YEG事務局向けマニュアル
全国大会への参加登録手順
YEG大会登録システム2
株式会社アロハワークス
2025/12/3
旧システムからの改善点
2
【新】YEG大会登録システム2 | 【従来】YEG各種大会登録システム |
複数人の参加登録の労力を削減 フォーム入力内容を保持するオプションがあるので、同じ内容で複数人登録するのに便利です。�また「日本YEG出向者のみ参加可」など、会員属性による項目ごとのバリデーションも可能。 | 参加人数分繰り返しフォームの入力が必要 会員属性によるバリデーションはありません |
会員個人による確認＆修正が容易 個人の参加登録内容を反映した大会ごとの専用ページが作られます。個人スケジュール等を確認でき、登録内容の変更も可能です。 | 会員個人は登録内容の修正が困難 |
メール配信＆QRチェックイン機能 大会主催者は管理画面から参加者にメール配信が可能。個人ごとにチェックイン用のQRコードを送付したり、リマインド等のお知らせが可能です。 | 該当する機能はありません |
ログイン
YEG大会登録システム2
単会事務局は従来の「YEG各種大会登録システム」と同じログインID（会議所コード）とパスワードでログインできます。
ログインができない場合は、下部の「パスワードを忘れた場合」を押してから「事務局」を押してください。パスワードを再設定できます。
※「ATログイン」「LINEログイン」は単会会員のみ利用できます。
3
ログイン：大会主催者ユーザへの切り替え
本システムに単会事務局ユーザとしてログインしているとき、その単会が「大会管理YEG」として設定されている大会がある場合は大会主催者ユーザへ切り替えることができます。
画面右上のログイン済みユーザ名を押してから、次のように切り替えてください。
↓「主催大会一覧」を押してから大会名を押す
その後「単会事務局ユーザへ切替」を押すことで単会事務局ユーザへ戻すこともできます。ただし、最初から大会主催者ユーザとしてログインした場合は、単会事務局ユーザへ切り替えることはできません。
4
事務局情報の確認と更新
画面右上のログイン済みユーザ名を押してから「ユーザ設定」を押すと、単会事務局アカウントの情報を確認できます。
下記の情報は「編集」を押すと編集できます。
上記はいつでも編集可能です。
上記を編集すると「変更申請」が行われ、システム管理者がこれを承認すると変更が反映されます。下記にご注意ください。
5
ユーザ登録
「ユーザ管理」を押し、下記いずれかの方法で単会会員を登録してください。
登録が済んだ各ユーザには、登録したメールアドレス宛にパスワード設定のためのメール（有効期限5日間）が送信されます。メールアドレスが重複すると登録できません。
単会会員CSVインポートの注意事項：
6
ユーザ一覧
パスワード設定メールの再送：
「パスワード設定メール一斉送信」を押すと、パスワードが未設定である全ての単会会員ユーザへパスワード設定用のメールが送信されます。
ソーシャルログイン連携状況の確認：
「ログイン連携」欄で確認できます。
「ユーザ管理」を押すとユーザ一覧が開きます。各列の氏名を押すとユーザ設定に遷移します。
パスワード設定状況の確認：
単会会員ユーザの設定状況が「割合と人数」で表示されます。各ユーザも氏名横に下記のアイコンが表示されます。
設定済: 未設定:
7
ユーザ設定
下記を編集することができます。
「削除」を押すとユーザを削除できます。
パスワードを設定済みの単会会員：
メールアドレスは編集できません。会員本人のユーザにてログインし、変更してもらってください。
パスワードを未設定の単会会員：
「パスワード設定メール送信」を押すと、このユーザへパスワード設定用のメールが送信できます。
8
ユーザ情報の一括更新
単会会員ユーザ情報を次の手順で一括更新することができます。
9
ユーザ情報の一括更新：CSV出力
「ユーザ一覧」画面から、本システムに登録されている単会会員ユーザのデータをCSVファイルとしてダウンロードすることができます。
10
ユーザ情報の一括更新：CSVインポート
「ユーザ一覧」画面にて、本システムへ単会会員ユーザのCSVファイルを取り込み、ユーザ情報を一括更新することができます。
11
大会一覧
「大会一覧」を押すと、開催前または開催中の大会が一覧表示されます。
大会名を押すと、大会個別ページに遷移します。�大会情報を確認したり、参加登録をしたりすることができます。
12
事務局による参加登録
大会個別ページで、サイドバーから「参加登録する」を押します。
画面下部「登録後も入力内容を保持する」にチェックを入れておくと、同じ内容で続けて参加登録するのに便利です。
参加登録期間外の変更希望等は主催者にお問い合わせください。
13
単会会員による参加登録
単会会員の当システム利用のメリット
単会会員が自身で当システムを利用できるようにすることで右記のメリットが生まれます。
1. パスワードの設定【必須】
事務局がユーザ登録をすると、パスワード設定のためのメールが各会員へ送信されます（P.6参照）。
各会員のパスワード設定状況はユーザ一覧で確認できます。パスワードを未設定の単会会員ユーザへ、設定のためのメールを一斉／個別送信できます（P.7-8参照）。
2. ソーシャルログイン連携【任意】
パスワード設定済みの会員は、ATやLINEのアカウントと連携しログインすることができます。本システムのパスワードを覚えておく必要がなくなります。
各会員のソーシャルログイン連携状況はユーザ一覧で確認できます（P.7参照）。
単会会員の本システム利用方法
事務局ユーザが自単会の会員ユーザのメールアドレスを登録し、�さらに下記のように単会ユーザが自身でパスワードを設定する必要があります。
14
利用可能な支払方法（単会請求まとめ払い）
大会の参加費用の支払いに利用できる方法を設定します。全大会で共通な設定です。
「単会請求」「個人クレジットカード払い」それぞれの支払い方法を下記のように設定できます。
A. 単会請求まとめ払い
利用可能な会員種別でチェックをつけた種別の会員は、大会参加費を事務局がまとめて払うことができます。
設定が終わったら、「完了」を押してください。設定値が保存されます。
（次ページに続く）
15
1
2
利用可能な支払方法（個人クレジットカード払い）
（前ページから続く）
B. 個人クレジットカード払い
対応している大会※にて、個人が参加費用をクレジットカード決済で支払うことができます。利用にはあらかじめ下記の設定が必要です。
※) 単会会員によるクレジットカード決済が可能な大会は、大会情報の「基本情報」内「支払い方法」欄に「単会会員クレジットカード決済」の表記があります。
許可設定で「許可する」を選択します。
利用可能な会員種別でチェックをつけた種別の会員は、大会参加費を個人のクレジットカードで払うことができます。
設定が終わったら、「完了」を押してください。設定値が保存されます。
16
参加登録状況
大会を選択済みの状態で、サイドバーから「参加登録状況」を押します。自分の事務局会員の参加登録状況を確認できます。
「さらに検索条件を追加」を押すと、フィルタリングの条件を変えて自由に検索できます。
画面下部にはプログラム（分科会等）ごとの登録人数が表示されます。
氏名を押すと参加登録内容の変更・削除ができます。
参加登録期間外の変更希望等は主催者にお問い合わせください。
17
チェックイン状況
QRチェックインが有効になっている大会では、自分の事務局会員のチェックイン状況を確認できます。
各プログラム名を押すと、プログラムごとのチェックイン状況をリアルタイムで確認できます。
18
請求書発行
大会主催者からの請求書を確認・PDF出力できます。
発行前の場合、請求予定金額を確認できます。
19
本資料閲覧用QRコード
20