E-PAYSAGE

QUESTIONS - RÉPONSES

—

​

BÉNÉDICTE CHAMPAGNE

CHEFFE DE PROJET

17/11/2020

—

/ 1

SOMMAIRE

​

• QUESTIONS TECHNIQUES LIÉES AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES
• QUESTIONS RELATIVES À LA NATURE DES DONNÉES DU DICTIONNAIRE
• QUESTIONS D’ORDRE PROCÉDURALES
• AVANCÉES
• POURSUITE DES TRAVAUX

ÉVÈNEMENT / PRÉNOM NOM / LIEU / VILLE / JJ/MM/AAAA

/ 2

DÉROULEMENT DE LA RÉUNION ET PETITS RAPPELS�

• Eteindre les caméras et les micros quand vous ne parlez pas
• Ecrire les questions dans le chat
• Demander la parole avec la main
• Mise à jour des accès aux applications (deadline : 30/11/2020):
• N’oubliez pas de vérifier les listes envoyées par Stéphane
• De retourner le fichier annoté pour chaque personne à Stéphane
• Merci !

​

​

​

/ 3

NOTIONS TECHNIQUES LIÉES À L’UTILISATION DU DICTIONNAIRE

/ 4

FONCTION DU DICTIONNAIRE

• Le dictionnaire est le catalogue des données présentes dans le système
• Il ne reflète pas le fonctionnement
• DSI-76 : Les données bourses viendront-elles de SAPE ?
• 4 valeurs : DAPE-CSI-FF- non boursier FF
• Si l’EES envoie l’information DAPE – SIEL-SUP ira chercher les données du boursier
• DSI_83 et DSI_84, plusieurs sources authentiques peuvent être consultées à des dates différentes. Comment encoder ces multiples informations ?
• L’écran sera conçu en tableau pour pouvoir encoder des entrées multiples et pour chaque entrée une date – l’ensemble étant modifiable
• Le ws fonctionnera de la même façon
• Une liste de données de formats à compléter souhaités (nombre de caractères) par les IT a été communiquée
• Eviter les troncatures de données
• Elle sera traitée d’ici mi-décembre au plus tard

​

​

/ 5

CARACTÈRE FACULTATIF OU OBLIGATOIRE

• Une donnée mentionnée « obligatoire » doit être impérativement présente pour créer une fiche signalétique ou une inscription
• si la donnée n’est pas présente : il n’y aura pas d’enregistrement
• ex : le RN est obligatoire pour toute fiche signalétique d’une personne « avec papier » ou l’année académique est obligatoire pour toute inscription
• Une donnée qualifiée de « facultative »
• peut concerner deux types de données
• des données lié au suivi des inscriptions
• des données à finalité statistique
• son absence ne bloque pas l’enregistrement
• elle n’est pas toujours présente dès la création de l’inscription
• ex : les crédits acquis ne sont pas présents à l’inscription
• elle doit être envoyée obligatoirement envoyée si elle s’applique au cas
• ex : la position dans le cycle ne s’applique que si l’inscription porte sur des études de 1^e cycle mais elle est absolument nécessaire ou les études à cheval sur deux cycles BA/MA – MA/AESS

ÉVÈNEMENT / PRÉNOM NOM / LIEU / VILLE / JJ/MM/AAAA

/ 6

QUESTIONS SPÉCIFIQUES À CERTAINES DONNÉES

• Le code grade académique du titre d’accès (DSI_79)
• Ne s’applique que si le titre a été délivré par un EES en FWB
• Si le titre d’accès a été délivré hors FWB: intitulé (DSI_80, Code pays de délivrance autre que BE)
• Communauté d’origine du titre (DSI_43)
• S’applique aussi au CESS
• Unicité des codes FASE
• Chaque siège social d’établissement est unique
• Chaque implantation (campus) a un code FASE unique
• Code FASE d’un siège social est lié aux codes FASE de ses implantations

​

/ 7

DONNÉES À AJOUTER À LA MINI-INSCRIPTION

• Statut de finaçabilité
• Cette information ne pourrait-elle être prise en compte pour les mini-inscriptions ? Les personnes en charge du financement trouveraient intéressant de prendre cette donnée dans la mini-inscription.
• Quelle est la position des personnes relais ?
• Y-a-t-il un intérêt commun ?
• Si oui, le champ est-il facultatif ou obligatoire ?
• Diplômé
• Facultatif

/ 8

EVOLUTION DICO 2021-2022

• Existence de doublons pour les codes DSI_97 à DSI_100
• Impact est mineure car les données sont bien identifiées et définies
• N’impacte pas les ws puisque les données y sont identifiées sur base d’intitulé
• Correction de codification sera amenée pour le dictionnaire 2021-2022
• Prévoir l’ajout de données techniques comme le numéro de dossier DAPE
• Faciliter l’examen des dossiers de candidats boursiers sans RN (la DAPE ne crée pas les registres Bis 🡪 l’information devra être récoltée auprès de l’étudiant
• Permettre l’interrogation automatique de SAPE par SIEL-SUP dans les cas d’étudiants qui n’avaient pas de RN au moment de l’introduction de leur demande de bourse
• « Motifs de non finançabilité » : Les valeurs proposées ne sont pas assez précises. Suggestion : faire référence à l'article correspondant dans le décret financement 🡪 position commune ?

/ 9

QUESTIONS RELATIVES À LA NATURE DES DONNÉES

/ 10

DONNÉES

• Pourquoi le code domaine est-il demandé pour les doctorats ?
• Tous les codes domaines pour les 1^e et 2^e cycles viennent de HOPS
• Le lien entre un doctorat et un (ou) plusieur(s) code(s) domaine(s) est spécifique à chaque doctorat 🡪 ne peut pas être encodé dans HOPS
• Suivi statistique
• Type équivalence : les services des inscriptions ne sont pas concernés par l’équivalence de titre. L’information ne serait pas collectées par les EES 🡪 doit-elle être maintenue dans la version 2021-2022 ?
• Année de 1ère inscription dans l’ens. Sup : cette info n’est pas toujours disponible et pas pour toutes les années 🡪 il est nécessaire de le collecter pour les full inscriptions 2020-2021.

/ 11

QUESTIONS PROCÉDURALES

/ 12

COMMENT DÉFINIT-ON L’ÉTAT DE COMPLÉTUDE D’UN DOSSIER ?

• Ensemble de documents concernant une même inscription
• Définition de la complétude
• Définit-on une liste de pièces communes minimales et nécessaires ?
• Laisse-t-on l’appréciation à l’EES de définir que le dossier est complet suivant ses critères propres ?
• D’autres propositions ?
• Encodage
• Proposition 1: l’EES possède toutes les pièces et elles consultables sur place
• Proposition 2 : l’EES possède toutes les pièces et elles sont toutes disponibles dans le système
• Proposition 3 : combinaison des 2 propositions précédentes mais alors ajout d’une case à cocher associée à une entrée « pièces envoyées » - la combinaison de pièces envoyées et dossier complet indiquerait que l’ensemble des pièces du dossier sont dans l’application
• D’autres propositions ?

/ 13

RAPPEL DU PÉRIMÈTRE

• Mini-inscription (2014-2015 à 2019-2020) : ne concerne que les étudiants régulièrement inscrits
• Full inscription (2020-2021) : concerne les étudiants régulièrement inscrits et les étudiants libres
• Ne sont pas concernés à ce stade : les étudiants inscrits en certificat

/ 14

POSITION DANS LE CYCLE�

• Un problème pourrait éventuellement apparaître : pour certaines offres, l’orientation de financement se modifie entre la 2ème année de bac et la 3ème (plus facile de parler en année pour mon explication). Elle change dès que l’étudiant a acquis 105 crédits car, du point de vue du financement, on estime que l’étudiant est « diplômable ». Cette acquisition de 105 crédits ne signifie pas pour autant que l’étudiant est inscrit au solde des crédits restants. Concrètement, d’un point de vue inscription, on pourrait le mettre en « poursuite d’études » alors que du point de vue « financement », il serait en fin de cycle.
• Quelle est la position commune à suivre ?

/ 15

NOMBRE DE CRÉDITS ACQUIS DANS L’ANNÉE N

• Cela inclut-il les crédits valorisés par l’étudiant dans un parcours académique précédent ?
• Non, il s’agit des crédits réellement acquis dans l’année N

/ 16

RÉSIDENT/NON-RÉSIDENT (1ER CYCLE) DANS L’ANNÉE N

• Le statut R/NR est établi pour la première on indique cette info que pour la 1ère inscription ? Quid si changement de statut en cours de cursus car cela pourrait avoir une influence sur les quotas.
• Ne concerne que certaines études (études contingentées//HE-U)
• Le statut R/NR est d’application dans les 1ers crédits du 1^e cycle. Le statut est établi en début d’année et est valable toute l’année. Dans le cas d’une ré-inscription l’année académique suivante dans les 1^e crédits d’un 1^e cycle d’études contingentées, le statut R/NR est ré-évalué

/ 17

COMMENT FONCTIONNE LA PARTIE PASSÉ

• Il faut distinguer deux formes de passé :
• Le passé académique en FWB
• Les autres cas
• Passé académique hors FWB
• Non académique
• Le passé académique en FWB
• Mini-inscriptions depuis 2014-2015
• Chaque EES envoie ses inscriptions
• Il n’y a donc pas de risques de doublons
• Les autres cas
• Chaque EES envoie les informations qu’il possède
• La solution retenue : les lignes s’additionnent et se complètent
• Activités non académiques EES 1
• Activités non académiques EES2
• Le + : confirmation de l’info // le - : sentiment de doublon

/ 18

Diplômés ��

• L’année diplômante s’applique aux étudiants de 1^e et de 2^e cycle qui sont en fin de cycle
• Dans le système, un diplômé est caractérisé par :
• Une coche en année diplômante
• Une coche diplômé
• Une année académique de diplômation
• A ce moment-là, son diplôme est associé à une statut valide et il est envoyé dans la DB des diplômés
• Le statut du diplôme permet
• De lancer automatiquement le service de modification (en cas d’erreur) à partir de SIEL-SUP (1 cas de modification est la suppression)
• De statut un statut révoqué au diplôme (il a été émis mais il n’a pas d’effet de droit)

​

/ 19

AVANCÉES

/ 20

SERVICES SAPE

• Décision du comité de pilotage :
• Inclusion du numéro de Dossier DAPE (1 numéro unique/candidat)
• Recours et décision suite au recours
• Ajout d’un délai de 10 jours entre l’arrêté et la mise à disposition de l’info pour éviter les soucis de communication rencontrés par les EES qui connaissaient la décision avant l’étudiant (dossier papier)
• Intégration dans al plateforme SIEL-SUP (disparition de l’écran minerva)
• Demande a été introduite à l’ETNIC
• En attente de planification
• Mise en production : avril-mai 2021
• Coexistence de la version actuelle et de la nouvelle jusqu’en novembre 2021

​

/ 21

ACTIONS DE COORDINATION

• Les actions effectuées depuis les dernières réunions :
• Réunion de coordination technique – métier pour l’application Pénélope
• Prise de contact avec Proéco
• Première réunion du groupe technique com/dél – ARES

​

• Réunion d’information politique
• cabinet de la ministre en charge de l’enseignement supérieur
• cabinet du ministre en charge de la simplification administrative

​

• Relance auprès de l’AGE des besoins de consultation relatif aux attestations provisoires de CESS et des décisions relatives aux équivalences du secondaire (prochain copil transversal SIEL)

​

/ 22

RN BIS

• Nouveaux cas de corrections :
• Erreur dans la date de naissance
• Erreur dans le prénom
• Procédure avec la cellule identification de la BCSS (Banque Carrefour de Sécurité Sociale)
• L’EES envoie un mail à epaysage@ares-ac.be en précisant la nature du problème, communiquer son nom, prénom, DN et la copie d’un document d’identité
• La cellule e-paysage transmet à la cellule identification de la BCSS qui vérifie l’identité de la personne et informe des changements éventuels effectués ou du suivi donné
• La cellule e-paysage transmet à l’EES
• Temps de traitement par la cellule identification est très court

​

/ 23

AU NIVEAU TECHNIQUE

• Poursuite du développement du module de de suivi des inscriptions de SIEL-SUP
• Poursuite de l’analyse des besoins
• HOPS : intégration des besoins DCAR-CONNECT de l’AEQES
• Réunion de simplification de l’identification des EES prévue ce jour avec l’ONSS et la SmalS dans le cadre de la déclaration des étudiants stagiaires à la dimona
• Mise en place d’un nouveau système de support en ligne (mise en production prévisionnelle : décembre 2020)

​

/ 24

POURSUITE DES ACTIVITÉS

/ 25

A L’AGENDA

• Poursuite des réunions de coordination IT-métiers pour la planification SIEL-SUP (réunions locales)
• Reprise de la compilation des FAQs et mode d’emploi SIEL-SUP
• Planification d’une réunion p.relais ESA, HE, U, Com/del – IT en janvier 2021

/ 26



Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

/ 27