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INTRODUCTION�AUX DRIVES
ET À LA GESTION DE L’ARCHIVAGE.
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SOMMAIRE
DRIVES ET ARCHIVAGE
À PROPOS
Qui sommes-nous?
1.0 / LES ARBORESCENCES
Avez-vous vraiment besoin de 18 sous-dossiers?
2.0 / QU’EST-CE QU’UN DISQUE INFONUAGIQUE?
Adapter votre façon de classer à leur réalité
3.0 / LA MIGRATION
C’est le temps de transférer les documents vers�la nouvelle arborescence. Pas si vite!
À PROPOS
0/1, c’est le numérique�par la culture,�pour la culture.
Nous préférons�les gens aux machines�et le café à l’eau.
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Nous offrons notre savoir�et vivons de notre savoir-faire.
N’HÉSITEZ PAS À PARTAGER !
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1.0�LES ARBORESCENCES
Quelques notions imaginées par une équipe qui n’a aucune expérience ou formation en archivistique… just sayin
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TECHNIQUES
Vous devez vous inventer un système de classification qui soit logique, facile à retenir, qui permette de trouver rapidement vos documents et qui soit assez solide pour survivre au roulement de personnel.
Ce qui nous amène aux enjeux…
HUMAINS
Vous travaillez avec des gens, pas des machines. Vous devez imaginer ce système nouveau ensemble, former�l’équipe, faire le ménage régulièrement, bref, gardez en tête que cette arborescence doit être et sera vivante!
LES ARBORESCENCES : DEUX TYPES D’ENJEUX
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1.1�ENJEUX TECHNIQUES
Quelques éléments de vocabulaire pour que vous puissiez expliquer à toute votre équipe votre désespoir lorsque vous ouvrez l’explorateur de fichiers.
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ACTIFS
Documents utilisés dans les
activités quotidiennes. Ils restent à la portée de l’utilisateur parce qu’ils sont consultés régulièrement.
VIE DES DOCUMENTS
Voici une façon de classer vos documents en fonction de leur utilisation potentielle.
SEMI-ACTIFS
Documents légaux, comptables, modèles, etc. Ces documents seront nécessairement réutilisés à moyen terme.
HISTORIQUES
Documents qui sont conservés pour leur valeur historique, pour des communications éventuelles ou pour la mémoire collective.
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LARGEUR
Pour un dossier donné, la largeur est représentée par le nombre de sous-dossiers et de fichiers qu’il contient. Pour une arborescence en général on peut parler de sa largeur en fonction de la tendance des dossiers qu’elle contient à être large.
PROFONDEUR
La profondeur de l’arborescence est représentée par le nombre de niveaux de sous-dossiers qu’elle contient. On dit qu’un fichier est très profond quand on doit traverser de trop nombreux dossiers avant d’y arriver.�À titre d’exemple, voici l’arborescence de 0/1
LARGEUR ET PROFONDEUR
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LARGEUR
Si un dossier contient plusieurs éléments de même nature, il peut être aussi large que nécessaire. Il est utile d’y ajouter un dossier regroupant les sous-dossiers qui ne sont plus actifs.
EXEMPLE�Un dossier Projets qui contient plusieurs éléments différents qui sont déplacés dans Archive une fois terminés.
CONSEIL #1
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LARGEUR
Si un dossier contient plusieurs éléments différents, nous proposons de limiter la largeur du dossier à ce qui peut être vu lorsqu’il est ouvert dans l’explorateur de fichiers.
EXEMPLE�Le dossier Administration est toujours un peu pêle-mêle. Limiter le nombre de sous-dossiers à une dizaine le rend plus intelligible.
CONSEIL #2
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PROFONDEUR�Dans tous les cas, il est pertinent d’éviter les arborescences très profondes. C’est dans les profondeurs que se cache le mal…
Nous proposons d’encadrer ce qui se passe dans les 3 à 5 premiers niveaux et de laisser libre cours aux particularités des dossiers dans les niveaux plus profonds.
CONSEIL #3
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DÉPARTEMENT
Les arborescences basées sur la fonction ont, à leur racine, des dossiers qui représentent les différentes équipes de l’organisme (comptabilité, communications, création, diffusion, etc.). Un projet particulier y sera typiquement explosé dans toute l’arborescence.
PROJET
Les arborescences basées sur les projets ont, à leur racine, des dossiers qui permettent de classer les différents types de projet de l’organisme. Tous les membres de toutes les équipes devront typiquement travailler dans les mêmes dossiers.
PAR DÉPARTEMENT OU PAR PROJET
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Nous avons remarqué que les organismes du milieu culturel avaient beaucoup tendance à classer leurs documents et projets par années. Voici quelques questions qui nous semblent essentielles :
.
Peut-être que c’est la bonne méthode pour vous, mais nous vous conseillons de trouver une réponse à ces questions, qui s’appliquent d’ailleurs aussi à l’archivage par année.
LA CLASSIFICATION PAR ANNÉE : PAS SI SÛR ...
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PRIVILÉGIÉS
Souvent, c’est l’équipe de direction. Ils auront typiquement accès à tous les documents.
ÉQUIPE #1
Une équipe interne qui devra avoir accès�aux dossiers X.
ÉQUIPE #2
Une équipe interne qui devra avoir accès�aux dossiers Y.
EXTERNES�CA, collaborateurs, etc. Cette catégorie contient plusieurs groupes distincts.
GROUPES D’UTILISATEURS À CONSIDÉRER
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1.2�ENJEUX HUMAINS
Parce que votre idée est bonne sur papier,
mais en pratique, Carl aura son mot à dire...
PASSATION DES SAVOIRS
Quand une nouvelle personne arrive en poste, faut-il lui donner une formation sur l’archivage?�Si oui, qui s’en charge?
EN VRAC
Quelques questions qui méritent une réponse.
MÉNAGE
Les arborescences vivent en fonction de leur utilisation. Qui et/ou quel processus est en charge d’élaguer et de garder l’arborescence conforme?
GESTION DES DROITS
Qui est/sont la/les personne(s) en charge d’attribuer les droits aux nouveaux utilisateurs? Comment est-ce que les exceptions sont gérées?
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2.0�QU’EST-CE QU’UN�DISQUE INFONUAGIQUE?
Commençons par quelques notions élémentaires,
histoire de parler le même langage.
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Les disques infonuagiques, espaces de stockage en ligne, permettent, tout comme les disques durs traditionnels, de stocker de l’information.
Ils permettent d’avoir accès à l’information sur un ordinateur particulier, mais, à la différence de leur prédécesseurs, ils rendent aussi l’information disponible sur n’importe quel ordinateur du monde qui dispose d’une connexion internet.
Les serveurs locaux permettent de partager des documents à toute l’équipe, mais les disques infonuagiques ont été imaginés pour cette fonction.
Il faut donc penser les arborescences en fonction des groupes avec lesquels elles seront partagées.
LA NATURE DE LA BÊTE
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UN DISQUE�INFONUAGIQUE�C’EST :
AXÉ COLLABORATION
Ces serveurs ont été imaginés et développés dans l’âge de l’instantané, de l’interconnexion et du télétravail.
UN SERVEUR
C’est une machine, comme votre ordinateur ou votre serveur local, qui contient des disques durs. Tout simplement.
SYNCHRONISÉ
Peu importe par qui et où les modifications sont apportées à vos documents, elles sont propagées partout.
EN ÉVOLUTION
Étant donné que c’est une technologie web, les applications sont constamment bonifiées et mises à jour.
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2.1�LES PARTAGES
À l’interne, à l’externe, avec droits de modification, lecture, commentaire, droits positifs, droits négatifs, fichiers, dossiers.�Si vous aviez un peu de latin, préparez-vous à le perdre.
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INTERNE / EXTERNE
On peut partager ses documents dans l’organisation ou à l’extérieur de celle-ci. Il est souvent plus facile de partager à l’interne.
CLASSIFICATION DES TYPES DE PARTAGE
TYPES DE DROITS
Du plus contraignant au plus ouvert.
Droit de :�/ lecture�/ commentaire�/ modification�/ administration
DOSSIER RACINE VS�FICHIER/SOUS-DOSSIER
Il est généralement beaucoup plus difficile de partager un dossier racine (Disque/Bibliothèque partagée) qu’un de ses fichiers ou sous-dossier.
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3.0�LA MIGRATION
C’est le moment de bien faire les choses.
Ne manquez pas votre coup.
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Les migrations, comme toutes les réorganisations en général, sont typiquement des moments douloureux, mais qui peuvent être fondateurs grâce à la clarté additionnelle qu’ils peuvent amener.
C’est le moment de faire le ménage dans les vieux dossiers, de mettre en place une arborescence qui ressemble à votre équipe et de partir à neuf.
La migration vers un nouveau système peut aussi être un moment stressant et chaotique, particulièrement chez des organismes qui comptent beaucoup de membres dans leur équipe, si les enjeux de gestion du changement ne sont pas abordés.
L’OCCASION
3.1�LE PROCESSUS
Quelques sont les étapes et dans quel ordre est-ce qu’on procède�à la migration des données?
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LES ÉTAPES
#1
IMAGINER�L’ARBORESCENCE
Voir la section 1 de ce document.
#2�CRÉER LES�PREMIERS NIVEAUX
C’est le temps de créer les premiers drives et d’attribuer les droits aux utilisateurs.
#3
DÉTERMINER�L’ORDRE DE MIGRATION
Quels sont les dossiers les plus faciles à migrer? Les équipes les plus ouvertes au changement?
#4
FORMER ET�INFORMER
C’est l’heure d’expliquer à votre équipe ce qui vient et quels seront les impacts sur leur vie.
#5
MIGRER
La partie facile,�on fait du�drag N drop.
#6
VIVRE AVEC LES ERREURS
Maintenant, il faut vivre avec les erreurs. C’est le temps d’ouvrir l’oreille et, encore plus important: de célébrer!
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LES ÉTAPES
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3.2�CHANGEMENT 101
Quelques notions élémentaires de gestion du changement.
#1 - APPUI DE LA DIRECTION
Dans tout changement, l’appui de la direction est un atout indéniable. Si la direction n’appuie pas offIciellement l’initiative, toutes les contestations risquent d’avoir beaucoup de prise sur le projet.
#2 - IMPLICATION DES PRINCIPAUX INTÉRESSÉS
Aussi pertinente soit-elle, il y a de fort risques que votre idée ne prenne pas en compte la réalité de toutes les personnes affectées par le projet. Impliquer ces personnes aussi tôt que possible améliore l’acceptabilité du projet et, probablement, le projet lui-même.
#3 - TRAVAILLEZ AVEC DES LEADERS POSITIFS
Dans la conception de votre nouveau projet, n’hésitez pas aller chercher les leaders positifs de votre équipe, ceux qui vont travailler de bonne foi pour améliorer le projet. Ils pourront même devenir des défenseurs du changement.
#4 - COMMUNIQUEZ
Personne n’aime se faire imposer des nouvelles méthodes, voir sa habitudes changées, encore plus si la nouveauté se révèle pire que la tradition. Écoutez les commentaires, communiquez le plan de match et soyez aussi transparents et ouverts que possible avec l’équipe affectée par vos changements.
CONSEILS CHANGEMENTS
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PROCHAINE ÉDITION
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MERCI!
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Si vous avez des questions,�qui que vous soyez, n’hésitez pas!
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