1 of 55

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF�

Oleh:

Neva Satyahadewi, M.Sc.

1

2 of 55

2

3 of 55

RELEVANSI MATERI

3

KOMUNIKASI

KUNCI KEBERHASILAN BERINTERAKSI

DALAM KEHIDUPAN KERJA

BERDAMPAK PADA SEMUA UNSUR YANG ADA

DI LINGKUNGAN DUNIA KERJA TSB

PERLU MEMAHAMI PENTINGNYA EFEKTIFITAS KOMUNIKASI

DLM MENJALIN HUBUNGAN SEHAT

DI LINGKUNGAN TEMPATNYA BERAKTIFITAS

4 of 55

4

Setelah mengikuti perkuliahan ini :

Peserta diharapkan mampu memahami komunikasi efektif dalam kehidupan sehari-hari.

5 of 55

Mengapa harus komunikasi efektif :

  1. Pelayanan
  2. Performance / Citra :
    • Kantor;
    • Pribadi;
    • Akan dikenang Masyarakat.

​

​

5

6 of 55

CAPAIAN PEMBELAJARAN

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu :

6

  1. Menerangkan dengan kata - kata sendiri tentang MAKNA dan PENGERTIAN komunikasi yang efektif.
  2. Mengetahui halangan - halangan komunikasi dan cara mengatasinya.
  3. Menerapkan komunikasi secara efektif dalam kehidupan sehari-hari

7 of 55

POKOK BAHASAN

  1. MAKNA DAN PENGERTIAN KOMUNIKASI

- Makna komunikasi

- Pengertian komunikasi

- Unsur - unsur komunikasi

- Proses komunikasi

  1. HALANGAN KOMUNIKASI
  2. PRINSIP - PRINSIP KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

- Mendengarkan dengan efektif

- Ketrampilan berbicara

- Gaya berbicara

7

8 of 55

Komunikasi Manusia dengan Manusia

  • Sejak kapan ?
    • Sejak Lahir
  • Dimana berlangsung?
    • Dimana saja
    • Kapan saja

8

9 of 55

MAKNA KOMUNIKASI�( Alo Liliarris, 1991).

  1. Mahasiswa belajar tentang KOMUNIKASI (sebagai ilmu)
  2. Tulisan Rita kurang KOMUNIKATIF (dipahami)
  3. Antara Widyaiswara dan peserta Diklat terdapat JURANG KOMUNIKASI (hubungan)
  4. Masalahnya telah saya komunikasikan dengan pihak keluarga (pesan)
  5. Kemarin saya baru BERKOMUNIKASI dengan peserta pelatihan (peristiwa).
  6. Sarinah mampu BERKOMUNIKASI karena itu ia mempunyai banyak teman (kiat, ketrampilan, proses).

9

10 of 55

PENGERTIAN KOMUNIKASI�(Agus M. Hardjana, 2003)

SECARA ENTIMOLOGI :

  • Cum (dengan) dan umus (satu)
  • Menjadi Communio/ Communion (kebersamaan, persatuan, persekutuan, pergaulan, hubungan)
  • Communicare (membagi sesuatu dengan seseorang), tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman, berpartisipasi atau memberitahukan

SECARA HARAFIAH :

Pemberitahuan, pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan

​

10

11 of 55

Efektif :

  • Berhasil guna;
  • Tepat;
  • Nyambung;
  • Sambung rasa

11

12 of 55

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

  1. Pihak yang mengawali (komunikator)
  2. Pesan yang dikomunikasikan (beraturan dan tidak beraturan)
  3. Saluran komunikasi
  4. Situasi komunikasi (tempat, waktu, cuaca, psikologi tertentu)
  5. Gangguan komunikasi (faktor teknis dan faktor pribadi)
  6. Pihak yang menerima (komunikan)
  7. Umpan balik atau dampak

​

12

13 of 55

Komunikator akan melakukan pengenalan (Encoding / memasukkan kode) berbentuk lambang atau yang diterjemahkan dalam kata atau non kata

13

14 of 55

Encoding yang baik :

  • Pesan apa yang akan disampaikan;
  • Kepada siapa;
  • Bentuknya apa;
  • Medianya apa;
  • Akibat apa yang ditimbulkan.

14

15 of 55

Pesan / Massage / Stimulus :

  • Beraturan dan Tidak Beraturan;
  • Dapat bersifat :
    • Informatif;
    • Material;
    • Ekonomis;
    • Jasa;
    • Estetis.

15

16 of 55

Penerima / Komunikan / Receiver / Decoder / Destination / Audien :

Akan menerjemahkan apa yang diterima, dalam bentuk :

  • Sama dengan maksud komunikator;
  • Berbeda sedikit;
  • Berbeda;
  • Berbeda Besar

​

​

16

17 of 55

JENIS-JENIS UMPAN BALIK

17

18 of 55

MACAM-MACAM KOMUNIKASI

  1. Cara penyampaiannya (lisan, tertulis, elektronik)
  2. Bentuk kemasan (verbal dan non verbal)
  3. Keresmian pelaku (formal atau non formal)
  4. Pasangan komunikasi (intra personal dan inter personal)

18

19 of 55

PROSES KOMUNIKASI

19

Formula Lasswell

SIAPA

Komunikator

Mengatakan APA

Isi pernyataan

Dengan SALURAN mana

Medium

Kepada SIAPA

komunikasi

Dengan EFEK bagaimana

E F E K

20 of 55

MODEL SIRKULER�(Asgood – Schramm)

20

ISI

PESAN

DEVODER INTEPRETER ENCODER

DEVODER INTEPRETER DECODER

ISI

PESAN

21 of 55

LAMBANG-LAMBANG KOMUNIKASI

21

Suara, gagasan, ide, dikomunikasikan LISAN

GAMBAR

(rambu-rambu lalu lintas)

GERAK/ BADAN (syarat, raut wajah, posisi dan gerakan

BAHASA

Iisan, tertulis, badan

W A R N A

Bendera putih, merah, dsb

SUARA

Klakson, bel, sirine, bedug

KOMUNIKASI

22 of 55

HAMBATAN KOMUNIKASI

22

PENGIRIM PESAN

Isi, kemasan, saluran, konflik batin, sulit mengungkapkan

PENERIMA PESAN

Gangguan fisik, gangguan mental, pendidikan/ budaya, beda tafsiran, tanggapan, emosional

PENYAMPAIAN PESAN

Faktor fisik, tulisan tidak jelas, alat pendengar, suara, dua pesan bersamaan

SALAH PAHAM DALAM KOMUNIKASI

SALAH PAHAM

23 of 55

Halangan Komunikasi

  1. Interpersonal

​

​

  • Komunikasi Organisasi

23

24 of 55

HALANGAN KOMUNIKASI

24

HALANGAN INTERPERSONAL

  1. PERSEPSI (selektif dan stereo type)
  2. STATUS orang yang berkomunikasi
  3. SIKAP defensif
  4. ASUMSI
  5. BAHASA

HALANGAN

KOMUNIKASI

HALANGAN KOMUNIKASI ORGANISASI

  1. TINGKAT HIRARKI (Top management midlle management lower level negt)
  2. OTORITAS MANAJERIAL
  3. SPESIALIS KERJA (Overhead, BTL dll)

25 of 55

MENGAPA BAHASA�dapat menjadi penghalang komunikasi?

KARENA:

  1. Satu kata punya arti yang berbeda
  2. Kata dan kalimatnya kabur
  3. Kata yang terlalu khas/ khusus
  4. Kalimat bertele-tele/ sulit

25

MENGATASINYA:

  1. Menggunakan kata-kata sederhana, mudah difahami oleh siapapun
  2. Pergunakan tata bahasa yang benar
  3. Pergunakan kalimat pendek, singkat, jelas.
  4. Ingat
  5. Penggunaan Kode

​

26 of 55

Halangan Komunikasi Organisasi

  1. Tingkat Hirarki Organisasi;
  2. Otoritas Manajerial;
  3. Spesialisasi Kerja.

26

27 of 55

KEBERHASILAN KOMUNIKASI �(Seven C’s Com : Scott M. Cultip dan Allen H. Center)

27

CREDIBILITY

CLARITY

CONTENT

CONTEXT

CAPABILITY OF AUDIENCE

CONTINUITY & CONSISTENCY

KOMUNIKASI

CHANNELS OF DISTRIBUTION

28 of 55

PRINSIP-PRINSIP �KOMUNIKASI EFEKTIF

28

Menarik nafas dalam-dalam sebelum berbicara

Menggunakan kata-kata sehari-hari yang dikenal pendengar

Mengatur volume berbicara lebih keras

Layangkan pandangan (kiri-tengah-kanan)

TEKNIK BERBICARA EFEKTIF

29 of 55

MENDENGARKAN DENGAN AKTIF�(Ada perpaduan antara indera pendengaran dengan pikiran)

  1. MENDENGARKAN DALAM ARTI SEMPIT (Lisan)

usaha memperoleh pengertian terhadap suatu berita atau pesan dengan mempergunakan indera pendengar (penerimaan pesan terbatas)

​

  1. MENDENGARKAN DALAM ARTI LUAS (Lisan dan tertulis)

​

​

​

29

30 of 55

CARA MENDENGARKAN :

  1. Marginal 🡪 kurang perhatian, masa bodoh, sambil aktifitas lain;
  2. Empati, sungguh-sungguh :
    • MENDENGARKAN SECARA EVALUATIF

(bisa terdapat satu/ dua pengertian)

    • MENDENGARKAN SECARA PROYEKTIF

(pendengar berusaha memproyeksikan dirinya ke dalam alam pikiran dan pembicara)

​

30

31 of 55

PETUNJUK�AGAR DAPAT MENDENGARKAN SECARA EFEKTIF �(Agus M. Hardjana, 100)

  1. BEING MOTIVATED (bermotivasi)
  2. MAKING EYE CONTACT (kontak mata)
  3. SHOWING INTEREST (menunjukkan minat)
  4. DISTRACTING ACTIONS (hindari tindakan yang mengganggu)
  5. INTERRUPTING (tidak memotong pembicaraan)
  6. BEING NATURAL (bersikap wajar)

​

31

32 of 55

KETRAMPILAN BERBICARA

  • Ketrampilan verbal dalam berbicara lisan merupakan kemampuan mengekspresikan bahan pembicaraan dalam bahasa kata-kata yang dimengerti orang banyak dan mudah dicerna.
  • Ditentukan oleh tingkat pengalaman, panjang pembicaraan, materi pembicaraan, serta waktu yang tersedia.

32

33 of 55

ADAKAH ETIKAT DALAM BERBICARA ?

33

Jangan berbicara terlalu banyak tentang diri sendiri

Tidak bersikap kaku dan dogmatis

Memperhatikan sikon rekan berbicara dan taktik berbicara

Mendengarkan ketika teman berbicara

Gunakan bahasa yang sopan dan efektif

Jangan memonopoli pembicaraan

ETIKET DALAM BERBICARA

34 of 55

T�E�K�N�I�K ��M�E�N�I�N�G�K�A�T�K�A�N�

  • Percaya diri
  • Ucapkan kata dengan jelas dan perlahan
  • Bicara dengan wajar
  • Atur irama dan tekanan suara

(jangan monoton)

  • Menarik nafas dalam-dalam
  • Hindari sindrom (em, eh, anu, apa dsb)
  • Membaca paragraf yang dianggap penting dari teks tulisan)
  • Siapkan air minum

34

K�E�T�R�A�M�P�I�L�A�N��B�E�R�B�I�C�A�R�A

35 of 55

GAYA BERBICARA�(Menghubungkan suara dengan kata-kata)

  1. AKSIDENTON

(memperhatikan seluruh kalimat yang diucapkan).

(2) POLISIDENTON

(perhatian diarahkan pada kalimat demi kalimat)

(3) KLIMAKS

(tertarik akan pembicaraannya dan perbandingan)

(4) ANTI KLIMAKS

(tertarik akan pembicara pada akhir pembicaraannya)

(5) HIPERBOLA

(menarik perhatian dengan pembicaraan dengan bahasa yang “menghangatkan”)

35

36 of 55

GAYA BERBICARA�(Menghubungkan suara dengan kata-kata)

  1. GERAKAN AIR MUKA

(mimik).

(7) GERAK ANGGOTA BADAN

(pantomimik)

(8) GERAK - GERIK

(pantomimik dan mimik)

​

36

37 of 55

MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI

37

SEBAGAI PENGIRIM

  • Bahasa yang tepat, menarik, dapat dimengerti
  • Gunakan empati
  • Mempertajam persepsi
  • Kendalikan bentuk tanggapan (Gunakan kode/ lambang yang tepat dan saluran yang sesuai)
  • Bersedia menerima umpan balik (+)
  • Kembangkan kredibilitas diri/ dapat dipercaya
  • Mempertahankan hubungan baik dengan penerima

SEBAGAI PENERIMA :

  • Tingkatkan kemampuan mendengar (mampu mendengarkan secara empati)
  • Waspada terhadap prasangka, bias dan apriori dan sikap tidak terbuka
  • Kembangkan kecakapan bertanya
  • Kembangkan kecakapan menyampaikan umpan balik yang konstruktif
  • Berusaha berfikir kreatif terhadap pesan yang diterima
  • Bersikap terbuka tetapi kritis.

38 of 55

Pemicu Pertengkaran

​

Pelancar Komunikasi

Anda gila

​

Saya hargai apa yang anda katakan

Saya tahu bagaimana perasaan anda

​

Saya bisa mengerti mengapa anda merasa demikian

Wah anda benar-benar marah

​

Saya tahu bagaimana anda bisa jengkel

Saya tidak tahu mengapa anda begitu kecewa

​

Saya mohon maaf atas segala hal yang mengganggu anda

38

39 of 55

HUKUM PELANGGAN

  1. PELANGGAN TIDAK PERNAH SALAH;
  2. BILA PELANGGAN SALAH, LIHAT NOMOR SATU.

​

39

40 of 55

UCAPKAN SELALU :

  1. Minta Tolong;
  2. Apa yang bisa saya bantu;
  3. Terima kasih;
  4. Mohon Maaf;

Jangan lupa: Senyum

40

41 of 55

PRIBADI MAJU ATAU BERKEMBANG KARENA MENTAL

  • Kaya Mental dan Miskin Mental

41

42 of 55

KAYA MENTAL:

  1. Disiplin;
  2. Menghargai Waktu;
  3. Taat Hukum;
  4. Kerja Keras;
  5. Etos Kerja Tinggi;
  6. Kemauan untuk Maju;
  7. Optimis;
  8. Jujur;
  9. Tidak mudah Putus Asa.

42

43 of 55

MISKIN MENTAL :

  1. Tidak Disiplin;
  2. Malas;
  3. Banyak mengeluh;
  4. Peragu;
  5. Cepat puas;
  6. Pesimis;
  7. Apatis;
  8. Rustasi;
  9. Loyo.

​

43

44 of 55

7 NILAI DASAR YANG MENDORONG MANUSIA MAJU :

  1. Jujur ;
  2. Displin;
  3. Tanggung jawab;
  4. Kerjasama;
  5. Visionis;
  6. Adil;
  7. Peduli.

44

45 of 55

BELENGGU YANG MENUTUP NILAI DASAR

  1. Prasangka negatif;
  2. Pengalaman empiris;
  3. Sudut pandang individu;
  4. Prinsip hidup;
  5. Kepentingan;
  6. Literatur.

45

46 of 55

JATI DIRI BANGSA YANG HILANG

  1. RELIGIUS;
      • Banyak Korupsi
      • Kriminal
      • Penipuan
      • Kejahatan
  2. SUKA GOTONG ROYONG
      • Egois
      • Komersial

46

47 of 55

JATI DIRI BANGSA YANG HILANG

  1. RUKUN, GUYUB, BERSATU;
      • Suka berkelahi
      • Fanatisme SARA
  2. TOLERAN
      • Tidak mentolerir perbedaan
      • Egois
      • Suka meyalahkan orang lain

47

48 of 55

JATI DIRI BANGSA YANG HILANG

  1. TAAT HUKUM;
      • Pelanggaran
      • Mental menerobos
      • Pemaksaan
  2. TEKUN DAN KERJA KERAS
      • Pemalas
      • Menggantungkan nasib
      • Suka meminta
      • Suka memeras

​

48

49 of 55

JATI DIRI BANGSA YANG HILANG

  1. LUGU DAN JUJUR;
      • Jalan pintas
      • Suka melawan
  2. TINGGI RASA MALU
      • Hilang rasa malu
      • Tidak punya harga diri

​

​

49

50 of 55

MENGHIDUPKAN JATI DIRI AGAR SUKSES DENGAN KOMITMEN PADA SIFAT – SIFAT MULIA:

  1. Taat kepada hukum dan peraturan;
  2. Tanggung jawab;
  3. Jujur/amanah/dapat dipercaya;
  4. Menghormati hak orang lain;
  5. Kerja keras;
  6. Suka menabung;
  7. Disiplin;
  8. Toleransi tinggi;
  9. Komitmen terhadap kewajiban;
  10. Pemaaf / tidak pendendam

☼ Jepang maju karena 10 sifat ini ☼

​

​

50

51 of 55

TUNTUTAN PELAYANAN

  1. Kualitas dan kuantitas pelayanan;
  2. Transparansi;
  3. Akuntabilitas;
  4. Kesetaraan dalam pelayanan
  5. Regulator yang mampu mengalokasi sumber daya;
  6. Kepentingan non user (lingkungan).

51

52 of 55

MASALAH PELAYANAN

  1. Roll Conflict, kepuasan pimpinan – Asal Bapak Senang;
  2. Roll Ambiguity, ketidak tahuan akan pekerjaannya – kurang terampil;
  3. Poor Employee, ketidaksesuaian anatara kemampuan yang dimiliki pegawai dengan tuntutan;

52

53 of 55

MASALAH PELAYANAN

  1. Poor Technology, minim peralatan – Job Fit;
  2. Un-Appropriatte (Supervisary Control System), tidak ada sistem evaluasi dan penghargaan dalam institusi pemerintah;
  3. Lock of Received Control, ketidakmampuan pegawai dalam menyelesaikan permasalahan yang muncul dalam proses pemberian pelayanan, karena wewenang yang tidak dimiliki

53

54 of 55

MASALAH PELAYANAN

  1. Lock of Team Work,
    • Tidak ada kerjasama antar pegawai / pimpinan;
    • Kurang adanya dukungan pegawai lain

54

55 of 55

TERIMA KASIH

55