MECANOGRAFIA COMPUTARIZADA

CONVOCATORIA

Prof. Ingeniero Don Demóstenes Arosemena R.

CONVOCATORIA

• Esta comunicación escrita se utiliza principalmente para citar varias personas a fin de que asistan a un acto determinado: reunión, asamblea o convención. La convocatoria indica la fecha, hora, lugar y propósito del acto.

PARTES DE LA CONVOCATORIA

• Membrete
• Fecha
• Título
• Texto
• Firma mecanografiada
• Iniciales de referencia.

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La convocatoria puede ir acompañada de una segunda hoja, con la agenda u orden del día de la reunión.

PARTES DE LA CONVOCATORIA

• Membrete:

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La convocatoria debe prepararse en papel timbrado de la empresa u organismo que convoca. En ocasiones, si el papel no está timbrado, puede prepararse el Membrete.

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PARTES DE LA CONVOCATORIA

• La fecha:

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Se escribe de dos o cuatro espacios debajo del membrete, en el centro del papel. La fecha también puede escribirse dos espacios debajo de las iniciales de referencia o de la anotación de la dirección electrónica, al final del documento.

PARTES DE LA CONVOCATORIA

• Título :

Se escribe a cuatro espacios de la fecha, y va en mayúscula cerrada y centrada.

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• Texto:

La convocatoria comienza a cuatro espacios debajo del titulo, suele ser corto. En la oración introductoria debe ir información sobre la fecha, hora, lugar y propósito de la reunión o actividad. Los párrafos pueden escribirse al margen izquierdo o con sangría de 5 espacios. El texto puede escribirse a espacio doble. Entre párrafos se dejan dos espacios.

PARTES DE LA CONVOCATORIA

• Firma mecanografiada:

La firma del presidente se escribe al margen izquierdo y la del secretario, comenzando en el centro del papel y en la misma línea de escritura.

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• Iniciales de referencia:

Se escriben a dos espacios de la última línea de la firma mecanografiada, comenzando al margen izquierdo, una debajo de la otra o en una misma línea a espacio sencillo. Se hace igual que en la carta comercial.

PARTES DE LA CONVOCATORIA

• Anotación de anexo:

En la convocatoria la anotación de anexo se usa frecuentemente, ya que muchas veces con la convocatoria se envían los documentos que han de tratarse en la reunión. En este caso se escribe una línea de anexo debajo de las iniciales de referencia o de codificación electrónica, cualquiera de ellas, que sea la última línea.

Ejemplo

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AGENDA

DEFINICIÓN Y USO

• Se conoce como agenda u orden del día a la lista de los asuntos que se van a tratar en una reunión. El presidente o el secretario que cita a la reunión determina el orden de cada asunto, de tal forma que la decisión que se tome sobre un punto en la agenda facilite la discusión o toma de decisión de otro tema que se va a discutir posteriormente en la reunión.

Algunas características:

• El orden puede alterarse durante la reunión por medio de una enmienda o recomendación de un miembro del cuerpo deliberativo.
• Circularla con anticipación ayuda a que los participantes se informen sobre los asuntos que se van a discutir y los documentos que se van a necesitar.

PARTES DE UNA AGENDA

• Membrete
• Fecha
• Título del documento
• Texto
• Iniciales de referencia

PARTES DE UNA AGENDA

• Membrete

Por lo general la agenda se prepara en papel con membrete. Si el papel no está timbrado, puede diseñarse el membrete. Sin embargo, se acostumbra también hacer la agenda en papel en blanco y limitarse a escribir el nombre de la empresa, departamento o asociación en la parte superior de la hoja.

PARTES DE UNA AGENDA

• La fecha

Puede escribirse a cuatro espacios del membrete, comenzando en el centro del papel. También puede escribirse a dos espacios verticales de las iniciales de referencia.

PARTES DE UNA AGENDA

• El título

El título, "AGENDA," se escribe todo con mayúsculas y letras negritas y se centra horizontalmente. Puede escribirse en un tamaño de letra mayor que el del resto del texto (por ejemplo, tamaño 14).

PARTES DE UNA AGENDA

• Texto:

​

Se comienza a escribir a cuatro espacios verticales del título del documento. Por lo general el texto se escribe a espacio doble y algunas empresas centran horizontalmente cada línea.

Los asuntos que se van a tratar pueden numerarse, lo cual permite seguir el orden de la discusión fácilmente. También debe incluirse la hora en que se comenzará a discutir cada punto.

PARTES DE UNA AGENDA

La agenda incluye, entre otras, la siguiente información:

​

• Determinación del quórum.
• Aprobación de la agenda.
• Lectura y aprobación del acta anterior
• Informes de los oficiales y de los comités regulares de trabajo.
• Informes de comités especiales.
• Asuntos pendientes. (Asuntos que quedaron sin discutir en una reunión anterior. Si hay más de un asunto pendiente, los mismos se detallarán en el orden en que se han de discutir.)
• Asuntos nuevos

PARTES DE UNA AGENDA

• Firma mecanografiada

​

En la agenda no se requieren las firmas mecanografiadas del secretario ni del presidente. En aquellos casos en los cuales se circula la agenda sola porque ya se circuló la convocatoria, se pueden escribir las firmas mecanografiadas. La firma del presidente se escribe al margen izquierdo y la del secretario, comenzando en el centro del papel y en la misma línea de escritura.

PARTES DE UNA AGENDA

• Iniciales de referencia

Se escriben al margen izquierdo, a dos espacios verticales de la última línea del texto.

Ejemplo