Реквізити документа

За навчальною програмою 2018 року

Урок 3

10

(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Документ складається з окремих елементів — реквізитів.

Реквізити документа – це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Розрізняють реквізити документів:

друкуються під час виготовлення бланка

фіксуються на бланку під час заповнення

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Державним стандартом узаконено 32 реквізити в організаційно-розпорядчих документах:

Р1 — Державний герб України

Р2 — Емблема організації чи підприємства

Р3 — Зображення державних нагород

Р4 — Код підприємства, установи, організації

Р5 — Код форми документа

Р6 — Назва організації вищого рівня;

Р7 — Назва організації

Р8 — Назва структурного підрозділу організації

Р9 — Довідкові відомості про організацію

Р10 — Назва виду документа

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

(Продовження…) реквізити в організаційно-розпорядчих документах:

Р11 — Дата документа

Р12 — Реєстраційний індекс документа

Р13 — Посилання на індекс вихідного документа

Р14 — Місце складання або видання документа

Р15 — Гриф обмеження доступу до документу

Р16 — Адресат

Р17 — Гриф затвердження

Р18 — Резолюція

Р19 — Заголовок до тексту документа

Р20 — Відмітка про контроль

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Р22 — Відмітка про наявність додатків

Р23 — Підпис

Р24 — Гриф узгодження документа

Р25 — Візи документа

Р26 — Відбиток печатки

Р28 — Прізвище виконавця й номер його телефону

Р29 — Відмітка про виконання документа

Р30 — Відмітка про наявність документа в електронній формі

Р31 — Відмітка про надходження документа

Р32 — Запис про державну реєстрацію

Р21 — Текст документа

Р27 — Відмітка про засвідчення копії документа

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Обов'язкові реквізити

Р7 — Назва організації

Розміщують у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Назва установи повинна відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Обов'язкові реквізити

Р10 — Назва виду документа

Має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу установи. Розміщують посередині рядка. Наводиться в усіх документах, крім листів.

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Обов'язкові реквізити

Р11 — Дата документа

1. Дату документа ставлять під назвою виду документа перед індексом на спеціально відведеному місці на бланку.
2. Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють під підписом, ліворуч.
3. Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі або на кутовому штампі

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Обов'язкові реквізити

Р12 — Реєстраційний індекс документа

Індексування документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Номер документа розташовується у верхній частині сторінки ліворуч

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Обов'язкові реквізити

Р19 — Заголовок до тексту документа

Складають обов'язково до кожного документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.

Формулювати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про Що?) про реорганізацію установи; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; протокол (чого?) засідання кафедри.

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Обов'язкові реквізити

Р21 — Текст документа

Розташовують по всій ширині сторінки від поля до поля. Текст документа, що складається з таких логічних елементів: вступу, доказ, закінчення викладають грамотно, стисло, зрозуміло й об'єктивно, без повторів. Зміст документа має бути пов'язаним зі змістом раніше виданих документів з певного питання.

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Обов'язкові реквізити

Р23 — Підпис

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.

Реквізит розміщують під текстом документа.

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Способи розташування реквізитів:

кутовий

поздовжній

1. Постійні реквізити розташовують вздовж верхньої частини аркуша.

2. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) — 28 знаків (73 мм).

10�(11)

Реквізити документа

Розділ 1 § 3

Основні поняття:

Кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі

Довжина реквізиту

Площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами

Робоча площа документа

Площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень

Береги документа

10�(11)

Розгадайте ребус

Реквізити

Розділ 1 § 3

10�(11)

Запитання для рефлексії

Розділ 1 § 3

1. Що мені допомогло впоратися із завданням уроку?

2. Що не вдалося зробити на уроці?

3. Чи було досягнуто особистої мети уроку?

4. Над чим мені слід попрацювати під час самоосвіти?

10�(11)

Домашнє завдання

Розділ 1 § 3

Зробити пост у соціальних мережах про використання реквізитів документа

10�(11)

Працюємо за комп’ютером

Розділ 1 § 3

Використання реквізитів у створенні документа

1. Вибір документа для створення
2. Визначення необхідних реквізитів для обраного документа
3. Створення документа
4. Контроль якості зробленої роботи

10�(11)

Дякую за увагу!

За навчальною програмою 2018 року

Урок 3

10

(11)