1 of 37

PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI

NUR SHAFAWATI BINTI HAMZAH

PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH

SEKTOR PERANCANGAN

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA LANGAT

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA LANGAT

19 DISEMBER 2025

2 of 37

ISU DAN PERBINCANGAN

3 of 37

  • MINIT MESYUARAT (/)
  • NOTA MESYUARAT (X)
  • CATATAN MESYUARAT (/) (X)
  • DOKUMEN RASMI KERAJAAN (/)

FRASA ISTILAH

4 of 37

  • MINIT MESYUARAT- Minit (ada dua makna)- Makna Perkataan
  • NOTA MESYUARAT – Makna Nota
  • CATATAN MESYUARAT- perkara yang dicatat semasa mesyuarat
  • DOKUMEN RASMI KERAJAAN -Guna Peruntukan Kerajaan/Sistem ISO

FRASA ISTILAH

5 of 37

BAHASA KEBANGSAAN

6 of 37

7 of 37

PEKELILING PERKHIDMATAN

8 of 37

9 of 37

10 of 37

TULEN

TEPAT

​

JITU

SAHIH

CIRI MINIT MESYUARAT

LENGKAP

BERSTRUKTUR

​

11 of 37

PENGURUSAN MESYUARAT

https://drive.google.com/file/d/1kNJ2z3w_-hGF7Ng0nHKS5wwv3Gc-0tSC/view?usp=drive_link

12 of 37

GARIS MASA PENGURUSAN MESYUARAT

SEBELUM

SEMASA

SELEPAS

14

13

12

11

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

2

1

3

4

5

6

7

HANTAR JEMPUTAN KERTAS PEMBENTANGAN

TERIMA KERTAS PEMBTGN.

HANTAR SURAT JEMPUTAN MESY.

EDAR KERTAS PEMBTGN.

SAHKAN KEHADIRAN & PESEDIAAN MESY.

KELULUSAN MINIT MESY.

EDAR MINIT MESY. & BORANG MAKLUM BALAS

REKOD & SIMPAN MINIT MESY.

Nota: Bilangan hari bekerja

13 of 37

� CIRI MINIT MESYUARAT BERKUALITI

​

​

FORMAT YANG BETUL

14 of 37

TEKNIKAL

JENIS HURUF

SAIZ HURUF

LANGKAU BARIS

KEDUDUKAN TEKS

ISTILAH BAHASA INGGERIS

ARIAL

12 (MINIMUM)

1.15 (MINIMUM)

SAMA RATA BAHAGIAN KIRI DAN KANAN TEKS

HURUF CONDONG (ITALIK)

15 of 37

STRUKTUR MINIT m/s 15 dan 16)

  1. Senarai Kehadiran; (Kekananan-ikut Jawatan atau Gred atau Ketetapan Institusi)
  2. Perutusan Pengerusi;
  3. Pengesahan Minit;
  4. Perkara-perkara Berbangkit;
  5. Perbincangan;
  6. Pembentangan Kertas; (Sekiranya ada)
  7. HAL-HAL LAIN; (Tiada Dalam Agenda Mesyuarat) Dan
  8. Penutup.

16 of 37

AGENDA MESYUARAT (m/s 7)

6. Penutup.

1. Perutusan Pengerusi;

2. Pengesahan Minit;

3. Perkara-perkara Berbangkit;

Perbincangan??

4. Pembentangan Kertas;

5. Hal-hal Lain; dan

17 of 37

  • KEPUTUSAN- PENDEKATAN PENGERUSI MESYUARAT- Pengerusi Pengerusi nyatakan keputusan mesyuarat atau pengerusi meminta urus setia atau setiausaha mesyuarat membaca semula keputusan mesyuarat- Kreativiti Pengerusi Mesyuarat)

1. SUSUNAN KEHADIRAN (KEKANANAN)

2. CATATAN MINIT MENGIKUT STRUKTUR MINIT (Ikut agenda mesyuarat)

3. KEPUTUSAN -

4. TENTUKAN PIHAK YANG PERLU AMBIL TINDAKAN

​

5. TURUT HADIR (Bukan ahli mesyuarat- Penyelaras atau Pegawai Meja)

6. URUS SETIA- Lebih daripada seorang (Mesyuarat yang rencam sifatnya seperti Mesyuarat Profesional KPM)

7. SETIAUSAHA- Contoh Mesyuarat Panitia

8. TIDAK HADIR (Cuti Rehat (CR)/Cuti Sakit (CS)/Cuti Tanpa Rekod (CTR/Tugas Luar (TL))

9. HAL-HAL LAIN- Perkara yang tiada dalam agenda mesyuarat

​

18 of 37

PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT�PRINSIP �BETUL, JELAS, RINGKAS, LENGKAP, MENYAKINKAN, SANTUN�(PRINSIP BJRLMS)

1. Perutusan Pengerusi

2. Pengesahan Minit

ucapan, nasihat, peringatan, amanat, teguran atau makluman daripada ketua

Pengesahan minit mesyuarat

Contoh;

Minit Mesyuarat JKKMBM Bil. 1/2015 disahkan dengan atau tanpa pindaan:

Pencadang:

Penyokong:

atau

Minit Mesyuarat JKKMBM BIL.1/2015 disahkan sebulat suara dengan atau tanpa pindaan.

19 of 37

PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT

3

Perkara-Perkara Berbangkit

4

Perbincangan

Audit keputusan mesyuarat yang lepas sama ada dilaksanakan atau yang belum selesai

Mencatatkan perbincangan perkara baharu, keputusan, dan pihak yang mengambil tindakan.

20 of 37

PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT

​

Merekodkan perkara yang berikut:

  1. Tajuk kertas pembentangan
  2. Pihak yang menyediakan kertas pembentangan
  3. Tujuan kertas pembentangan
  4. Isu-isu penting yang dibangkitkan
  5. Pandangan/ulasan ahli mesyuarat
  6. Keputusan mesyuarat terhadap kertas pembentangan

5.

Pembentangan Kertas

21 of 37

PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT

6.

Hal-Hal Lain

7.

Penutup

Mencatatkan perkara-perkara yang dibincang yang tidak disenaraikan sebagai agenda.

Mencatatkan:

  • Ucapan terima kasih.
  • Waktu mesyuarat ditangguhkan.
  • Tarikh mesyuarat yang seterusnya.

22 of 37

PENULISAN MINIT MESYUARAT

3.0 Perkara-perkara Berbangkit

​

3.1 Para 4.5.1; Bil.1/2025: Penempatan Pegawai Baharu

 

Sebanyak 25 oang pegawai baharu telah diluluskan penempatannya oleh agensi pusat. Setakat 3 Disember 2025 hanya 20 orang sahaja yang melaporkan diri kepada ketua jabatan masing-masing. Unit Sumber Manusia perlu mendapatkan maklumat lanjut berhubung lima orang pegawai yang tidak melapor diri pada tarikh yang ditetapkan.

 

Tindakan: Ketua Unit Sumber Manusia 

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

23 of 37

7.0 Penutup

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 1.00 petang hari dengan ucapan terima kasih

oleh Pengerusi. Tarikh mesyuarat berikutnya adalah pada 25 April 2016.

Disediakan oleh:

Urus setia Mesyuarat JKKMBM Bilangan 1 tahun 2016

​

​

Tarikh: 2 Mei 2016

​

ZAW/nff/mesyuarat JKKMBM 2016

​

​

PENUTUP MINIT

24 of 37

BIL.

PERKARA YANG BOLEH DIPINDA DALAM MESYUARAT

1.

Kesilapan nama dan jawatan

2.

Kesilapan keputusan dan dasar

3.

Kesilapan kewangan

Pengerusi perlu menyemak draf minit sebelum dimuktamadkan sebagai minit sebenar. Ini untuk mengelakkan berlakunya kesilapan yang tidak sepatutnya dalam minit tersebut.

25 of 37

SISTEM PENOMBORAN-KEHADIRAN

​

KEHADIRAN

  1. YBhg. Datuk Dr. XXXX

2.

​

TURUT HADIR

  1. YBrs. Dr. Ali bin….

​

TIDAK HADIR BERSEBAB

  1. Pn. Idayu binti…. TL

​

URUS SETIA

1. En. Hadi bin…..

26 of 37

SISTEM PENOMBORAN

​

​

​

​

​

​

​

Contoh

​

4. Perbincangan

4.1….

4.1.1…

(a)…..

i. …..

​

atau

V. PEMBENTANGAN KERTAS

​

5. Kertas Cadangan Laporan XXXXX

Mesyuarat

5.1 mengambil maklum:

(a) akan……nota kertas Cadangan seperti yang berikut:

(i) Bahawa kertas ini bertujuan….

​

​

​

​

​

​

​

​

27 of 37

28 of 37

� CIRI MINIT MESYUARAT BERKUALITI

​

​

LARAS BAHASA

TIADA KESALAHAN BAHASA,

29 of 37

LARAS BAHASA

pinda

betulkan

Contoh ayat;

Mesyuarat JKKXXX telah disahkan dengan pindaan yang berikut:

i. Betulkan ejaan perkataan pelajar kepada Murid Pendidikan Guru.

Elakkan menggunakan perkataan “ubah” atau “tukar”

30 of 37

LARAS BAHASA

  1. Menyatakan pendapat

Contoh:

  1. Ketua JK Disiplin berpendapat bahawa…
  2. Pengerusi menyatakan pandangan bahawa…
  3. …menyarankan..

b. Menyatakan bantahan

Contoh:

i. Semua ahli mesyuarat bersetuju bahawa Cadangan tersebut Adalah kurang sesuai….

Elakkan perkataan seperti membantah, menolak, membangkang dan tidak setuju…

31 of 37

ASPEK BAHASA

Ayat Selapis

1. Ahli mesyuarat bersetuju semua peserta menghadiri Kursus Audit Bahasa. Peserta akan diberi sijil penyertaan

Ayat Berlapis

Ahli mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta menghadiri Kursus Audit Bahasa akan diberi sijil penyertaan

​

32 of 37

ASPEK BAHASA

Tidak bersifat emosi

  1. Pengerusi berasa amat syahdu…..
  2. Ketua Kelab Guru menengking ahli…..

Tiada bahasa kiasan

i. Pengerusi menyindir ……umpana “ menepuk air di dulang terpercik ke muka sendiri”

33 of 37

ASPEK BAHASA

Penggunaan kata Ganti Nama Diri

  1. Jawatankuasa
  2. Ahli mesyuarat
  3. Ketua JK
  4. Pengerusi

Kata Ganti Nama Diri Ketiga- beliau atau mereka (/)

Kata Ganti Nama Diri Kedua (X)

34 of 37

ASPEK BAHASA

(RUJUKAN)

35 of 37

  1. Kesalahan Ejaan
  2. Kesalahan Kosa Kata
  3. Kesalahan Kata Hubung
  4. Kesalahan kata Ganti Nama Diri

(ianya-hal ini/aspek ini/isu

tersebut…)

5. Kesalahan kata pemeri (ialah dan adalah)

36 of 37

Penggunaan bahasa dalam minit mesti menggambarkan kepurusan mesyuarat secara kolektif bukannya bersifat individu.

  1. Mesyuarat bersetuju….
  2. Mesyuarat mengambil maklum…
  3. Mesyuarat memutuskan bahawa…
  4. Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa…
  5. Mesyuarat menyarankan….

37 of 37

Sekian, terima kasih.