ผู้วิจัย�ผู้ประสานงานวิจัย
คู่มือสำหรับ
การใช้งานระบบ Submission Online สำหรับ Initial Review Process
ขั้นตอนการยื่นโครงการวิจัย
1
2
ขั้นตอนการยื่นโครงการวิจัยใหม่ในระบบ
3
ขั้นตอนการติดตามสถานะโครงการ
4
ขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงผู้ประสานงานในระบบ
5
ขั้นตอนการยื่นรายงานต่อเนื่อง
ขั้นตอนการสมัครผู้ใช้งานในระบบ
6
ขั้นตอนการยื่นแก้ไขตามข้อเสนอแนะของกรรมการ
Step ที่ 1: ขั้นตอนการสมัครผู้ใช้งานในระบบ
1
เข้าระบบผ่านลิงค์ https://crec-ec.submission-online.com
ลงทะเบียน
เลือกคำนำหน้าชื่อ
ระบุชื่อ-สกุล
ระบุชื่อภาษาไทย
ระบุนามสกุลภาษาไทย
ระบุชื่อภาษาอังกฤษ
ระบุนามสกุลภาษาอังกฤษ
ระบุอีเมลล์ *จะต้องเป็นอีเมลล์ที่ไม่เคยลงทะเบียนในระบบมาก่อน**
***เพื่อป้องกันการลงทะเบียนซ้ำ****
ระบุเบอร์โทรศัพท์สำนักงาน (ถ้ามี)
ระบุเบอร์โทรศัพท์มือถือ
เลือกสังกัด และหน่วยงาน
ระบุหน้าที่ของผู้สมัคร
แนบไฟล์ประวัติ ที่มีการลงนามและวันที่กำกับ
กรอกตัวอักษรที่เห็นเพื่อยืนยันตัวตน = aiykvp
กดรับทราบเงื่อนไขการให้บริการและยอมรับนโยบายความเป็นส่วนตัว
เพิ่มเอกสารการอบรมจริยธรรม
Step ที่ 2: ขั้นตอนการยื่นโครงการวิจัยใหม่ในระบบ
เข้าสู่ระบบ Submission Online
https://crec-ec.submission-online.com/site/login
เมนูภาษา
กรอกชื่อผู้ใช้
กรอกรหัสผ่าน
กรณีลืมรหัสผ่าน
2
หากลืมรหัสผ่านเข้าระบบ หรือมีปัญหาการใช้งานระบบ
สามารถติดต่อเจ้าหน้าที่ได้ที่ email: official@crecthailand.org
หรือโทรสอบถามได้ที่ 098-325-2765, 092-258-9529 , 098-564-7497
Line ID: timpika8989 (ตลอดเวลา)
การเลือก Role ผู้ใช้งาน
เลือก Role
“นักวิจัย”
กรณีหัวหน้าโครงการวิจัยเป็นผู้ยื่นโครงการด้วยตนเอง
เลือก Role
“ผู้ประสานงานโครงการ”
กรณีผู้ประสานงานวิจัยเป็นผู้ยื่นโครงการแทนนักวิจัย
สามารถทำการตรวจสอบข้อมูล รายชื่อนักวิจัยในระบบ
(หากไม่มีชื่อ กรุณาติดต่อนักวิจัยให้ทำการสมัครใช้งานระบบ)
กดเลือกเมนู
และเลือก “ส่งเอกสารงานวิจัยใหม่”
เลือกประเภทงานวิจัยที่ตรงกับประเภทที่โครงการที่ยื่นขอรับการพิจารณา
ชื่อโครงการภาษาไทย
ชื่อโครงการภาษาอังกฤษ
ระบุแหล่งทุนของโครงการวิจัย
เลือกหัวข้อที่ตรงกับงานวิจัยที่กำลังยื่น
ระบุรหัสโครงการวิจัยที่ออกโดยผู้ให้ทุน
กรอกข้อมูลของบันทึกข้อความนำส่งในการยื่นโครงการ เพื่อให้อ้างอิงสำหรับออกหนังสือแจ้งผลพิจารณา
เพิ่มรายชื่อผู้วิจัยในโครงการ
(กรุณาระบุรายชื่อนักวิจัยให้ครบถ้วนทุกท่าน เนื่องจากมีผลต่อการประเมินและการรับรอง)
2. เลือกหน่วยงานของผู้วิจัยในโครงการ
3. เลือกรายชื่อผู้วิจัยในโครงการ
เอกสารหลักที่เป็นเอกสาร Master Document หรือ general Document ที่ทุก Site วิจัยใช้เหมือนกัน
เอกสาร Site Specific ที่ใช้เฉพาะ เช่น PIS, ICF, เป็นต้น
ปรากฏแถบเอกสารสำหรับแนบไฟล์เอกสารที่ขอรับพิจารณา
กดเลือกตรงช่องสี่เหลี่ยม เพื่อขยายแถบเอกสารในแต่ละโฟลเดอร์
“อับโหลดไฟล์”
การอับโหลดเอกสาร
ระบบรองรับเฉพาะไฟล์เอกสารประเภท
Microsoft Word Doc, Docx และ PDF
“แนบไฟล์เอกสาร”
สามารถลากไฟล์ที่ต้องการมาลงได้ (Drag & Drop)
*****กรุณาตรวจสอบชื่อเอกสารที่ปรากฏในระบบให้ถูกต้อง****
เนื่องจากชื่อเอกสารที่แสดงนี้ โปรแกรมจะนำไปออกในรายการของหนังสือรับรอง
หากข้อมูลข้อ 1 ไม่ถูกต้อง กรุณากด “แก้ไขชื่อเอกสาร”
ระบุชื่อเอกสาร Version date ที่ถูกต้อง สำหรับระบบดึงไปออกใบรับรอง (สามารถระบุช่องภาษาไทยและอังกฤษ เป็นภาษาอังกฤษทั้ง 2 ช่องเหมือนกันได้)
ตรวจสอบเอกสารที่ใช้ในการรับรอง
เอกสารที่ใช้ในการรับรอง�ได้แก่ เอกสารหลักของโครงการวิจัยที่ยื่นขอรับการพิจารณา เช่น โครงการวิจัย (Protocol), เอกสารชี้แจงข้อมูลและหนังสือแสดงความยินยอม (ICF), คู่มือผู้วิจัย (Investigator's Brochure), แบบบันทึกข้อมูล (CRF/eCRF) และเอกสารหรือเครื่องมือวิจัยอื่น ๆ โดยต้องเป็นไฟล์ PDF ฉบับสมบูรณ์ (Final Version) ที่ใช้สำหรับประทับตรารับรอง
เอกสารที่ไม่ใช้ในการรับรอง�ได้แก่ เอกสารประกอบการพิจารณา เช่น หนังสือนำส่ง, แบบฟอร์มการยื่นโครงการ, ไฟล์ Word, เอกสารที่มีการแสดงการแก้ไข (Track Changes), หนังสือหรือจดหมายต่าง ๆ (Letters), เอกสารด้านการเงิน และเอกสารประกอบอื่น ๆ ซึ่ง ไม่ประทับตรารับรอง
วิธีการเรียงลำดับเอกสารในระบบ
ในหัวข้อ Invoice และ/หรือ หลักฐานการชำระเงิน และ แบบฟอร์มแจ้งข้อมูลแหล่งทุน โปรดแนบเอกสาร
วิธีการเรียงลำดับเอกสารในระบบของฝั่ง Global Documents
ในหัวข้อ Submission Letter & List of Documents โปรดแนบเอกสาร
วิธีการเรียงลำดับเอกสารในระบบของฝั่ง Global Documents
ในหัวข้อ CREC Submission Form โปรดแนบเอกสาร
คำอธิบาย:
วิธีการเรียงลำดับเอกสารในระบบของฝั่ง Global Documents
ในหัวข้อ Protocol โปรดแนบเอกสาร
คำอธิบาย: หากไม่มีเอกสารนี้ จะถือว่าเอกสารไม่ครบถ้วน และไม่อนุโลมสำหรับเอกสารรายการนี้
2. โครงร่างการวิจัยฉบับย่อภาษาไทย
คำอธิบาย:
กรณีที่โครงการวิจัยมี โครงร่างการวิจัย ฉบับสมบูรณ์ ฉบับภาษาอังกฤษ ขอให้จัดทำโครงร่างการวิจัยฉบับย่อภาษาไทย ด้วย ทั้งนี้ สามารถนำ protocol submission form จาก EC ของสถาบันใดสถาบันหนึ่งในโครงการวิจัย มาจัดทำและส่งให้ CREC พิจารณาได้
วิธีการเรียงลำดับเอกสารในระบบของฝั่ง Global Documents
ในหัวข้อ Informed Consent Documents โปรดแนบเอกสาร
คำอธิบาย:
กรณีที่โครงการวิจัยมี เอกสารชี้แจงฯ / หนังสือแสดงเจตนายินยอม ฉบับ master ที่เป็นภาษาอังกฤษ ที่ไม่ได้แยกตามของแต่ละสถาบัน
วิธีการเรียงลำดับเอกสารในระบบของฝั่ง Global Documents
ในหัวข้อ Case Record Form โปรดแนบเอกสาร
วิธีการเรียงลำดับเอกสารในระบบของฝั่ง Global Documents
ในหัวข้อ Investigator’s Brochure โปรดแนบเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับโครงการวิจัย
คำอธิบาย: กรณีที่ยาวิจัยเป็นยาที่ได้รับทะเบียน อย. แล้ว จะต้องแนบ ใบกำกับยา ด้วย
วิธีการเรียงลำดับเอกสารในระบบของฝั่ง Global Documents
ในหัวข้อ Research Tools โปรดแนบเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับโครงการวิจัย
วิธีการเรียงลำดับเอกสารในระบบของฝั่ง Global Documents
ในหัวข้อ Insurance โปรดแนบเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับโครงการวิจัย
วิธีการเรียงลำดับเอกสารในระบบของฝั่ง Global Documents
ในหัวข้อ Acknowledgement Document โปรดแนบเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับโครงการวิจัย
วิธีการเรียงลำดับเอกสารในระบบของฝั่ง Global Documents
ในหัวข้อ Acknowledgement Document โปรดแนบเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับโครงการวิจัย
1. (ร่าง) Material transfer agreement (MTA)
คำอธิบาย:
กรณีเป็นเอกสารฉบับเดียวของโครงการ ให้ upload เข้าในส่วนฝั่งของ [Global] แต่หากแยกเป็นของแต่ละศูนย์วิจัย ให้ upload ในฝั่งของ [Site Specific] ลงในโฟลเดอร์ย่อยของแต่ละศูนย์วิจัย
**คณะกรรมการ CREC จะใช้เอกสารนี้ประกอบการพิจารณา แต่ไม่ได้รับรองเอกสารนี้
2. (ร่าง) งบประมาณโครงการวิจัย
คำอธิบาย: แนบการจ่ายเงินใน Agreement.
กรณีเป็นเอกสารฉบับเดียวของโครงการ ให้ upload เข้าในส่วนฝั่งของ [Global] แต่หากแยกเป็นของแต่ละศูนย์วิจัย ให้ upload ในฝั่งของ [Site Specific] ลงในโฟลเดอร์ย่อยของแต่ละศูนย์วิจัย
**คณะกรรมการ CREC จะใช้เอกสารนี้ประกอบการพิจารณา แต่ไม่ได้รับรองเอกสารนี้ จึงขอให้ส่งเอกสารนี้ด้วย**
การจัดเรียงเอกสารในระบบ (Site-Specific Documents)�กรุณาอัปโหลดและจัดเรียงเอกสารของแต่ละสถาบันตามลำดับ ดังนี้�1. ICF – เอกสารชี้แจงข้อมูลสำหรับผู้เข้าร่วมการวิจัย / หนังสือแสดงความยินยอม (แยกตามแต่ละสถาบัน) � กรณีมีเอกสาร ICF หลายฉบับให้เรียงลำดับจากเอกสารฉบับหลัก (Main ICF) ตามด้วยเอกสารเอกสารการวิจัยทางเลือก � (Optional ICF)�2. Research Tools – เครื่องมือวิจัย (หากมี ให้แยกตามแต่ละสถาบัน)�3. MTA (Material Transfer Agreement) – (หากมี ให้แยกตามแต่ละสถาบัน)�4. เอกสารของผู้วิจัย ได้แก่ CV, GCP และ COI�หมายเหตุ: กรุณาอัปโหลดเอกสารของแต่ละสถาบันลงในช่อง (Site) ของสถาบันนั้น ๆ เท่านั้น และไม่รวมเอกสารของหลายสถาบันไว้ในไฟล์หรือช่องเดียวกัน
เมื่ออับโหลดเอกสารแล้วให้กด
“แก้ไขชื่อ&ระบุกลุ่ม”
“แก้ไขชื่อเอกสาร” ระบุชื่อเอกสาร Version date ที่ถูกต้อง สำหรับระบบดึงไปออกใบรับรอง (สามารถระบุช่องภาษาไทยและอังกฤษ เป็นภาษาอังกฤษทั้ง 2 ช่องเหมือนกันได้)
เลือกประเภทของกลุ่มเอกสาร ให้ถูกต้อง
กรอกข้อมูลของโครงการ และกดยืนยัน จากนั้นระบบจะปรากฏข้อมูลทั้งหมดที่ลงในระบบ โปรดตรวจสอบความถูกต้อง และยืนยันการยื่น หรือย้อนกลับเพื่อแก้ไข
Step ที่ 3: ขั้นตอนการยื่นแก้ไขตามข้อเสนอแนะของกรรมการ
3
เมื่อผู้วิจัย/ผู้ประสานงานวิจัย ได้รับผลการพิจารณาเป็น “ปรับปรุงแก้ไขเพื่อรับรอง” หรือ
“ปรับปรุงแก้ไขและนำเข้าพิจารณาใหม่”
การเตรียมเอกสารแก้ไข
3. เอกสารที่ปรับแก้ไขตามข้อเสนอแนะของคณะกรรมการ โดยมีทั้งฉบับสมบูรณ์ (Cleaned) และเอกสารฉบับที่แสดงการแก้ไข (track changes หรือ highlight) พร้อมระบุเวอร์ชั่นวันที่ใหม่ให้ชัดเจน (ส่งเป็น PDF ไฟล์)
เมื่อ login เข้าระบบ จะพบหน้า dashboard แสดงสถานะของโครงการที่รับผิดชอบ
โครงการวิจัย Initial Review ที่ได้รับการพิจารณาแล้วจะอยู่ในส่วนนี้
จะปรากฏตารางข้อมูลโครงการที่รับผิดชอบ สามารถกด “แสดงรายละเอียด” เพื่อดูข้อมูล
หรือ “ส่งแก้ไข” เมื่อต้องการยื่นแก้ไขตามข้อเสนอแนะ
ระบบจะขึ้นข้อมูลเดิมทั้งหมดที่เคยระบุไว้ตั้งแต่ Initial Submission �กรุณากรอกเฉพาะข้อมูล บันทึกข้อความนำส่ง การแก้ไข
กรอกข้อมูลของบันทึกข้อความนำส่งในการยื่นโครงการ เพื่อให้อ้างอิงสำหรับออกหนังสือแจ้งผลพิจารณา
ระบบจะขึ้นข้อมูลเอกสารเดิมทั้งหมดที่เคยแนบไว้ตั้งแต่ Initial Submission
เอกสารใดที่มีการปรับแก้ไข ขอให้ upload แทนที่ฉบับเดิม โดย click ที่ “อับโหลดไฟล์ใหม่” โดย upload เป็น pdf.file �และ เปลี่ยนชื่อไฟล์ให้เป็น version ล่าสุด�(เอกสารใดไม่ได้แก้ไขให้คงไว้ดังเดิม)
click ที่ “แก้ไขชื่อเอกสาร” เปลี่ยนให้เป็น version date ล่าสุด�(เอกสารใดไม่ได้แก้ไขให้คงไว้ดังเดิม)
เอกสารฉบับ track changes หรือ highlight ในโฟลเดอร์เดียวกัน ขอให้ upload ไว้รวมกัน และเป็น pdf.file เพื่อสะดวกในการค้น ตรวจสอบ และพิจารณา นอกจากนี้ ให้เปลี่ยน “ใช้ในการรับรอง” เป็น “ไม่ใช้ในการรับรอง” ด้วย
“แนบไฟล์เอกสาร” track changes หรือ highlight สามารถลากไฟล์ที่ต้องการมาลงได้ (Drag & Drop)
หากระหว่างยื่นเอกสารแก้ไข แต่ยังดำเนินการไม่เสร็จสิ้น ระบบจะบันทึกขั้นตอนการยื่นเอกสารอัตโนมัติ �สามารถทำการยื่นเอกสารเพิ่มเติมภายหลังได้ โดยเข้าสู่หน้าหลัก ส่วนของโครงการวิจัยใหม่ “โครงการที่ยังส่งไม่แล้วเสร็จ” และเลือก “ส่งข้อมูลอีกครั้ง”
Step ที่ 4: ขั้นตอนการติดตามสถานะโครงการ
4
เมื่อเข้าสู่ระบบ จะปรากฏข้อมูล dashboard แสดงสถานะโครงการ
เลือก “แสดงรายละเอียด” ในโครงการที่กำลังค้นหา
เลือก “ประวัติการดำเนินการ” จะปรากฏข้อมูลการดำเนินการในแต่ละขั้นตอน
พร้อมระบุชื่อผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน
Step ที่ 5: ขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงผู้ประสานงานในระบบ
5
เลือก “ผู้ประสานงานโครงการ” สามารถเพิ่มหรือลบ
หรือเปลี่ยนแปลงผู้ประสานงานโครงการได้สูงสุด 5 รายชื่อ
การขอเปลี่ยนแปลงผู้ประสานงานโครงการ�
Step ที่ 5: ขั้นตอนการยื่นรายงานต่อเนื่อง
5
กดเลือกเมนู
และเลือก “ส่งเอกสารงานวิจัยต่อเนื่อง”
กดเลือก dropdown list ซึ่งจะขึ้นรายชื่อโครงการวิจัยที่ผู้วิจัยหรือผู้ประสานงานดูแลอยู่
กดเลือก dropdown list เลือกประเภทรายงานที่ต้องการยื่น
กรอกข้อมูลของบันทึกข้อความนำส่งในการยื่นโครงการ เพื่อให้อ้างอิงสำหรับออกหนังสือแจ้งผลพิจารณา
กรณีรายงาน Amendment เพิ่มผู้ร่วมวิจัย
ส่วนของผู้วิจัย กรุณากดเพิ่มรายชื่อนักวิจัยที่ขอรับรองเพิ่มเติม
2. เลือกหน่วยงานของผู้วิจัยในโครงการ
3. เลือกรายชื่อผู้วิจัยในโครงการ
เอกสารหลักที่เป็นเอกสาร Master Document หรือ general Document ที่ทุก Site วิจัยใช้เหมือนกัน
เอกสาร Site Specific ที่ใช้เฉพาะ เช่น PIS, ICF, เป็นต้น
ปรากฏแถบเอกสารสำหรับแนบไฟล์เอกสารที่ขอรับพิจารณา หลักการยื่นเอกสารและติดตามเช่นเดียวกับการยื่นโครงการใหม่