FMS - User Manual

March 2022

Powered by

PT. Selaras Kinerja Muda�Foresta Business Loft 5 Unit 6

Tangerang, Banten

Outline

Penjelasan Product

Admin RM, Regional Manager (RM), & Head Office

Field Technician (FT)

Client (Branch Manager, GAO, GAM, & GAD)

Outline

Penjelasan Product

Admin RM, Regional Manager (RM), & Head Office

Field Technician (FT)

Client (Branch Manager, GAO, GAM, & GAD)

FAS Indoraya saat ini membutuhkan solusi FT activity tracking (preventive & corrective) serta pengajuan approval RAB secara online untuk mempercepat proses operasional dan konsolidasi data di lapangan.

Penjelasan Product

Untuk keperluan testing : �https://staging-fms.fasindoraya.co.id

Untuk keperluan actual / operasional live:�https://fms.fasindoraya.co.id

​

​

Password default seluruh user:

FASfms2022

​

Environment

Hanya perlu google chrome untuk membuka, tidak disarankan menggunakan browser selain google chrome karena performance issue.

​

Spesifikasi Mobile Phone

FT

Admin Reg

Regional Manager

Head Office

GAO

Branch Manager / CO

GAM

GAD

Mulai Aktivitas

Preventive Maintenance Process

Penjadwalan Pekerjaan

Form Kunjungan - Facility

Selesai

Review

Ke proses poin

Ada Temuan?

B

N

Y

FT

Admin Reg

Regional Manager

Head Office

GAO

Branch Manager / CO

GAM

GAD

Mulai Aktivitas

RAB Approval

Wisma Maintenance

Aktivitas Selesai

Approve Kegiatan yang Diajukan

RAB Review

BAPP Draft Created

RAB - APPROVAL ESCALATION

Eskalasi approval RAB

- GAO sampai Rp 500.000

- GAM Rp 500,001 - Rp 1 juta

- GAD Rp 1.000,001 keatas

Terlepas ada biaya / tidak ada biaya

Corrective Maintenance Process & Preventive Corrective

Motor Maintenance

Menghubungi Bengkel

Rangkum RAB

Approval harus sequential

Open Ticket

FT bisa proaktif melakukan perbaikan atau menunggu arahan dari Branch Manager

Download Report as Invoice Draft

Schedule

B

Penyelesaian RAB?

Y

N

Outline

Penjelasan Product

Admin RM, Regional Manager (RM), & Head Office

Field Technician (FT)

Client (Branch Manager, GAO, GAM, & GAD)

Admin & Configuration

Pengaturan User�

1. User bisa menambahkan user baru dengan mengklik tombol create�
2. User bisa mengganti role maupun email yang akan digunakan untuk login ke dalam sistem dengan klik edit icon (icon pensil)�
3. Setelah menyelesaikan pembuatan user, pastikan untuk melakukan set up user location.

Admin & Configuration

Pengaturan Lokasi��Akses user location untuk assign / edit lokasi tanggung jawab dari masing-masing role. ��Hal ini akan berpengaruh terhadap akses view, edit, dan approval.��Update User Location

​

1. Pilih wilayah coverage sebagai pilihan pertama, anda bisa memilih lebih dari satu wilayah.
2. Lalu tambahkan wisma di mana PIC tersebut bertanggung jawab

Admin & Configuration

Pengaturan Wisma��Dari tampilan menu wisma, user dapat melakukan penggantian informasi dasar.

​

1. Pastikan PIC Wisma benar
2. User GAO, GAD, dan GAM merupakan user yang akan dijadikan approver yang bertanggung jawab untuk lokasi tersebut.

Admin & Configuration

Pengaturan Motor��Dari tampilan menu motor, user dapat mengganti informasi terbaru terkait motor dari masing-masing wisma.�

1. Jika terjadi perubahan Wisma, user dapat menggantinya dari fitur ini.�
2. Pastikan tanggal pajak & tanggal STNK terus terupdate dari menu ini.

Assign Pekerjaan

Penjadwalan FT��Dari sistem akan sudah dilakukan penjadwalan secara otomatis untuk 1 tahun kedepan, pilih tanggal dan wisma yang dimaksud lalu pilih tombol set.�

1. Ubah tanggal permintaan jika memang ada perbedaan di lapangan, pilih user FT yang tersedia�
2. Tambahkan catatan khusus untuk dibaca oleh FT sebelum bekerja.

Outline

Penjelasan Product

Admin RM, Regional Manager (RM), & Head Office

Field Technician (FT)

Client (Branch Manager, GAO, GAM, & GAD)

FT - Landing Page

Landing Page Field Technician��Pekerjaan Corrective dan Preventive yang telah diassign oleh supervisor akan muncul dihalaman ini.

Preventive

Detail Pekerjaan Preventive��Detail pekerjaan preventive yang telah dibuat dan diassign oleh Regional Manager akan muncul pada halaman Ini. Field Technician dapat memulai pekerjaan dengan menekan tombol ‘Mulai Bekerja’

FT - Preventive Wisma

Checklist Pekerjaan Preventive

​

Setelah pekerjaan dimulai, Field Technician dapat mengisi lokasi ruangan, dan kondisi temuan. Field Technician juga dapat menambahkan catatan tambahan.

​

Setelah selesai, Field Technician dapat menekan tombol ‘Simpan dan Lanjutkan’

​

Apabila kondisi temuan Baik, maka akan dilanjutkan untuk checklist kategori berikutnya.

FT - Preventive Wisma

RAB Preventive Wisma

​

Apabila kategori dilaporkan dalam keadaan rusak, maka Field Technician perlu mengisi RAB untuk barang apa saja yang perlu diganti, beserta dengan catatan sebagai informasi tambahan.

​

Untuk melanjutkan, user FT dapat menekan tombol ‘Submit’ untuk kembali ke checklist pekerjaan preventive sebelumnya.

FT - Preventive Wisma

Detail Pekerjaan Preventive Motor - Bengkel AHAS

​

Pada halaman ini user Field Technician dapat menerima informasi mengenai detail pekerjaan preventive motor yang perlu dilakukan, beserta lokasi dimana bengkel yang harus dikunjungi.

​

Untuk melanjutkan, user dapat menekan tombol ‘Mulai Bekerja’

FT - Preventive Motor

Detail Pekerjaan Preventive Motor - Bengkel Rekanan

​

Apabila bengkel yang dipilih adalah bengkel rekanan, maka akan muncul nama bengkel yang bekerjasama.

​

Untuk melanjutkan, user dapat menekan tombol ‘Mulai Bekerja’

FT - Preventive Motor

Detail RAB Preventive Motor

​

Field Technician dapat mengisi informasi kendaraan yang dilakukan pekerjaan preventive. Selain itu, user dapat menambahkan catatan, nominal biaya, dan bukti pekerjaan bengkel.

​

Untuk menyelesaikan, Field Technician dapat menekan tombol ‘Simpan dan Lanjutkan’

FT - Preventive Motor

Preventive - Corrective

Detail Pekerjaan Preventive - Corrective

​

Field Technician dapat melihat detail dari pekerjaan yang perlu dilakukan beserta dengan catatan dari Manager. Field Technician dapat memulai pekerjaan dengan menekan tombol ‘Mulai Bekerja’

FT

Preventive - Corrective

Preventive - Corrective

Checklist Pekerjaan Preventive - Corrective

​

Field Technician dapat menambahkan foto hasil perbaikan, dan catatan tambahan sebagai informasi.

​

Setelah selesai, Field Technician dapat menekan tombol ‘Selesai’

FT - Preventive - Corrective

Corrective

Detail Pekerjaan Corrective

​

Detail Pekerjaan beserta dengan catatan akan muncul dihalaman ini sebagai informasi untuk Field Technician.

​

Untuk melanjutkan, klik ‘Mulai Bekerja’

FT - Corrective Wisma

Detail Checklist Pekerjaan

​

Checklist yang sebelumnya telah diisi oleh supervisor akan menunjukan kategori, lokasi ruangan dari pekerjaan

​

Field Technician dapat menambahkan foto sebagai bukti konfirmasi kesesuaiian laporan beserta dengan catatannya.

​

Untuk melanjutkan, klik di ‘Buat Order (RAB)’

FT - Corrective Wisma

RAB

​

Pada halaman ini Field Technician dapat melihat kategori pekerjaan dan lokasi ruangan, beserta dengan material / komponen apa saja yang diperlukan.

FT - Corrective Wisma

Ketersediaan UP - RAB

​

Pengisian Barang dihalaman ini terbagi menjadi dua kondisi sebagai berikut :

​

1. UP Tidak tersedia di pilihan

Field Technician dapat mengisi Barang, satuan barang, jumlah, nominal harga barang, dan catatan sebagai informasi tambahan.

​

1. UP Tersedia di pilihan

Field Technician cukup memilih barang di pilihan sesuai dengan kebutuhan. Satuan, dan subtotal akan muncul secara otomatis sesuai dengan jumlah yang di isi.

​

Setelah selesai, Field Technician dapat ‘Submit’ untuk menyelesaikan laporan RAB.

FT - Corrective Wisma

Detail Pekerjaan Motor - Bengkel AHASS

​

Field Technician dapat melihat data pekerjaan korektif yang perlu dilakukan, beserta dengan informasi bengkel yang harus dikunjungi.

​

Untuk memulai pekerjaan, Field Technician dapat menekan tombol ‘Mulai Bekerja’

FT - Corrective Motor

Detail Pekerjaan Motor - Bengkel Rekanan

​

Apabila tipe bengkel yang dipilih adalah Bengkel Rekanan, maka akan muncul nama bengkel rekanan yang bekerjasama.

​

Untuk memulai pekerjaan, Field Technician dapat menekan tombol ‘Mulai Bekerja’

FT - Corrective Motor

Detail Kendaraan Corrective Motor

​

Pada halaman ini, Field Technician dapat memilih kendaraan yang perlu dikerjakan dengan menambahkan info KM terbaru, checklist perbaikan, catatan, nominal biaya dan upload bukti.

​

Setelah selesai, Field Technician dapat melanjutkan pekerjaan dengan menekan tombol ‘Simpan dan Lanjutkan’

FT - Corrective Motor

Outline

Penjelasan Product

Admin RM, Regional Manager (RM), & Head Office

Field Technician (FT)

Client (Branch Manager, GAO, GAM, & GAD)

GAO - Raise Ticket

Raise Ticket Corrective Request��Untuk membuka tiket request baru, user GAO perlu membuka menu ‘Corrective Action Request’

​

User dapat mengisi data permintaan dengan detail :

- Tanggal Permintaan

• Wisma
• Tipe Perbaikan
• Kategori Barang Utama
• Catatan

​

Setelah selesai, GAO dapat melanjutkan permintaan dengan tombol ‘Simpan’

GAO - Approval RAB

Approval RAB

​

Setelah Field Technician mengajukan RAB, GAO dapat approve / reject permintaan RAB tersebut.

GAO - Approval RAB

Approval RAB

​

Detail setiap pengajuan RAB dapat dilihat oleh GAO, beserta dengan harga, catatan, dan FT yang mengajukan. Foto dari pengajuan juga dapat dilihat pada halaman ini

​

Setelah selesai, GAO dapat memilih ‘Approve’ atau ‘Reject’ pengajuan RAB tersebut.

Report

Tampilan Report

​

BM, GAO, GAM, dan GAD dapat mengakses tampilan report berdasarkan lokasi coveragenya masing-masing. ��Masuk ke fitur report, pilih lokasi yang ingin dicari lalu klik link di paling kiri.