INFORME DE AUDITORÍA �No. 05-2020
Evaluación del proceso de cierre de cajas
(EA-01-2020)
Objetivo General
Informe 05-2020
Evaluar los controles internos que se tienen implementados para realizar los cierres de caja
Informe 02-2017
Alcance
Informe 05-2020
Periodo
El año 2019 y se enfocó en el efectivo que se recibe por medio de las cajas recaudadoras. Además la información contenida en los estados financieros al 31 de diciembre del 2019
Metodología
Dentro de los principales mecanismos que se utilizaron para recopilar y analizar la información, se encuentran los cuestionarios, las encuestas, las minutas, las cédulas analíticas, pruebas de cumplimiento, pruebas al Sistema FOX y SIM cuando se consideró necesario, análisis de documentos e informes relacionados, indagaciones e inspecciones oculares.
Informe 02-2017
Antecedentes
Informe 05-2020
Artículo 4 del Código Municipal le da la postestad a la municipalidad de percibir y administrar, en su carácter de administración tributaria, los tributos y demás ingresos municipales.
Capítulo V del Código Municipal, establece en el artículo 117: “Todos los ingresos municipales entrarán directamente a la tesorería municipal respectiva, por medio de cajas instaladas para el efecto…”
La Municipalidad cuenta con un Reglamento de Caja Recaudadora que data del año 1992, un Manual Financiero Contable que data del año 2008 el cual lo define como una obligación el Código Municipal .
La Auditoría Interna ha emitido advertencias y recomendaciones relacionadas con el proceso de cajas, los cuales se encuentran en su mayoría pendiente de atender o en proceso.
Informe 02-2017
Antecedentes
Informe 05-2020
RESULTADOS
Informe 05-2020
Informe 02-2017
Informe 05-2020
Ausencia de unidad de mando de los cajeros
Cajeros dependen administrativamente de la Coordinadora Comercial, quien no realiza la tarea de revisión de los cierres
Tesorería funge como intermediario entre cajeros y el Banco
Tesorería no cuenta con capacidad instalada para revisión diaria de cierres de caja
Contabilidad informa a la Tesorería que hay diferencias
No se tienen establecidos controles de monitoreo y revisión para garantizar la protección de dicho bien ante errores, abusos y mal uso, etc
Los cierres de caja están atrasando
la preparación de los Estados Financieros
Informe 02-2017
Informe 05-2020
Múltiples problemas con los sistemas automatizados
Dos sistemas:
FOX y SIM
(a partir Setiembre 2019 se implementa el nuevo módulo del SIM para el cierre de cajas)
Entrevistas a funcionarios de CONTABILIDAD en febrero y mayo del 2020 informan de problemas con el módulo del SIM que provoca atrasos en los registros de cierres de caja
Consultado al respecto la DSI en agosto del 2020 informa que los problemas fueron resueltos.
Sin embargo La DSI mediante MLU-TIC-105-2020 del 28/08/2020, informa al Alcalde que las diferencias encontradas en la información requerida por la Contabilidad, pasados los primeros meses del 2020 fueron corregidas.
no consta en expediente del Sistema
No se ha tomado en cuenta a la Tesorera en las reuniones que se hacen sobre el tema
Los cierres de caja están atrasando
la preparación de los Estados Financieros
Informe 02-2017
Retrasos en los depósitos al Banco
Informe 05-2020
57 cierres evaluados
52%(29) de los casos tardó 4 días
14% (8) de los casos tardó hasta 7 días
Informe 02-2017
Diferencias varias – (SIM)
Informe 05-2020
Diferencias varias – (FOX)
Informe 02-2017
La seguridad física del proceso y controles relacionados
Informe 05-2020
Seguridad física
56 días se respaldo de cámaras
Cierre de cajas queda en área de Cajas si Tesorería está cerrado
Ventanas y puertas de Tesorería no son blindadas
Espacio de la Tesorería es relativamente pequeño
Tesorería ubicada en otra área diferente a cajas recaudadoras
El fondo de cada cajero solo puede ser aumentado por acuerdo del Concejo
Ausencia de un plan de contingencia
Informe 02-2017
Importantes debilidades relacionadas con los SI
Informe 05-2020
Informe 02-2017
Módulo tardó más de 6 años para su implementación
y falta cierre de proyecto
Informe 05-2020
Las áreas usuarias y los responsables del módulo
Informe 02-2017
Informe 05-2020
La Implementación
Implementación se da en setiembre 2019, sin embargo, en el expediente del módulo no consta
No consta comunicación oficial hacia la Institución o al menos a hacia los usuarios del sistema, tal como lo establece las NGCTI
DSI estableció que la coordinadora de la Plataforma fuera la usuaria responsable, sin tomar en cuenta a la Contabilidad ni a la Tesorería
No se evidenció la aceptación del área Financiera previo a su implementación
Informe 02-2017
Las pruebas y el paralelo
Informe 05-2020
Informe 02-2017
Informe 05-2020
Otros aspectos observados en el expediente
Información del expediente se puede clasificar en tres partes:
i. Acta Constitutiva del Proyecto (Módulo)
ii. Pruebas, solicitud de cambios y errores reportados al módulo
iii. Documentación de aceptación del Módulo
(2013 y 2015)
A partir de adquisición del código fuente, NGCTI establecen criterios que la Institución debe cumplir para la implementación de cualquier Software.
No consta en el expediente
Se localiza una sola versión del Acta Constitutiva del Módulo con fecha del 18/03/2013. Sin embargo, no existe evidencia en la documentación sobre el cumplimiento de dicha acta
Contiene 24 soluciones dadas por la empresa I.S.E Consultores a requerimientos solicitados, sin embargo
no se encontró evidencia firma de aceptación de la parte usuaria
Expediente cuenta con 30 respuestas denominadas “RESPUESTA SOLICITUD DE EVALUACIÓN/CAMBIO EN EL PROYECTO. Firmada por Servicio al Cliente y DSI. Sin embargo, no se encontró documentación sobre el proceso de resolución de dichos eventos.
Informe 02-2017
Observaciones a la cuenta de Efectivo
Informe 05-2020
Informe 02-2017
Debilidades en la estructura organizativa
Informe 05-2020
Debilidades
Catorce funcionarios realizaron funciones de cajero en el 2019
La Tesorería y sus funciones elementales
El 71% del personal que realizó estas funciones se encontraba interino en el año 2019
Funciones colaterales ausentes
Delegación de Autoridad confusa
Dos sistemas
automatizados
Informe 02-2017
Informe 05-2020
Cajeros
Tesorería
Riesgos
Informe 02-2017
Informe 05-2020
La Tesorería y sus funciones elementales
Cajeros realizan el cierre, confeccionan el comprobante de depósito bancario y depositan el dinero en la tula
Cajeros llevan la tula a la Tesorería para ser enviado al Banco
Banco notifica a la Institución cuando el cajero tiene un sobrante o faltante
Tesorería no revisa el dinero que reportan los cajeros
Artículo 117, Código Municipal: “Todos los ingresos municipales entrarán directamente a la tesorería municipal respectiva, por medio de cajas instaladas para el efecto. …”
Artículo 10, Reglamento de Caja Recaudadora: El cajero cierra la Caja al finalizar la actividad diaria, confecciona y efectúa el depósito correspondiente, la tesorera posteriormente revisa el cierre con el comprobante de depósito, los comprobantes de ingreso y control de recibos anulados.”
Informe 02-2017
Reglamento de la Caja Recaudadora,
los procedimientos y los lineamientos
Informe 05-2020
Debilidades de control
Informe 02-2017
El Plan de continuidad y
los riesgos entorno al proceso evaluado
Informe 05-2020
Plan de Continuidad
Tiene un BIA
Informe 02-2017
El Plan de continuidad y
los riesgos entorno al proceso evaluado
Informe 05-2020
“Cierre de Cajas” es un proceso crítico que involucra el activo más líquido y con un alto grado de riesgo para la institución
8 cajas para el cobros y dos sistemas de información para el cierre de cajas incrementan los riesgos
Riesgos
a la salud a partir de
COVID 19
Ausencia de un flujo de caja períodico
Informe 02-2017
Inadecuado seguimiento a las recomendaciones y advertencias emitidas por la Auditoría Interna
Informe 05-2020
Informe 05-2020
CONCLUSIONES
Atrasos en la preparación de los Estados Financieros
Diferencias varias
Retrasos en los depósitos bancarios
Seguridad física del proceso y controles relacionados.
Debilidades con los S.I.
La cuenta de efectivo
La estructura organizativa.
El reglamento de Caja Recaudadora, los procedimientos y los lineamientos.
El plan de continuidad y los riesgos entorno al proceso evaluado.
Seguimiento a las recomendaciones y advertencias