Правила составления заголовка документов и дел

Цель: создание условий для формирования навыков составления заголовков документов и дел архивного фонда в соответствии с правилами.��ПК 2.4 Обеспечивать прием и рациональное размещение документов в архиве (в т.ч. документов по личному составу)�ПК 2.5 Обеспечивать учет и сохранность документов в архиве��ОК 3. Принимает решения в нестандартных ситуациях�ОК 5. Использует информационно-коммуникационные технологии для совершенствования профессиональной деятельности�

З а г о л о в о к должен быть кратким, точным и литературно грамотным�

Типы заголовков:�1. Простой заголовок складывается из следующих элементов:�- вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);�- автор�- предмет или вопрос (отражает содержание документов дела),�- территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы)�- время (событий или составления документов);�- формальные признаки (подлинность или копийность).��Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные�документы заголовки будут содержать:�� - указание вида документов, �- название автора �- дату�- формальный признак подлинности или копийности.

Например:��Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Рос­ сийской Федерации за январь — июль 1996 г. Подлинники. ��Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники. ��Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926 г. Копии.� �Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда со­ держания, и времени — периода составления документа.�� План работы коллегии Министерства общего и профессионального об­ разования Российской Федерации на 1996 г. �Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по изучению декабристов и их времени за 1924 г.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-�аналитическая документация описывается с указанием в заголовке:��- автора�- содержания �- территории �- времени

Например: ��Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецкое плену, о деятельности испанской ≪Голубой дивизии≫ за 1940-1942 гг.��Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподавательскому�составу РГГУ за январь —июнь 1994 г.��Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в гражданство�СССР за 1925-1927 г.

Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных�между собой последовательностью делопроизводства. �Их, как правило, объединяет вопрос, содержание

Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, протоколы, докладные записки).

Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. ��Например:��Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограммы,�представления, переписка).

Понятие дело применяется при:�1. описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, ��2. при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством�вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения.��Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела

Например:�- Дело об авторском праве наследников НА. Римского-Корсакова.��- Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря,�обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, бывшей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровском�девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, хранящихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81.

Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся�запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений

Переписка с ЦИК СССР, НК РКП СССР, секретариатом И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора. ��Например:�Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. Поленовым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящнЫх искусств художниками В.Д.Поленовым, В.М.Васнецовым, Д.А. Серовым, П. В. Жуковским.

Примерная схема расположения заголовка:�

2. Обобщенные заголовки ��Рекомендуется использовать тогда, когда�дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.��во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

ОБОБЩЕННЫЕ ЗАГОЛОВКИ��В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда. ��Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:��Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым�понятием.

В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 1997 г. Документы подлинные и копии.��Правильно составленный заголовок будет звучать так:��Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.��В этом заголовке видовые понятия — вузы — были сведены к однородному понятию ��

3. Сложные заголовки �составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. ��При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую — обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания: �1) простых заголовков, ��например: �Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по воп­росу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинни­ки) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.;

2) простого и обобщенного заголовков, �например:��Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за�1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирма­�ми и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной ин­�формацией;�

�3) обобщенных заголовков, �например:��Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г.Москвы�за ноябрь —декабрь 1997г. (копии), переписка с избирательными ко­�миссиями о проведении выборов в Городскую Думу.

Аннотации .�Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее�выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, лис­�товки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.��Таким образом, аннотируются документы, которые могут слу­�жить предметом самостоятельного поиска.�

Аннотация составляется в трех вариантах:�1) аннотация, представляющая собой заголовок отдельного�документа, например:�Письмо К. Э. Циолковского о конструировании металлического�дирижабля. Л. 17—18;��2) аннотация, составляющаяся на несколько однородных до­�кументов, например:�Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14—21;��3) аннотация, содержащая краткое описание содержания до­�кумента, например:�В списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Крас­�ная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45.��В конце аннотации обязательно указываются номера

ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ��на карточках фиксируются следующие информационные �ха­рактеристики:��1. фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являют­ся и названием фонда;�2.заголовок дела;�3.крайние даты документов дела;�4.количество листов;�5.архивный шифр.�

Составление заголовка на дела личного происхождения.��Элементы: �1.виды документов или дел, �2.автор, �3.корреспондент, �4.вопрос. �5.территорию �6.время, �7.особенности материалов.�

В заголовке на рукопись указывают �1.автора, �2.название произведе­ния, �3.жанр, �4.наличие дарственных надписей, правок и других�приписок с указанием их авторства, ��например:�А. П. Островский. «Доходное место». Пьеса.�

Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указыва­ется ее первая строка, ��например: �Б.П.Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение.

В заголовке на переписку указывают �1.вид документа, �2.автора �3.корреспондентов, �4.содержание, если оно касается одного вопро­са, �5.наличие приложений, приписок и других особеннос­тей, �например:�Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой.

В письмах родственников рекомендуется указывать их родствен­ные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по�мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фами­лию их первого мужа, ��например:�Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпи­ной, по первому мужу Бек).

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое со­�держание записей, фотографий и других материалов с обозначе­нием их авторства, а также отражают внешние особенности аль­бома, ��например:�Альбом К.К.Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжина,�А. А. Коринфского и др.; рисунками И. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бар­хатном переплете.�

В тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно�указывается до раскрытия его содержания, ��например:�Альбом 77. И. Карпова «Книжка 44 уродов — портретов писате­лей с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д. М.Алтаузе-�на, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др.�

Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем�указывают вид дела и автора, ��например:�Записные книжки П. С. Каржановского.�

В заголовках на фотографии указывают вид документа, иници­алы и фамилии изображенных лиц, событие, ��например:�Фотография Т. Л. Щепкиной-Куперник.

Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это от­мечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы,��например:�Фотография А. Павловой с дарственной надписью А. А. Бахрушину