2 of 30

Buku Petunjuk Pengguna Aplikasi Daftar Usul Penilaian Angka kredit (DUPAK) Jabatan Fungsional Kepegawaian (JFK) dimaksudkan sebagai pedoman bagi User (Pengguna) Instansi yaitu Pejabat Fungsional Kepegawaian agar dapat menginventarisasi kegiatan dan mengajukan pengusulan DUPAK.

Tujuan pembuatan aplikasi ini agar mempermudah proses pengajuan usul DUPAK JFK yaitu Analis Kepegawaian, Auditor Kepegawaian dan Assessor SDM Aparatur dalam proses pengajuan usul DUPAK serta penilaian dan penetapan angka kreditnya .

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup penggunaan aplikasi ini adalah untuk Pejabat Fungsional Kepegawaian yaitu Analis Kepegawaian, Auditor Kepegawaian dan Assessor SDM Aparatur semua jenjang jabatan untuk instansi baik Pusat atau Daerah.

ALUR APLIKASI e-DUPAK

Gambar 1 : Flowchart Aplikasi DUPAK

5 of 30

Hal.4 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 2 : Workflow Aplikasi DUPAK Terintegrasi

6 of 30

Hal.5 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI UNTUK PEJABAT FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN

A. LOGIN APLIKASI

Gambar 3 : Tampilan Menu Login Aplikasi DUPAK

http://edupak.bkn.go.id

1. Pejabat Fungsional Kepegawaian (Analis Kepegawaian, Auditor Kepegawaian dan Assessor Kepegawaian) harus melakukan login pada portal diatas menggunakan username dan password masing-masing yang sudah dibuatkan oleh admin dengan format awal sebagai

berikut :

Username Contoh
Password Contoh

: NIP + jft

: 198505022008122001jft

: NIP

: 198505022008122001

7 of 30

Hal.6 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

2. Jika berhasil akan muncul tampilan berikut ini :

Gambar 4 : Tampilan Menu Login Aplikasi DUPAK (Capcha)

Silahkan masukkan kode yang tertera pada layar kemudian klik tombol LOGIN
Jika berhasil LOGIN maka, akan muncul tampilan seperti dibawah ini. Pejabat Fungsional Kepegawaian harus melakukan ganti username dan password.

Gambar 5 : Tampilan Menu Ubah Username dan Password

8 of 30

Hal.7 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Masukkan username yang ingin dibuat kemudian klik

Klik berfungsi untuk melakukan pemeriksaan apakah username tersebut sudah digunakan atau belum.

Jika username bisa di gunakan maka akan tampil keterangan “username valid” seperti gambar dibawah ini :

Gambar 6 : Tampilan Notifikasi Jika Username Valid

Kemudian masukkan/input password baru yang Anda inginkan

Setelah itu klik tombol
Setelah klik tombol , otomatis tampilan akan kembali ke menu login, silahkan login kembali dengan username dan password yang sudah Anda buat kemudian klik
Setelah itu isi Capcha yang tampil pada layar monitor Anda.
Jika berhasil login, maka akan tampil Menu Utama sebagai berikut :

Gambar 7 : Tampilan Halaman Utama Aplikasi e-Dupak

9 of 30

Hal.8 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Pada Aplikasi Dupak terdapat 2 (dua) menu utama, yaitu :

a. Menu Dokumentasi Kegiatan, yang terdiri dari :

Gambar 8 : Tampilan Pilihan Menu Dokumentasi Kegiatan

Sub Menu Tambah Kegiatan

Penjelasan : Sub Menu ini digunakan untuk melakukan inventarisasi seluruh kegiatan Pejabat Fungsional Kepegawaian

Sub Menu Daftar Kegiatan

Penjelasan : Sub Menu ini digunakan untuk melihat hasil inventarisasi kegiatan yang telah di input, User dapat melihat secara keseluhan apa saja yang sudah diinput maupun melakukan penyortiran melalui tanggal, bulan atau tahun yang sudah diinput.

b. Menu Manajemen DUPAK, terdiri dari :

Gambar 9 : Tampilan Pilihan Menu Manajemen DUPAK

- Sub Menu Dupak

Penjelasan : Sub Menu Dupak digunakan untuk melakukan pengunduhan dupak dan pengiriman dupak ke Tim Penilai

10 of 30

Hal.9 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Sub Menu Surat Pernyataan

Penjelasan : Sub Menu Surat Pernyataan digunakan untuk membuat surat pernyataan inventarisasi kegiatan yang telah dilakukan/diinput

Atur Parameter

Penjelasan : Sub Menu Atur Parameter digunakan untuk melakukan setting parameter yang akan melakukan pendatanganan usul dupak

Cek Status

Penjelasan : Sub Menu Cek Status digunakan untuk melakukan setting pemeriksaan secara mandiri sudah sejauh mana proses usul dupak yang telah user kirimkan ke Tim Penilai. Akan ada 3 (tiga) keterangan yaitu : “Belum Diproses” , “Sedang Diproses” , “Sudah Diproses”

B. SETTING PARAMETER ATASAN LANGSUNG

Sebelum melakukan inventarisasi kegiatan, yang pertama kali harus dilakukan oleh Pejabat Fungsional Kepegawaian adalah melakukan setting parameter atasan langsung

melalui menu , pilih ATUR PARAMETER seperti gambar dibawah ini :

Gambar 10 : Tampilan Pilih Sub Menu Atur Parameter

11 of 30

Hal.10 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Kemudian akan muncul tampilan seperti berikut ini :

Gambar 11 : Tampilan Pilih Sub Menu Atur Parameter

Atur Parameter ini dilakukan guna mengisi nama penandatangan pada Usul DUPAK yang sedang kita buat.

Setelah semua kolom di lengkapi klik tombol

C. INVENTARISASI KEGIATAN

Setelah melakukan Atur Parameter, Pejabat Fungsional Kepegawaian dapat langsung

melakukan inventarisasi kegiatan dengan Klik Menu , kemudian pilih TAMBAH KEGIATAN seperti pada tampilan berikut ini :

12 of 30

Hal.11 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 12 : Tampilan Pilihan Tambah Kegiatan

Kemudian akan tampil seperti berikut ini :

Gambar 13 : Tampilan Halaman Sub Menu Tambah Kegiatan

Keterangan :

Nama kegiatan diisi dengan cara memasukkan kode kegiatan atau mengetik nama butir kegiatannya
Volume kegiatan diisi berapa banyak Volume Kegiatan dari nama kegiatan yang sudah kita input di poin 1
Tanggal Pelaksanaan diisi tanggal dari pelaksanaan butir kegiatan yang sudah kita input di poin 1

13 of 30

Hal.12 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

4. Tambah Catatan dengan cara klik/centang pada pilihan tambahkan catatan jika dirasa perlu untuk memberikan catatan untuk Tim Penilai seperti gambar berikut ini :

Gambar 14 : Tampilan Tambahkan Catatan

5. Setelah diisi maka klik tombol

, kemudian akan muncul tampilan berikut ini :

Gambar 15 : Tampilan Halaman Unggah Bukti Kegiatan

14 of 30

Hal.13 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Klik Tombol , kemudian pilih bukti kegiatan anda hingga muncul tampilan Seperti gambar dibawah ini :

Gambar 16 : Tampilan Halaman Unggah Bukti Kegiatan

Kemudian, klik

User juga dapat melakukan unggah bukti kegiatan nanti, dengan cara klik check list

“unggah bukti fisik nanti” , kemudian klik , seperti gambar dibawah ini :

Gambar 17 : Tampilan Halaman Unggah Bukti Kegiatan Nanti

Setelah user selesai melakukan Tambah Kegiatan, maka user dapat melihat seluruh kegiatan yang sudah diinputkan melalui menu kemudian pilih Daftar Kegiatan :

15 of 30

Hal.14 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 17 : Tampilan Pilihan Sub Menu Daftar Kegiatan

Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini :

Gambar 18 : Tampilan Daftar Kegiatan

Klik Tombol

maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini :

Gambar 19 : Tampilan Daftar Kegiatan

16 of 30

Hal.15 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Keterangan :

Tombol

Tombol

digunakan untuk melihat bukti kegiatan yang sudah di unggah

digunakan untuk edit kegiatan seperti mengganti, kode kegiatan, volume

atau bukti kegiatan

3. Tombol digunakan untuk menghapus kegiatan

D. PENCETAKAN REKAPITULASI KEGIATAN BULANAN

Selanjutnya pada menu daftar kegiatan user diminta untuk unduh rekapitulasi kegiatan bulanan dengan cara sebagai berikut :

Gambar 20 : Tampilan Unduh Rekapitulasi Kegiatan

Keterangan :

Pilih Bulan yang akan di unduh

Pilih Tahun yang akan di unduh

Klik cari, maka akan muncul tampilan berikut ini :

17 of 30

Hal.16 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 21 : Tampilan Unduh Rekapitulasi Kegiatan

4. Kemudian klik tombol , maka hasil Rekapitulasi bulanan akan terunduh dalam bentuk file excel seperti gambar berikut ini :

Gambar 22 : Tampilan Hasil Unduh Rekapitulasi Kegiatan

Catatan :

Rekapitulasi Kegiatan bulanan di unduh di setiap bulan periode penilaian yang diajukan
Contoh : Periode Penilaian Januari s.d. Juli 2019, maka yang di unduh yaitu Rekapitulasi Bulan Januari, Februari, Maret, April, Mei dan Juni 2019

18 of 30

Hal.17 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

E. PENCETAKAN SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN KEGIATAN

Setelah Melakukan Dokumentasi Kegiatan maka user dapat melakukan pencetakan surat

pernyataan melaksanakan kegiatan dengan klik menu pilih Surat Pernyataan :

Gambar 23 : Tampilan Pilihan Surat Pernyataan

Maka akan muncul tampilan berikut ini :

Gambar 24 : Tampilan Pilihan Surat Pernyataan

Catatan :

Silahkan di klik semua untuk kegiatan yang ada dipilihan Surat Pernyataan
Jika ada kegiatan yang termasuk dalam unsur kegiatan yang dipilih, maka File Surat Pernyataan akan terunduh dengan bentuk file excel, seperti gambar berikut ini :

19 of 30

Hal.18 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 25 : Tampilan Pilihan Surat Pernyataan

Hasilnya akan seperti gambar dibawah ini :

20 of 30

Hal.19 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 26 : Tampilan Hasil Unduh Surat Pernyataan

21 of 30

Hal.20 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

- Namun jika tidak ada kegiatan dalam unsur kegiatan yang dipilih maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Gambar 27 : Tampilan Pilihan Surat Pernyataan

F. PENCETAKAN DAFTAR USUL PENETAPAN ANGKA KREDIT (DUPAK)

Langkah selanjutkan setelah user melakukan unduh Surat Pernyataan dari Aplikasi DUPAK adalah unduh Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) dengan cara sebagai berikut :

Gambar 28 : Tampilan Unduh DUPAK

22 of 30

Hal.21 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Kemudian klik tombol

seperti gambar dibawah ini :

Gambar 29 : Tampilan Unduh DUPAK

File DUPAK akan terunduh dengan format excel seperti gambar berikut ini :

Gambar 30 : Tampilan DUPAK (1)

23 of 30

Hal.22 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 31 : Tampilan DUPAK (2)

24 of 30

Hal.23 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 33 : Tampilan DUPAK (3)

G. PENGIRIMAN USUL DUPAK

Jika sudah berhasil unduh DUPAK, user/Pejabat Fungsional Kepegawaian harap mengajukan Rekapitulasi Kegiatan Bulanan, Surat Pernyataan setiap Unsur dan Daftar Unsur Penetapan Angka Kredit (DUPAK) untuk di tanda tangani oleh pimpinan.

Setelah ditanda tangani pimpinan dan dilengkapi dengan surat pengantar usul DUPAK dan PAK Lama, Berkas Fisik pengusulan DUPAK dikirim ke tim penilai user juga harus melakukan pengiriman DUPAK melalui aplikasi DUPAK dengan cara check list pilihan

“Saya Ingin Mengirim Nilai” lalu klik di aplikasi DUPAK seperti pada gambar dibawah ini :

25 of 30

Hal.24 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 34 : Tampilan Kirim DUPAK

Jika sudah melakukan pengiriman maka, user akan mendapatkan kode pengiriman yang dapat digunakan untuk melakukan monitoring usul Dupak.

Gambar 35 : Tampilan Halaman Kode Pengiriman DUPAK

H. MONITORING USUL

Menggunakan Aplikasi e-Dupak, user menjadi lebih mudah untuk melakukan monitoring,

sudah sampai mana proses usul yang dikirimkan dengan cara klik kemudian pilih Cek Status seperti gambar dibawah ini :

26 of 30

Hal.25 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 36 : Tampilan Pilihan Cek Status

Setelah tampil halaman Cek Status, silahkan mengisi kode pengiriman DUPAK yang saudara

terima kemudian klik maka akan tampil sebagai berikut :

Gambar 37 : Tampilan Cek Status Kode Pengiriman

Jika Penilaian sudah dilakukan, maka user dapat melihat hasil penilaian yang sudah dilakukan oleh tim penilai dengan cara klik tanda seperti pada gambar di bawah ini :

Gambar 38 : Tampilan Cek Status Penilaian

27 of 30

Hal.26 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Maka hasilnya seperti gambar berikut ini :

Gambar 39 : Tampilan Cek Penilaian

PROFIL

Menu Profile pada e-Dupak memiliki tiga Fitur yaitu :

Biodata;

Fitur ini digunakan untuk melihat Biodata User JFK, cara nya dengan klik Nama User disebelah kanan tampilan e-Dupak kemudian klik pilihan Biodata seperti gambar dibawah ini :

28 of 30

Hal.27 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 40 : Tampilan Cek Biodata

Kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Gambar 41 : Tampilan Cek Biodata

b. Ubah Password; dan

Fitur ini digunakan untuk melakukan ubah password user JFK, caranya dengan klik Nama User disebelah kanan tampilan e-Dupak kemudian klik pilihan Ubah Password seperti gambar dibawah ini :

29 of 30

Hal.28 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 42 : Tampilan Ubah Password

Kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Gambar 42 : Tampilan Ubah Password

Keterangan :

Masukkan Password lama anda

Masukkan Password baru anda

Klik

c. Log Out.

Fitur ini digunakan untuk melakukan keluar dari e-Dupak, caranya dengan klik Nama User disebelah kanan tampilan e-Dupak kemudian klik Log Out seperti gambar dibawah ini :

30 of 30

Hal.29 dari 29

Aplikasi e-DUPAK

Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Gambar 43 : Tampilan Log Out

Mengetahui,

Kepala Bidang Pengolahan Data Dan Informasi JFK

Penyusun,

Dra. Sri Hanna, MM NIP. 196311021991032001

Astri Ireka Murtanti NIP. 198505022008122001