Оптимизация электронного документооборота педагога дополнительного образования и информационных потоков в МАУ ДО «ДЮЦ «Орион»
Кочуганов Сергей Анатольевич – руководитель структурного подразделения
Паспорт проекта � Оптимизация электронного документооборота педагога дополнительного образования�и информационных потоков в МАУ ДО «ДЮЦ «Орион»
Команда проекта
Кочуганов Сергей Анатольевич – руководитель структурного подразделения
Пятакова Е.В. - руководитель структурного подразделения
Руководитель
проекта
Команда
проекта
Тактаева И.В. - руководитель структурного подразделения
Жуков В.В.- руководитель структурного подразделения
Лателина О.В. - руководитель структурного подразделения
Баютова О.Е. - руководитель структурного подразделения
Пирамида проблем
Мы привыкли по старому
Не желания изучить новое
Мы не умеем с этим работать
Материальная база (техническое оснащение)
Карта текущего состояния процесса
Границы протекания процесса | 12.00 | 12.07 | 12.15 | 12.15-12.30 | Следующий день | |
Общее время процесса «Получения доступа к информации» – 30 минут | ||||||
Заказчик (администрация Центра) | Дает задание – подготовить отчет (документ), скидывает форму в общую папку | | Отправляет форму тем педагогам, кто не имеет доступа к общей папке | | | Забирает отчеты из общей папки и с эл. почты |
Педагог, который находится в Центре | Получил сообщение об отчете | Приступил к работе на своём рабочем месте | Если компьютер занят, скидывает документ на флешку | 1. Находит свободный компьютер и выполняет отчет | 2. Берет отчет с собой и делает дома | Скидывает отчет в общую папку |
Педагог, который находится не в Центре | Получил сообщение об отчете | Просит члена администрации скинуть на эл. Почту форму отчета | Получает документ по эл. почте | Работает над отчетом | | Скидывает отчет на эл. Почту или в общую папку |
РИСКИ | Использует общую папку в локальной сети, сервер работает 24 часа в сутки. Большое количество информации на сервере (трудно разобраться). Риски выхода из строя оборудования. Трата электроэнергии | Риск потери времени из-за того, что компьютер будет занят другим педагогом | Отсутствие компьютера или Интернета. Риск не выполнить отчет вовремя. Риск потеря времени, если нужно ехать в Центр делать отчет | Риск заражения компьютеров Центра вирусом (или домашнего компьютера) | Потеря времени на отправку формы отчета по эл. почте | Потеря времени на сбор отчетов с разных мест из общей папки, из почты и т.д. |
План мероприятий
Карта целевого состояния процесса
Границы протекания процесса | 12.00 | 12.02 | 12.05 | Следующий день |
Общее время процесса «Получения доступа к информации» – 5 минут | ||||
Заказчик (администрация Центра) | Дает задание – подготовить отчет (документ), скидывает форму в общие диски на облачном хранилище (Google Диск) | | | Забирает отчеты из общих ресурсов в облаке |
Педагог, который находится в Центре | Получил сообщение об отчете | Переходит по ссылке к нужному документу с любого устройства | Выполняет отчет | Отчет автоматически сохраняется в облаке |
Педагог, который находится не в Центре | Получил сообщение об отчете | Переходит по ссылке к нужному документу с любого устройства | Выполняет отчет | Отчет автоматически сохраняется в облаке |
| Использует общие ресурсы в облаке, нет необходимости в круглосуточной работе сервера. Педагог видит только те ресурсы (контент) к которому имеет отношение. | Не нужно идти в или искать компьютер подключенный к локальной сети. Можно выйти с любого компьютера, подключенного к интернету | Документ доступен с любого устройства, в том числе и со смартфона Нет необходимости использовать флешку | Все отчеты находятся в одном месте или это вообще 1 файл в котором работали все педагоги |
Достигнутые результаты
Достигнутые результаты
Достигнутые результаты
Спасибо
за внимание!