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CONTEXTE I

Pour mettre en place un échange de données portant sur une personne dont les données sont présentes entre différentes base de données, l’identification doit par définition être univoque et commune. A ce titre, e-paysage se base sur le numéro de registre national et à défaut, sur le numéro au registre bis de la sécurité sociale. Tous les utilisateurs d’e-paysage doivent donc bénéficier d’un contexte légal permettant l’utilisation du Registre national comme identifiant unique d’une part, et l’accès aux bases de données du Registre national, d’autre part. Les utilisateurs au stade actuel sont : les établissements d’enseignement supérieur (EES), les commissaires et délégués de l’enseignement supérieur près des EES, le Services des allocations d’études et le ministère de la FWB.
Il reprend le descriptif des échanges de données soit :

L’établissement de la signalétique de l’étudiant et le cas échéant, la vérification de sa situation administrative dans le but d’établir sa finançabilité,
La communication du statut boursier d’un candidat à l’admission,
La centralisation des inscriptions dans le but d’établir le caractère finançable d’une inscription, d’effectuer la vérification de la finançabilité et des critères d’inscription liés à l’attribution des bourses d’études,
La centralisation des demandes d’admission des étudiants non résidents aux études contingentées,
La centralisation des diplômés afin d’authentifier les titres délivrés en Communauté française dans le cadre de la vérification des titres d’accès à l’enseignement supérieur et de la lutte contre les faux diplômes.

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CONTEXTE II

L’enjeu est de de donner une existence légale à la plateforme e-paysage afin d’(de) :

identifier les utilisateurs des données ;
permettre à l’ensemble des utilisateurs d’utiliser le RN ou le registre bis comme clé unique d’identification ;
identifier que le traitement effectué par l’ARES consiste en la collecte et la mise à disposition des données ;
identifier par échanges de données le responsable de traitement, la nature du traitement, la finalité et la liste des données à caractère personnel échangées ;
garantir un financement récurrent suffisant pour garantir la pérennité de service

Définir une année académique d’entrée en vigueur

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DES MODIFICATIONS SANS SURPRISES

Adaptations de texte légaux existants pour garantir la cohérence entre e-paysage et l’existant (fraudeurs, centralisation des demandes d’admission, examen de médecine/dentisterie…)
Nettoyage légistique
Création de nouveaux articles

Identification RN
Traitement effectué par l’ARES
Informations sur les échanges : listes des données échangées
Par échange : fournisseur – consommateur – finalité légitime
Identification des sous-traitants BCED – ETNIC

L’entrée en vigueur en 2021-2022 de l’ensemble des dispositions et en 2022-2023 pour le contrôle par les com/del dans l’application e-paysage (contrôle des documents)
La proposition reflète ce qui a été travaillé conjointement avec les partenaires du projet
Travail de co-construction entre l’ARES et les Com/del
Souci de respect du travail effectué ensemble, des plannings validés et des besoins des EES
Il a été accompagné d’un courrier co-rédigé par l’administrateur de l’ARES et les présidentes des collèges Com/del
L’objectif est de faire voter ce texte rapidement afin d’éviter les effets rétroactifs

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ETAT DES LIEUX

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SERVICES SIEL-SUP

Mise en place d’un portail unique

Les 3 modules SIEL-SUP

SIEL-SUP DAPE : bourses d’études
SIEL-SUP Fraudeurs
SIEL-SUP inscriptions
Des liens vers BCED-WI (pas de passage d’identité) et le support ARES

Lié à l’identifiant cerbère

Par définition, la personne est liée à son EES
Pour le cas d’une personne travaillant dans 2 EES, le choix de l’EES est proposé

Les profils pour les EES sont

La recherche est basée sur les critères suivants : Nom, prénom, DN, RN, ID CFWB, code habilitation

Profil	Personnes concernées	Ecriture sur ses propres inscriptions	Lecture sur toutes les inscriptions	Lecture Fraudeurs	Lecture bourses
1	Services administratifs	x	x	x	x
2	Services administratifs		x	x	x
3	Service social				x

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PAGE D’ACCUEIL

Inscriptions

RN – Nom- Prénom- DN -ID étudiant

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CRÉATION DU SIGNALÉTIQUE À PARTIR DU RN

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LES DONNÉES DE LA MINI-INSCRIPTION

ID de la donnée	Nom	Obligatoire/conditionnel/facultatif
DSE_16	Numéro de RN/RBis	Obligatoire
DSI_73	Année académique	Obligatoire
DSI_2	Responsable du dossier	Facultatif
DSI_4	Code habilitation de l'inscription dans l'année n	Obligatoire
DSI_5	Code grade académique de l'inscription dans l'année n	Obligatoire
DSI_20	Crédits inscrits au PAE	Obligatoire
DSI_23	Nombre de crédits acquis dans l'année n	Obligatoire
DSI_15	Position dans le cycle	Conditionnel
DSI_32	Réorientation en cours de 1e bloc du 1e cycle	Conditionnel
DSI_95	Diplômé	Conditionnel
FIN_14	Finançabilité et taux de financement FWB de l'inscription à l'année n	Facultatif

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LE WORKFLOW D’UNE INSCRIPTION

Champs obligatoire dans les données mini-inscriptions

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PAE - HABILITATION

Champs conditionnel dans les données mini-inscriptions

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DIPLÔMÉ

Remplissage automatique

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INFORMATIONS ADMINISTRATIVES

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PASSÉ

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ÉCRAN FINANCEMENT

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CHARGEMENT DES MINI-INSCRIPTIONS

Deux méthodes

Par webservice via la full inscription
Par le chargement de fichier csv

Par ws

Tenir compte d’une adaptation du dictionnaire des données
Deux versions en parallèle (à voir avec l’ETNIC)

Par chargement de fichier csv

Une année académique par fichier
Un fichier est chargé une seule fois 🡪 Chaque fichier doit avoir un nom standardisé unique
Les fichiers sont chargés et traités toutes les 10 minutes
Plusieurs fichiers peuvent être chargés en même temps

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INTÉGRATIONS RÉUSSIES

N° de ligne dans le fichier d’origine

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INTÉGRATIONS NON RÉALISÉES

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ACTIONS À RÉALISER LIÉES À SIEL-SUP

A réaliser	Qui ?	Planning prévisionnel
Finalisation de la mise en place des environnements de tests et DWH pour l’envoi des mini-inscriptions	ETNIC/ARES	20 avril 2021
Documentation nouveau service fraudeurs	ETNIC	20 avril 2021
Mise en place du nouveau formulaire de demande d’accès à BCED-WI	ARES
Mise en place du système de support « métier »	ARES	20 avril 2021
Mise en production de la version 2.0 du service fraudeurs et de SIEL-SUP DAPE	ETNIC	20 avril 2021
Finalisation de la mise en place des environnements de tests et DWH pour l’envoi des full inscriptions
Finalisation du chargement des full inscriptions par CSV	ETNIC/ARES	30 mai 2021
Design de l’interface de gestion des com/del et des outils de validation	GT com/del/ARES/ETNIC	30 juin 2021
Développement de l’interface de gestion	ETNIC/ARRES	A partir de juillet
Analyse de la centralisation des documents et développements		A partir de septembre

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LE DICTIONNAIRE SIEL-SUP 2021-2022

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LE PRINCIPE

Le dictionnaire des données est validé par année académique
Ses modifications n’ont normalmeent pas d’effet rétroactif
Il est validé par le collège des Com/Del et par le CA de l’ARES

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RATIONALISATION DES ANNULATIONS/SORTIES

La DSI_32 prend 2 valeurs au lieu d’une seule (coche) et la réorientation « sort » des motifs de sortie

La DSI_36 change d’intitulé et de définition

DSI_32	n-reor	EES	Réorientation (1e cycle) au cours d'année n	01 : Réorientation « cursus initial »	2 chiffres	L'établissement du cursus initial (A) encode 01 en cas de réorientation visée à l’article 102, §3.
				02 : Réorientation « cursus final »		L'établissement du cursus final (B) encode 02 en cas de réorientation visée à l’article 102, §3

DSI_36	Mot_sortie	EES	Perte de la qualité d’étudiant régulièrement inscrit en cours d’ année.	1: Annulation de l’inscription à la demande expresse de l’étudiant avant le 1^er décembre	1 chiffre	Annulation de l’inscription avant le 1^er décembre conformément à l’article 102, §2 du décret du 07-11-2013.
				2: Exclusion pour fraude à l'inscription ou aux évaluations.		L’étudiant perd sa qualité d’étudiant régulièrement inscrit suite à une fraude à l’inscription ou une fraude aux évaluations conformément à l’article 95/2, §3 et 139/1.
				3: Annulation d’une inscription accordée provisoirement sur la base de l’article 95, §1^er dernier alinéa.		L’étudiant perd sa qualité de régulièrement inscrit au motif qu’il n’a pas pu apporter la preuve qu’il respectait les conditions d’accès en temps utile.

�

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CONDITIONS D’ACCÈS AU 1^ER CYCLE ET ÉQUIVALENCE

Remise en cohérence des données

DSI_54 : Type d’équivalence
DSI_55 : Statut d’équivalence
DSI-40 : Catégorie de titre d’accès pour l'inscription dans l'année n
DSI_78 : Conditions particulières d'accès au 1e cycle de l'inscription dans l'année n

Proposition finalisée à la prochaine réunion

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DROITS D’INSCRIPTION SPÉCIFIQUES

Création d’une nouvelle variable

Uniquement d’application pour les HE/ESA

DSI_61 bis	N_Dis	HE-ESA	Droits d’inscription spécifiques	1	coche	L'étudiant s’est acquitté des droits d’inscription spécifiques en application de l’articles 12, §2 bis ou 2ter bis de la loi 29/5/1959 modifiant certaines dispositions de la législation de l'enseignement

�

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POSITION DANS LE CYCLE /ANNÉE DIPLÔMANTE

1: Première année de premier cycle	1 chiffre	L’étudiant de premier cycle n'a pas acquis ou valorisé 45 des 60 premiers crédits du cycle (Cfr. Article 148 du décret du 07-11-2013)
2: Suite de cycle �		L'étudiant de premier cycle est en poursuite d’études (ni inscrit en première année d’un premier cycle ni inscrit en fin d’un premier cycle)
3: Fin de cycle		L’étudiant de premier cycle inscrit à son PAE tous les crédits manquants pour être diplômé (Cfr. Article 15, 35bis° du décret du 07-11-2013)

�

Année diplômante Etudiant en fin d’un deuxième cycle	1: Oui	case à cocher	L'étudiant est en année diplômante L’étudiant inscrit à son PAE de deuxième cycle tous les crédits manquants pour être diplômé

�

Année diplômante d’un premier cycle universitaire �	1: Oui	case à cocher	Pour l'application de l’article 28 de loi du 27 juillet 1971 sur le financement et le contrôle des institutions universitaires, « est considéré comme inscrit à une année diplômante d'un 1er cycle, l'étudiant régulier ayant réussi au moins 105 crédits de ce cycle d'études. »

Précision des définitions DSI_15 et DSI_94

Ajout d’une variable « financement » spécifique pour les universités

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AJOUT DE VARIABLES SPÉCIFIQUES AUX AVIS DES COM/DEL

FIN_15	Fin_tx	COMM	Avis du Com/Del sur la Finançabilité et taux de financement FWB de l'inscription à l'année n	1: Non finançable	1 chiffre	L'inscription est non finançable
				2 : 0 %		L’inscription est finançable et financée à 0 %
				3: 50 %		L’inscription est finançable et financée à 50 %
				4: 100 %		L’inscription est finançable et financée à 100 %

�

DSI_90bis	insc_qualite	COMM	Avis sur la régularité de l’inscription	01 : Confirme la régularité	2 chiffres	L'inscription est régulière au sens de l’article 103
				02 : Infirme la régularité		L'inscription n’est pas régulière

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COLLECTE 106

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REMARQUES PRÉLIMINAIRES

L’analyse de la collecte 106/rapport de population porte sur les fichiers de l’année académique 2019-2020
Les remarques peuvent donc porter sur des problèmes liés à la base de données ou liés à la manipulation du fichier après l’extraction (d’où l’approche comparative par application métier)
L’analyse des fichiers suit le même ordre que l’engagement des établissements dans Siel-Sup

Groupe « Penelope »

ULiège
HE Vinci
HEAJ
HERS
HECh

Groupe « Gestac »

UMONS
HEPH-Condorcet
HEH

EPHEC

Les remarques sont communiquées aux établissements selon deux catégories : les problèmes critiques pour l’entrée dans Siel-Sup ; les problèmes non-critiques, ces remarques sont transmises pour information

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LES DIFFICULTÉS RENCONTRÉES

Problèmes de format

Format de date (aaaa-mm-jj attendu mais jj-mm-aaaa transmis)
Référentiel pays (ISO Alpha 2 attendu)
Des valeurs « 0 » alors qu’une valeur « Null » est attendue
Montant du droit d’inscription
RN inconnu

Problème de référentiel

HOPS : Certains établissements ont inversés les notions d’habilitations détaillées et d’habilitations décrétales
FASE : plusieurs problèmes liés à l’utilisation des codes FASE pour les campus (utilisation de campus fermés ; utilisation du code de l’EES au lieu du campus…)

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LES DIFFICULTÉS RENCONTRÉES

Problèmes dans le passé étudiant

Des valeurs suspectes dans le passé de l’étudiant sont mises en évidence (exemple : 725 crédits en N-4)
Problème de lien code habilitation – code grade académique
Problème de données manquantes (quelques cas)

Des données manquantes (quelques cas)

Lieu de naissance de l’étudiant
Code postal et/ou ville du domicile légal
Absence de genre
Absence de nationalité

Ou à l’inverse, trop de données (quelques cas)

Des étudiants nés en Belgique ET à l’étranger

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LES DIFFICULTÉS RENCONTRÉES

Des valeurs absurdes (quelques cas)

Des points d’interrogation en valeur
Code postal en 0000
Du texte dans un champ numérique
Lettres dans le RN

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LES RETOURS

Après analyse des fichiers, le retour vers les établissements est généralement organisé dans l’ordre suivant :

Envoi au service informatique : cette étape a pour objectif d’éviter d’alerter un établissement sur des erreurs qui viendraient de la structure de la base de données ;
Envoi des remarques à la personne relai epaysage et, en copie, aux Commissaires et Délégués en charge de l’établissement.

Entre la sortie des données du système de gestion et la réception du fichier de la collecte 106 par l’ARES, le fichier a parfois connu plusieurs manipulation. L’équipe epaysage est donc disponible :

Pour discuter des remarques ;
Tenter de retracer le parcours du document ;
Fournir toutes les informations complémentaires utiles.

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UN PEU DE TOUT

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MELTING POT DES AUTRES ACTIONS

Finalisation de la convention d’échanges de données liées aux diplômés de la Communauté flamande – séance d’infos pour les institutions intéressées sera organisée en début d’année.
La version 4.0.0 de HOPS est en acceptance

Améliorations ergonomiques et de l’interface de gestion
Données et référentiels additionnels

Développement d’un ws de l’API DEQAR qui reprend les rapports d‘évaluation de toutes les agences d’évaluation de l’enseignement supérieur au niveau européen
Lancement du projet CREDAC (centralisation des résultats aux épreuves et des demandes d’admission aux études contingentées)

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