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Gemeinsamkeiten und Unterschiede virtueller und präsenter Verfahren

Content Slides zur Stärkung von Fähigkeiten wie z.B.

Planungsverhalten Problemlösungsfähigkeit Eigenverantwortung

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Zusammenfassung

Klare Struktur und Gliederung als Basis

Checklisten dienen als Hilfestellung

Alternativpläne helfen in unvorhersehbaren Situationen

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Struktur und Gliederung

Informationen über

Was ist Thema?
Wie ist der zeitliche Rahmen?
Wo findet es statt?
Wer ist dabei?
Was ist Ziel?
Was ist meine Verantwortung, Aufgabe

und/oder Rolle?

Immer den Kosten-Nutzen Aspekt von Planung einbeziehen und prüfen, welchen Grad an Strukturierung es braucht

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Tools

Agenda

Ablaufplan detailliert

Kanban Board

Meeting Titel mit Angabe von Thema, Dauer, Ort, Ziel…

Checklisten

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Welche Erfahrungen hast Du mit der Organisation und Gliederung von Meetings gemacht?
Was sind Deine Lessons Learned daraus?

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Assessment Center Ablaufplan

Je komplexer und je mehr Rollen und Beteiligte, desto wichtiger ist ein detaillierter Ablaufplan

Bietet Orientierung und Rahmen für die Moderation

Besonders, wenn Abhängigkeiten vorhanden sind, muss Moderation leitend eingreifen

Bei Verzögerungen oder unerwarteten Ereignissen müssen nachfolgende Prozesse und Personen eingeplant werden

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Beispiel AC Ablaufplan mit 2 Teilnehmenden

Zeit	TN 1	TN 2	Beobachter-Team	Dauer
8.30 - 9.00			Briefing	30 min.
9.00 - 9.10	Technik - Check		Pause	10 min.
9.10 - 9.30	Gemeinsamer Start			20 min.
9.30 - 9.40	V “Check In”	Pause	Einführung “Check In”	10 min.
9.40 - 9-55	“Check In”	ab 9.50 V “Check In”	Beobachtung TN 1 “Check In”	15 min.
9.55 - 10.00	Pause	ab 9.50 V “Check In”	Auswertung	5 min.
10.00 - 10.15	V “Überfachliches Element”	“Check In”	Beobachtung TN 2 “Check In”	15 min.
10.15 - 10.20		Pause	Auswertung	5 min.
10.20 - 10.25		V “Überfachliches Element”	Einführung “Überfachliches Element”	5 min.
10.25 - 10.40	“Überfachliches Element”		Beobachtung TN 1 “Überfachliches Element”	15 min.
10.40 - 10.45	Pause		Auswertung	5 min.
10.45 - 11.00	Pause	“Überfachliches Element”	Beobachtung TN 2 “Überfachliches Element”	15 min.

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Allgemeine Phasen beider Verfahren

Abschließende und nachträgliche Maßnahmen

Vorbereitenden Maßnahmen

Maßnahmen während der Veranstaltung

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Was ist Deiner Meinung nach in den verschiedenen Phasen bei Präsenzveranstaltungen wichtig?

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Präsenzverfahren – Vorbereitende Maßnahmen

Festlegung des Termins, Ort und Zeitraum
Festlegung der Teilnehmenden
Versendung Einladung (mit Kalendereintrag)
Raumbuchungen
ggfs. Catering buchen
ggfs. zusätzliche Ausstattungen buchen (Beamer, Flipcharts, Moderationskoffer,...)
Dokumente (digital/analog) vorbereiten
Namensschilder drucken
Räumlichkeiten herrichten (lassen) Sitzordnung, Dokumente verteilen,...
ggfs. Back Up Laptop oder Endgerät einstecken

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Präsenzverfahren – Maßnahmen während der Veranstaltung

Kurz vor Beginn der Veranstaltung (mind. 15 Min vorher)

Schlüssel organisieren (evtl. auch am Vortag möglich) bzw. ggfs. beim Empfang anmelden
Bereitlegen aller Technik und Unterlagen ggfs. Namensschilder
Kurzer Technik Check
Ggfs. Ausschilderung überprüfen
Vorhandensein von Verpflegung wie z.B. Kaffee, Tee und Wasser überprüfen

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Präsenzverfahren – Maßnahmen während der Veranstaltung

Zu Beginn und während der Veranstaltung

Begrüßung der Stakeholder ggfs. Abholung dieser am Eingang
Mitteilung über organisatorische Gegebenheiten (Räume, Ort der Toiletten, Verpflegung, Pausen…)
Durchführung der Moderation nach Ablaufplan des Verfahrens
Sicherstellen, dass keine Störungen auftreten (technisch, räumlich,...)
Zeitmanagement sicherstellen
Für eine angenehme Atmosphäre sorgen (aufmerksames wertschätzendes Verhalten, auf Raumtemperatur und Sauerstoffgehalt achten und ggfs. Maßnahmen einleiten oder diese erbitten)

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Präsenzverfahren – Abschließende und nachträgliche Maßnahmen

Abschließende Maßnahmen unmittelbar nach der Veranstaltung

Aufräumen (Technik, Dokumente, Namensschilder, weitere personenbezogene Daten,...)
Räume abschließen und ggfs. Schlüssel zurückgeben
Ggfs. Ergebnisdokumente, Protokolle o.ä. verfassen und/oder versenden

Nachträgliche Maßnahmen

Ergebnisdokumente, Protokolle o.ä. verfassen und/oder versenden/ablegen
Ggfs. weitere Maßnahmen einleiten wie z.B. Folgetermine einstellen
Review anfertigen

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Wie ist Deine Erfahrung mit Checklisten?

Wozu nutzt Du diese?

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Virtuelle Verfahren – Hauptunterschiede

Geringerer organisatorischer Aufwand (Keine Raumbuchung, Catering etc.)

Festlegung von Termin, Meeting Platform, Zeitraum und Erstellung eines Links

Zeit einplanen für einen Technik-Check

Wenn möglich professionellen virtuellen Hintergrund einrichten

Kontaktinformationen austauschen (Telefonnummer)

Backup Meeting Link oder Plattform vorbereiten

Keine Reinigung oder Abbau notwendig

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Worauf legst Du besonderen Wert bei virtuellen Veranstaltungen?
Inwiefern hat sich Dein Verhalten aufgrund vermehrter rein digitaler Veranstaltungen verändert?

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Backup Lösungen – virtuelle Verfahren

Vorheriger Test der Technik notwendig
Aktualisierte Versionen verfügbar, keine anstehenden Updates
Berechtigungen, die vorab erteilt werden müssen, sind überprüft (z. B. Erlaubnis, den Bildschirm zu teilen)
Zusätzlicher Meetinglink vorhanden, ggf. von einer anderen Anwendung
Klassische Telefonkonferenz

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Backup Lösungen – präsente Verfahren

Vorherige Besichtigung der Räumlichkeiten
Pufferzeiten vor dem Event
Kontaktdaten des Veranstalters bereithalten
Vorab Kontaktaufnahme mit Veranstalter, um die Buchungen zu überprüfen
Digitaler Meetingraum und Link bereit
Verfügbarkeit eigener Räumlichkeiten überprüfen

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Welche Erfahrungen hast Du mit schlechter Organisation bei Präsenzveranstaltungen gemacht?

Wie wurde damit umgegangen?