Sistem Informasi Area Fungsional

Fungsional Area

Fungsional area adalah tim dari karyawan yang memiliki skills dan keahlian yang sama.

​

Contoh: Departemen sales pada perusahaan adalah salah satu area fungsional umum, dan pegawai pada area ini adalah fokus pada penjualan produk perusahaan.

Struktur Organisasi Fungsional

Fungsional adalah suatu organisasi hirarki dimana masing-masing karyawan memiliki satu supervisor yang jelas, dan staff dikelompokan berdasarkan area dari spesialisasi dan diatur oleh seseorang dengan keahlian di area tersebut.

Secara tradisional, perusahaan diorganisasikan dan distrukturisasi dalam arti fungsi. Mereka bekerja secara vertikal, dan manajemen mengembangkan suatu strategi dan masing-masing fungsi menjalankannya.

Keunggulan Struktur Fungsional

1. Pengunaan sumber daya efisien, skala ekonomis.

2. Spesialisasi ketrampilan yang mendalam dan pengembangan.

3. Kemajuan karir dalam departemen fungsional.

4. Panduan dan pengendalian dari manajemen puncak.

5. Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi

6. Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas

7. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.

8. Memusatkan keahlian organisasi.

9. Memudahkan manajer melakukan monitoring dan evaluasi karyawan.

10. Meminimumkan duplikasi personalisa dan peralatan dari segi biaya.

11. Sesuai untuk lingkungan yang stabil.

Kelemahan Struktur Fungsional

1. Komunikasi lintas departemen fungsional buruk.

2. Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi.

3. Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan.

4. Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat.

5. Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan.

6. Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawan.

7. Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya lintas departemen.

8. Anggota fungsi hanya fokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan,

Organizational Silos

Sistem Informasi Area Fungsional

1. Input dan output potensial dari masing-masing area fungsional.

2. Perhatian kepada jenis data yang dibutuhkan oleh setiap area, dan dari mana sumber data, bagaimana data diolah, dan data hasil olahan, dan kemana akan pergi.

3. Sistem informasi memelihara hubungan antara orang dalam bidang fungsional dan proses.

input

output

Proses

input

output

Proses

Area Fungsional 1

Area Fungsional 2

Area Marketing and Sales

1. Membutuhkan informasi dari bidang fungsional lainnya.

2. Customer mengkomunikasikan order (via telepon, email, fax, web), order disampaikan bagian SCM untuk perencanaan produksi, dan ke bagian Acct/Fin untuk penagihan, pada kasus tertentu membutuhkan tambahan tenaga kerja untuk menangani order, data-data yang terkumpul juga berguna untuk analisa sales trend, dan keputusan bisnis.

3. Kebijakan harga oleh Marketing membutuhkan data dari Acct/Fin dan SCM terkait dengan Unit Costing dan ditambah dengan sejumlah Margin Laba.

​

4. Marketing berkomunikasi dengan bagian HR untuk kebutuhan terkait dengan rekrutment, persyaratan calon karyawan, penilaian karya, sampai kepada kebutuhan pelatihan. hal2 terkait dengan legal, perjalanan dinas, dan kesejahteraan karyawan.

1

Input/Output terkait M/S

Input yang dibutuhkan oleh M/S”

• Data Customer
• Data Order (Pesanan)
• Data Trend Penjualan
• Harga Pokok per unit
• Kebijakan perjalanan dinas

Output:

• Strategi pemasaran
• Kebijakan harga
• Kebutuhan tenaga kerja

Area SCM

1. Membutuhkan informasi dari beberapa area fungsional.

2. Rencana produksi perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang berdasarkan data marketing (order dan forecasting)

3. Perencanaan yang akurat dibutuhkan untuk:

- Bahan baku dan bahan penolong sesuai dengan kebutuhan (menghindari stockout)

- Tingkat persediaan yang tetap rendah untuk penghematan biaya persediaan (menghindari overstock).

​

4. Penjadwalan produksi untuk memenuhi jadwal pengiriman dengan memperhatikan leadtime pengiriman.

5. SCM mencatat dan menyediakan data bagi Acct/Fin untuk pencatatan pemakaian sumber daya (bahan, mesin, tenaga kerja) dan kebutuhan analisa biaya.

6. Peranan HR terkait dengan ketersediaan tenaga kerja, pengupahan, dan lembur serta kesejahteraan.

1

Input/Output terkait SCM

Input yang dibutuhkan oleh SCM

• Data Penjualan Produk
• Rencana Produksi
• Level Persediaan
• Kebijakan penambahan dan pengurangan tenaga kerja

Output:

• Pesanan Bahan Baku
• Pesanan Bahan Penolong
• Data pemakaian sumber daya
• Data Produksi dan Persediaan
• Informasi perekrutan karyawan

Area Accounting dan Finance

1. Membutuhkan informasi dari semua bidang fungsional lainnya.

2. Personal A/F mencatat transaksi pada masing-masing buku account, seperti Sales, AR, Penerimaan Kas, Penerimaan material, AP, pengeluaran kas, biaya-biaya dan akhirnya mempersiapkan laporan keuangan.

3. Bagian lain menyediakan informasi terkait dengan data penjualan (M/S), data produksi dan persediaan (SCM), gaji dan kesejahteraan (HR), akurasi dan ketepatan waktu dari fungsi2 lain mempengaruhi akurasi dan ketepatan waktu penyajian laporan oleh Acct/Fin.

4. Bagian M/S membutuhkan data dari Acct/Fin terkait dengan data kredit customer, plafon vs saldo piutang, overdue. Jika data Acct/Fin terlambat, maka informasi yang disediakan tidak up-to-date.

1

Input/Output terkait Acct/Fin

Input yang dibutuhkan oleh Acct/Fin

• Pembayaran dari Customer
• Data Piutang Dagang (A/R)
• Data Hutang Dagang (A/P)
• Data Penjualan
• Data Produksi dan Persediaan
• Data Pengupahan dan Biaya

Output:

• Pembayaran kepada Pemasok
• Laporan Keuangan
• Data Kredit Customer

Area Human Resources

1. HR membutuhkan informasi dari departemen lain.

2. Melakukan tugas terkait dengan perekrutan, kesejahteraan, pelatihan, tata kelola yang sesuai dengan peraturan dan undang2.

3. HR membutuhkan proyeksi kebutuhan tenaga kerja yang akurat dari bagian lainnya terkait dengan spesifikasi tenaga kerja untuk menentukan upah dan seberapa perusahaan mampu membayar karyawan

4. HR menyediakan data yang akurat dan tepat waktu sebagai laporan kepada manajemen. HR mengelola database kompetensi karyawan untuk kebutuhan promosi, kenaikan upah.

Input/Output terkait HR

Input yang dibutuhkan oleh HR

• Forecasting kebutuhan tenaga kerja
• Data Skills

Output:

• Data Aturan dan ketentuan
• Pelatihan Karyawan dan Sertifikasi
• Database Keahlian
• Evaluasi Karyawan dan Kompensasi

Pendekatan pre-ERP

1. Pendekatan sistem informasi pre-ERP adalah terspesialisasi pada masing-masing fungsional.
2. Terdiri dari suatu himpunan aplikasi seperti Paket Akuntasi, Paket Sales, Paket Keuangan, dan Paket Gudang dengan struktur database masing-masing.

Berbagi Data Lintas Area Fungsional

1. Sejumlah besar data yang dikelola oleh masing-masing bidang fungsional di-share kepada bagian fungsional lainnya.

2. Ketepatan waktu dan keakuratan data adalah penting untuk keberhasilan proses dimasing-masing area fungsional, sehingga mendukung operasional perusahaan, dan pertumbuhan dimasa mendatang.

3. Software ERP memungkinkan semua bidang fungsional berbagi data melalui satu common database sehingga informasi yang akurat, dan realtime dapat tersedia

Apa itu fungsional area:

a. Tim dari karyawan yang memiliki ketrampilan dan keahlian yang sama.

b.Tim dari karyawan yang bekerja pada proyek yang sama.

c. Tim dari karyawan yang melapor pada manager yang sama.

d. Tism dari karyawan yang bekerja pada peruahaan yang sama.

QUIZ

Quiz

Manakah berikut ini yang benar dari budaya “organizational silos”?

a. Memfasilitasi keberhasilan komunikasi top ke bottom.

b. Tidak ditemukan pada perusahaan dibawah performance.

c. Mencegah departemen bekerja terisolasi satu terhadap lainnya.

d. Kemampuan perusahaan untuk berbagi informasi melintasi batasan fungsional.

Quiz

Didalam suatu bisnis, area fungsional manakah yang mengurus masalah-masalah terkait dengan karyawan:

a. Marketing dan Sales

b. Supply Chain

c. Accounting dan Finance

d. Human Resources

Quiz

Berikut ini adalah proses yang sesuai dengan penugasan seorang personal bidang Finance:

A. Menentukan kebijakan harga

B. Merencanakan dan memantau budget untuk menghindari kerugian bisnis.

C. Menghubungi customer baru yang potensi

D. Menginstall software baru

​

Quiz

Apakah area produksi bertanggung jawab untuk pembuatan dan pengujian produk (Benar/Salah)

​

​

Quiz

Sehubungan dengan adanya lowongan kerja, area fungsional manakah yang melakukan proses interview:

a. Marketing dan Sales

b. Supply Chain

c. Accounting dan Finance

d. Human Resources

Quiz

Area manakah yang membuat atau merancang produk maupun layanan baru?

a. Produksi

b. Customer Service

c. Research and Development

d. Human Resources

​

Quiz

Berikut ini, mana yang merupakan tugas dari seorang Sales tepatnya:

a. Mencoba mempengaruhi customer untuk membeli

b. Memelihara catatan karyawan

c. Membuat produk yang sebaik mungkin

d. Memerika harga produk

Quiz

Area fungsional manakah yang bertanggung jawab untuk menjaga keamanan informasi customer tersimpan dengan database CRM:

a. Accounting

b. Marketing

c. Production

d. Procurement

e. Information System

Quiz

Area fungsional manakah yang tidak penting bagi area marketing untuk melakukan perencanaan:

A, Finance

B. Accounting

C. Information System

D. Human Resources

E. Semua area ini adalah penting

Quiz

Suatu proses bisnis dapat melibatkan beberapa fungsi bisnis, data/informasi mengalir dari suatu fungsional ke yang lain. ERP mengurangi aliran ini karena database ERP adalah terintegrasi pada modul-modul dari berbagai fungsi bisnis (Benar/Salah)

​

YAHAHAHH HAYUUUU PAL PALE PAL PALE

Sekian & Terima Kasih

NAZAR RUHIMAT

​

​