1 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA�( SISTIM ADMINISTRASI KWARTIR)

KEPUTUSAN KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA

NOMOR: 160.A TAHUN 2011 TENTANG

PETUNJUK PENYELENGGARAAN

SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR GERAKAN PRAMUKA

DISAMPAIKAN PADA KPDK 2019 KWARDA JAWA TENGAH

Oleh Kak Gunawan Surendro

2 of 21

  • Gerakan Pramuka harus memiliki tata cara kerja yang tertib dan

teratur, sebagai landasan dan pedoman untuk menentukan kebijakan,

perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian dalam menentukan

tindakan-tindakan selanjutnya.

​

  • Memberikan pedoman kepada pelaksana administrasi kwartir gerakan pramuka, agar dalam menunaikan tugas masing-masing dapat dicapai adanya dasar pengertian dan tata cara penyelenggaraan yang sama.

​

  • Sebagai pedoman penyelenggaraan administrasi kwartir, agar tercipta keseragaman dalam tata cara pengendalian dan terlaksananya pembinaan administrasi yang baik, tertib, teratur, dan terarah di lingkungan Gerakan Pramuka.

LATAR BELAKANG

3 of 21

    • Penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilahtata usaha dalam kwartir Gerakan Pramuka
    • Adalah semua perencanaan, kegiatan, dan tata cara tulis menulis dalamlingkungan kwartir Gerakan Pramuka yang dilakukan secara teratur dan terarah untukmencapai suatu tujuan dan tugas pokok kwartir Gerakan Pramuka

PENGERTIAN

4 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

Administrasi Kwartir

Gerakan Pramuka

Tulisan dinas yang bersifat mengatur

Tulisan dinas yang bersifat naskah/surat

5 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

naskah dinas yang berisi informasi mengenai apa dan bagaimana melakukan suatu kegiatan.

​

Naskah dinas : berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan, dan naskah yang bersifat perintah melaksanakan tugas

Tulisan dinas yang bersifat mengatur

6 of 21

TULISAN DINAS YANG BERSIFAT MENGATUR

Tulisan dinas yang bersifat mengatur terdiri dari:

a. Keputusan.

b. Petunjuk Penyelenggaraan.

c. Surat Keputusan.

d. Petunjuk Pelaksanaan.

e. Petunjuk Teknis.

f. Surat Perintah Kerja.

g. Surat Tugas.

h. Kesepakatan Bersama.

i. Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding

(MoU)

j. Perjanjian Kerjasama.

PEDOMAN UMUM TULISAN DINAS

7 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

​

Tulisan dinas sebagai alat penyampaian berita , pesan tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan jawaban atau usul dan saran yang ditujukan kepada berbagai lembaga atau

perorangan.

Tulisan dinas yang bersifat naskah/

surat

8 of 21

Tulisan dinas yang bersifat naskah/surat

a. Surat Edaran

b. Surat

c. Surat Keterangan

d. Surat Izin

e. Surat Perjalanan Dinas

f. Surat Kuasa

g. Surat Pengantar

h. Undangan

i. Nota Dinas

j. Surat Panggilan

k. Surat Rekomendasi

PEDOMAN UMUM TULISAN DINAS

l. Lembar Disposisi

m. Telaahan Staf

n. Pengumuman

o. Laporan

p. Surat Telegram

q. Berita Acara

r. Notulen

s. Daftar Hadir

t. Piagam Penghargaan

u. Sertifikat/Ijazah

9 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

KWARNAS

KEPUTUSAN

S.KEPUTUSAN

JUKRAN

JUKLAK

JUKNIS

KWARDA

SURAT

KEPUTUSAN

JUKLAK

JUKNIS

KWARCAB

SURAT KEPUTUSAN

JUKLAK

JUKNIS

KWARRAN

SURAT KEPUTUSAN

JUKLAK

JUKNIS

WEWENANG PEMBUATAN/PENGELUARAN KEPUTUSAN

10 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

CONTOH

PENULISAN NASKAH KEPUTUSAN/ SURAT KEPUTUSAN

11 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

CONTOH

PENULISAN NASKAH LAMPIRAN KEPUTUSAN/ SURAT KEPUTUSAN

12 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

PERNOMORAN KEPUTUSAN/ SURAT KEPUTUSAN

1) Dilakukan dengan sistem nomor urut, yang dimulai pada tanggal 1 Januari dan ditutup

pada tanggal 31 Desember setiap tahunnya.

2) Cara penomoran keputusan secara lengkap adalah sebagai berikut:

a) Nomor urut

b) Angka tahun

Contoh:

Keputusan yang dikeluarkan pada tahun 1999 dengan nomor urut 9, penulisan menjadi

NOMOR: 9 TAHUN 1999.

13 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

CONTOH

14 of 21

KOP/ KEPALA SURAT

SK KWARNAS No. 045 Tahun 2011

15 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

PENOMORAN NOTA/ SURAT DINAS :

1) N O T A (nama jenis tulisan).

2) Nomor urut nota/ Surat

3) Kode bidang/biro yang mengirimkan.

​

Contoh : 028 / 1133-E

028 : nomor urut nota/ Surat (min. 3 angka)

1133 : Kode Kwartir (Contoh Kota Semarang)

E : Kode bidang/biro yang mengirim.

16 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

KODE

BIDANG

A

Pimpinan

B

Bidang Pembinaan Anggota Muda

C

Bidang Pembinaan Anggota Dewasa

D

Bidang Hubungan Masyarakat dan Pengabdian Masyarakat

E

Bidang Organisasi, Kerjasama, dan Hukum

F

Bidang Dana, Usaha, Sarana, dan Prasarana

G

Kelompok staf yang menangani Pusdiklat

H

Kelompok staf yang menangani Puslitbang

J

Dewan Kerja

K

Badan Pengelola Unit Usaha Kwartir

L

Bumi Perkemahan

M

Kedai Pramuka

Kode Bidang di lingkungan Kwartir Daerah, Kwartir Cabang, dan Kwartir Ranting

17 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

Kode Bidang di lingkungan Kwartir Daerah, Kwartir Cabang, dan Kwartir Ranting

KODE

BIDANG

N

Usaha lain-lain (PT, Koperasi, Balai Penerbit, dll).

P

Saka Bahari

Q

Saka Bakti Husada

R

Saka Bhayangkara

S

Saka Dirgantara

T

Saka Kencana

U

Saka Tarunabumi

V

Saka Wanabakti

W

Saka Wirakartika

Jika terjadi penambahan kelompok seperti tersebut di atas dapat diberi kode huruf berikutnya, jika telah sampai pada kode Z dapat dilanjutkan dengan kode AA. AB dan seterusnya

Guna menghindari keraguan antara angka satu (1) dengan huruf I dan angka nol (0) dengan huruf O maka huruf I dan O tidak digunakan sebagai kode.

18 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

PAPAN NAMA Ukuran

a) Kwartir Nasional : 5,00 x 1,66 m

b) Kwartir Daerah : 3,90 x 1,20 m

c) Kwartir Cabang : 3,30 x 1,00 m

d) Kwartir Ranting : 2,80 x 0,80 m

e) Gugus Depan : 2,00 x 0,60 m

WARNA

1. Kwartir Nasional, dasar : kuning

2. Kwartir daerah, dasar : merah

3. Kwartir cabang , dasar : Hijau

4. Kwartir ranting , dasar : merah muda

5. Gugus Depan, dasar : hijau muda

​

Bidang huruf dasar : coklat muda

tulisan : hitam

lambang : hitam (lambang pramuka)

dan putih (lambang WOSM)

Bidang huruf : seperti Kwartir Nasional

19 of 21

SISMINTIR GERAKAN PRAMUKA

JENIS DAN UKURAN STEMPEL KWARTIR / GUDEP

20 of 21

CATATAN

1. Surat Menyurat untuk kepentingan Satuan di Kwartir (Dewan Kerja, Satuan Karya dll) sistem administrasinya menyatu dengan kwartir.

2. Satuan-satuan di kwartir dapat mengelola sistem administrasi untuk kepentingan intern (Pencatatan, pengarsipan dokumen, Notulen, daftar hadir dll)

3. Sekretariat Kwartir adalah induk pengelolaan adminstrasi yang dipimpin oleh seorang sekretaris selaku Ketua Bidang Administrasi.

​

21 of 21

By Kak Gunawan Surendro

ANDALAN KWARDA JATENG

TERIMA KASIH

SATUAN KOMUNITAS