English Learner Advisory Committee

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2023 - 2024

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OBJECTIVES

• Describe the function and composition of ELAC
• Acquire the knowledge to run an effective ELAC meeting

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State Requirement for ELAC

Education Code 52176(b)

• All schools with twenty-one (21) or more English Learner (EL) students, not including Reclassified Fluent English Proficient (RFEP) students, are required to establish an English Learner Advisory Committee (ELAC).
• All parents with students attending the school in which the ELAC is established are eligible and should be encouraged to participate in the ELAC.

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Composition of ELAC

Is there a minimum number of members?

Per CDE’s recommendation:

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Minimum ELAC Composition

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• The EL parent membership portion of ELAC must constitute at least 51%.
• If the percentage of EL students in a school is greater than 51% of the total number of pupils, then the EL parent membership portion of the committee must be at least the same percentage as the EL student enrollment in the school.
• It should reflect a prominent voice for the EL students on your campus

What about the parents of RFEP Students?

Parents may continue to participate in ELAC as part of the English Learner parent membership portion of the committee for up to four (4) years after their children have been reclassified to Reclassified Fluent English Proficient (RFEP).

Note: ELAC Chair and DELAC Representative must be parents of EL students at time of election.

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Composition of ELAC

Function of ELAC

Provide written recommendations to the School Site Council regarding programs and services for EL students. Recommendations should be based on student performance and parental involvement data.

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Functions of ELAC

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Mandated Legal Advisement Tasks

A written recommendation(s) must be made to SSC on all the advisement tasks.

ELAC Officers

• All ELAC officers must be parents of EL students.
• ELAC officers (chairperson and/or vice-chairperson, DELAC Representative/ Alternate Representative) can not be employed by the District.
• A member shall hold only one (1) officer position at a time.

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Responsibilities of ELAC Officers

• Perform duties and responsibilities of their elected office

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• Actively participate in agenda planning meetings

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ELAC Bylaws

• ELAC must use bylaws provided by the District.

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• Bylaws may never conflict with federal, state, or District policies, rules and regulations.

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ELAC Officers

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PRESIDENT/

CHAIRPERSON

• Preside over all committee meetings
• Assist in planning the agenda
• Is fair and impartial at all times
• Ensure all rules and bylaws are followed
• Be knowledgeable about bylaws, Robert’s Rules of Order and the California Open Meeting Law (Green Act)
• Ensure that minutes are properly recorded
• Perform additional duties appropriate to the office of the chairperson

ELAC Officers

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VICE-PRESIDENT/

VICE-CHAIRPERSON

• Represent the chairperson in his/her absence or in assigned duties
• Participate in agenda planning
• Assist the chairperson as requested

ELAC Officers

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SECRETARY

• Keep minutes of all regular and special call meetings
• Transmit accurate copies of the minutes of all meetings to members
• Assist with general communication to members
• Keep contact information as provided only by the members
• Participate in the planning of the agenda

ELAC Officers

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DELAC REPRESENTATIVE/ ALTERNATE REPRESENTATIVE

• Assist in planning the agenda
• Assist the ELAC Officers as requested
• Attend all district DELAC meetings
• Report/distribute information acquired at the monthly DELAC meetings at the site ELAC meetings

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DELAC Formation

ELAC

School Site

Central (District)

DELAC

STEP 1 Informing

• Notify all parents and stakeholders of orientation/elections.
• Include date, time, location and the agenda items to be addressed.

STEP 2 Posting

• Orientation notices (agendas) must be posted at least seventy-two (72) hours prior to the scheduled meeting.

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3-Step Election Procedures

STEP 3 Meeting

• Distribute agenda outlining the objective of the meeting (orientation/election).
• Explain the roles and responsibilities of committee and duties of officers.
• Declare all seats vacant.
• Explain the election procedures for voting.

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3-Step Election Procedures

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minutes

sign-ins

operating norms

ELAC BINDER

handouts

bylaws

announcements

agendas

recommendation forms

nomination forms/ballots

Documenting an Effective Meeting

Agenda

The following details must be included in all agendas:

• School and committee names
• Meeting date, time and location
• Every business item to be considered in the order to be presented
• Opportunity for public input
• Next meeting date, time and location

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Remember: if it is not written, it does not exist!

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Minutes

Minutes must include:

• School name and committee name
• Meeting date, time and location (specify beginning and ending time)
• Attendance record
• Record of quorum being (or not) established
• Should follow agenda
• Detailed record of what was discussed and voted on (motions)
• Must be reviewed for accuracy and approved at following meeting

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THANK YOU!

ELAC Site Support

Office of Curriculum, Instruction & Professional Development

562.997-8000 ext. 2960

Comité Asesor de Estudiantes que Están Aprendiendo Inglés

ELAC

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OBJETIVOS

• Describir la función y composición de ELAC
• Adquirir el conocimiento para llevar a cabo una reunión de ELAC de manera eficaz.

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Requisitos Estatales para ELAC

Código de Educación 52176(b):

• Se requiere que todas las escuelas que cuenten con veintiún (21) o más Estudiantes que Están Aprendiendo Inglés (ELs), sin contar a los estudiantes reclasificados como RFEP por dominar el idioma inglés, establezcan un Comité Asesor de Estudiantes que Están Aprendiendo Inglés (ELAC-según sus siglas en inglés).
• Todos los padres de familia que tengan estudiantes en una escuela en donde se ha establecido un ELAC son elegibles y se les exhorta a participar en ELAC.

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Composición de ELAC

¿Existe un número mínimo de miembros?

Por recomendación del Departamento de Educación

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Requisito mínimo en la composición de ELAC

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• Los padres de estudiantes EL en ELAC debe constituir por lo menos un 51%.
• Si el porcentaje de estudiantes EL en una escuela es mayor que el 51% de la cantidad total de alumnos, entonces la cantidad de padres que representan la porción de padres de estudiantes EL debe ser por lo menos el mismo porcentaje que representan los estudiantes EL en esa escuela.

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• Se debe representar de manera prominente la voz de estudiantes EL en su plantel escolar.

¿Y los padres de estudiantes reclasificados como RFEP por dominar el inglés?

Los padres pueden continuar participando en ELAC representando la porción de la cantidad de padres de estudiantes EL durante un periodo de hasta cuatro (4) años después de que sus hijos hayan sido reclasificados como RFEP por haber llegado a un dominio del idioma inglés.

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Composición de ELAC

Todos los directivos de ELAC deben ser padres de estudiantes EL

Función de ELAC

Brindar recomendaciones por escrito al Concilio del Plantel Escolar en relación a programas y servicios para estudiantes EL.

Las recomendaciones se deben realizar con base en el rendimiento de los estudiantes y las estadísticas de la participación de padres.

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Funciones de ELAC

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Mandated Legal Advisement Tasks

Se deben brindar recomendaciones por escrito al SSC acerca de todas las funciones de asesoramiento.

Directivos de ELAC

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• Todos los directivos de ELAC deben ser padres de estudiantes EL
• Los directivos de ELAC no pueden ser empleados del Distrito
• Un miembro solo puede ocupar un (1) cargo de directivo a la vez.

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Responsabilidades de los directivos de ELAC

• Desempeñar sus deberes y responsabilidades correspondientes a su cargos de directivos
• Participar de manera activa en la planificación y desarrollo del Orden del Día de las reuniones

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Estatutos de ELAC

• ELAC debe utilizar los estatutos que proporcione el Distrito.
• Los reglamentos nunca deberán crear conflictos con las leyes federales, estatales, o los reglamentos, estatutos o regulaciones del Distrito.

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Directivos de ELAC

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PRESIDENTE

• Preside todas las reuniones del comité
• Ayuda en la planificación del Orden del Día
• Siempre es justo e imparcial
• Asegura que se sigan todas las reglas y los estatutos
• Conocen los estatutos, las Reglas de Orden de Robert y la Ley de Reuniones Abiertas de California (según conocido como “Green Act”)
• Se asegura que el acta se documente debidamente
• Desempeña deberes adicionales apropiados para el cargo de presidente

Directivos de ELAC

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VICE-PRESIDENTE

• Representa al presidente cuando él/ella esté ausente o en sus deberes asignados
• Participa en la planificación del Orden del Día
• Ayuda al presidente según se requiera

Directivos de ELAC

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SECRETARio/A

• Escribe el acta de todas las reuniones regulares y especiales
• Transmite a los miembros copias precisas del acta de todas las reuniones
• Ayuda en la comunicación general con los miembros
• Mantiene la información de contacto según la proporcionen los miembros
• Participa en la planificación del Orden del Día

Directivos de ELAC

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REPRESENTAnte/ALTERNAnTE De DELAC

• Participa en la planificación del Orden del Día
• Ayuda a los Directivos de ELAC
• Asiste a todas las reuniones de DELAC
• Reporta/distribuye información que se obtiene en las reuniones mensuales de DELAC al comité de ELAC de la escuela.
• Comparte las recomendaciones que sugiere el ELAC de su escuela.

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Formación de DELAC

ELAC

Plantel escolar

Oficina Central del Distrito

DELAC

Paso 1: Informar

• Notificar a todos los padres de familia y otros interesados sobre la orientación/elecciones.
• Incluir la fecha, la hora, el lugar y temas del orden del día que se abordarán.

Paso 2: Publicación

• Los avisos de orientación (agenda/orden del día) deben publicarse al menos setenta y dos horas antes de la reunión programada.

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Procedimiento electorales de 3 pasos

Paso 3: Reunión

• Distribuir una agenda que describa el objetivo de la reunión (orientación/elección).
• Explicar las responsabilidades del comité y deberes de los directivos.
• Declarar todos los puestos vacantes.
• Explicar los procedimientos para votar en las elecciones.

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Procedimiento electorales de 3 pasos

Documentando una reunión efectiva

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ELAC BINDER

Orden del día

Lista de asistencia

Acta/Minutas

Reglamentos de ELAC

Formulario de Recomendación

folletos

anuncios

Normas

Formularios de Nominación/

Boleta de votación

Agenda/Orden del Día

Los siguientes detalles se deben incluir en todas las agendas:

• Nombre de la escuela y nombre del comité
• Fecha, hora y lugar de la reunión
• Cada tema o asunto oficial que se considerará y en el orden en que se presentará
• Oportunidad para comentarios públicos
• Fecha, hora y lugar de la próxima reunión

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Recuerde, ¡si no está escrito, no existe!

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Acta de la reunión

El acta debe incluir:

• Nombre de la escuela y nombre del comité
• Fecha, hora y lugar de la reunión (especifique la hora de inicio y finalización)
• Registro de asistencia
• Registro de quórum (o no) establecido
• Debe seguir la agenda/orden del día
• Registro detallado de lo que se discutió y votó (mociones)
• Debe revisarse para verificar su precisión y aprobarse en la siguiente reunión.

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¡GRACIAS!

Coordinadora de Apoyo de ELAC

Oficina de Plan de Estudios, Instrucción y Desarrollo Profesional

562.997-8000 ext. 2960