1 of 60

TAKLIMAT PENGURUSAN AKAUN SEKOLAH (BANTUAN PERKAPITA ‘PCG’) MESYUARAT PROFESIONAL PENGETUA-PENGETUA �SEKOLAH NEGERI MELAKA 2012

Mohd

*

Mohd

*

PENGURUSAN KEWANGAN

unit akaun

2 of 60

PRINSIP-PRINSIP �PENGURUSAN KEWANGAN

Konsep Pengurusan Kewangan

Legality

patuh kepada semua undang-undang dan peraturan-peraturan kewangan

Perwakilan Kuasa

Peringkat-peringkat kawalan

Akauntabiliti

Kepertanggungjawaban dalam melaksanakan aktiviti

Mohd

*

Mohd

*

3 of 60

SURAT PEKELILING KEWANGAN BILANGAN 8 TAHUN 2010

Mohd

*

Mohd

*

GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN PERUNTUKAN BANTUAN SEKOLAH KEPADA SEKOLAH BERDASARKAN PER KAPITA MURID

4 of 60

TUJUAN

Menerangkan mengenai garis panduan pengurusan kewangan 8 jenis bantuan :

PCG (Bantuan Per Kapita)
YKS (Yuran Khas Sekolah)
BKKP (Bantuan Koku Pra Sek)
BKK (Bantuan Koku Sekolah)
BKKA (Bantuan Koku Asrama)
BSS (Bantuan Sukan Sekolah)
BMP (Bantuan Makan Pra Sekolah)
BMA (Bantuan Makan Asrama)

Mohd

*

Mohd

*

5 of 60

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

Mengemukakan tuntutan awal (asas 1 Oktober) mengikut tarikh ditetapkan.
Mengemukakan tuntutan pelarasan (asas 1 Julai).
Menyemak peruntukan yang diterima.
Mengeluarkan Resit Pejabat (RP01) kepada pihak yang menyalurkan peruntukan.
Menyelenggara Buku Tunai.
Mengembalikan lebihan peruntukan.
Menguruskan baki bawa ke hadapan dengan teratur.

Mohd

*

Mohd

*

6 of 60

TATACARA PERAKAUNAN

Tatacara perakaunan hendaklah mematuhi peraturan dan garis panduan yang dikeluarkan oleh Bahagian Akaun Kementerian Pelajaran.

[Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah]
[Surat Bahagian Akaun : KP.AK.SEK/500-5(13) bertarikh 7 Januari 2011]

Mohd

*

Mohd

*

7 of 60

GARIS PANDUAN

Merangkumi:

Pendahuluan
Bab A: Jenis dan Kadar Bantuan Persekolahan
Bab B: Prosedur Tuntutan Awal
Bab C: Prosedur Tuntutan Pelarasan
Bab D: Prosedur Pemulangan Lebihan Peruntukan
Bab E: Prosedur Tuntutan Bagi Sekolah Baru
Bab F: Baki Bawa Ke Tahun Hadapan
Bab G: Jadual Kadar dan Borang Berkaitan

Mohd

*

Mohd

*

8 of 60

BAB A : JENIS DAN KADAR

Bantuan Geran Per Kapita (PCG)
Syarat Perolehan/Pembelian Harta Modal

Keperluan Pembelian Untuk P&P

Sekolah Rendah: nilai perolehan setahun tidak melebihi RM5,000 atau 30% (mana terendah) daripada PCG Mata Pelajaran dan PCG Bukan Mata Pelajaran (Tidak termasuk LPBT/LPK Sekolah)

Mohd

*

Mohd

*

9 of 60

BAB A : JENIS DAN KADAR

Bantuan Geran Per Kapita (PCG)
Syarat Perolehan/Pembelian Harta Modal

Keperluan Pembelian Untuk P&P

Sekolah Menengah: nilai perolehan setahun tidak melebihi RM10,000 atau 30% (mana terendah) daripada PCG Mata Pelajaran dan PCG Bukan Mata Pelajaran (Tidak termasuk LPBT/LPK Sekolah)

Mohd

*

Mohd

*

10 of 60

BAB A : JENIS DAN KADAR

Bantuan Geran Per Kapita (PCG)
Syarat Perolehan/Pembelian Harta Modal

Keperluan Pembelian Untuk P&P

Sekolah Kurang Murid (SKM): nilai perolehan setahun tidak melebihi 30% daripada PCG Mata Pelajaran dan PCG Bukan Mata Pelajaran

Mohd

*

Mohd

*

11 of 60

BAB A : JENIS DAN KADAR

Bantuan Geran Per Kapita (PCG)
Syarat Perolehan/Pembelian Harta Modal

Keperluan Pembelian Untuk Sekolah

Terhad kepada 5 peratus daripada peruntukan LPBT/LPK Sekolah

Mohd

*

Mohd

*

12 of 60

BAB A : JENIS DAN KADAR

Bantuan Geran Per Kapita (PCG)
Syarat Perolehan/Pembelian Harta Modal
Pembelian diputuskan dalam mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengetua/Guru Besar dan dianggotai oleh Ketua Bidang/Ketua Panatia
Pembelian peralatan ICT dan alat penyaman udara tidak dibenarkan
Harta modal yang dibeli hendaklah didaftarkan dan diuruskan berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan

Mohd

*

Mohd

*

13 of 60

BAB A : JENIS DAN KADAR

Bantuan Geran Per Kapita (PCG)
Kelayakan Murid dan Kadar

Tuntutan PCG hanya layak dituntut bagi murid warga negara Malaysia yang bersekolah di sekolah kerajaan dan bantuan kerajaan sahaja (murid warga asing perlu diambil kira semasa membuat tuntutan PCG kerana mereka telah membayar fee murid asing)
Pengetua/Guru Besar WAJIB memaklumkan kepada Ketua Bidang/Panatia mengenai jumlah peruntukan dalam mesyuarat JPKA untuk tujuan perancangan

Mohd

*

Mohd

*

14 of 60

BAB A : JENIS DAN KADAR

Bantuan Geran Per Kapita (PCG)
Pindah Peruntukan

Pengetua/Guru Besar hanya dibenarkan meluluskan pindah peruntukan di antara kumpulan PCG Matapelajaran sahaja
Lain – lain pindah peruntukan perlu kelulusan KPTJ (melalui Unit Akaun, JPN Melaka)

Mohd

*

Mohd

*

15 of 60

BAKI BAWA KE TAHUN HADAPAN

Baki Bawa Ke Tahun Hadapan PCG dan BMA

Bagi setiap jenis bantuan, amaun yang boleh dibawa ke tahun hadapan terhad kepada maksimum 5% daripada jumlah Peruntukan Yang Sepatutnya Diterima Pada Tahun Semasa dan Baki Terkumpul Tahun Lalu.
Jika ada lebihan setelah ditolak 5%, kredit ke akaun hasil sebelum 31 Januari.

(Untuk PCG – Jumlah yang perlu dikreditkan ke dalam akaun hasil boleh ditampung dari mana – mana lajur peruntukan)

Mohd

*

Mohd

*

16 of 60

BAKI BAWA KE TAHUN HADAPAN

Baki Bawa Ke Tahun Hadapan PCG dan BMA

Formula:

Baki Dibenar Dibawa Ke Tahun Hadapan:

5% x (Peruntukan Tahun Semasa Layak Diterima + Baki Terkumpul Tahun Lalu)

Mohd

*

Mohd

*

17 of 60

BAKI BAWA KE TAHUN HADAPAN

Baki Bawa Ke Tahun Hadapan YKS, BKKP, BKK, BKKA, BSS dan BMP

Semua baki dibenarkan dibawa ke tahun hadapan.
Jumlah baki yang dibawa ke tahun hadapan tersebut akan dikira sebagai sebahagian peruntukan tahun semasa.
Jika ada lebihan perlu dikembalikan kepada pihak yang menurunkan peruntukan (Kredit Vot).

Mohd

*

Mohd

*

18 of 60

BAKI BAWA KE TAHUN HADAPAN

Maksud Belanja Baki Bawa Ke Tahun Hadapan (PCG, YKS, BKKP, BKK, BKKA, BSS dan BMP)

Selain BMA: Untuk menampung kekurangan peruntukan bantuan tersebut sahaja.

Mohd

*

Mohd

*

19 of 60

BAKI BAWA KE TAHUN HADAPAN

Baki Bawa Ke Tahun Hadapan YKS, BKKP, BKK, BKKA, BSS dan BMP (Sambungan)

Jika sekolah mempunyai jumlah Baki Bawa Ke Tahun Hadapan melebihi jumlah Peruntukan Awal Tahun (berdasarkan enrolmen 1 Oktober), sekolah perlu memulangkan semula keseluruhan Peruntukan Awal Tahun yang diterima.
Pihak sekolah perlu mengisi Borang Pengisytiharan Baki Bawa Ke Hadapan (borang perlu dilampirkan bersama borang tuntutan pelarasan)

Mohd

*

Mohd

*

20 of 60

TOT IAB 2008

*

Mohd

*

Perolehan

21 of 60

TOT IAB 2008

*

Mohd

*

MEMBUAT PESANAN

Dibuat berdasarkan adanya permintaan daripada kakitangan atau dengan keputusan minit mesyuarat.
Permohonan barang-barang hendaklah menggunakan NOTA MINTA.
Dapatkan kelulusan daripada Pengurus Sekolah dalam Nota Minta mengenai permohonan barang-barang

22 of 60

TOT IAB 2008

*

TOT IAB 2008

*

SEKOLAH KEBANGSAAN SERI PERLIS

MAT SAFAR BIN SAAD

KM.1, Jalan Raja Syed Saffi,

01000 Kangar, Perlis.

Pejabat, Sek. Keb. Seri Perlis.

15.3.2011

1. Buku Rekod Mengajar 26 buah

2 .

Jadual Kedatangan Murid

3 .

Jadual Waktu

15 buah

12.00

3.00

1.00

312.00

45.00

15.00

Tiga Ratus Tujuh Puluh Dua Sahaja.

LPBT

Jika berkaitan

Tandatangan &

Cop Jawatan

1.2. 2011

SKSP. Bil(2) P.0021

24.2 2011

1.2. 2011

Tandatangan &

Cop Pembekal

16 Mac 2011

SKSP. 314/011

Tanda penerima

& Cop Jawatan.

372.00

23 of 60

TOT IAB 2008

*

Mohd

*

Bayaran

24 of 60

TOT IAB 2008

*

Mohd

*

TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

Memastikan wang peruntukan mencukupi dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat.
Semua bil dijelaskan dalam tempoh 14 hari.
Memastikan pembayaran yang dilakukan oleh sekolah adalah pembayaran yang sah serta disokong dengan baucar bayaran dan dokumen sokongan.

25 of 60

Bersambung ….TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah.
Perakaun menerima barang-barang telah dibuat di dalam pesanan sekolah, bil/invois.
Memastikan bekalan/perkhidmatan telah dimasukkan ke dalam daftar stok berkenaan dengan sempurna.

Mohd

*

Mohd

*

26 of 60

TOT IAB 2008

*

Mohd

*

KAEDAH BAYARAN

Baucar Bayaran
Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)

27 of 60

TOT IAB 2008

*

Mohd

*

“saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran sebenar belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal dijumpai, ia tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran”.��

tandatangan Pengurus Sekolah

(RAHIMAH BINTI ABD. KADIR)

Guru Besar

Sekolah Kebangsaan ABC

Johor Bahru

28 of 60

Daftar Bil

Semua bil kecuali bil PWR hendaklah direkod dalam Daftar Bil dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari. Bagi tujuan ini semua bil yang diterima hendaklah dicop tarikh terimaan.
Bil/Invois yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil tidak diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar bagi tahun kewangan.
Pembayarannya perlu mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum membayarnya.

Mohd

*

Mohd

*

29 of 60

Pemeriksaan Mengejut

Pengurus Sekolah atau Juruaudit Dalam hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam penyimpanan awang, setem atau barang-barang lain yang berharga.

Mohd

*

Mohd

*

30 of 60

Melantik Juruaudit Dalam

Pengurus Sekolah perlu melantik Juruaudit Dalam untuk mengkaji kelemahan-kelemahan dalam sistem pengurusan perakaunan dan kewangan sekolah.

Mohd

*

Mohd

*

31 of 60

SURCAJ DAN PENALTI

Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:-

Gagal menjalankan tanggungjawab mengutip dan mengurus kutipan yang telah dipertanggungjawabkan ke atasnya;
Telah membuat pembayaran menggunakan wang awam dengan cara tidak teratur dan tidak dijamin kesempurnaannya;
Telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang awam atau harta benda kerajaan;
Gagal menyelenggara akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teratur; atau

TOT IAB 2008

*

Mohd

*

32 of 60

bersambung... SURCAJ DAN PENALTI

Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:-

Gagal membuat pembayaran atau telah menangguhkan pembayaran wang awam kepada pihak yang berhak menerima.

Mohd

*

Mohd

*

33 of 60

bersambung... SURCAJ DAN PENALTI

Penalti:-

Sesaorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 yang terkandung dalam Akta Pendidikan 1966 adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi RM5,000 atau dipenjara selama tempoh tidak melebihi 3 bulan atau kedua-duanya. .

Mohd

*

Mohd

*

34 of 60

��TAKLIMAT �SISTEM PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH SECARAELEKTRONIK� (eSPKWS)��

2

35 of 60

KANDUNGAN

3

36 of 60

LATAR BELAKANG

4

37 of 60

SENARIO SEMASA

5

38 of 60

TUJUAN PEMBANGUNAN SISTEM

6

39 of 60

JUSTIFIKASI KEPERLUAN SISTEM

7

40 of 60

TOT IAB 2008

Bil	Perkara	SPKWS (manual)	eSPKWS
1.	Tempoh perekodan di Buku Tunai.	Purata 5 minit bagi setiap perekodan transaksi terimaan dan bayaran.	1 saat - dikemaskini secara automatik sebaik sahaja data terimaan dan bayaran dikuncimasuk ke dalam sistem.
2.	Penyediaan Penyata Akaun Tahunan Sekolah	Pindahan data ke PATSKOM Masa diperlukan 60 minit – data manual dikunci masuk menggunakan sistem PATSKOM -> Penyata Akaun Tahunan Sekolah.	Masa diperlukan - 1 saat – dijana secara automatik.

PERBANDINGAN KAEDAH MANUAL DAN ELEKTRONIK

8

41 of 60

TOT IAB 2008

Bil.	Perkara	SPKWS (manual)	eSPKWS
3.	Pengesahan dan kelulusan transaksi kewangan oleh Pengurus Sekolah.	Dilakukan semasa Pengurus Sekolah berada di sekolah sahaja.	Pengurus Sekolah boleh akses/ sahkan transaksi pada bila-bila masa dan dimana jua secara online.
4.	Pemantauan prestasi perbelanjaan sekolah oleh Ketua PTJ/ Bah. Kewangan/ JPN.	Laporan prestasi perbelanjan perlu disediakan secara manual utk dihantar kepada Ketua PTJ/ Bah. Kewangan/ JPN.	Ketua PTJ/ Bah. Kewangan/ JPN boleh akses/pantau sekolah pada bila-bila masa dan dimana jua secara online.
5.	Penyediaan Dokumen Kewangan Sekolah	100% dokumen yang perlu, disedia/dibeli daripada pembekal.	78% dokumen disediakan secara elektronik. 22% dokumen disedia/dibeli daripada pembekal.

PERBANDINGAN KAEDAH MANUAL DAN ELEKTRONIK

9

42 of 60

TOT IAB 2008

Bil.	Dokumen Kewangan	SPKWS	eSPKWS
1.	Terimaan Daftar Stok Buku Resit Resit Pejabat	√ √	x x
2.	Perolehan & Bayaran Pesanan Sekolah Daftar Bil Baucar Bayaran Daftar Stok Buku Cek Daftar Stok Cek Batal	√ √ √ √ √	√ x x √ x

PERBANDINGAN DOKUMEN MANUAL DENGAN ELEKTRONIK

10

43 of 60

TOT IAB 2008

Bil.	Dokumen Kewangan	SPKWS	eSPKWS
3.	Panjar Wang Runcit Baucar Pendahuluan/Tambahan Baucar Kecil Baucar Rekupmen Buku Tunai PWR Surat Perakuan Panjar Akhir Tahun	√ √ √ √ √	x √ x x √
4.	Penyelenggaraan Buku Tunai Buku Tunai ( terimaan & bayaran ) Rekod Subsidiari	√ √	x x
5.	Penyata Penyesuaian Bank	√	x

PERBANDINGAN DOKUMEN MANUAL DENGAN ELEKTRONIK

11

44 of 60

TOT IAB 2008

Bil.	Dokumen Kewangan	SPKWS	eSPKWS
6.	Laporan Penyata Penerimaan dan Pembayaran Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan Kunci Kira-kira Nota Kepada Akaun	√ √ √ √	x x x x
	JUMLAH DOKUMEN KEWANGAN MANUAL	19/19	4/19 (22%)

PERBANDINGAN DOKUMEN MANUAL DENGAN ELEKTRONIK

12

45 of 60

SPESIFIKASI

13

46 of 60

MODUL

Terdiri daripada 13 modul iaitu :

1. Modul Pentadbir Sistem 8. Modul Pindah Peruntukan

2. Modul Carian 9. Modul Penutupan

3. Modul Permulaan 10. Modul Penyesuaian Bank

4. Modul Terimaan 11. Modul Daftar ABT/ABB

5. Modul Daftar Bil 12. Modul Laporan

6. Modul Bayaran 13. Modul Pelarasan

7. Modul PWR

14

47 of 60

CARTA ALIR eSPKWS

MODUL PENTADBIR SISTEM

MODUL CARIAN

MODUL PERMULAAN

MODUL

TERIMAAN

MODUL PANJAR

WANG RUNCIT

MODUL BAYARAN

MODUL PINDAH

PERUNTUKAN

MODUL ABB/ABT

MODUL PENUTUPAN

MODUL PENYESUAIAN BANK

MODUL LAPORAN

MODUL PELARASAN

MODUL DAFTAR

BIL

Pengguna

15

Modul Pentadbir Sistem : menyelenggara pengurusan sistem yang berkaitan dengan pengguna sistem dan data perihal KW –hanya boleh diakses oleh pentadbir sistem.

Modul Carian : memudahkan pengguna membuat carian nama sekolah dan jenis Kumpulan Wang

Modul Permulaan : menguncimasuk data permulaan sebelum memasukkan data tahun semasa – hanya digunakan bagi pengguna baru pada tahun pertama.

Modul Terimaan: menguruskan transaksi terimaan bermula daripada pengeluaran Resit Pejabat sehingga perekodan terimaan di Buku Tunai. Resit Pejabat boleh dicetak.

Modul Panjar Wang Runcit : menyelenggara akaun PWR dan urusan perekodan permulaan atau penembahan amaun panjar, rekupmen dan seterusnya perekodan buku tunai PWR.

Modul Daftar Bil : digunakan untuk mendaftarkan semua bil dan tuntutan. Membantu sekolah mengawal ABB bg setiap tahun kewangan.

Modul Bayaran : mengurus transaksi bayaran dari penyediaan baucar sehingga perekodan buku tunai. Baucar bayaran boleh dicetak

Modul Pindah Peruntukan : membantu sekolah menyediakan borang pindah peruntukan dan sekiranya mendapat kelulusan Pengurus Sekolah, pengemaskinian transaksi pindah peruntukan berlaku.

Modul ABB/ABT : maklumat ABB diambil daripada modul daftar bil, manakala ABT dikunci masuk pada akhir tahun. Kedua2 maklumat itu di laporkan dalam maklumat penyata kewangan tahunan sekolah.

Modul Penyesuaian Bank : menyesuaikan baki di buku tunai dengan penyata bank. Perlu disediakan bagi setiap kumpulan wang yang diselenggara.

Modul Penutupan : hanya boleh diakses oleh Pengurus Sekolah untuk membuat pengesahan. Selepas pengesahan dibuat oleh pengurus sekolah tiada terimaan dan bayaran boleh dikunci masuk dalam bulan semasa.

Modul Laporan : memaparkan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah yang jana terus dari sistem.

Modul Pelarasan : modul yang digunakan oleh sekolah untuk membuat pelarasan yang disyorkan oleh pihak audit.

48 of 60

CIRI-CIRI eSPKWS

16

49 of 60

ILUSTRASI SPKWS KEPADA eSPKWS

17

50 of 60

IMPAK POSITIF KEPADA KPM DAN SEKOLAH

18

51 of 60

STRUKTUR J/KUASA PELAKSANAAN eSPKWS

19

52 of 60

PROGRAM PELAKSANAAN eSPKWS

20

53 of 60

CABARAN DAN ISU PELAKSANAAN

21

54 of 60

IMPLIKASI JIKA TIDAK DILAKSANAKAN

22

55 of 60

PENUTUP

Pelaksanaan dan peluasan Sistem eSPKWS kepada semua sekolah di bawah KPM di seluruh Malaysia penting demi meningkatkan lagi kualiti penyampaian perkhidmatan yang berintegriti dan berdaya saing khususnya dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah

23

56 of 60

*

57 of 60

*

58 of 60

*

59 of 60

*

60 of 60

TOT IAB 2008

TERIMA KASIH

24