KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH�(TNG)
I Quyết định quản lý
.1. Khái niệm
- Quyết định QL là hành vi có tính chỉ thị của chủ thể QL để định hướng, tổ chức , chỉ đạo, kích thích chi phối sự vận động phát triển của toàn bộ hệ thống QL nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra.
QĐ đúng sẽ có kết quả, có khi rất lớn, có khi còn lớn hơn nhiều so với kết quả định trước: (quyết định khoán trong NN,..QĐ bảo lãnh cho HS cá biệt..
QĐ sai sẽ gây hậu quả, có khi rất nghiêm trọng
(Disney, chọn Ovitz làm CT, sau gần 1 năm cho thôi viêc đền bù 140 Tr USD…)
Các chiều của quyết định) có 3 khía cạnh : lý trí ( lợi ích ), cảm xúc (kích thích, hấp dẫn) và văn hoá
+ Lựa chọn lý trí là đối nghịch với rủi ro (tránh rủi ro),
+ Lựa chọn cảm xúc để biết rằng “không thế”. May rủi là thuộc tính quan trọng của kích thích và thách đố.
i) Phân loại QĐ theo nội dung : tư tưởng, quan điểm chỉ đạo; một giải pháp;một hoạt động…
ii) Phân loại QĐ theo tính thành văn: QĐ thành văn, bất thành văn,
iii) Phân loại QĐ theo tính công bố: QĐ công bố; Quyết định ngầm,
iv) Phân loại theo cách thức tác động: QĐ cưỡng chế, QĐ hướng dẫn; Quyết định khuyến cáo
v) Phân loại theo tầm giới hạn quản lý: QĐ vĩ mô ( của cao nhất trong HT hành chính.
Quyết định vi mô (của tổ chức cơ sở).
Quyết định trung mô (có liên hệ hai chiều, giữa vĩ mô và vi mô).
1.3 Yêu cầu cơ bản đối với QĐ QL
i) Phải có căn cứ lý luận và thực tiễn toàn diện
- Kinh tế , Văn hóa, thói quen XH ( LDS Pháp?),…
- Liên kết các QĐ (Với các bộ phận bất khả thi, có thể tạo dựng được một khối toàn thể khả thi)
- Dân chủ, công bằng và an toàn là ba mặt của cùng một sự vật. Không thể phân cách riêng rẽ chúng được, nếu cô lập hóa để QĐ sẽ cho kết quả bấp bênh….
ii) Phải bảo đảm tính thống nhất, nhất quán
- Trên dưới, trong ngoài, trước sau; Chiến lược & tác nghiệp…., Thông nhất lãnh đạo
iii) Phải đúng thẩm quyền
iv) Phải kịp thời, ngắn gọn, chính xác, rõ ràng
v) Phải có tính pháp lý (Tính chính đáng của quyền lực)
1.4 Phương pháp đưa ra QĐ (Vroom & Yetton )
Mức độ quan trong, của QĐ | Sự tán thành QT hay không | Lãnh đạo có đủ TT không | NV có chia sẻ MT không | Cách QĐ |
1a: QĐ không QT | Không QT | | | Tự QĐ |
1b: QĐ không QT | Là QT | | | Nhóm QĐ |
2a: QĐ là QT | Không QT | LĐ đủ TT | Chia sẻ | Tự QĐ |
2b: QĐ là QT | Là QT | LĐ thiếu TT | Không chia sẻ | Nhóm QĐ |
3a: QĐ là QT | Không QT | LĐ đủ TT | Không chia sẻ | Tự QĐ |
3b: QĐ là QT | Là QT | LĐ đủ TT | Không chia sẻ | Nhóm QĐ |
4a: QĐ là QT | Không QT | LĐ thiếu TT | Chia sẻ | Tham vấn |
4b: QĐ là QT | Là QT | LĐ thiếu TT | Chia sẻ | Nhóm QĐ |
5a : QĐ là QT | Không QT | LĐ thiếu TT | Không chia sẻ | Tham vấn |
5b: QĐ là QT | Là QT | LĐ thiếu TT | Không chia sẻ | Tham vấn |
II. Quy trình ra quyết định
- Quy trình chuyển biến ý tưởng thành kết quả.
- Tư duy sáng tạo, sự chăm chưa bảo đảm cho kết quả , công việc sẽ rối nếu thiếu quy trình hợp lý.
- Biết liên tục cải thiện quy trình, kết quả sẽ cải thiện theo.
(phạm vi XH càng rộng, quy trình QĐ càng phải cụ thể, rõ ràng)
(Quy trình ra QĐ có sự tham gia)
QĐ có sự tham gia
Lợi ích của việc ra QĐ có sự tham gia?
1.QĐ có chất lượng cao hơn
2. QĐ được chấp nhân nhiều hơn
3.QĐ được hài lòng hơn
4.Có thể phát triển kỉ năng ra QĐ cho mình và cho người khác
Chất lượng QĐ cao hơn
?
Bổ sung thông tin, kiến thức
Tăng sẵn sàng hiến kế, chia sẻ hướng tới mục tiêu
Tăng sự tin tưởng vào LĐ, tăng sự chấp nhận
Hiểu mình , hiểu người khác và cả nhóm
Người tham gia không cùng mục tiêu, lợi ích; Mất thời gian ; Có thể không thật đồng thuận dẫ đến đôi khi thỏa hiệp không đúng
Lưu ý
Quy trình ra QĐ có sáu bước chính :
i) Xác lập mục tiêu
ii) Thiết lập bối cảnh phù hợp để thành công
iii) Xem xét để nhìn nhận vấn đề hợp lý
iv) Đề xuất các phương án
v) Đánh gia các phương án
vi) Ra quyết định
2.1 Xác lập mục tiêu đạt được của QĐ
Phát hiện vấn đề, phân tích, đề ra mục tiêu
2.2 Thiết lập bối cảnh phù hợp để thành công
a) Bối cảnh ở đây là môi trường bao hàm các hành vi và mối QH giữa các cá nhân cùng với các ý tưởng và các dữ kiện được xem xét và QĐ (MT có tính XD, tránh tranh luận vặt vãnh…
b) Bối cảnh phù hợp gồm:
- Thành phần tham gia thích hợp: Người có quyền bố trí nguồn lực; liên quan chính, trực tiếp; chuyên gia; người phản đối; khởi xướng(Quy mô có thể kiểm soát; Có thể dùng tổ chuyên trách)
- Bố trí không gian, thời điểm thích hợp
- Thống nhất về cách ra quyết định : Nhất trí hoàn toàn; Nhất trí cơ giới hạn (thì người đứng đầu QĐ) ; Biểu quyết theo đa số; Lãnh đạo là người ra quyết định (trong trường hợp khủng khoảng, sự quyết đoán là cần thiết)
Các cách thức khác nhau về mức độ trao quyền. Đề phòng thỏa hiệp, né tránh mâu thuẩn:
Ví dụ :- Né tránh vấn đề nô lệ; dẫn đến chiến tranh Bắc- Nam của Hoa Kì (1860-1865)
-
c) Thảo luận bảo vệ quan điểm
Trong thảo luận để đưa ra QĐ thì PP tìm hiểu có kết quả tốt hơn PP biện hộ.
Cac yếu tố | Phương pháp biện hộ | Phương pháp tìm hiểu |
Quan điểm ra QĐ | Tranh đua | Hợp tác giải quyết v/đ |
Mục đích thảo luận | Thuyết phục & vận động | Kiểm tra và đánh giá |
Vai trò người tham gia | Phát ngôn | Suy nghĩ thận trọng |
Hành vi thể hiện | -Thuyết phục người khác - Bảo vệ quan điểm - Bỏ qua hoặc hạ thấp mức độ các yếu điểm | -Tranh luận có cân nhắc - Cở mở với các phương án - Chấp nhận phê bình có tính xây dựng |
Qn điểm của nhóm thiểu số | Bị ngăn cản hoặc loại trừ | Đc khuyến khích, xem xét |
Kết quả | Người thắng, kẻ thua | Có trách nhiệm tập thể |
Quy trình quyết định cách thức đối thoại :
Nhóm QĐ
Nhóm điều tra
- Phương pháp dung hòa
Nhìn nhận v/đ
Nhấn mạnh sự tập trung
Nhất trí các phương án
Ra quyết định
Đánh giá tình huống
Phát triển PA
ĐG rủi ro, chi phi,lợi ích
Lập KH thực hiện
Để tạo ra môi trường phù hợp cần :
- Mô tả mục tiêu của quyết định
- Lập danh sách những người tham gia và vai trò của họ
- Xác định phạm vi thời gian ra quyết định
- Xác định hình thức tổ chức cuộc họp
- Suy nghĩ về cách thức quyết định( nhất tri, biểu quyết theo đa số, QĐ cuối cùng...)
- Tiên liệu một số tình huống cần tháo gỡ
2.3 Nhìn nhận vấn đề hợp lý
Làm thế nào để nhận biết là hợp lý hay chưa luôn là vấn đề khó phải quan tâm.
Chúng ta quan tâm đến một số lưu ý sau :
- Việc nhìn nhận vấn đề là nhìn vào thực tế để tiếp cận sự hợp lý.
- Tránh các sai sót trong việc xem xét vấn đề và đưa ra quyết định;
- Tư duy sáng tạo để tiếp cận vấn đề một cách logic.
( Trước v/đ cụ thể hãy khái quát rộng hơn, trước các kết luận khái quát xem có trường hợn cụ thể nào mâu thuẩn không)
Khi chuẩn bị ra QĐ, các quan điểm nhìn nhận thường là cảm tính và chi phối PA mà họ ủng hộ. "Việc xác lập một cơ cấu nhìn nhận và quyết định vấn đề có giá trị tương đương việc xác định kết quả". Cần đặt vấn đề một cách tích cực:
- Đừng mặc nhiên chấp nhận cách đặt v/đ có từ đầu, hãy hỏi lại đây có phải là cốt lõi của v/đ?
- Xem xét v/đ từ nhiều góc độ trước khi bàn về các khả năng.
- Cố nghe, tìm hiểu cách đặt v/đ của các thành viên.
- Phát hiện và phân tích các giả định mà bạn & các thành viên cảm thấy bị định kiến. Đây là cách tốt loại trừ sự bảo thủ.
- Thử đặt bản thân vào vị trí của người khác để tiếp cận vấn đề.
b) Không áp đặt cách nhìn nhận
- Thường cho rằng cách nhìn nhận v/đ của mình là hợp lý và tìm cách thuyết phục người khác, người QL phải cố tránh dù nhiều khi không dễ dàng.
- Áp đặt thường xẩy ra khi dựa vào kinh nghiệm, bởi tiền lệ có chút thành công,
- Có khi các thành viên có các ý kiến khác nhau và nhân thể đó nhà QL chuyển v/đ về cách nhìn nhận của mình.
Áp đặt cách nhìn nhận chính là việc đi tìm giải pháp trước khi hiểu rõ bản chất vấn đề.
c) Vận dụng tư duy mới, sáng tạo
Suy nghĩ mới, sáng tạo tốn ít chi phí , thời gian nhưng có khả năng dẫn quy trình quyết định sang một hướng mới hữu ích hơn.
Có thể tham khảo các cách sau:
- Xem xét vấn đề từ quan điểm của người ngoài cuộc (CA nhìn nhận GD qua nhóm thanh niên đường phố)
- Bắt đầu từ việc tìm kiếm các thông tin, dữ liệu (lẽ hội phức tạp, bỏ?)
- Khi phải đương đầu với khó khăn hãy suy nghĩ tham khảo cách nhìn nhận v/đ của nhóm hoặc đơn vị khác.
- Hãy thoát khỏi khó khăn bằng các câu hỏi mở :
+ Anh có TT đáng tin cậy cho thấy chúng ta đang khó khăn?
+ Đây là v/đ độc lập hay có liên quan đến các bộ phận khác?
+ Chúng ta có thể đánh giá tầm quan trọng của v/đ như thế nào?
+ Có thật là phải rất khẩn trương không?
Thảo luận chia sẻ ý tưởng sẽ giúp nhà QL nhìn nhận vấn đề toàn diện và khách quan hơn để sẵn sàng ra quyết định.
b) Huy động trí tuệ tập thể là cách tạo ra các PA khác nhau,
- Mời một vài người ngoài
- So sánh cách giải quyết v/đ tương tự với đ/v khác ;
- Khuyến khích thành viên thoát khỏi vai trò công việc thường nhật;
- Đặt câu hỏi thăm dò : Nên xem xét PA nào? nên xử lý thế nào trước những ý kiến cho rằng...?
- Sẵn sàng thảo luận các quan điểm khác với quan điểm của mình;
- Cũng nên xem lại PA đã bị bỏ qua;
- Đừng bỏ sót PA cân bằng nhiều khi cần kết hợp các PA.
- Để giải quyết được các vấn đề khó khăn luôn cần những người có năng lực vượt trội hơn và cần có các kiểu suy nghĩ đa dạng.
- Khi làm việc với một nhóm những người có năng lực nhưng suy nghĩ đa dạng cần lưu ý không để những xích mích nhỏ trở thành xung đột.
- Giai pháp tốt nhất xóa bỏ xung đột là xây dựng và thống nhất trước các quy tắc ứng xử dựa trên mục tiêu.
d) Những đặc điểm của một phương án khả thi:
- Là PA được XD tương đối rộng rãi và độc lập;
- Là PA thiết thực, không phải chỉ để tô điểm cho những lựa chọn khác đươc cho là tối ưu, hợp lý.
- Là PA phù hợp khả năng và nguồn lực
- Có đủ phong phú các PA để tìm ra một PA nhưng không phải quá nhiều.
Cẩn thận hơn, nên xem xét kĩ từng tiêu chí :
a) Các biến số đánh giá
- Chi phí, sức lực và các vấn đề có thể phát sinh;
- Lợi ích: đơn vị, cá nhân, XH?, trước mắt,lâu dài?...;
- Tác động: tài chính?, các nhiệm vụ khác,...
- Thời gian, thời điểm
- Tính khả thi: so với khả năng, bối cảnh
- Nguồn lực
- Rủi ro
- Đạo đức
- Các biến số vô hình : Uy tín, danh tiếng, mức độ trung thành, sự tin tưởng....
(thảo luận các tiêu chí và trọng số?
Ma trận đánh giá để xác định mức độ ưu tiên
- Liệt kê các mục tiêu; Gắn trọng số cho các MT theo thư tự ưu tiên ( ví dụ cao nhất là 5); Mỗi MT có thang điểm từ 1-10.
- Lập ma trận : cột là các mục tiêu; hàng là các phương án; cột cuối cùng là tổng điểm;
- Mục tiêu nào của phương án nào đạt điểm bao nhiêu trong thang điểm 10 điền vào ô tương ứng
Phương án | MT lợi nhuân(5) | Tăng uy tin, niềm tin(4) | Chi phi khách hàng thấp(3) | Thực hiện nhanh(2) | Dùng ít nguồn lực nộ bộ(1) | Tổng điểm |
P.án A | 8đ . 5 = 40 | 3đ .4 = 12 | 7đ . 3 = 21 | 6đ .2 = 12 | 5đ . 1 = 5 | 90 |
P. án B | 9đ. 5 = 45 | 2đ . 4 = 8 | 6đ . 3 = 18 | 8đ. 2 = 16 | 6đ . 1 = 6 | 93 |
P.án C | ...... | | | | | |
c) Đánh giá bằng sự trợ giúp của máy tính
………
Thường sử dụng các phần mềm:
Khi đánh giá cần lưu ý đến tính không chắc chắn
- Yêu cầu một thành viên có uy tin trong nhóm đóng vai trò phản biện, yêu cầu người đó giải thích lý do phản bác.
- Bất cứ khi nào có thể, nhóm nên thảo luận những quan điểm được ít người ủng hộ.
2.6 Ra quyết định
a) Ba biện pháp ra quyết định
Đánh giá PA rõ và đồng thuận, việc ra QĐ là dễ dàng.
Nhiều lúc vẫn còn những điểm khác biệt, ra QĐ còn khó khăn. Khi đó cần lưu ý:
- Theo quy trình nhóm quyết định cần thống nhất mục tiêu và tầm quan trọng của quyết định.
- Tất cả các dữ kiện, điều chưa chắc chắn cần thảo luận công khai.
- Nếu vẫn còn phức tạp, có 3 biện pháp giúp g/q khó khăn này : Biện pháp bắt bóng; Biện pháp quan điểm đối lập; Biện pháp kiểm soát trí tuệ.
i) Phương pháp Bắt bóng ( Catchball) phương pháp đã sử dụng ở Nhật Bản.
+ Đầu tiên ý tưởng được tung ra như tung quả bóng vào sân
+ Thành viên nào bắt được ý thưởng này phải suy nghĩ để cải thiện ý tưởng đó theo cách của mình;
+ Sau đó tiếp tục tung ra ý tưởng đã cải thiện;
+ Ai băt được, tiếp tục suy nghĩ cải thiện và tiếp tục tung ra ,
+ Tiếp tục , tung , bắt, hoàn thiện cho đến khi nhận thấy không thể cải thiện hơn.
PP này làm cho mọi người buộc phải hành động và tăng cường trách nhiệm để có QĐ tốt hơn.
b1- Chia thành hai nhóm nhỏ ngang nhau, A và B.
b2- Nhóm A đề xuất quyết định (đề xuất chi tiết các kiến nghị, giả định chính, dữ liệu hỗ trợ)
b3- Nhóm A trình bày đề xuất trước nhóm B
b4- Nhóm B xác định một hoặc các QĐ khác và phương hướng thay thế, ghi chép lại các giả định chính và thu thập dữ liệu hỗ trợ phướng hướng của mình.
b5- Nhóm B trình bày ý kiến của mình cho nhóm B.
b6 Hai nhóm họp tranh luận về hai đề xuất và tìm kiếm QĐ, phương hướng chung. Sau khi thống nhất giả định chung hai nhóm tiếp tục tranh luận, thảo luận theo giả định chung, theo mục tiêu để cùng nhất trí một đề xuất.
Giải quyết bất đồng, thu hẹp sự khác biệt giữa các quan điểm
- Xem xét và kiểm tra lại các giả định
- Quay về mục tiêu ban đầu và luôn coi nó là chủ đạo
- Đặt ra một thời hạn
- Thống nhất rằng nếu vương mắc vẫn chưa được tháo gỡ thì quyết định cuối cùng sẽ thuộc về cấp trên hoặc theo đa số.
Sau khi ra quyết định
Để QĐ đi vào thực tế, bước đầu tiên cần làm của nhà QL là:
- Thể hiện sự quan tâm ghi nhân các đóng góp, các QĐ khác biệt;
- Giải thích QĐ
- Kiểm soát các mong đợi sau QĐ
- Thông báo QĐ cho những người liên quan với các nội dung :
+ Tuyên bố vấn đề,
+ Mô tả mục tiêu và các tiêu chí ra QĐ,
+ Nêu tên người tham gia việc ra QĐ và giải thích vì sao họ tham gia,
+ Các PA đã được xem xét,
+ Giải thích QĐ cuối cùng và ảnh hưởng của nó,
+ Kế hoạch thực hiện,
+ Ghi nhận công sức những người tham gia,
+ Khơi gợi bước đầu ý kiến phản hồi.
Có quyết định đúng đắn có ý nghĩa to lớn, nhưng TC thực hiện không tốt, quyết định vẫn không đi vào cuộc sống.
Tổ chức thực hiện QĐ là giai đoạn khó khăn, đòi hỏi nỗ lực rất lớn.