2 of 28

Prosesstankegangen - ulike kontekster

ITSM/ ITIL

E-business

E-forvaltning

Kvalitetssystem

IS 9001

Systemutvikling

ERP-systemer

Supply chain

Organisasjons-

utvikling

Arbeidsflyt-

systemer/ BPMS

Logistikk

Balansert

målstyring

Risikostyring

3 of 28

Prosessforbedring - ulike kontekster

Lokal

forbedring

Virksomheten

Kontroll

Forbedre /

fornye

Internt

Samarbeid

med andre

Egne behov

Krav fra

andre

4 of 28

Hva er en prosess?

5 of 28

Roller, relasjoner, regler og ressurser

For hver rolle:

Ansvar
Fullmakter
Aktiviteter
Kompetanse

En rolles aktiviteter reguleres av regler

En rolles aktiviteter støttes av ressurser:

Prosedyrer og sjekklister
Dokumenter og maler
IT –løsninger og informasjonskilder

Mellom rollene er det relasjoner:

Overleveringer
Samhandling

6 of 28

RIS-metoden for prosessutvikling

Etabler

Kartlegg

Analyser og

omform

Imple-

menter

Forvalt

7 of 28

Hva benyttes prosessmodeller til?

Skape felles forståelse for dagens situasjon
Grunnlag for å utforske muligheter
Beskrive hvordan vi vil ha det
Kommunikasjon mellom brukere og utviklere
Dokumentere hvordan vi arbeider hos oss

8 of 28

Hva trenger vi?

En modelleringsteknikk

Et verktøy

En metode

9 of 28

RIS Basic and RIS Advanced

RIS Basic:

Rolle
Aktivitet
Overlevering
Samhandling
Valg
Gjentakelse
(Objekt)

RIS Advanced:

Virksomhet
Prosess
Tilstand
Synkronisering
Nummerering
Kommentar

RIS^® er et registrert varemerke som eies av Jon Iden

12 of 28

Overlevering

13 of 28

Samhandling

15 of 28

Øvelse: behandling av reiseoppgjør

Prosessen starter ved at den som har reist fyller ut et ”reiseoppgjørsskjema”, og prosessen slutter når en regnskapsmedarbeider har overført tilgodehavende (penger) til den reisendes konto. Følgende roller deltar: Reisende, Leder og Regnskapsmedarbeider

Arbeids- og informasjonsflyt:

Reisende fyller ut et reiseoppgjørsskjema. Deretter sender han eller hun dette til sin leder i internpost. Leder kontrollerer skjemaet for å se om det er brukt riktige satser, og om reiseutgiftene er i samsvar med det som var avtalt. Deretter signerer han. Leder returnerer deretter skjemaet til den reisende i internpost. Den reisende tar en kopi av det signerte skjemaet, og sender deretter skjemaet til regnskapsmedarbeideren i internpost. Regnskapsmedarbeideren kontrollerer utfyllingen for å se om bruken av satsene er korrekt og at det er summert riktig, og han kontrollerer anvisningen for å se at anviser har anvisningsfullmakt, og at utgiftene er ført på riktig konto. Deretter registrerer vedkommende opplysningene i økonomisystemet, og fører utgiftene mot riktige konti. Økonomisystemet sørger automatisk for at reisende får sitt tilgodehavende ved neste lønnsutbetaling.

Lag en RIS-modell som viser arbeids- og informasjons-flyten til prosessen

17 of 28

Gjentakelse

18 of 28

Aktiviteter

Aktivitet:

19 of 28

Bruk av tekst

Navngi rollene
Beskrive aktivitetene som utføres
Beskrive et objekt
Beskrive på hvilken måte et objekt overleveres fra en rolle til en annen -mekanismen
Beskrive betingelse for å avslutte en gjentakelse

23 of 28

Nummerering

24 of 28

Synkronisering

26 of 28

Prosessbegrepet

27 of 28

Analyse av dagens arbeids og informasjonsflyt

Se på rollene:

Hvordan er aktivitetene fordelt? Er ansvar og fullmakter klargjort?

Se på overleveringene:

Er en sak komplett (riktig) når den mottas av en ny rolle?
Tar det lang tid før neste rolle ”tar i” saken”? Forsvinner saker?

Se på kontrolloppgavene:

Utføres det kontroll mange steder?

Se på tiden:

Tar det unødvendig lang tid å behandle en sak?

Se på kundebehandlingen:

Hvordan blir kundene behandlet?

Se på resultatene:

Er de i overensstemmelse med kundens behov og krav?

28 of 28

Utform en ny arbeids- og informasjonsflyt

Færrest mulig roller; ansvar og fullmakter er klargjort

Færrest mulig overleveringer

Færrest mulig kontrolloppgaver

Roller som jobber parallelt dersom tid er viktig

Bevisst og helhetlig kundebehandling

Bare én registrering av et og samme dataobjekt

1 of 28