกอบกัน เช่น การรวบรวมข้อมูล การแยกแยะข้อมูลออกเป็น กลุ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การคำนวณหาค่าต่างๆ การจัดลำดับและการรายงานผล เช่นการจัดทำสมุดรายงาน ของนักเรียนมีขั้นตอนดังนี้ การรวบรวมข้อมูลของนักเรียนแต่ละคน ได้แก่ เลขประจำตัว ชื่อ นามสกุล วิชาที่สอบ คะแนนที่ได้ในแต่ละวิชา ตรวจสอบความถูกต้องของคะแนนที่ได้จากแบบทดสอบต่างๆว่าตรงกับใบบันทึกคะแนนหรือไหมคำนวณหาคะแนนรวมทุกวิชาจัดลำดับที่ของนักเรียนบันทึกในสมุดรายงานประจำตัวนักเรียน
การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ นิยามเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลเป็นสารสนเทศ ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับบุคคล วัตถุหรือสถานที่ซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การเก็บรวบรวม การวัดข้อมูลมักอยู่ในรูปของ ตัวเลข ตัวหนังสือ รูปภาพ แผนภูมิคลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า เป็นต้น ข้อมูลส่วนใหญ่มักใช้แสดงปริมาณหรือการกระทำต่างๆ ที่ยังไม่ผ่านการวิเคราะห์หรือการประมวลผล ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่อง เช่น ชื่อของนักเรียน อายุ เพศ อุณหภูมิห้อง จำนวนโต๊ะ และเก้าอี้ของนักเรียน เป็นต้น
สารสนเทศ (Information ) หมายถึง ผลลัพธ์ของข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลซึ่งสามารถไปใช้ประโยชน์ต่อไปได้ เช่น การนำคะแนนสอบมาตัดเกรด เกรดที่ได้ คือสารสนเทศ ซึ่งสามารถนำไปตัดสินบางสิ่งบางอย่างได้ สารสนเทศที่ดีจะต้องเกิดจากข้อมูลที่ดี
การประมวลผล (Processing) คือ การกระทำต่อข้อมูลดิบ (Raw data) ในลักษณะใดก็ได้ เพื่อให้ได้ข้อมูลสนเทศ (Information) การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ หมายถึง การนำข้อมูลที่เก็บไว้อย่างมีระบบ มาทำการวิเคราะห์ สรุปด้วยวิธีการต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์กัน มีความหมายและมีวัตถุประสงค์ในการใช้งานอย่างใดอย่างหนึ่ง
โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการประมวลผลข้อมูล
ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมการทำงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่นมีส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้เรียกว่ากุย (Graphical User Interface : GUI)
ซอฟต์แวร์ทำงานทั่วไป เป็นซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้มุ่งเน้นเฉพาะสำหรับงานใดงานหนึ่ง ผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้นำไปประยุกต์กับงานของตน ผู้ใช้อาจต้องมีการสร้างหรือพัฒนาชิ้นงานภายในซอฟต์แวร์ต่อไปอีก ราคาของซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปนี้จะไม่สูงมากเกินไป ซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไป นิยมเรียกว่า ซอฟต์แวร์สำเร็จ แบ่งออกเป็นหลายกลุ่มตามลักษณะการใช้งานคือ
การจัดการฐานข้อมูลด้วยซอฟต์แวร์ไมโครซอฟแอกเซส
การจัดการฐานข้อมูลด้วยซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์
1. ความหมายของฐานข้อมูล
ฐานข้อมูล (database) หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกัน ซึ่งถูกจัดเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบและเป็นระบบ โดยใช้คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์มาเป็นตัวช่วย สามารถเพิ่มข้อมูลลบข้อมูล สืบค้นข้อมูล และวิเคราะห์ข้อมูลได้
2. รู้จักซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์แอกเซส 2007 (Microsoft Access 2007)
เป็นซอฟแวร์ที่มีความสามารถในการจัดการข้อมูลเชิงสัมพันธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ใช้งานง่าย มีความยืดหยุ่นในการใช้งานเหมาะสำหรับนำมาใช้ในการจัดการข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ ทั้งการค้นหาข้อมูล การคำนวณค่า การนำข้อมูลมาวิเคราะห์ การจัดทำรายงานสรุป และการเขียนโปรแกรมเพื่อพัฒนาเป็นแอปพลิเคชันต่อไป
ซอฟแวร์ไมโครซอฟต์แวร์แอกเซส เก็บข้อมูลต่างๆ ลงในตาราง ซึ่งประกอบด้วยแถว (Row) และคอลัมน์(Column) โดยเรียกข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ของตารางว่า ฟิลด์(Field) และเรียกแต่ละแถวในตารางว่า เรคอร์ด (Record)
ในฐานข้อมูลของซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์แอกเซส จะประกอบด้วยตารางหลายๆ ตาราง โดยตารางในฐานข้อมูลจะมีความเชื่อมโยงหรือสัมพันธ์กัน ซึ่งเป็นลักษณะสำคัญของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์
คำศัพท์ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ควรรู้จักมี 3 ส่วน ดังนี้
1) เอนทิตี(Entity) คือ สิ่งที่ใช้เรียกสิ่งที่อ้างถึงในฐานข้อมูล เช่น ลูกค้า สินค้า พนักงานขาย
2) แอตทริบิวต์ (Attribute) คือ สิ่งที่ใช้อธิบายรายละเอียดของแต่ละเอนทิตี เช่น ลูกค้า จะมีรายละเอียดเกี่ยวกับ ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์
3) รีเลชัน (Relation) หรือความสัมพันธ์ คือ ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตีด้วยกัน เช่น ฐานข้อมูลเกี่ยวกับการซื้อขายสินค้า เอนทิตีจะมีความสัมพันธ์กับเอนทิตีสินค้า เช่น ผ่านความสัมพันธ์ ที่เรียกว่า คำสั่งซื้อ
ส่วนประกอบของซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์แอกเซส
1. ริบบอน (ribbon) เป็นที่เก็บคำสั่งและปุ่มที่ใช้ในไมโครซอฟต์แอกเซส โดยแบ่งเป็นแท็บและแต่ละแท็บยังแบ่งคำสั่งไว้เป็นปุ่มย่อย เพื่อสะดวกต่อการใช้งาน
2. เนวิเกชันเพน (Navigation Pane) แสดงชื่อฐานข้อมูลและออกเจกต์(Object) ที่เป็นส่วนประกอบต่างๆ ของซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์แอกเซส เช่น ตาราง ฟอร์ม คิวรี รายงาน
3. แท็บดอคิวเมนต์ (Tabbed Document) ในกรณีที่เปิดตาราง ฟอร์ม คิวรี รายงานและออบเจกต์อื่นไว้ จะพบแท็บแสดงออบเจกต์ทั้งหมด เมื่อคลิกที่แท็บจะเป็นการสลับไปทำงานในส่วนนั้น ๆ ทันที
4.สเตตัสบาร์ (Status bar) หรือแถบสถานะ แสดงข้อมูลที่บันทึกไว้และช่องสำหรับป้อนคำสำคัญเพื่อค้นหาข้อมูลริบบอนในซอฟแวร์ไมโครซอฟต์แอกเซส 2007
- Home (หน้าแรก) รวมชุดเครื่องมือพื้นฐานที่ผู้ใช้งานต้องใช้เป็นประจ เช่น การเปลี่ยนมุมมอง การตัดและวางข้อมูล การเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษร การเพิ่มลบข้อมูลในตาราง การกรอกข้อมูลและการค้นหาข้อมูล
- Create (สร้าง) ใช้สำหรับสร้างออบเจกต์หรือองค์ประกอบต่างๆ ลงไปในฐานข้อมูล เช่น ตาราง ฟอร์ม รายงาน คิวรี แมโคร (Macro)
- External Data (ข้อมูลภายนอก) คำสั่งเกี่ยวกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับภายนอก เช่น การนำข้อมูลมาจากไฟล์อื่นของแอกเซสมาใช้ การบัทึกฐานข้อมูลให้เป็นตารางแอกเซสหรือบันทึกเป็นเอกสารเวิร์ด
- Database Tools (เครื่องมือฐานข้อมูล) คำสั่งในการจัดการฐานข้อมูล เช่น การสร้างแมโคร และเขียนคำสั่ง การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตาราง การวิเคราะห์ข้อมูล การจัดการโยกย้าย ฐานข้อมูล และการเข้ารหัสฐานข้อมูล
3. ขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูลด้วยซอฟต์แวร์ไมโครแอกเซส 2007
การสร้างฐานข้อมูลด้วยซอฟต์แวร์ไมโครแอกเซส 2007 มี 5 ขั้นตอน
1. ออกแบบฐานข้อมูล
2. สร้างตารางและกำหนดความสัมพันธ์
3. สร้างฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูล
4. สร้างคิวรี เพื่อดึงข้อมูลที่ต้องการ
5. จัดทำรายงาน
5. การใช้งานซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์แอกเซส 2007
1. การเข้าใช้งานซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์แอกเซส 2007 ดังนี้
1. คลิกปุ่มคำสั่ง sta
2. เลือก Programs › Microsoft Office › Microsoft Office Access 2007
2) การสร้างรากฐานข้อมูลเปล่า มีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกเลือก Blank Database (ฐานข้อมูลเปล่า)
2. ตั้งชื่อฐานข้อมูล
3. คลิกปุ่มคำสั่ง (สร้าง) โปรแกรมจะสร้างฐานข้อมูล โดยมีตารางเปล่าชื่อ Table1 มาให้ เพื่อให้ผู้ใช้ปรับแก้ไขตามต้องการ
4. คลิกแท็บ Datasheet (แผ่นข้อมูล) และคลิกปุ่มคำสั่ง (มุมมอง)
5. คลิกเลือก Design View (มุมมองออกแบบ)4. คลิกแท็บ Datasheet (แผ่นข้อมูล) และคลิกปุ่มคำสั่ง (มุมมอง)
6. ป้อนชื่อตาราง ในที่นี้ใช้ students
7. คลิกปุ่มคำสั่ง (ตกลง)
3) การตั้งชื่อเขตข้อมูล ชนิดของข้อมูลและคำอธิบาย มีขั้นตอนดังนี้
1. ป้อนข้อมูลลงในคอลัมน์ Field Name (ชื่อเขตข้อมูล) Data Type (ชนิดข้อมูล) และ Description (คำอธิบาย) โดยข้อมูลในคอลัมน์คำอธิบายจะใช้สำหรับเตือนความจำซึ่งโปรแกรมจะไม่นำไปคำนวณหรือแสดงผล
2. กำหนดคีย์หลัก ด้วยการคลิกเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการกำหนดเป็นคีย์หลัก ซึ่งเขตข้อมูลนี้จะต้องไม่ซ้ำกัน ในที่นี้เลือก เขตข้อมูล ID
3. ปุ่มคำสั่ง (คีย์หลัก)
4. คลิกปุ่มคำสั่ง (คีย์หลัก)
4) การป้อนข้อมูลลงในตาราง มีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกแท็บ (ออกแบบ) เลือก Datasheet View (มุมมองแผ่นข้อมูล)
2. ป้อนข้อมูลลงในตาราง
5) การสร้างตารางข้อมูล "รหัสเพศ" มีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกแท็บ(สร้าง)
2. คลิกปุ่มคำสั่ง (ตาราง)
3. คลิกแท็บ (แผ่นข้อมูล)
4.คลิกปุ่มคำสั่ง (มุมมอง) เลือก Design View (มุมมองออกแบบ)
5. โปรแกรมจะแสดงแบบหน้าต่าง Save As (บันทึกเป็น) ให้ป้อนชื่อตาราง "gender"
6. คลิกปุ่มคำสั่ง (ตกลง)
7. กลับมาที่มุมมองตาราง โดยคลิกแท็บ (ออกแบบ) › คลิกปุ่มคำสั่ง (มุมมอง) › เลือก (มุมมองออกแบบ)
8. ป้อนชื่อเขตข้อมูล (Field Name) และชนิดของข้อมูล (Data Type)
9. กำหนดให้เขตข้อมูล "รหัส" เป็นคีย์หลัก โดยการคลิกที่เขตข้อมูล "รหัส"
10. คลิกปุ่มคำสั่ง(คีย์หลัก)
11. กลับไปมุมมองแผ่นข้อมูล โดยคลิกแท็บ (ออกแบบ) คลิกปุ่มคำสั่ง (มุมมอง) เลือก (มุมมองแผ่นข้อมูล)
12. ซอฟต์แวร์จะแสดงหน้าต่างเพื่อถามว่าต้องการบันทึกตารางที่แก้ไขหรือไม่ให้คลิกปุ่มคำสั่ง (ใช่)
13. ป้อนข้อมูลตารางรหัส "gender"
6) การสร้างคิวรี (แบบสอบถาม) เพื่อเลือกข้อมูลหรือเชื่อโยงตารางหรือวัตถุที่มีความสัมพันธ์กัน และคัดกรองข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่ต้องการ มีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกเลือกตารางที่ต้องการทำแบบสอบถาม ในที่นี้เลือกตาราง "students"
2. คลิกแท็บ(สร้าง)
3. คลิกปุ่มคำสั่ง (ออกแบบแบบสอบถาม)
4. ซอฟต์แวร์จะแสดงหน้าต่าง Show Table (แสดงตาราง) ให้คลิกเลือกตาราง students คลิกคำสั่ง (เพิ่ม)
5. คลิกเลือกตาราง gender คลิกปุ่มคำสั่ง (เพิ่ม)
6. คลิกปุ่มคำสั่ง (ปิด)
7. สร้างความสัมพันธ์ของเขตข้อมูลทั้ง 2 ตารางให้เชื่อมโยงกันโดยใช้เมาส์แดรก(drag) เขตข้อมูล "รหัสเพศ" ในตาราง students มาวางทับเขตข้อมูล "รหัส" ในตาราง gender
8. ซอฟต์แวร์จะสร้างเส้นเชื่อมโยงข้อมูล 2 ตารางให้เห็น
9. เลือกเขตที่ต้องการในแบบสอบถามโดยคลิก แล้วเลือกข้อมูลทีละคอลัมน์จนครบ
10. คลิกปุ่มคำสั่ง
11. ซอฟต์แวร์จะแสดงหน้าต่าง Save As (บันทึกเป็น) ให้ป้อนข้อมูลชื่อแบบสอบถามว่า "Query นักเรียน" แล้วคลิกปุ่มคำสั่ง(ตกลง)
7) การสร้างฟอร์ม เป็นการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ผ่านทางหน้าจอซึ่งจะทำให้ดูสวยงาม เป็นระเบียบ และง่ายต่อการป้อนข้อมูล โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. เลือกตาราฃหรือแบบสอบถามที่ต้องการฟอร์ม ในที่นี้เลือกตาราง "students"
2. คลิกแท็บ (สร้าง)
3. คลิกปุ่มคำสั่ง (ฟอร์ม) ซอฟต์แวร์จะแสดงมุมมองออกแบบของฟอร์มเพื่อให้ผู้ใช้ได้ปรับเปลี่ยนแก้ไขให้เหมาะสม
4. คลิกปุ่มคำสั่ง เพื่อบันทึกการแก้ไขฟอร์ม
5. ป้อนชื่อฟอร์ม แล้วคลิกปุ่มคำสั่ง (ตกลง)
8) การสร้างรายงาน เป็นการติดต่อสื่อสารกับผู้ใช้หรือแสดงผลผ่านเอกสาร การพิมพ์ลงบนกระดาษ เพื่อเผยแพร่สารสนเทศได้สวยงาม และสามารถประมวลผล สรุปยอดสถิติ การเรียงลำดับจัดหน้าเอกสารได้
การสร้างรายงาน มีขั้นตอนดังนี้ั
1. เลือกตารางหรือแบบสอบถาม ในที่นี้เลือก "Query นักเรียน"
2. คลิกแท็บ(สร้าง)1. เลือกตารางหรือแบบสอบถาม ในที่นี้เลือก "Query นักเรียน
3. คลิกปุ่มคำสั่งรายปรากฏหน้าต่างคำถามว่าจะใช้ตารางหรือแบบสอบถามที่เลือกใช่หรือไม่ ให้คลิกปุ่มคำสั่ง (ใช่)
4. คลิกแท็บ (ออกแบบ) คลิกปุ่มคำสั่ง (มุมมอง) เลือก Design View (มุมมองออกแบบ)
5. ปรับเปลี่ยนรูปแบบ ขนาด สี ข้อความ ของตัวอักษรตามต้องการ
6. กลับไปยังมุมมองรายงาน โดยคลิกแท็บ (หน้าแรก) คลิกปุ่มคำสั่ง (มุมมอง) แล้วเลือก Report View (มุมมองรายงาน)
คำถาม
1.ระบบสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยหน่วยอะไรบ้าง
ตอบ ระบบสารสนเทศ คือระบบที่ประกอบด้วย ระบบคอมพิวเตอร์ ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ให้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้องและผู้เชี่ยวชาญในสาขา
2.ระบบสารสนเทศประกอบด้วยกิจกรรม 3อย่าง ประกอบด้วยอะไรบ้าง
ตอบ 1.การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input)
2.การประมวลผล (Processing )
3.การนำเสนอผลลัพธ์(Output)
3.องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ มีกี่องค์ประกอบ ประกอบด้วยอะไรบ้าง และแต่ละองค์ประกอบหมายความว่าอย่างไร จงอธิบาย
ตอบ 5 องค์ประกอบ ได้แก่
1.บุคลากร คือ องค์ประกอบที่สำคัญ เพราะ บุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ ความเข้าใจวิธีการให้ไดมาซึ่งสารสนเทศ
2.ขั้นตอนการปฏิบัติ คือ เป็นระเบียบของการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะทำให้เป็น
3.ซอฟท์แวร์ คือ ลำดับขั้นตอนคำสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
4.ข้อมูล คือวัตถุดิบที่ทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกัน ขึ้นอยู่กับสารสนเทศที่ต้องการ
5.ฮาร์ดแวร์ คือ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่สามารถทำงานตามชุดคำสั่งได้และให้ผลลัพธ์ตามต้องการ
4.ฮาร์ดแวร์ ประกอบด้วยอะไรบ้าง
ตอบ 1.อุปกรณ์ป้อนข้อมูลเข้า
2.หน่วยประมงลผลกลาง
3.อุปกรณ์แสดงผล
4.อุปกรณ์ความจำสำรอง
5.เทคโนโลยีสารสนเทศและระบบสารสนเทศแตกต่างกันอย่างไร
ตอบ เทคโนโลยีสารสนเทศ information technology คือการนำ เทคโนโลยีในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานจัดการกับข้อมูล ข่าวสาร หรือที่เรียกว่าสารสนเทศ แต่ ระบบสารสนเทศ Information systems คือ ระบบที่ประกอบด้วยกลุ่มคน กระบวนการ และทรัพยากร (H/W, S/W, P/W) ที่ทำการเก็บรวบรวมและนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ เพื่อประมวลผลข้อมูล และผลิตสารสนเทศที่ต้องการ เพื่อนำไปใช้งานในองค์กร
6.ซอฟต์แวร์สำเร็จที่แบ่งตามการใช้งาน แบ่งได้อะไรบ้าง
ตอบ 1.ด้านการประมวลคำ
2.ด้านการวิเคราะห์ข้อมูลหรือตารางทำงาน
3.การเลือกข้อมูลเป็นระบบฐานข้อมูล
4.ด้านการติดต่อสื่อสารทางไกล
5.ด้านกราฟิก และกานนำเสนอข้อมูล
6.ด้านการจำลอง เกม และการตัดสินใจ
7.ฐานข้อมูลคืออะไร
ตอบ กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธิ์เกี่ยวข้องกัน
8.แถบสถานะ เรียกอีกอย่างว่าอย่างไร และหมายถึงอะไร จงอธิบาย
ตอบ สเตตัสบาร์ (status bar)หมายถึง แถบสถานะแสดงข้อมูลที่บันทึกไว้และช่องสำหรับป้อนคำสำคัญเพื่อหาข้อมูลริบบอนในซอฟต์แวร์ไมโครแอกเซส 2007