MANAJEMEN PERSEDIAAN

Pertemuan 10

DEFINISI

• Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu seperti untuk digunakan dalam proses produksi atau distribusi. Manajemen persediaan adalah perencanaan, koordinasi, dan pengawasan aktivitas yang berhubungan dengan arus persediaan yang masuk, melalui, dan keluar di perusahaan.
• Beberapa aktivitas yang dilakukan dalam manajemen persediaan adalah mulai dari cara

memperoleh persediaan, menyimpan, hingga persediaan tersebut dimanfaatkan.

DEFINISI

• Persediaan memuat arti bervariasi bisa berupa bahan baku, bahan pembantu, barang dalam

proses, barang jadi, bahkan suku cadang.

• Mengatur jumlah persediaan tidak semudah yang diestimasikan. Jika persediaan banyak, maka semakin tinggi biaya untuk penyimpanan. Sebaliknya jika persediaan berkurang bisa menghambat proses produksi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat persediaan

1. Jumlah dana yang tersedia mempengaruhi pembelian persediaan
2. Lead time adalah waktu tunggu barang yang dipesan.
3. Frekuensi penggunaan bahwa jika persediaan telah digunakan maka jumlah persediaan semakin berkurang.
4. Daya tahan persediaan yaitu persediaan dengan daya tahan pendek

seperti buah dan sayur yang harus segera dijual.

5. Bencana, bahwa persediaan juga dipengaruhi dengan bencana seperti bencana alam, wabah,

atau bencana yang disebabkan oleh manusia seperti kebakaran.

6. Tingkat penawaran dan tingkat permintaan.

Tujuan yang dapat dimanfaatkan dengan melakukan manajemen persediaan

1. Memastikan persediaan tersedia (safety stock).
2. Mengurangi risiko keterlambatan dalam pengiriman persediaan dan risiko harga yang fluktuatif.
3. Memperoleh diskon dari pesanan dalam jumlah yang banyak.
4. Menyesuaikan pembelian dengan jadwal produksi.
5. Mengantisipasi perubahan yang terjadi pada penawaran dan permintaan.
6. Mengantisipasi permintaan tidak terduga.
7. Menjaga jumlah persediaan yang hanya tersedia musiman, sehingga ketika barang sedang

tidak musim maka perusahaan memiliki simpanan persediaan.

Fungsi melakukan manajemen persediaan

1. Mengantisipasi Kekurangan Persediaan.

Hal ini harus diperhatikan terutama bagi perusahaan yang berfokus dalam memproduksi barang. Meskipun pada umumnya penawaran bahan telah datang sesuai jadwal, langkah antisipasi tetap penting untuk dilakukan. Untuk berjaga-jaga jika persediaan datang terlambat dan berpotensi mengganggu proses produksi.

​

2. Mengantisipasi Pesanan Persediaan Yang Tidak Sesuai Dengan Kebutuhan.

Kondisi seperti pesanan yang tidak sesuai bisa terjadi. Perusahaan selalu harus

memastikan pesanan persediaan yang diterima telah sesuai yang dibutuhkan untuk

proses produksi.

Fungsi melakukan manajemen persediaan

3. Berjaga-jaga Jika Persediaan Yang Dibutuhkan Tidak Ada Di Pasaran.

Fungsi utama dilakukan manajemen persediaan adalah untuk memastikan persediaan bahan selalu tersedia. Langkah ini untuk mengantisipasi jika bahan yang digunakan tidak ditemukan di pasaran karena kehabisan persediaan

​

4. Menjamin Lancarnya Proses Produksi.

Bagi perusahaan yang berfokus dalam memproduksi barang, proses produksi harus

dipastikan tetap berjalan.

Biaya persediaan

1. Biaya pemesanan (Ordering Cost).

Biaya pemesanan adalah biaya untuk menempatkan dan menerima pesanan jika bahan

atau barang untuk persediaan diperoleh dari sumber luar. Yang termasuk pada biaya pemesanan adalah biaya asuransi pengiriman, biaya bongkar muat, dan biaya pemrosesan pesanan.

2. Biaya penyiapan (Setup Cost)

adalah biaya yang diperlukan untuk menyediakan fasilitas dan peralatan untuk

memproduksi barang atau komponen tertentu, jika bahan baku diproduksi secara

internal. Biaya uji coba (tenaga kerja, bahan, dan overhead), biaya fasilitas produksi yang tidak digunakan.

Biaya persediaan

3. Biaya penyimpanan (Carrying cost)

Biaya untuk menyimpan persediaan, termasuk biaya asuransi, pajak inventory, biaya

barang yang kadaluarsa, biaya biaya peluang dana yang terikat dalam persediaan, biaya

penanganan, dan ruang penyimpanan.

4. Biaya kehabisan persediaan (Stock-out Cost)

Jika permintaan tidak diketahui dengan pasti, akan terjadi biaya kehabisan stok, yaitu biaya karena tidak tersedianya produk ketika diminta oleh pelanggan. Contohnya adalah

kehilangan penjualan (baik saat ini maupun di masa depan), biaya percepatan

(peningkatan biaya transportasi, lembur, dan sebagainya), dan biaya produksi yang terganggu.

Keputusan Persediaan

• Biaya penyimpanan (carrying cost) diminimalkan dengan cara membuat lot kecil, sedangkan untuk biaya pemesanan (ordering cost) diminimalkan dengan lot yang besar dan tidak sering berulang, kemampuan perusahaan untuk menyeimbangkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan akan menghasilkan biaya total biaya persediaan

terendah,

• Ketidakpastian permintaan menjadi alasan utama untuk menyimpan persediaan, sekaligus berfungsi sebagai penyangga (buffer) untuk memenuhi tanggal pengiriman dan menjaga kepuasan pelanggan.

Recording & Reordering Systems

• Sistem pencatatan pergerakan persediaan yang dapat diandalkan merupakan elemen kunci dalam mengelola persediaan, harus ada prosedur yang tepat untuk mencatat pembelian dan penggunaan persediaan.
• Pemeriksaan berkala harus dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah persediaan fisik

yang dimiliki sesuai dengan apa yang ditunjukkan oleh catatan persediaan.

• Dengan pencatatan, masalah duplikasi dan kekacauan dapat dihindari. Informasi mengenai waktu tunggu (Lead time), yaitu waktu interval antara melakukan pemesanan dan menerima barang, diperlukan untuk menentukan kapan persediaan harus dipesan ulang (reordering point)sesuai jumlah permintaan (demand) setiap barang.

Buffer Inventory

• Perusahaan sering kali menghadapi ketidakpastian dalam volume permintaan,

tren, dan lead time.

• Untuk mengurangi potensi kekurangan stok, dibuat buffer inventory dengan

tingkat keamanan (Safety level) yang perlu dipertahankan.

• Keputusan ini bergantung pada :
• Tingkat ketidakpastian,
• Biaya yang dapat diantisipasi bila kehabisan persediaan
• Biaya buffer inventory, karena buffer akan menambah persediaan pada saat

pemesanan ulang dan menambah biaya persediaan. Pertimbangan didasarkan

atas kemampuan tim penjualan, produksi serta masalah yang ada

Tingkat Pengawasan

• Pertimbangan yang cermat atas biaya dan manfaat.
• Penerapan tingkat pengendalian yang berbeda

berdasarkan jenis persediaan yang disimpan.

• Sistem ABC digunakan pengendalian persediaan yang

selektif.

• Gb 10.1 : Persediaan Kategori A menyumbang sebagian besar dari total nilai, sedangkan Kategori B dan Kategori C kurang berharga tetapi lebih banyak, dengan aturan kontrol yang diterapkan untuk setiap kategori, missal Inventori A harus lebih baik pengawasannya.

Gb 10.1 Analisis metode ABC Sumber : Atrill & McLaney (2018)

Model Manajemen Persediaan

1. Model-model keputusan dapat digunakan untuk membantu mengelola persediaan. Model Economic Order Quantity (EOQ) berkaitan

dengan penentuan kuantitas item persediaan tertentu yang harus dipesan setiap kali.

2. EOQ mengasumsikan bahwa permintaan adalah

konstan, persediaan akan habis secara merata dari waktu ke waktu untuk diisi ulang tepat pada saat persediaan habis.

E

Model Manajemen Persediaan

Total biaya penyimpanan dapat diketahui dengan persamaan berikut:

TC = Biaya pemesanan (atau penyiapan) + Biaya penyimpanan

= PD/Q + CQ/2

Di mana

TC = Total pemesanan (atau pengaturan) dan biaya penyimpanan

P = Biaya penempatan dan penerimaan pesanan (atau biaya pengaturan agar produksi berjalan)

Q = Jumlah unit yang dipesan setiap kali pemesanan dilakukan (atau ukuran lot untuk

produksi)

D = Permintaan tahunan yang diketahui (demand)

C = Biaya penyimpanan satu unit stok untuk satu tahun

Latihan Manajemen Persediaan

Perusahaan Mantener, sebuah organisasi layanan yang melakukan pekerjaan bergaransi untuk produsen perekam video. Asumsikan bahwa nilai berikut berlaku untuk komponen yang digunakan dalam perbaikan perekam video (bagian tersebut dibeli dari pemasok eksternal):

​

D = 25.000 unit

Q = 500 unit

P = Rp 40 per pesanan

C = Rp 2 per unit

Latihan Manajemen Persediaan

• Jumlah order per tahun = D/Q = 25.000 unit / 500 unit = 50
• Total ordering cost = P x D/Q = Rp. 40 x 50 = Rp.2.000,00
• Biaya Simpan = C x Q/2 = Rp. 2 x (500/2) = Rp.500,00
• EOQ =Q= √ (2 DP/C)

= √ (2 (25.000) x (Rp.40)/(Rp.2)

= √ 1000.000

= 1000

• TC _(EOQ) = PD/Q + CQ/2

= ((Rp.40) x (25.000/1000)) + (Rp.2)x ((1000)/2)

Rp.2000,00

= Rp.1000,00 + Rp.1000,00 =

= Rp. 2000,00

Titik pesan lagi

• Sangat penting untuk menghindari biaya

kehabisan stok.

• Titik pemesanan ulang (The reorder point) adalah waktu ketika pesanan baru harus dilakukan atau penyiapan dimulai, dipengaruhi oleh EOQ, waktu tunggu, dan tingkat penipisan persediaan.
• Waktu tunggu (Lead time) adalah jumlah waktu setelah pesanan dilakukan atau penyiapan dimulai yang diperlukan untuk mendapatkan jumlah

pesanan ekonomis.

Reordering point

Titik pesan lagi

• Pemesanan harus dilakukan agar tiba tepat sebelum barang terakhir dalam inventaris dikonsumsi

untuk mencegah biaya kehabisan stok dan untuk menghemat biaya penyimpanan.

• Dengan mengetahui lead time dan tingkat pemakaian, maka :

Reorder point = Tingkat pemakaian x Lead time

Contoh :

Aktivitas perbaikan menggunakan 100 suku cadang

per hari dan lead time adalah empat hari,

Maka,

Reorder point = Tingkat pemakaian x Lead time

= 100-unit x 4 = 400 unit

Jadi : pesanan harus dilakukan ketika tingkat inventaris suku cadang VCR turun menjadi 400 unit

Latihan

Staff bagian persediaan PT.UR telah memberikan rincian berikut ini untuk membantu

manajer dalam mengambil keputusan:

• Kebutuhan rata-rata harian untuk edger adalah 720.
• Permintaan maksimum harian untuk edger adalah 780.
• Permintaan edger per tahun: 180,000
• Biaya per unit pengangkutan: Rp 4,00
• Biaya penyiapan: Rp. 10.000,00
• Lead time = 22 hari

Tentukan :

Berapa Safety Stock ?

Berapa unit reordering pointnya ?

Thank You