Тема № 5.1: Первинне спостереження та документація.

Викладач: Яковенко С.Л.

LOGO

Первинне спостереження, документація та інвентаризація.

1. Поняття про бухгалтерські документи та їх значення

2. Реквізити документів. Вимоги до змісту і оформлення документів

3. Класифікація документів

4. Порядок перевірки і опрацювання документів

5. Документообіг та його організація

6. Організація зберігання документів

​

​

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Бухгалтерські документи та їх класифікація. �Порядок оформлення і використання бухгалтерських документів

Навчальна мета: набуття теоретичних знань з документації господарських операцій

Виховна мета: вміння робити самоаналіз, моніторинг своєї діяльності: «Чи лінувався? Чи не зрозумів? Чому саме не досяг успіху?». Вміння знаходити свою власну причину невдачі — і подолати її. Тільки так можна зробити новий виток у своєму розвитку.

Первинне спостереження, документація та інвентаризація.

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

​

Бухгалтерський документ – це письмове розпорядження на право виконання господарської операції або письмовий доказ того, що господарська операція фактично була здійснена.

СПОСІБ ОФОРМЛЕННЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ ДОКУМЕНТАМИ НАЗИВАЄТЬСЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ.

​

Первинне спостереження, документація та інвентаризація.

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV.

​

Первинне спостереження, документація та інвентаризація.

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

ЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЇ :

• БУХГАЛТЕРСЬКІ ДОКУМЕНТИ ВИКОРИСТОВУЮТЬ ДЛЯ ПЕРЕДАЧІ РОЗПОРЯДЖЕНЬ ВІД РОЗПОРЯДНИКА ВИКОНАВЦЮ, ТОБТО ДЛЯ УПРАВЛІННЯ ГОСПОДАРСЬКИМИ ПРОЦЕСАМИ НА ПІДПРИЄМСТВІ;
• ЗА ДОПОМОГОЮ ДОКУМЕНТІВ КОНТРОЛЮЮТЬСЯ ПРАВИЛЬНІСТЬ ЗДІЙСНЕННЯ ОПЕРАЦІЙ, НАЯВНІСТЬ ТА СТАН ЗБЕРІГАННЯ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ, ЇХ РУХ;
• НА ОСНОВІ ДОКУМЕНТІВ ВЕДЕТЬСЯ ПОТОЧНИЙ АНАЛІЗ ВИКОНУВАНОЇ ЧИ ВИКОНАНОЇ РОБОТИ, ФІНАНСОВИЙ КОНТРОЛЬ, АУДИТ І ДОКУМЕНТАЛЬНІ РЕВІЗІЇ;
• ДОКУМЕНТИ МАЮТЬ ПРАВОВЕ (ЮРИДИЧНЕ) ЗНАЧЕННЯ ЯК ПИСЬМОВИЙ ДОКАЗ ЗДІЙСНЕННЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ, А ТОМУ ВИКОРИСТОВУЮТЬСЯ СУДОВИМИ ОРГАНАМИ ПРИ РОЗГЛЯДІ ГОСПОДАРСЬКИХ ПОЗОВІВ. СУДОВІ ОРГАНИ ВИЗНАЮТЬ ЗА ДОКУМЕНТОМ ДОКАЗОВУ, ЮРИДИЧНУ СИЛУ В ТОМУ РАЗІ, ЯКЩО ЇХ СКЛАДЕНО СВОЄЧАСНО І НАЛЕЖНИМ ЧИНОМ ОФОРМЛЕНО.

​

Первинне спостереження, документація та інвентаризація.

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Вимоги, які пред’являються до первинної документації.

​

• Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

​

• Усі первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність повинні складатись українською мовою.

​

• Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади.

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітів установлено

Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Первинне спостереження, документація та інвентаризація.

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Реквізити документів. Вимоги до змісту і оформлення документів�

Термін "реквізити" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне".

​

ПОКАЗНИКИ, ЩО МІСТЯТЬСЯ В ДОКУМЕНТІ І ХАРАКТЕРИЗУЮТЬ ОПЕРАЦІЮ, НАЗИВАЮТЬСЯ ЙОГО РЕКВІЗИТАМИ.

​

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Реквізити документів. Вимоги до змісту і оформлення документів

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов'язкові реквізити.

• назва документа (форми);
• дата і місце складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції;
• одиниця виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

​

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Реквізити документів. Вимоги до змісту і оформлення документів�

В ДОКУМЕНТАХ МОЖУТЬ МІСТИТИСЯ І ІНШІ ДОДАТКОВІ РЕКВІЗИТИ, АЛЕ ЯКЩО ДОКУМЕНТ НЕ МАЄ БУДЬ-ЯКОГО З ОБОВ’ЯЗКОВИХ РЕКВІЗИТІВ, ВІН ВТРАЧАЄ СВОЮ ЮРИДИЧНУ (ДОКАЗОВУ) СИЛУ І НЕ МОЖЕ БУТИ ПІДСТАВОЮ ДЛЯ ОБЛІКОВИХ ЗАПИСІВ.

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Реквізити документів. Вимоги до змісту і оформлення документів�

Від якості оформлення документів залежить повнота і достовірність показників обліку і звітності. ТОМУ ДО ДОКУМЕНТІВ СТАВЛЯТЬСЯ ВИМОГИ:

• СВОЄЧАСНІСТЬ СКЛАДАННЯ;
• ДОСТОВІРНІСТЬ ПОКАЗНИКІВ;
• ПРАВИЛЬНІСТЬ ОФОРМЛЕННЯ.

​

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Реквізити документів. Вимоги до змісту і оформлення документів�

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

• первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;
• документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм;
• у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

​

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Реквізити документів. Вимоги до змісту і оформлення документів�

• записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;
• вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
• у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери.

​

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Реквізити документів. Вимоги до змісту і оформлення документів�

Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів.

Уніфікацією документів - розробка єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності.

​

Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Реквізити документів. Вимоги до змісту і оформлення документів�

Стандартизація документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.

​

​

Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

​

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Класифікація документів�

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Класифікація документів�

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Класифікація документів�

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Класифікація документів�

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Класифікація документів�

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Класифікація документів�

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Порядок перевірки і опрацювання документів

СПОСОБИ ПЕРЕВІРКИ ДОКУМЕНТІВ

​

• ПО СУТІ – ЦЯ ПЕРЕВІРКА ПОЛЯГАЄ У ВСТАНОВЛЕННІ ГОСПОДАРСЬКОЇ ДОЦІЛЬНОСТІ І ЗАКОННОСТІ ОПЕРАЦІЇ, ОФОРМЛЕНОЇ ДОКУМЕНТОМ, ДОТРИМАННЯ УСТАНОВЧИХ ДОКУМЕНТІВ, КОШТОРИСУ, НОРМ, РОЗЦІНОК, ЛІМІТІВ.

​

• ФОРМАЛЬНА – ЦЕ ПЕРЕВІРКА ПРИ ЯКІЙ ВСТАНОВЛЮЮТЬ ПОВНОТУ І ПРАВИЛЬНІСТЬ ЗАПОВНЕННЯ ВСІХ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ, ДОСТОВІРНІСТЬ ПІДПИСІВ ПОСАДОВИХ ОСІБ.

​

• АРИФМЕТИЧНА – ЦЕ ПЕРЕВІРКА ПРИ ЯКІЙ ПЕРЕВІРЯЮТЬСЯ ВСІ АРИФМЕТИЧНІ ПІДРАХУНКИ, ЩО МІСТЯТЬСЯ У ДОКУМЕНТІ.

​

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Порядок перевірки і опрацювання документів

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Документообіг та його організація�

Документооборот –

процес руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

​

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Документообіг та його організація�

​

Головне завдання документообороту — прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

​

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Документообіг та його організація�

Графік документообороту�

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Організація зберігання документів�

ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ, ЩО ПРОЙШЛИ ОПРАЦЮВАННЯ, БУХГАЛТЕРСЬКІ ЗВІТИ І БАЛАНСИ ПОВИННІ ЗБЕРІГАТИСЯ В ГОСПОДАРСТВІ ПРОТЯГОМ ВСТАНОВЛЕНИХ ЗАКОНОМ ТЕРМІНІВ, ТОМУ ЩО З ЧАСОМ МОЖЕ ВИНИКНУТИ НЕОБХІДНІСТЬ ПЕРЕВІРКИ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ, ПРАВИЛЬНОСТІ ОБЛІКУ. ЗА ДАНИМИ ДОКУМЕНТІВ МОЖУТЬ ВИДАВАТИ ДОВІДКИ ОКРЕМИМ ОСОБАМ. ДЛЯ ЦЬОГО В КОЖНОМУ ГОСПОДАРСТВІ СТВОРЮЮТЬ АРХІВИ.

​

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Організація зберігання документів�

ПОТОЧНИЙ АРХІВ організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводяться спеціальні шафи, які знаходяться в бухгалтерії, ключі від яких знаходяться в особи, яка відповідає за зберігання архіву.

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Організація зберігання документів�

ПОСТІЙНИЙ АРХІВ

РОЗМІЩУЄТЬСЯ У СПЕЦІАЛЬНО ОБЛАДНАНОМУ ІЗОЛЬОВАНОМУ ПРИМІЩЕННІ І ПРИЗНАЧЕНИЙ ВІН ДЛЯ ЗБЕРІГАННЯ НЕ ТІЛЬКИ БУХГАЛТЕРСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ І ЗВІТНОСТІ, АЛЕ І СПРАВ ІНШИХ ПІДРОЗДІЛІВ І СЛУЖБ ПІДПРИЄМСТВА.

​

COMPANY LOGO

www.themegallery.com

Дякую за роботу

COMPANY LOGO

www.themegallery.com