CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN THÔNG DỤNG

YÊU CẦU CHUNG

• Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước.
• Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan.
• Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp.
• Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy định.
• Người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính.

​

Quy định chung về kết cấu nội dung

Về nội dung: văn bản thường có 3 phần:

• (1) Dẫn dắt vấn đề;

​

• (2) Giải quyết vấn đề;

​

• (3) Kết luận vấn đề.

​

Cách viết phần dẫn dắt vấn đề:

Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết văn bản hay cơ sở nào để viết văn bản: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.

Ví dụ: "… để chuẩn bị cho tổng kết 10 năm hoạt động của Ngân hàng CS, Chi nhánh hướng dẫn các phòng giao dịch báo cáo tổng kết theo các nội dung sau …"

​

Cách viết phần giải quyết vấn đề:

• Tùy theo từng loại chủ đề văn bản mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải:

- Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết;

- Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào cần viết sau để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết.

- Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại văn bản, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra

Cách viết phần kết thúc vấn đề:

• Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì).

​

SOẠN THẢO BIÊN BẢN

KHÁI NIỆM BIÊN BẢN

Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.

​

YÊU CẦU SOẠN THẢO BIÊN BẢN

• Chı́nh xác: biên bản thường đươc̣ dùng làm chứ ng cứ pháp lý để căn cứ giải quyết các vấn đê cu ̣ thể nên các luâṇ điểm cũng như các số liêu đều phải đươc̣ lấy từ thưc̣ tế, phải cụ thể, chı́nh xác, rõ ràng
• Trung thưc̣: không đươc̣ tư ̣ý thêm (bớt) nôi dung để tăng thêm sư ̣ hấp d ẫn mà không đúng sự thât.
• Khách quan: người ghi biên bản không đươc suy diêñ chủ quan theo cách nghı̃ của cá nhân, không tự đưa ý kiến bı̀nh luâṇ của cá nhân vào biên bản.

​

• Yêu cầu của một biên bản:

Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm. Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

​

• Cách xây dựng bố cục: Trong biên bản phải có các yếu tố như sau:

(1) Quốc hiệu và tiêu ngữ;

(2) Tên biên bản và trích yếu nội dung;

(3) Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản);

(4) Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội,...

(5) Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung);

(6) Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do);

(7) Thủ tục ký xác nhận.

​

• Phương pháp ghi chép biên bản:
• Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản,v.v... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện.
• Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang.

​

Phương pháp soạn thảo văn bản

• Biên bản hôị nghi,̣ cuôc̣ họp:

Phần mở đầu:

Trong phần này thường nêu những thông tin về thời gian; điạ điểm diễn ra hôị nghi,̣ cuôc̣ hop; thành phần tham dự sau đó tóm tắt nôị dung của hôị nghi,̣ cuôc̣ hop.

Soạn thảo biên bản

Nôị dung biên bản

Biên bản có thể ghi chép chi tiết, đầy đủ các ý hoăc̣ theo cách ghi tóm tắt các ý kiến phát biểu của những người tham dư.

Khi các đaị biểu trı̀nh bày báo cáo tham luân thı̀ phải ghi rõ ho ̣ tên, chức vu ̣ người báo cáo va tóm tắt nôị dung của báo cáo (nếu đã có báo cáo thı̀ ghi vào biên bản có báo cáo kèm theo).

Soạn thảo biên bản

• Nếu trong hôị nghi,̣ cuôc̣ họp̣ có biểu quyết, hoăc̣ bỏ phiếu thı̀ phải ghi rõ số người đồng ý, sô phiếu hơp̣ lê ̣và kết quả cu ̣ thể.

Ý kiến của đaị biếu cấp trên và của người chủ trı̀ hôị nghi,̣ cuôc̣ hop̣ là những ý kiến quan trong vı̀ vâỵ cần phải ghi đầy đủ và chı́nh xác.

Soạn thảo biên bản

Phần kết thúc

Ghi ngày, giờ bế mac̣ của hôị nghi,̣ cuôc̣ hop.

Phần cuối của biên bản phải có đầy đủ hai chữ ký: chữ ký của chủ toạ (bên phải) và chữ ký của thư ký (bên trái), dưới chữ ký ghi đầy đủ ho và tên.

MẪU BB CUỘC HỌP

Soạn thảo biên bản

• Biên bản vụ viêc

Phần mở đầu

Ghi thời gian (giờ, phút, ngày, tháng, năm) va điạ điểm diêñ ra vu ̣ viêc.

Soạn thảo biên bản

Phần nôị dung biên bản:

Loaị thứ nhất là loaị biên bản đã đươc theo mâũ quy đinh (mẫu đã có sẵn). Loaị này phải ghi đầy đủ, rõ ràng và chı́nh xác các thông tin cần thiết đã có trên mẫu.

Loaị thứ hai là các loaị biên bản về bàn giao công viêc, bàn giao tài sản. Loaị này nên bố trı́ người ghi biên bản có sư ̣ am hiểu về chuyên môn nhất đinh để ghi đươc̣ đầy đủ và chı́nh xác.

Soạn thảo biên bản

Phần kết thúc

Ghi nhâṇ xét, kết luâṇ của người hoăc̣ tổ chứ c chiụ trách nhiêṃ lâp̣ biên bản.

Đoc̣ cho những người tham gia cùng nghe va thông qua biên bản. Nếu có gı̀ sai sót, chưa chı́nh xác thı̀ phải sửa đổi, bổ sung trước khi ký vào biên bản.

Ghi ngày, giờ kết thúc vấn đề, sư ̣viêc.

Soạn thảo thư mời

• Phần mở đầu

Nêu lý do tổ chức họp.

• Phần nội dung

Nêu nội dung chính của cuộc họp (về vấn đề gì); thành phần, thời gian, địa điểm họp, những đề nghị, yêu cầu cần thiết (như chuẩn bị trước tài liệu, báo cáo, ý kiến…).

• Kết thúc

Nêu yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời. Nếu không đến dự được thì thông báo cho biết theo địa chỉ… trước… ngày… giờ…

​

Soạn thảo thư từ

Thư từ là văn bản mà các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp dùng để thông tin, thông báo cho nhau biết về các vấn đề có liên quan đến sản xuât, kinh doanh, giao tiếp. Đây là loại văn bản được sử dụng khá phổ biến trong hoạt động giao dịch

Soạn thảo thư từ

Thư chúc mừng

Dùng để bày tỏ niềm phấn khởi để mừng cho cơ quan hoặc cá nhân khi nhận được tin vui của cơ quan họặc cá nhân đó.

+ Thư chức mừng cần ngắn gọn, tình cảm.

+ Nội dung Thư chức mừng : Nhân danh ai ?

Chúc mừng ai (cơ quan, cá nhân nào), nhân dịp g Chúc cho họ thành đạt điều gì ?

Soạn thảo thư từ

Thư cám ơn

+ Thư cám ơn là thư bày tỏ sự tôn trọng, quý mến của mình (cơ quan, đơn vị, địa phương họặc cá nhân nào đó) khi nhận được sự giúp đỡ, lời khuyên, quà tặng của ai (cơ quan, đơn vị, địa phương cá nhân) trong sự việc gì.

+ Thư cám ơn cần ngắn gọn, lịch sự, chân thành và phải viết ngay sau khi nhận được sự giúp đỡ, lời khuyên, quà tặng, v.v…

Soạn thảo thư từ

+ Các trường hợp cần viết thư cám ơn :

Cám ơn về lòng mến khách.

Cám ơn về món quà tặng.

Cám ơn về một thiện ý, một lời khuyên bổ ích.

Cám ơn về sự giúp đỡ bằng vật chất sức lao động.

Soạn thảo thư từ

+ Nội dung thư cám ơn

Chân thành cám ơn ai về việc gì ?

Biểu cảm của mình về món quà, sự giúp đỡ, lời khuyên quý giá mà mình nhận được.

Lời chúc và hy vọng mối quan hệ tốt đẹp hơn.

Soạn thảo thư từ

- Thư thăm hỏi

+ Thư thăm hỏi là thư bày tỏ sự cảm thông, sự thương cảm đối với cơ quan, đơn vị, địa phương họặc cá nhân khi nhận được tin cơ quan, đơn vị, địa phương họặc cá nhân đó gặp tai nạn do thiên tai, hỏa họạn họặc những sự cố bất ngờ xảy ra.

+ Thư thăm hỏi cần ngắn gọn, tình cảm và thể hiện hành động thiết thực.

Soạn thảo thư từ

Nội dung thư thăm hỏi :

Biểu cảm của mình (cơ quan, đơn vị, địa phương họặc cá nhân) khi nhận được tin không vui.

Lời thăm hỏi chân thành đối với người bị nạn và hành động cụ thể của mình giúp người bị nạn vượt qua khó khăn, mất mát, tổn thất nặng nề.

Hy vọng người bị nạn (cơ quan, đơn vị, địa phương họặc cá nhân) sớm khắc phục khó khăn, trở ngại, đưa cuộc sống, sinh họạt trở lại bình thường.

Soạn thảo thư từ

Thư xin lỗi

+ Thư xin lỗi là thư bày tỏ sự đáng tiếc để cho sự việc không làm vừa lòng đối với ai (cơ quan, đơn vị, địa phương hoặc một người nào đó) xảy ra.

+ Thư xin lỗi cần viết khéo léo, thận trọng, lịch sự, chân thành, luôn tỏ sự đáng tiếc và phải viết ngay sau khi được biết sự việc xảy ra.

Soạn thảo thư từ

+ Nội dung thư xin lỗi bao gồm:

Bày tỏ sự đáng tiếc đã xảy ra sự việc làm cho ai đó (cơ quan, đơn vị, địa phương hoặc người nào đó) không hài lòng.

Giải thích rõ nguyên nhân vì sao dẫn đến sự việc xảy ra.

Đề ra hướng và biện pháp giải quyết.

Hứa không để cho sự việc đáng tiếc xảy ra nữa. Mong sự thông cảm, sự hiểu biết và mối quan hệ ngày càng phát triển tốt đẹp.

Soạn thảo thư từ

Thư hỏi hàng

Phần mở đầu:

Trong trường hợp hai bên chưa có quan hệ với nhau trước đó, thì trong phần mở đầu cần trình bày nguyên nhân chọn đối tượng của mình.

Trong trường hợp hai bên đã có sẳn quan hệ từ trước thì có thể bớt đi phần nghi thức và trực tiếp đề cập đến chủ đề chính.

Soạn thảo thư từ

Nội dung chính của thư:

- Thông báo cho chủ hàng biết mình đang cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gởi cho catalog, mẫu hàng .v.v. . đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác.

Phần kết:

Mong chủ hàng đáp ứng yêu cầu của mình, mong thư phúc đáp.

SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

3. Soạn thảo một số văn bản hành chính

​

Soạn thảo quyết định

Thể thức (Quan sát văn bản) Nội dung (Quan sát văn bản) Bố cục: gồm 2 phần chính: Phần nêu các căn cứ

Phần điều khoản

MẪU QD

Soạn thảo quyết định

Phần nêu các căn cứ, phần căn cứ của một quyết định thường có 3 loại căn cứ:

+ Căn cứ thẩm quyền ban hành văn bản, là căn cứ vào các văn bản QPPL (Luật, Nghị định, quyết định . . .) của các cơ quan cấp trên quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của chủ thể ban hành quyết định.

Soạn thảo quyết định

+ Căn cứ áp dụng, là căn cứ xác định cơ sở pháp lý để áp dụng giải quyết các vấn đề, sự việc nêu trong quyết định.

+ Căn cứ thực tế là căn cứ vào yêu cầu hoặc tình hình thực tế xét thấy cần thiết phải ra quyết định hoặc theo đề nghị của cơ quan, cá nhân

• Trình bày căn cứ,
• Liệt kê các căn cứ. Ví dụ hợp đồng

Soạn thảo quyết định

Phần quyết định:

Là phần nội dung chính, nó được chia làm các chương, điều, khoản, nếu là quyết định dài, nội dung gồm nhiều vấn đề; còn nếu ngắn, ít vấn đề thì chỉ cần chia thành các điều.

Soạn thảo quyết định

Soạn thảo QĐ thành lập phòng, ban Căn cứ

+ Thẩm quyền của cơ quan, người ra quyết định

+ Kế hoạch, nhu cầu của cơ quan đơn vị

+ Theo đề nghị của người, đơn vị có chức năng

Điều khoản

+ Điều khoản thành lập phòng ban trong cơ quan

+ Điều khoản quy định chức năng của cơ quan, VP

+ Quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, VP

+ Bộ phận, cá nhân thi hành quyết định

Soạn thảo quyết định

Soạn thảo quyết định bổ nhiệm cán bộ Căn cứ

+ Quyết định thành lập cơ quan

+ Căn cứ thẩm quyền người ra quyết định

+ Xét phẩm chất và năng lực của cán bộ

Điều khoản

Đ1. Nêu họ và tên, chức vụ cán bộ được bổ nhiệm. Đ2. Nhiệm vụ của cán bộ được bổ nhiệm và thời gian quyết định có hiệu lực.

Đ 3. Quyền lợi của cán bộ được bổ nhiệm. Đ 4. Trách nhiệm thi hành

Soạn thảo quyết định

Quyết định tăng bậc lương Căn cứ

Điều khoản

Đ1. Nâng bậc lương cho ông (bà) . . ., chức vụ, nơi công tác, từ bậc … hệ số … lên bậc … hệ số …, kể từ ngày…

Điều 2. Thời gian được tính nâng bậc lương cho lần sau của ông (bà) kể từ ngày . . .

Điều 3. Nêu trách nhiệm thi hành quyết định . . .

Soạn thảo quyết định

Soạn thảo quyết định khen thưởng Căn cứ

+ Thẩm quyền thủ trưởng cơ quan

+ Căn cứ biên bản hội đồng thi đua khen thưởng

Điều khoản

Điều 1. Nêu hình thức, đối tượng, thành tích được khen thưởng

Điều 2. Nêu quyền lợi của đối tượng được khen

Điều 3. Trách nhiệm thi hành quyết định

Soạn thảo quyết định

Soạn thảo quyết định kỷ luật Căn cứ

+ Văn bản quy định về việc kỷ luật cán bộ

+ Xét tính chất và mức độ vi phạm của ông bà

+ Theo đề nghị của trưởng phòng tổ chức

Điều khoản

+ Điều khoản hình thức kỷ luật

+ Điều khoản bộ phận thi hành

• SOẠN THẢO BÁO CÁO

Khái niệm:

• Báo cáo là một loại văn bản thuật lại, kể lại một vụ việc, một vấn đề hoặc về một người cho một đối tượng biết.
• Đặc điểm của báo cáo: Thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.

Các loại báo cáo:

• Báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 1 năm, 1 giai đoạn, 1 nhiệm kỳ…;
• Báo cáo bất thường, đột xuất;
• Báo cáo chuyên đề;
• Báo cáo hội nghị.
• ….

Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:

• Đảm bảo trung thực,
• chính xác, đầy đủ.
• Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm.
• Báo cáo phải kịp thời.

​

Phương pháp viết một bản báo cáo

• ( Xác định mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo (báo cáo sơ kết, tổng kết,...).
• Xây dựng đề cương khái quát (như một khung sườn) để thu thập tài liệu, sắp xếp, phân tích, tổng hợp. Đề cương thường có 3 phần sau:

Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.

Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.

Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện.

​

Xây dựng dàn ý chi tiết:�

• Mở đầu: Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời, nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.
• Nội dung chính: Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan. Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
• Kết luận báo cáo: Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới. Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. Các biện pháp tổ chức thực hiện. Những kiến nghị với cấp trên.

​

Viết dự thảo báo cáo:

• Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ tiếng Việt phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, dễ hiểu và ngắn gọn. Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo...
• Đối với báo cáo quan trọng: Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn (ví dụ: báo cáo tổng kết 10 năm hoạt động của NHCSXH, báo cáo tổng kết năm...)
• Trình lãnh đạo duyệt: Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề, phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi, nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

​

SOẠN THẢO CÔNG VĂN

Soạn thảo công văn

• Khái niệm.

Công văn là thư công dùng để liên hệ giao dịch giải quyết công việc mang tính hành chính với nhiều cơ quan

• Các loại công văn :

+ Công văn đề nghị, yêu cầu

+ Công văn trả lời, phúc đáp

+ Công văn chỉ đạo, hướng dẫn

+ Công văn đôn đốc, nhắc nhở

Soạn thảo công văn

Bố cục của công văn hành chính

Ngoài những yếu tố về thể thức và kỹ thuật trình bày, nội dung của công văn gồm ba phần chính: đặt vấn đề, giải quyết vấn đề và kết thúc vấn đề. Nội dung của công văn là phần quan trọng nhất của công văn thể hiện rõ mục đích ban hành công văn đó. Nội dung của công văn cần phải trình bày ngắn gọn, súc tích nhưng phải đầy đủ, rõ ràng và chính xác xoay quanh chủ đề của công văn.

Soạn thảo công văn

Soạn thảo công văn đề nghị

Mở đầu

Trình bày mục đích, lý do (cơ sở) dẫn đề nghị.

Nội dung

• Trình bày các đề nghị (yêu cầu).
• Cam kết nếu cần.

Kết thúc :

Mong muốn được quan tâm giải quyết.

Soạn thảo công văn

Công văn đề nghị cần đưa ra những đề nghị cụ thể, đề nghị càng cụ thể càng nhanh chóng được giải đáp.

Không nên diễn giải dài dòng mà nên trình bày lý do đề nghị. Sau đó trình bày những vấn đề chi tiết mà cơ quan, đơn vị muốn đề nghị, cuối thư đưa ra đề nghị muốn được giải quyết.

Công văn đề nghị luôn luôn phải trình bày một cách lịch sự

Soạn thảo công văn

Người viết công văn phải hiểu rõ nội dung cần đề nghị. VD Công văn đề nghị xin kinh phí mua sắm trang thiết bị trong cơ quan, người soạn thảo phải trình bày được các ý:

+ Các trang thiết bị cần để phục vụ công việc.

+ Số lượng các trang thiết bị cần có (trình bày trực tiếp trong công văn hoặc có phụ lục kèm

+ Số tiền để mua sắm.

+ Đề nghị khác nếu có

Soạn thảo công văn

Soạn thảo công văn trả lời

Mở đầu (đi thẳng vào đề) có 3 cách:

1. Trả lời công văn số …..
2. Xác nhận đã nhận được văn bản về vấn đề gì, xin trả lời.
3. Phúc đáp công văn số

Soạn thảo công văn

• Nội dung Trả lời trực tiếp vấn đề được hỏi theo thứ tự vấn đề được nêu trong công văn đề nghị.
• Phần nào chưa đủ rõ, chưa trả lời được – cần nêu rõ lý do và hẹn trả lời.
• Kết thúc bằng một câu xã giao : Sẵn sàng trả lời nếu còn vấn đề nào chưa rõ

Soạn thảo công văn

VD: Trả lời công văn của VP đề nghị xin kinh phí mua sắm trang thiết bị trong cơ quan,

- Nếu đồng ý: đồng ý các trang thiết bị nào (số lượng trang thiết bị, số tiền)

- Nếu không đồng ý: cần nêu lý do, vì sao?

+ Không có kinh phí

+ Trang thiết bị không phù hợp.

+ Công việc không cần thiết có trang thiết bị.

+ Chờ xin tính toán và phân bổ lại

+ Nội quy cơ quan quy định không mua sắm.

Soạn thảo công văn

• Công văn chỉ đạo Mở đầu
• Nói rõ mục đích, lý do của công việc cần phải làm, cần triển khai thực hiện.
• Nội dung

Nêu yêu cầu cần đạt được.

Nêu nhiệm vụ.

Nêu biện pháp phải áp dụng (áp dụng)

• Kết thúc
• Yêu cầu triển khai tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp lãnh đạo.

​

Soạn thảo công văn

• Soạn thảo công văn chỉ đạo, người soạn thảo phải hiểu rõ các nội dung chỉ đạo và quy trình công việc
• VD: Công văn chỉ đạo của chủ tịch HĐQT về việc kiểm tra công tác hành chính doanh nghiệp: Nội dung kiểm tra, Quy trình kiểm tra, Địa điểm kiểm tra, Thời gian kiểm tra, Xử lý nếu có…(các hinh thức)

• SOẠN THẢO THÔNG BÁO

Soạn thảo thông báo

* Khái niệm.

• Thông báo là văn bản có tính chất thông tin :
• Về hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội.
• Thông tin nhanh những quyết định của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội cho đối tượng quản lý biết để thi hành.
• Thông tin khác mà người có liên quan cần biết.

Soạn thảo thông báo

- Nội dung bao gồm:

+ Phần mở đầu: Nêu lý do và mục đích cần giao dịch, thông báo.

+ Phần nội dung chính: Trình bày những vấn đề cần giao dịch, thông báo.

+ Phần kết luận: Nêu mục đích của việc cần giao dịch, thông báo và những yêu cầu đối với cơ quan, tổ chức cá nhân nhận công văn.

Soạn thảo thông báo

Nội dung chính của từng loại thông báo

- Thông báo về kết quả hội nghị cuộc họp

+ Ngày giờ họp, thành phần người chủ trì.

+ Tóm tắt nội dung cuộc họp, hội nghị.

+ Các nghị quyết của hội nghị nếu có.

- Thông báo truyền đạt một quyết định, chỉ thị

+ Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt.

+ Tóm tắt nội dung của văn bản của chủ trương, chính sách.

+ Yêu cầu quán triệt triển khai thực hiện.

Soạn thảo thông báo

- Thông báo về những nhiệm vụ được giao.

+ Ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ được giao.

+ Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ.

+ Nêu các biện pháp cần được áp dụng để triển khai thực hiện.

- Thông báo một thông tin trong hoạt động của cơ quan.

+ Thông báo tăng lương

+ Thông báo thay đổi nhân sự

+ Thông báo tuyển dụng nhân sự…

Soạn thảo thông báo

Lưu ý khi viết một thông báo

Phần mở đầu thông báo không cần nói lý do như các văn bản khác mà giới thiệu trực tiếp nội dung những vấn đề cần thông báo.

Trình bày thông tin cần thông báo.

Kết thúc nhắc lại nội dung chính, ý chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc.

Nếu thông báo dài cần chia thành các mục, các phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt.