Онлайн система управления документами

Borovik.com.ua

Основные задачи проекта

Защита данных

  • Систематизация хранения нормативных и отчетных документов организаций в электронном виде.
  • Уменьшение количества бумажных копий документов за счет предоставления персоналу доступа к ним в электронном виде.
  • Своевременная актуализация документов с помощью автоматических уведомлений.
  • Максимальная открытость управленческой деятельности руководства организации перед подчиненным персоналом.

borovik.com.ua

  • Использование шифрования всего трафика между пользователями и сайтом.
  • Хранение всех файлов пользователей на сервере только в зашифрованном виде.
  • Хранение паролей пользователей на сервере только в зашифрованном виде, который не позволяет узнать пароль даже системным администраторам.
  • Доменное имя зарегистрировано в украинской доменной зоне.
  • Сервера с информацией физически находятся в защищенном дата центре на территории Украины.

Возможности системы

- управление внутренними документами организации (загрузка на сайт файлов с документами);

- автоматическое ведение перечня внутренних нормативных документов организации;

- управление внутренними формами отчетных документов организации (загрузка на сайт файлов с формами);

- автоматическое ведение перечня внутренних форм организации;

borovik.com.ua

Возможности системы

- управление приказами организации (загрузка на сайт файлов с приказами);

- автоматическое ведение журнала регистрации приказов организации;

- управление номенклатурой дел организации;

- возможность хранения в номенклатуре дела сканированных копий различных документов (корреспонденция, паспорта на оборудование, отчетные документы по проведенным аудитам системы управления качеством, протоколы собраний и т.п.);

borovik.com.ua

Возможности системы

- полное управление доступом к папкам номенклатуры дел (доступ для всех, доступ для Помощников администратора или доступ только для Администратора организации);

- автоматическое ведение перечня пользователей, зарегистрированных в организации;

- возможность мгновенно получать номенклатуру дел, все перечни документов, приказов, форм в виде .doc файла;

borovik.com.ua

Возможности системы

- автоматическое отслеживание даты актуализации внутренних нормативных документов, форм и приказов;

- система индикации о необходимости актуализации внутренних нормативных документов, форм и приказов;

- уникальная система приглашений на присоединение к зарегистрированным на сайте организациям и отсоединения от них;

borovik.com.ua

Возможности системы

- любой пользователей может подтвердить ознакомление с нормативным документом или приказом одним нажатием;

- система автоматически фиксируем просмотр нормативных документов пользователями и регистрирует в карточке документа список лиц, просматривавших документ и список лиц, подтвердивших ознакомление с ним;

- система автоматически фиксируем просмотр приказов пользователями и регистрирует в карточке приказа список лиц, просматривавших этот приказ и список лиц, подтвердивших ознакомление с ним.

borovik.com.ua

Управление организацией на сайте

Основным руководителем информационного наполнения организации является Администратор организации.

Он единственный, кто определяет количество приглашенных пользователей, которые будут иметь доступ к документам организации.

Администратор организации может назначить Помощников администратора для управления разными типами документов в системе.

Обычные приглашенные пользователи имеют доступ только на чтение документов, чтобы структура документации на сервере была управляема в соответствии с требованиями ISO 9001:2015. Пользователь может ознакомиться с документами, размещенными на сайте. Никто из пользователей, кроме Администратора и назначенных им Помощников не сможет ничего изменить или удалить с сайта.

borovik.com.ua

Регистрация пользователей

Зарегистрироваться на сайте может любой человек, имеющий адрес электронной почты. Это должен быть только персональный еmail адрес, поскольку система будет идентифицировать по этому адресу конкретного человека. То, насколько email адрес пользователя конфиденциален, будет влиять на то, насколько конфиденциальными будут документы, доступ к которым будет предоставлен пользователю в системе.

Чтобы зарегистрироваться необходимо ввести персональный email и нажать кнопку "Регистрация или восстановление пароля". Если email адрес существует, на него придет сообщение с указанием пароля. C помощью email и полученного пароля пользователь сможет войти на сайт.

Внимание! Пароль знает только пользователь, получивший email. Пароль не запоминается на сайте! Это достигается тем, что на сайте хранится только хэш пароля, по которому восстановить пароль невозможно.

borovik.com.ua

Регистрация организации

Любой зарегистрированный в системе пользователь может добавить в систему организацию. Это может быть компания, завод, порт, институт, частный предприниматель, классификационное общество, общественная организация, политическая партия, городской совет, школа, садик, больница и т.п.

Пользователь, который регистрирует организацию, АВТОМАТИЧЕСКИ становится Администратором организации в системе и сможет выдавать приглашения другим людям на присоединение к организации.

Администратор организации в дальнейшем сможет назначить Помощников, которые получат право на выполнения части его функций или вообще передать права Администратора Организации другому пользователю, зарегистрированному в этой организации.

borovik.com.ua

Уровень подготовки пользователей

Для работы с системой управления документами не требуется специальная подготовка. Система интуитивно понятна и содержит встроенные подсказки в каждом разделе. Любой, кто видел браузер, сможет начать работать с системой немедленно.

Интерфейс сайта разработан на украинском и русском языках.

borovik.com.ua

Бесплатные функции

Регистрация в системе осуществляется бесплатно. Любая зарегистрированная организация получает бесплатно возможность:

- добавлять в систему любое количество пользователей;

- регистрировать в перечнях любое количество внутренних нормативных документов, приказов, форм и папок номенклатуры дел;

- использовать 1Mb дискового пространства сервера для загрузки файлов с внутренними нормативными документами, приказами, формами и документами папок номенклатуры дел.

borovik.com.ua

Платные услуги

Платные услуги предоставляются только за право использования дополнительного дискового пространства сервера для загрузки файлов с внутренними нормативными документами, приказами, формами и документами папок номенклатуры дел.

Тарификация платных услуг производится из расчета 0.10 UAH в сутки за 1Mb

Оплата может производится в интерфейсе сайта или с заключением прямого договора с владельцем проекта или официальными дистрибьюторами.

Все финансовые взаимоотношения с клиентами проводятся в безналичном виде и в соответствии с требованиями законодательства Украины.

borovik.com.ua

Спасибо!

Контактная информация:

Borovik.com.ua

Администратор сайта:

Боровик Сергей Владимирович

Email: admin@borovik.com.ua

Телефон: +380 50 3285552

borovik.com.ua

Презентация borovik.com.ua - Google Slides