MATERI DIKLAT SOP

(STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR)

DI LINGKUNGAN KEMENAG BERAU

risdiyati_amara@ymail.com

HELLO… SAYA

Risdiyati,M.Pd

Widyaiswara Ahli Madya Pembina Utama Muda (IV/c)

Pendidikan: S-1, Administrasi Pendidikan S-2, Manajemen Pendidikan

Aktivitas Saat ini:

Pelayan Publik, Trainer BDK Banjarmasin dan Kurator RLA Lembaga Administrasi Negara RI

​

Contact HP/WA : 0813-5147-8085;

Email: risdiyati_amara@ymail.com

WRITE WHAT YOU DO DO WHAT YOU WRITE

risdiyati_amara@ymail.com

Latar Belakang Perlunya Standar Pelayanan

• Kewajiban bagi penyelenggara pelayanan publik untuk memberikan pelayanan publik yang berkualitas.

❖

Memberikan pemahaman dan persepsi yang sama bagi penyelenggara, masyarakat, dan pihak terkait terhadap standar pelayanan.

Standar Pelayanan di tiap unit pelayanan merupakan jaminan dan kepastian, baik bagi penyelenggara dalam memberikan, maupun bagi masyarakat dalam menerima pelayanan.

❖

Perubahan Lingkungan Strategik

REFORMASI BIROKRASI

PERGESERAN PARADIGMA PEMERINTAHAN

birokrasi efektif, efisisen & ekonomis

​

​

• Penataan Urusan
• Penataan kelembagaan
• Penataan ketatalaksanaan
• Penataan SDM

​

​

PELAYANAN PUBLIK

risdiyati_amara@ymail.com

REFORMASI BIROKRASI

pemerintahan yang bersih, akuntabel dan berkinerja tinggi

pemerintahan yang efektif dan efisien

pelayanan publik yang baik dan berkualitas

Lemahnya penegakan hukum

Pengadaan barang dan jasa masih belum dapat diselenggarakan secara efisien

Rendahnya komitmen pencegahan dan pemberantasan korupsi

Kualitas akuntabilitas kinerja instansi pemerintah masih rendah

Aparat Pengawas Internal Pemerintah masih lemah

Organisasi gemuk, fragmented dan tumpang tindih fungsi

Penerapan e- government belum merata

Masih rendahnya kompetensi, belum sesuai dengan kebutuhan dalam jabatan; kinerja belum optimal

​

Integritas PNS yang masih rendah

Sistem remunerasi belum layak dan berbasis kinerja

Kualitas pelayanan publlik masih rendah

RENCANA AKSI RB

• Bertujuan membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas, produktivitas dan bertanggungjawab, serta mampu memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind-set) dan budaya kerja (culture-set) dalam manajemen pemerintahan.
• Ref. Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama pada instansi pemerintah, meliputi organisasi, tatalaksana, peraturan perundang-undangan, SDM aparatur, pengawasan, akuntabi- litas, pelayanan publik, mind-set dan culture-set.
• Aspek ketatalaksanaan pemerintahan diarahkan pada pewujudan tatalaksana pemerintahan yang efektif dan efisien.
• Salah satu aspek ketatalaksanaan yang perlu ditingkatkan efektifitas dan efisiensinya adalah prosedur kerja dalam bentuk

Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP)

risdiyati_amara@ymail.com

GRAND DESIGN RB 2010 - 2025

ROAD MAP RB 2010 - 2014

1.

Terwujudnya pemerintahan yang bersih dan bebas KKN

1. Manajemen Perubahan

2. Penataan Peraturan Per-UU-an

3. Penataan dan Penguatan Organisasi

2.

Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat

4.

Penataan Tatalaksana :

1. Penyusun SOP pelaksanaan tugas dan fungsi
2. Pembangunan/pengembangan E-Government

3.

Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi

5. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik

​

• Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur

7. Penguatan Pengawasan

8. Penguatan Akuntablilitas Kinerja

9. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan

risdiyati_amara@ymail.com

risdiyati_amara@ymail.com

• Keberadaannya sangat diperlukan dalam manajemen.
• Oleh karena itu penetapan sistem,prosedur dan tata kerja dalam manajemen adalah hal yang wajar dan menjadi suatu keharusan.
• Hal ini dikuatkan oleh Victor Lazaro dalam bukunya “System and Procedure, A Handbook for Bussines and Industry“ yang menyatakan “All corporate

functions – production, marketing,finance,purchasing, industrial relations, and so on – are performed by mean of routines, or systems and procedures,

which transelate the policies of management into action “

• Sistem dan prosedur sangat penting dalam proses manajemen.

risdiyati_amara@ymail.com

PEDOMAN KERJA :

pengaturan pelaksanaan suatu kegiatan secara umum.

PETUNJUK PELAKSANAAN KERJA :

pengaturan lebih lanjut masing-masing pedoman kerja, lebih terperinci

​

MANUAL KERJA :

pengaturan lebih rinci dari petunjuk pelaksanaan kerja

BENTUK PROSEDUR KERJA

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

serangkaian instruksi tertulis yg.dibakukan mengenai pelaksanaan serangkaian kegiatan, baik administratif maupun teknis.

risdiyati_amara@ymail.com

Manajemen Pelayanan

Kultur Organisasi/ kebiasaan baik, nilai

Pengguna jasa Pelayanan PUAS

risdiyati_amara@ymail.com

SOP

(PERMENPAN & RB NOMOR 35 TAHUN 2012)

risdiyati_amara@ymail.com

MANFAAT

1. Standardisasi cara yang harus dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan, mengurangi kesalahan atau kelalaian.
2. Menjamin proses yang telah ditetapkan dan dijadwalkan dapat berlangsung sebagaimana mestinya.
3. Menjamin tersedianya data untuk penyempurnaan proses.
4. Meningkatkan akuntabilitas dengan rnelaporkan dan mendokumentasikan hasil dalam pelaksanaan tugas.
5. Memberikan cara konkrit untuk perbaikan kinerja.
6. Menghindari terjadinya variasi proses pelaksanaan kegiatan dan tumpang tindih.
7. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri.
8. Membantu mengidentifikasi apabila terjadi kesalahan prosedural
9. Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan memudahkan langkah perbaikan

risdiyati_amara@ymail.com

risdiyati_amara@ymail.com

risdiyati_amara@ymail.com

KAPAN SOP DISUSUN?

• SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
• SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak.
• Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
• Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja
• Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur

SEPANJANG APA SOP DISUSUN?

• Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akurat
• Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)

SIAPA YANG MENYUSUN SOP?

IDEALNYA, SOP DISUSUN OLEH 1 TIM YG TERDIRI ATAS:

• PENULIS SOP (AUTHOR)
• PELAKSANA DI LAPANGAN (EMPLOYEE)
• PENGAWAS LAPANGAN (SUPERVISOR)
• ATASAN PENGAWAS (MANAGER)

Persiapan SOP

• SOP disusun tim penyusun SOP yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya
• SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.

SOP TEKNIS

SOP ADMINIST.

SOP MAKRO

SOP MIKRO

risdiyati_amara@ymail.com

Tipe SOP

Adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan: 1.Pelaksana prosedur (aktor) bersifat tunggal, yaitu satu orang atau satu kesatuan tim kerja;

2.Berisi cara melakukan pekerjaan atau langkah rinci pelaksanaan pekerjaan

SOP ini biasanya diterapkan dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, antara lain pada bidang pemeliharaan sarana dan prasarana, keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan kepada masyarakat, dan kepegawaian

1. Teknis

risdiyati_amara@ymail.com

Tipe SOP

2. Administratif

Adalah standar prosedur yang disusun bagi jenis pekerjaan yang bersifat administrative, yaitu pekerjaan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau pekerjaan yang melibatkan banyak orang, dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal (tim, panitia). SOP ini dapat diterapkan pada pekerjaan yang menyangkut urusan keseretariatan (administrative pada unit-unit pendukung (supporting units) dan urusan teknis (substantif) pada unit-unit teknis (operating units).

​

SOP administratif ini pada umumnya dicirikan dengan:

1. Pelaksana prosedur (aktor) berjumlah banyak (lebih dari satu orang) dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal;
2. Berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan atau langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan.

​

Dalam penyelenggaraan pemerintahan, jenis SOP administratif melingkupi pekerjaan yang bersifat makro dan mikro.

Yang dimaksud dengan SOP administratif makro adalah SOP administrasi yang menggambarkan pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro yang melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro yang berisi langkah-langkah pekerjaan yang lebih rinci, sedangkan SOP administrasi yang bersifat mikro adalah SOP administrasi yang merupakan bagian dari SOP administrasi makro yang membentuk satu kesinambungan aktivitas

risdiyati_amara@ymail.com

CONTOH SOP ADMINISTRATIF

risdiyati_amara@ymail.com

• SOP Pemeliharaan Komputer Kantor.
• SOP Penerimaan Peserta Didik Baru.
• SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
• SOP Penyelenggaraan Pelatihan
• SOP Pengelolaan BMN

26

Riris

27

Riris

28

Riris

risdiyati_amara@ymail.com