E-PAYSAGE

GT PR U + HE + ESA

Présentation et synthèse des échanges

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Bénédicte Champagne

Stéphane Patart

Quentin Pirlot

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10 décembre 2024

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SOMMAIRE

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- Validation du compte rendu de la dernière réunion (lien)

- Préparation du dictionnaire 25-26 : suivi des travaux du CoDo

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Mise en production des écrans/services passé hors Paysage

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Historique de la signalétique de l’étudiant

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Envoi des preuves dans SIEL-SUP

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Planification

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Etat des lieux des inscriptions dans SIEL-SUP

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Divers

• Présentation

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Préparation du dictionnaire 25-26 : suivi des travaux du CoDo

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Retour du CoDo (1)

• La réunion du Codo a eu lieu le 25/11/2024 - pour des raisons de forces majeures, le représentant Com/Del U n’a pu être présent.
• DSI_24 : La modification de la donnée en booléen entraîne une reformulation de l’intitulé “résident/non résident” en “résident” avec une valeur 1 : oui - 0 : non. Il a été confirmé que cette modification a des impacts sur les systèmes d’information des EES.
• DSI_67 : Il est demandé aux Com/Del de bien définir le périmètre d’application de la donnée “Intitulé du titre d’accès hors paysage” - en effet, dans le dictionnaire 24-25, elle s’appliquait uniquement aux titres d’accès émis en CFWB avant 2014-2015 = titres d’accès émis hors FWB → un retour du collège réuni est attendu sur cette question.
• DSI_77 : erreur dans le code couleur - cette mise à jour reflète l’évolution du fonctionnement des référentiels de la coopération au développement et non pas un changement de cadre légal.
• DSI_90 : l’ajout de la qualité d’une troisième valeur de la qualité d’étudiant reflète le cadre légal : le jeune talent n’étant pas dans les conditions de titres d’accès par définition, il ne peut pas être régulièrement inscrit - il ne s’agit donc pas d’un statut particulier de la personne (cf. les sportifs) mais d’une qualité propre de l’inscription. Une correction doit être apportée à la référence légale (il s’agit de l’article 107 et non de l’article 106).

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Retour du CoDo (2)

• DSI_143 : le questionnement portait sur la cohérence de présenter cette donnée dans la partie inscription plutôt que dans la partie financement. L’objectif des Com/Del étant de pouvoir identifier une dérogation accordée en fin d’année par le jury pour une 3e inscription en cas de recours déposé auprès des Com/Del par l’étudiant·e, la donnée a été proposée à cet emplacement. Les représentants sont d’accord. Une correction doit être amenée à la base légale (article 5, § 5 du décret du 11 avril 2014 doit être modifié en article 5, § 2 du décret du 11 avril 2014).
• PAE_36 : Si l’établissement renseigne l’inscription similaire à une ligne du passé, les données découlant de la caractéristique des études (PAE_12, PAE_13, PAE_25, PAE_26) sont déduites de HOPS et ne doivent pas être fournies par l’EES.
• BE_1/DSI_120 : Les variables sont en doublons - Dans un souci de cohérence, la BE_1 sera conservée. Cette donnée est fournie à ce stade par les EES le cas échéant jusqu’à trouver une solution pour que tous les dossiers DAE soit liés à un NISS (complétion de la DB DAE sur la base des NISS intégrés dans SIEL-SUP - en cours de discussion).
• DSI_94 : la question visait à savoir pourquoi les U ne devaient fournir cette donnée que pour les AESS ? Et quid des études de spécialisation → un retour du collège réuni des Com/Del est attendu sur cette question.
• DSI_145 : cette donnée est destinée à empêcher la création de doublons (qui potentiellement pénaliserait l’étudiant·e) en intégrant un référentiel de l’EES. Il est nécessaire de prévoir l’alimentation de plusieurs codes pour refléter la création d’un mini-PAE pour les étudiants libres.

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Conclusion et suite

• Concernant les données discutées et moyennant une clarification pour les données DSI_67 et DSI_94, aucune difficulté majeure quant à la collecte des données n’a été émise.
• Concernant la FIN_22, les membres du CoDo font remarquer qu’il sera probablement nécessaire de revoir les valeurs et définition, en cours d’année, en fonction de l’officialisation des changements législatifs annoncés par le cabinet de la ministre de l’enseignement supérieur.
• Les représentants des EES émettent des réserves quant à l’utilisation de dates de validité rétroactives et insistent sur la nécessité de limiter des corrections de ce type à des données absolument essentielles.
• La note d’avis sera finalisée dans les plus brefs délais à la suite du retour des Com/Del.
• Après relecture par les membres du CoDo, elle sera soumise à la validation électronique du Copil e-paysage en janvier 2025.

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Synthèse des échanges

• Une solution est en cours de discussion avec le Copil DAE concernant les dossiers de bourses dépourvus de NISS : la DAE récupérera les NISS des étudiant.es directement dans SIEL-SUP. Toutefois, les inscriptions des étudiant.es concernés devront être créées dans l’application au préalable.
• Pour la donnée “résident / non résident”, la règle des booléens s’applique : une valeur est envoyée uniquement si elle est applicable à la situation de l’inscription. Elle devra rester vide (nulle) dans tous les autres cas (ex. pour des inscriptions autres que des études contingentées). Le statut de R ne s’applique que dans le cas de l’inscription en 1ers crédits de cycle des études contingentées. Une valeur devra envoyée uniquement dans cette situation.

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Mise en production des écrans/services passé hors Paysage

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Accéder aux données du parcours d’un étudiant·e

Le passé en FWB est consultable à partir du tableau de bord.

L’ensemble du passé - FWB + hors Paysage - est consultable à partir du détail d’une inscription.

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Le passé de l’étudiant

Le passé hors Paysage est consultable à partir du détail d’une inscription.

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Rappel des règles métiers pour la création des passés

• Le premier EES où se présente l’étudiant·e crée le passé hors Paysage (=> effectuer une recherche avant de créer l’inscription).
• Le passé est lié à la fiche signalétique de l’étudiant·e - chaque ligne du passé a une ID unique.
• La similarité est liée à l’inscription - chaque similarité a une ID unique.
• Toute modification est liée à l’utilisation des ID uniques.
• Si le passé hors Paysage est créé par le premier EES où se présente l’étudiant·e, tout EES peut ajouter une ligne complète au passé et/ou une similarité à une ligne existante par rapport à l’inscription de la personne.

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Les modalités techniques

• Les passés peuvent être chargés par web service ou par chargement de fichiers.
• Envoi par web service :
• Le web service Inscription a été adapté pour permettre le chargement et la récupération des passés sur la base de l’ID CFWB ;
• La documentation REST est en cours de mise à jour (surligné en jaune dans le document) ;
• Stocker dans les DB des EES les ID passés et similarités.
• Chargement par fichiers :
• Un fichier création d’un passé et un fichier édition d’un passé ;
• Pour les situations qui visent à créer pour l’inscription en cours une similarité à un passé existant - un fichier de création d’une similarité - la suppression est manuelle.

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• Planification : chargement à partir de 2024-2025
• Mise en production : 15/01/2025

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La recherche du passé hors paysage

• Pour faciliter la récupération des données pour les EES qui n’utilisent pas de web service, il existe la possibilité de téléchargement d’un fichier reprenant pour un NISS ou un ID CFWB, les données d’un passé hors Paysage.
• Sélection du répertoire “Passés hors paysage” dans le champ.

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Identification de la personne

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Affichage d’un tableau de bord des passés hors paysage

Télécharger en format CSV la liste des passés hors paysage de l’étudiant.

Le nom du fichier contient le NISS de la personne.

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Synthèse des échanges

• Deux cas sont à distinguer :
• Le passé en FWB depuis 2014-2015 qui est automatiquement créé sur la base des envois inscriptions des EES (diplômés, mini et full inscriptions) ;
• Le passé hors Paysage qui est créé par l’EES où l’étudiant demande son admission pour la première fois en FWB.
• Les écrans détaillés ne concernent que le passé hors Paysage.
• La similarité ne s’applique qu’au passé hors Paysage.
• La similarité est liée à une ID passé et à une ID inscription.
• L’EES où l’étudiant demande son admission pour la première fois en FWB :
• crée le résumé du passé hors Paysage pour lequel il a les informations ;
• lui seul peut modifier les lignes qu’il a créées ;
• n’importe quel EES peut ajouter une ligne supplémentaire à un passé existant ;
• n’importe quel EES peut créer une similarité sur un passé encodé par un autre EES et correspondant à l’inscription qu’il envoie.
• L’envoi des passés commencent avec les inscriptions 2024-2025.

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Historique de la signalétique de l’étudiant

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Données relatives à l’historique des signalétiques (HISIG)

• L’historique est créé sur la base du traitement des fichiers de mutations fournis par le RN lorsque le NISS d’une personne a été inscrit dans le répertoire de la BCED. Les fichiers sont dépilés et SIEL-SUP traite alors les données.
• Le traitement par SIEL-SUP :
• Certains changements sont historisés dans SIEL-SUP inscriptions :
• NISS ;
• Nom ;
• Prénom ;
• Date de naissance ;
• Nationalité ;
• Décès ;
• Répertoire.
• Les données relatives à l’adresse légale de l’étudiant ne sont pas historisées => SIEL-SUP n’affiche dès lors que l’adresse en cours de validité (l’ancienne adresse est écrasée et remplacée par la nouvelle adresse).
• L’accès à la donnée relative au sexe et au lieu de naissance n’est actuellement pas autorisé (nouvelle demande en traitement au SPF intérieur).
• Mise en production 15/01/2025.

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Consultation de l’historique de la fiche signalétique de l’étudiant

Les nouvelles valeurs Nom-prénom-NISS s’affichent dans le bandeau

Les nouvelles données d’identification (nom, prénom, NISS) s’affichent dans le bandeau supérieur

Les anciennes données sont consultables

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Récupérer les données signalétiques

• Les fichiers téléchargés affichent les changements des données signalétiques des étudiants de l’ensemble de l’établissement concerné depuis le début de l’année académique jusqu’à la date du jour du téléchargement.
• Seuls les changements advenus dans l’année académique en cours sont disponibles.
• Récupération de l’historique :
• Récupération par webservice
• Adaptation du ws REST pour récupérer les données signalétiques via le service de consommation SIEL-SUP
• Adaptation de la documentation (surligné en jaune)
• Récupération par téléchargement de fichier csv ou xls (NISS commençant par des zéros) depuis la section listes de SIEL-SUP

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Téléchargement de la liste des historiques des signalétiques

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Données d’historique fournies - la clé unique est l’ID étudiant (ID CFWB)

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Synthèse des échanges

• Les données historisées sont maintenues dans SIEL-SUP.
• La récupération des fichiers des changements de l’historique ne concerne que l’année en cours et toute la population de l’EES. Il n’est donc pas possible de télécharger les fichiers de changement d’historique des années académiques antérieures.
• Il est rappelé que seules certaines données des fichiers de mutations sont traitées. Ceci implique que le nombre de changements est relativement limité par rapport au nombre total de mutations générés au RN.
• Le service HISIG n’est pas couplé pour l’instant au module fraudeurs.
• SIEL-SUP fait le lien entre les NISS. La recherche fonctionne sur le nouveau NISS.
• La récupération des données historique débutera à partir des inscriptions de l’année académique 2024-2025.

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Envoi des preuves dans SIEL-SUP

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Préambules

• La preuve est un (ou un ensemble de) documents qui atteste d’une situation administrative et/ou académique de l’étudiant·e et qui sont transmises dans la plateforme par les EES dans le cadre des finalités poursuivies par e-paysage, c’est-à-dire la gestion et le suivi de l’inscription et le contrôle de la régularité/finançabilité par les Com/Del.
• Le format de la preuve est évolutif. En effet, certaines preuves sont amenées à disparaître du format document au profit d’un envoi de données (ex : les décisions de jury) - la partie preuves d’e-paysage doit permettre l’intégration de ces données qui ont valeur de preuves.
• Quatre formats de preuves sont envisagés : .png, .jpg, .jpeg, .pdf.
• Le chargement des fichiers de preuves via MFT peut se faire de deux manières par :
• chargement automatique ;
• chargement manuel.
• Une fois les preuves chargées dans le MFT, elles sont envoyées dans un cloud où elles sont stockées dans des répertoires (1 répertoire par FASE).
• SIEL-SUP traite ensuite les fichiers et génère un rapport OK-NOK disponible dans la section “Listes” et par web service.
• Le rapport OK fournit l’ID preuve.

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Catégories de preuves et types de documents identifiés par les Com/Del

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Gestion et traitement des preuves

• Seules les preuves nécessaires au contrôle des Com/Del de l’année en cours sont envoyées.
• Les preuves peuvent être ajoutées ou supprimées mais pas modifiées.
• Les preuves ne sont pas conservées - elles sont détruites automatiquement le 13 septembre de l’année académique.
• Elles ne sont consultables que par l’EES qui les envoie et par le Com/Del en charge du contrôle de l’EES.
• Le Com/Del ne peut pas les télécharger en local - la consultation se fait uniquement par écran.
• Les preuves doivent être chargées dans le MFT avant le contrôle initial par les Com/Del.
• Les preuves déposées pendant la période de contrôle ne sont pas traitées par le système.
• Lors du défigeage des données pour les dossiers pour la seconde phase de contrôle, des preuves peuvent être ajoutées ou supprimées au dossier de preuves lié à l’inscription à recontrôler.
• Une fois traitée, chaque preuve reçoit un ID unique.
• Le système n’historise pas les mises à jour des preuves.
• La structure du nom de fichier doit être scrupuleusement respectée : FASE#ID_INSCRIPTION#TYPE_PREUVE#NOM_PREUVE.EXTENSION

Ex. 5223#2425_000005#ASS#NomDePreuve.pdf

• Le nom de fichier est décomposé en métadonnées qui sont stockées en DB.
• Afin d’anticiper la dématérialisation des décisions de jury, un web service est développé et permet d’envoyer :
• Titre de la décision
• Corps de la décision
• Date de la décision

Un fichier est alors généré pour la consultation par les Com/Del.

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Bonnes pratiques

• Recommander aux étudiants de ne pas faire des pdf haute définition lors de la constitution de leur dossier à la demande d’inscription.
• Eviter de demander un seul document compilé pour toutes les preuves.
• Procéder par des envois au fil de l’eau.
• Enregistrer dans les systèmes d’informations des EES l’ID preuve.

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Solution technique pour l’envoi des preuves

1. En suivi de la réunion du GT IT du 17 octobre dernier, une présentation technique de l’envoi des dossiers de preuves dans SIEL-SUP a été organisée le 26 novembre 2024 (lien vers la présentation).
2. Un projet pilote concernant le dépôt via le MFT et le stockage dans AZURE est prévu pour décembre 2024 (la partie de traitement par SIEL-SUP est hors périmètre).
3. L’objectif du pilote est de tester :
• L’accessibilité via les trois canaux MFT disponibles (interface web, client local ftp, client local programme propre) ;
• Les types de fichiers (pdf, jpg, jpeg, png) ;
• Un échantillon de documents représentatif en termes de tailles ;
• Les cas d’erreur à la suite de l’envoi de fichiers ne respectant pas les règles définies (taille, nom) ;
• La gestion des cas où le serveur n’est pas accessible ou lorsqu’il renvoie une erreur technique.
4. Les EES participant au pilote sont l’ULiège, la HEPL, l’EPHEC et l’IMEP.

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Synthèse des échanges

• A priori, aucune preuve n’est demandée par les Com/Del pour des données validées dans SIEL-SUP sauf si des éléments s’avéreraient nécessaires à l’avantage de l’étudiant pour estimer la régularité/la finançabilité.
• Comme c’est déjà actuellement le cas, le contrôle ne porte que sur des preuves en lien direct avec le contrôle (application des règles de licéité et proportionnalité liées au RGPD). Les EES doivent donc faire la part des choses entre ce qui relève des preuves collectées pour ses finalités propres et ce qui est nécessaire de produire lors du contrôle. Les Com/Del ont défini une liste de catégories et de documents permettant de composer un dossier type classé (informations reprises dans le tableau à la diapositive 27).
• La démarche de demander un seul document de preuves lors de la demande de l’étudiant (pratiquée dans certains EES) est à mettre en perspective avec
• le fait que toutes les preuves demandées pour des finalités autres que le contrôle ne sont pas à fournir dans SIEL-SUP ;
• une limite du poids des preuves sera imposée et des tests sont actuellement en cours afin de proposer une limite de taille réaliste et raisonnable.
• Il est important de tenir à disposition des étudiants des règles de bonnes pratiques pour la constitution des envois de preuves. L’ARES proposera quelques règles de référence.

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Planification

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Les jalons concernant les inscriptions et le contrôle

• Suite au passage en chambres :
• Chargement des passés 2014-2015 à 2020-2021 inclus (diplômés et mini inscriptions) - décembre 2024
• Chargement des full inscriptions (=> 2024-2025) - août 2025
• Mise à jour des crédits/diplômés 2024-2025 - 1er quadri 2025-2026
• Chargement des passés hors Paysage des inscriptions encodées à partir de 2024-2025 - septembre 2025
• Démarrage du fil de l’eau - septembre 2025

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• Test de l’interface de contrôle par les Com/Del - année 2025-2026
• Contrôle effectif dans l’application - année 2026-2027

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Dates clés du fil de l’eau

• Encoder une inscription :
• Au plus tard pour le 30/09: envoi des inscriptions dans SIEL-SUP
• 15/02 : date limite pour les inscriptions tardives
• Modifier une inscription :
• Au plus tard pour le 31/10 : modification d’une inscription existante
• Au plus tard pour le 01/12 : annulation d’une inscription
• Pour le 15/02 au plus tard :
• Envoi des réorientations (entre le 31/10 et le 15/02)
• Envoi des allègements 150
• Envoi des preuves dans SIEL-SUP

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Synthèse des échanges

• Pour rappel, une certaine tolérance est d’application par rapport aux dates clés du fil de l’eau, déterminées d’après les dates phares du décret. Celles-ci doivent servir de jalons pour l’envoi progressif des données dans SIEL-SUP. La proposition est d’appliquer une règle de +10 à 15 jours par rapport au calendrier (à fixer conjointement).
• Suite à la réunion du GT IT, un certain nombre de précisions ont été amenées au planning présenté en réunion. Nous les avons reprises ci-dessous pour clarifier les éventuelles questions qui subsisteraient :
• Suite au passage en chambres :
• Chargement des passés 2014-2015 à 2020-2021 inclus (diplômés et mini inscriptions) - décembre 2024
• Chargement des full inscriptions (=> 2024-2025) - août 2025
• Mise à jour des crédits/diplômés 2024-2025 - 1er quadri 2025-2026
• Chargement des passés hors Paysage des inscriptions encodées à partir de 2024-2025 - septembre 2025
• Démarrage du fil de l’eau - septembre 2025

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• Test de l’interface de contrôle par les Com/Del - année 2025-2026
• Contrôle effectif dans l’application - année 2026-2027

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Etat des lieux des inscriptions dans SIEL-SUP

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Évolution des envois en DB de production

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Par rapport au précédent état des lieux

• Au 5 décembre, il y a 1.162.658 inscriptions dans l’environnement de production.
• Il s’agit d’une évolution positive avec près de 170.000 inscriptions envoyées depuis novembre 2024.
• Les principaux changements sont :
• Une mise à jour des données 23-24 par plusieurs EES ;
• L’envoi de l’ensemble des inscriptions sur base du set de données minimales pour 24-25 par une série d’EES (HEAJ, HERS, HE Vinci, HECh, HELdB, HELB Prigogine, EPHEC) ;
• Une progression dans la récupération des années 2014-2015 à 2020-2021 (diplômés et mini-inscriptions).
• À l’exception de 2014-2015, le taux de complétude est maintenant compris entre 87 et 92% en fonction des années.
• Même si les données ne sont pas visibles à ce jour dans l’environnement de production, de nombreux tests ont été réalisés par les EES dans l’environnement de TQ/Formation.

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Les diplômés

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Les mini-inscriptions

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Les full-inscriptions – 2021-2022

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Les full-inscriptions 2022-2023 et 2023-2024

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Synthèse des échanges

• Aucun commentaire.

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Divers

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Synthèse des échanges

• Fonctionnement EMLF :
• La mise à jour des données EMLF dans SIEL-SUP s’effectue sur la base de l’ID inscription.
• Deux vagues de publication des listes de résultats, précédées par le chargement des inscriptions par les EES, sont prévues dans SIEL-SUP :
• Une première publication le lundi 16 décembre (sur la base des inscriptions envoyées par les EES pour début décembre 2024) ;
• Une deuxième publication le lundi 13 janvier 2025 (sur la base des inscriptions envoyées par les EES entre début décembre 2024 et début janvier 2025).
• Les listes de résultats sont téléchargeables depuis le module “Listes” de SIEL-SUP, qui requiert des accès spécifiques.
• La procédure liée à la création des inscriptions pour les étudiant.es à l’EMLF et le téléchargement des résultats est disponible au lien suivant.
• Le tutoriel d’utilisation du module “Listes” est disponible ici (lien).
• Les listes seront disponibles au téléchargement jusqu’au 15 février 2025.
• Une mise à jour finale des inscriptions sera réalisée en fin d’année académique (sans génération de rapport) pour s'assurer de la complétude des dossiers inscriptions 24-25 liés à la FIE.
• Durant les fêtes de fin d’année, le support sera limité tant au niveau du traitement des tickets par l’ETNIC que du côté de l’ARES . Les suivis qualité seront traités jusqu’au 20 décembre dans l’ordre d’arrivée des demandes. Le retour au service normal sera effectif à partir du 6 janvier 2025.

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