Excel

Resumen

Las Hojas de Cálculo son herramientas de software diseñadas para introducir, calcular, manipular y analizar conjuntos de números, reemplazando las tareas asociadas con la confección de planillas basadas en el uso de calculadora, lápiz y papel.

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Las Hojas de Cálculo permiten la automatización de distintas tareas, de manera que con una hoja bien diseñada se pueden efectuar reiteradamente una serie de cálculos cuyos resultados se modifican automáticamente ante el cambio de los datos contenidos en ella.

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Los productos más conocidos son Excel de Microsoft, Lotus 1-2-3 de Lotus Development, Quattro Pro de Corel, Calc de Open Office y Libre Office.

Conceptos

Básicamente una planilla de cálculo consiste en una tabla compuesta por:

• Columnas identificadas con letras, y
• Filas identificadas con números.
• La intersección de una columna y una fila

se denomina celda

en la cual se pueden ingresar (en forma excluyente):

• Textos (títulos o encabezados),
• Valores (números, fechas, horas), y
• Fórmulas (para calcular valores)

Generalidades

Error común que debe evitarse:

Ingresar en una misma celda números y fórmulas. ¿ Por qué ?

Siempre se debe iniciar el trabajo con una idea en mente.

Diseñe sus hojas de cálculo separando rangos de datos de las fórmulas.

Muchas veces es conveniente bloquear celdas que contengan fórmulas o datos que no deben modificarse para evitar “pisarlos”.

El trabajo ordenado minimiza errores, facilita la tarea y posteriores modificaciones.

Hoja de Trabajo

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• Al igual que con los Procesadores de Texto, durante su edición la Hoja de Cálculo reside en la RAM, por lo que es necesario grabarla periódicamente, ya que ante una falla en el equipo se perderán todos los cambios realizados desde la última grabación.
• Las Hojas de Cálculo actuales permiten configurar la función Autoguardar. Actívela y no tendrá que lamentarse por el tiempo perdido: Boton Office (Archivo) -> Opciones.

Generalidades

Importante: al iniciar un proyecto asígnele un nombre y grabe la hoja como primera opción. Le ayudará a encontrar el archivo de Autoguardado

¿Cuál es la cantidad máxima de celdas que se pueden almacenar en un cuaderno de MS Excel 2007?

Para superar esta limitación se pueden Vincular Hojas

• MS Excel cuenta con 16,384 columnas y 1.048.576 filas por hoja de trabajo.
• Un cuaderno (o libro) puede contener hasta 1.024 hojas de trabajo.

Generalidades

• Celdas:
• Una celda es una localidad en la cual se consigue almacenar un dato que puede ser un número , un rótulo ,o una fórmula.
• El total de celdas existentes en una hoja de calculo 19 165 872 128.

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Tipo de datos admitidos por Excel

• Rótulos: Son combinación de caracteres alfanuméricos , es decir letras ,números y caracteres de puntuación.

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• Fecha y Hora: Dentro del Excel se pueden aplicar formatos de fecha y hora desde la opción formato de celda .

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• Valores: Se captura cualquier valor numérico ,aplicándolo un formato especial en decimales o símbolo especiales

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• Formulas: En Excel es posible insertar formulas para realizar cálculos dentro de la hoja ; todas las formulas deberán comenzar un signo de igual ,celdas a seleccionar donde se encuentren los valores, operador aritmético, y presionar la tecla del Enter.

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Con una planilla de cálculo se puede:

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• Resolver prácticamente cualquier problema que implique la realización de cálculos matemáticos, estadísticos, financieros y lógicos.

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• Construir distintos gráficos de los datos ingresados o calculados.

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• Seleccionar filas y/o columnas que cumplan con determinados criterios (filtros).

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• Construir tablas y gráficos dinámicos.

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• Ejecutar funciones básicas de bases de datos.

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• Administrar distintos Escenarios

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• Realizar simulaciones y búsquedas de Objetivos

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• Desarrollar aplicaciones mediante un lenguaje de macrocomandos (macros).

Generalidades

Cinta de opciones

Una forma de activar la cinta de opciones es presionando la tecla F10 o bien presiona la tecla Alt + la letra subrayada que despliega la cinta de opciones

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Como crear un nuevo libro

• Activa en la barra de acceso rápido la opción nuevo.
• O bien activa la combinación de teclas
• CRL + U

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Como insertar hojas

• Dentro de Excel se cuenta con tres formas para insertar hojas a una hoja de calculo.
• 1.-Sobre la barra de etiquetas, ficha insertar hoja de calculo.

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• 2.-Ficha de insertar , sobre el grupo celdas , insertar hoja
• 3.-Presiona el meta comando Shift + F11

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Eliminar una hoja

• Selecciona la hoja , pulsa un clic derecho opción Eliminar hoja.
• En la ficha de insertar , sobre el grupo de celdas selecciona la opción Eliminar, Eliminar hoja de calculo.

Para cambiar el nombre a una hoja.

Selecciona la hoja pulsa un clic derecho opción cambiar nombre

Presiona doble clic izquierdo sobre la hoja la cual deseas reemplazarle el nombre

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Selección de celdas

• Para seleccionar un rango de celdas realiza los siguientes pasos:
• Coloca el cursor sobre la celda inicial que dará inicio a la selección de celdas.
• Presiona la tecla Shift + flechas de cursor
• Presionando el botón izquierdo del mouse y generando un arrastre hacia la derecha

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Desplazamiento entre las celdas

• Algunas de las formas para desplazarte sobre una hoja de calculo:
• Tecla del tabulador
• Shift + Tabulador
• Ctrl + Inicio
• Ctrl + flecha a la derecha
• Ctrl + flecha a la izquierda
• La tecla F5
• Ctrl + flecha hacia abajo
• Para pasar de una hoja a otra :
• Ctrl + av pag , Ctrl + Repag

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Formato de celdas

• Manipulación de filas y columnas:
• Para modificar el ancho a una columna se define por medio de caracteres el ancho de una columna es de 0 a 255 caracteres
• La altura de una fila se define por medio de puntos es de 0 a 409 puntos
• El alto alto predeterminado de una fila es de 12.75 puntos y la anchura predeterminada de una columna es de 8.43 caracteres

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Como insertar filas , columnas o celdas

• Para insertar columnas sobre una hoja de calculo realiza lo siguiente:
• Activa la ficha insertar sobre el grupo de celdas opción insertar columnas de hoja.
• De la misma forma utiliza la misma ficha de insertar sobre le grupo de celdas opción insertar filas de hoja

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Eliminar filas , columnas o celdas

• Para eliminar filas o columnas en Excel activa la ficha de inicio sobre el grupo de celdas opción eliminar

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Formato de celdas

• Es una herramienta la cual me permite aplicar formatos personalizados, sobre un conjunto de celdas seleccionadas
• Para activar la herramienta formato de celdas realiza los siguientes pasos.
• Activa la ficha de inicio sobre el grupo de celdas formato formato de celdas
• Presiona el meta comando CRL + 1
• Pulsa un clic derecho sobre las celdas seleccionadas opción formato de celdas

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Formato de celdas

• La ficha Número: En esta ficha formatea un grupo de números
• Así mismo determina los símbolos , indicador de decimales y formatos personalizados

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Formato de celdas

• Ficha alineación: Permite alinear los textos o rótulos ya sea en forma horizontal o vertical así como el combinar y ajustar textos.

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Formato de celdas

• Ficha fuentes:
• Permite reemplazar el tipo de fuente , estilo y color.

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Formato de celdas

• Ficha de relleno: Permite aplicar un color de relleno al conjunto de celdas así como aplicar tramas.

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Referencias de Celdas: Relativas y Absolutas

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Excel cambia automáticamente las fórmulas cuando las copia porque en las mismas hace referencia a la posición relativa que ocupan las filas y/o columnas. Las referencias Relativas se utilizan cuando se copian fórmulas que no hacen referencia a un valor fijo.

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Por ejemplo: si en la celda B10 introducimos la fórmula =Suma(B4:B9) al copiarla a la celda C10 la fórmula cambiará a =Suma(C4:C9).

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Cuando no se desea que las fórmulas cambien al copiarlas y se desea que todas las fórmulas, sin importar donde estén se refieran a una celda específica (posición absoluta) se debe anteponer el símbolo $ antes del nombre de la fila y/o columna que se desea anclar.

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Por ejemplo: si en la celda B10 introducimos la fórmula =($B4*B$9), al copiarla a la celda B11 la fórmula cambiará a =($B5*B$9). Por no estar el signo $ antes del 4 en la celda B4

Generalidades

Ingresando Datos

El ingreso de datos (textos o números) requiere tres pasos:

• Seleccionar la celda donde se quiere ingresar el dato (con el mouse o las teclas de desplazamiento).
• Tipear los datos (letras y/o números).
• Presionar Enter (Intro), seleccionar otra celda o hacer click en el tilde de verificación en la barra de fórmula.

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Excel reconoce tres tipos principales de datos. El primer caracter que se ingresa en la celda define el tipo de dato:

• Textos: cualquier caracter numérico, alfabético o símbolo
• Valores (números, fechas, horas): cualquier número o los símbolos + o -
• Fórmulas y Funciones (fórmulas específicas prediseñadas): comenzar con el signo =

Editando el contenido de una Celda

• En una celda el nuevo ingreso de datos reemplaza el contenido anterior.
• Si se quiere corregir un dato:
• Presionar la tecla de Función F2.
• Seleccionar con el mouse la barra de fórmula.
• Hacer doble click con el mouse en la celda.
• Para borrar un dato se debe presionar la tecla Suprimir (Delete) estando seleccionada la celda que se quiere borrar.

Importante: nunca utilice la barra espaciadora para borrar el contenido de una celda, ya que de esta manera en lugar de borrar el contenido está ingresando una cadena de caracteres vacíos que puede causar problemas en los cálculos y operaciones que realice posteriormente.

Menús

• Un menú agrupa comandos relacionados. Por ejemplo el menú archivo permite abrir, grabar e imprimir los documentos.
• Los menús son similares para las distintas aplicaciones.
• Los principales menús de Excel son:
• Inicio
• Insertar
• Diseño de página
• Fórmulas
• Datos
• Revisar
• Vista
• Complementos
• (Ayuda F1)

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• Menús

• Menús

Sumas – Funciones - Referencias

Fórmulas

Una fórmula en Excel en realidad es una operación matemática o lógica sobre direcciones: acá dice sumar la tercera, cuarta, quinta, sexta y séptima celdas de la columna donde está la formula.

Ahora, si la copiamos a la fórmula se copian las direcciones de esta. Veamos.....

Formulas - Referencias

Se copió la fórmula en Excel o sea las direcciones: en la copia la fórmula dice sumar la tercera, cuarta, quinta, sexta y séptima celdas arriba de donde está la formula. Estas direcciones se denominan referencias relativas o sea se adaptan a donde son copiadas

Formulas - Referencias

Se copió la fórmula en Excel o sea las direcciones pero ahora no se adaptaron a su destino y mantienen la referencia de dirección anterior. Estas direcciones se denominan referencias absolutas o sea no se adaptan a donde son copiadas

Formulas - Referencias

Fórmula de direcciones Relativas

Fórmula de relaciones absolutas

Fórmula con columna relativa y fila absoluta

Fórmula con columna absoluta y fila relativa

Importante: Este tipo de formulas tiene su importancia al momento de armar o copiar todo o partes de hojas en excel

REFERENCIAS

• Es posible copiar la formula para obtener de forma mas rápida los resultados.
• En Excel existen los siguientes tipos de defenecías:
• Referencias relativas: Si se copia una formula que utiliza referencias relativas Excel ajustara las referencias en la formula pegada para hacer referencia a diferentes celdas relativas a la posición de la formula.
• Ejemplo: = a1 + b1

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REFERENCIAS

• Referencias absolutas: Cuando se copia una formula y se desee fijar tanto la columna como la fila es necesario colocar un signo de $ ya que Excel en forma automática ajusta sus valores al tratar de copiar la formula.
• Ejemplo : =a1 * $b$1

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REFERENCIAS

• Referencias mixtas:
• Este tipo de referencias puede fijar cualquier valor ya sea fijando la columna o su fila.
• Ejemplo de referencia de columna.
• = $a1
• Ejemplo de referencia de fila
• =a$1

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Funciones

Funciones

Formulas y Funciones

• Crear y especificar nombres:
• Cuadros de nombre a partir de una selección.
• Puedes crear nombres cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes mediante una selección de celdas de la hoja de calculo
• Para crear el nombre a un rango de celdas seleccionado realiza los siguientes pasos:

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SELECCIÓN DE CELDAS

• Selecciona el rango al cual deseas asignarle un nombre.
• Da un clic al cuadro de nombre en el extremo de la izquierda de la barra de formulas.
• Asígnale un nombre y presiona la tecla del Enter.

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INSERCIÓN DE FORMULAS

• Para insertar una formula realiza los siguientes pasos:
• 1.-Coloca el signo de igual
• 2.-Define la referencia en la cual porta el valor numérico
• 3.-Especifica el tipo de operador aritmético que se desee aplicar.
• 4.- Define la segunda referencia en la cual porta el valor numérico
• 5.-Presiona la tecla del Enter.

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INSERCIÓN DE FORMULAS

• Ejemplo de una formula:
• =(A1+B1+C1)/3
• En esta formula se esta desarrollando un promedio sobre un conjunto de celdas.

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CREACIÓN A GRÁFICOS

• Que es un Gráfico: Es la representación de datos por medio de figuras geométricas como círculos , cuadrados , rectángulos etc.
• Algunos tipos de gráficos :
• De Barras
• De Columnas
• De Lineal
• Circular o Pastel

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ELEMENTOS DE UN GRÁFICO

• Ejes del Gráfico:(excepto en circulares) Indica la escala o la distancia de separación de las líneas de división.

EJE DE VALORES

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ELEMENTOS DE UN GÁFICO

• Leyendas: Es la representación grafica de datos graficados

Leyendas

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ELEMENTOS DE UN GRÁFICO

• Líneas de división: Permiten ubicar de mejor forma el valor de una columna dentro de una grafica

Líneas de división

Titulo

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CREACIÓN DE GRÁFICOS

• Para crear gráficos realiza los siguientes pasos:
• Selecciona las celdas sobre las cuales se aplicara el grafico.
• Activa la cinta de insertar sobre le grupo de gráficos.
• O bien presiona la tecla de función F11.

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UBICACIÓN DEL GRÁFICO

• Existen 2 formas para la ubicación de un gráfico .
• Como objeto incrustado: Se refiere a que el grafico se insertara a un costado de la base de datos.
• Objeto Nuevo: Se colocara sobre un a nueva hoja convirtiendo al gráfico como objeto independiente.
• Sobre la ficha datos sobre le grupo de ubicación se encuentra la opción mover gráfico

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FORMATEAR UNA GRÁFICA

• Para asignarle un nuevo formato al grafico es necesario activar la fichas diseño, presentación o formato.
• En la ficha diseño muestra un serie de datos por filas o por columnas.

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MINIGRÁFICOS

• Un mini gráfico te permite obtener un resumen visual de los datos mediante pequeños gráficos que caben dentro de una celda junto a los datos del texto.

Para insertar un mini gráfico realiza los siguientes pasos:

Activa la ficha Insertar , opción Mini gráficos, y selecciona el estilo de mini gráfico.

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MANEJO DE BASE DE DATOS

• Que es una base de datos: Es una recopilación de información almacenada en forma organizada la cual es relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música.

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Ejemplo de una BD.

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ORDENAR

• El orden de los datos es algo esencial del análisis de datos. Puede ser que desees poner un alista de nombres en orden alfabético , compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos.
• Para realizar las tareas de ordenar a una base de datos realiza los siguientes pasos.

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ORDENAR

• En la cinta de , selecciona la ficha datos en el grupo de ordenar y filtrar selecciona ordenar.

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FILTROS

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen con los criterios que hayas especificado y ocultan las filas que no desean ver .Tras filtrar los datos puedes copiar , buscar , modificar aplicar formato, representaciones mediante gráficas etc.

Dentro dela aplicación de Excel se aplican los siguientes filtros:

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AUTOFILTRO

• Puedes crear filtros por lista de valores , por un formato o por criterio. Este tipo de filtros se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna.
• En Excel proporciona dos tipos de filtros.
• Autofiltro
• Filtro Avanzado�

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AUTOFILTRO

• Un autofiltro ; oculta temporalmente las filas que no deseas mostrar , es decir las que no cumplan con el criterio establecido.

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FILTRO AVANZADO

• Filtra un rango de celdas utilizando un criterio(condiciones que se especifican para limitar los registros que incluyen en el conjunto de resultados de una consulta).
• Para aplicar un filtro avanzado realiza los siguientes pasos:
• Activa la ficha de Datos sobre le grupo de filtrar y ordenar opción avanzadas.

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FILTRO AVANZADO

• Selecciona los campos que conforman la base de datos para aplicar el filtro avanzado.
• Copia los campos de la base de datos
• Pega los campos en la parte inferior de la base de datos.
• Deja una separación entre la tabla y los valores que desees pegar

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SUBTOTALES

• Para calcular automáticamente subtotales y totales generales en una lista de una columna utilizando el comando subtotal del grupo Esquemas de la ficha de datos.
• Un subtotal es una función de resumen que me permite realizar varios desgloses sobre sus valores.

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TABLAS DINAMICAS

• Una tabla dinámica es una hoja de calculo interactiva que resumen rápidamente grandes cantidades de datos usando el formato y los métodos de calculo que se elijan.
• Para crear una tabla dinámica realiza los siguientes pasos:
• Selecciona la base de datos sobre la cual se aplicara la tabla dinámica
• Activa la ficha insertar sobre el grupo tablas opción tabla dinámica

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Herramientas avanzadas

• Formato condicional : Permite cambiar el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (criterio). Si la condición es verdadera , el rango de la celda basa el formato en dicha condición. Si la condición es falsa , el rango de celdas no tiene formato basando en dicha condición.
• Para realizar el formato condicional realiza los siguientes pasos:
• Selecciona el rango de celdas al cual deseas condicionarle un formato.
• Activa la cinta de la ficha de inicio sobre el grupo de estilos opción formato condicional , selecciona la opción nueva regla.

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VALIDACION DE DATOS

• En ocasiones es necesario que a los usuarios al capturar valores dentro de las base de datos se evite el introducir valores nulos (o basura) ;permitiendo tener un mejor control sobre le contenido que se tiene dentro de la base de datos.
• Para crear un validación realiza los siguientes pasos:
• Abre un libro o la hoja donde se capturara los datos para crear la BD.
• Activa la ficha de datos sobre le grupo herramientas de datos, opción validación de datos.

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MACROS

• Los marcos se utilizan para modificar una serie de procesos automáticamente.
• Técnicamente una macro es una serie de comandos y funciones que se almacenan en un modulo de VISUAL BASIC y que pueden ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea.
• Dentro del Excel existen 2 tipos de macros :
• Las macros automatizadas : las cuales consisten en crear un formato personalizado , aplicándole tipo de fuente , tamaños , colores , estilos , bordes, rellenos , aguardarse la macro puede ejecutarse dentro de nuevas macros en Excel.
• Macros Programadas: Consisten en crear una macro por medio de instrucciones , eventos y métodos sobre las cuales al ser ejecutadas muestran un interfaz donde el usuario puede interactuar con las necesidades del sistema.

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