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3. Google Drive : Paramètres

Paramètres (roue dentée à gauche) :

Densité : choisir Compact.
Importations : possibilité de convertir les documents importés(word, excel…) au format Google.
Hors connexion : possibilité d’utiliser les fichiers créés avec les outils Google hors connexion : à éviter pour les fichiers éditables par plusieurs personnes.
Suggestions de fichiers : affiche les derniers fichiers ouverts (ne rien cocher).
Langue : choisir le Français.
Confidentialité : gérer l’historique des recherche (désactiver).

Zone de recherche : permet de trouver rapidement un support (avec critères : type, contact, date).

☛ Explorer toutes les fonctionnalités de la page d’accueil de Google Drive.

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4. Google Drive : Rubriques à gauche

Mon Drive : espace de stockage de 15 Go sur le compte indiqué en haut à gauche.

Ordinateurs : permet de synchroniser le contenu de cet espace avec votre ordinateur.

Partagés avec moi : dossiers ou fichiers hébergés sur d’autres comptes pour lesquels vous avez des droits d’accès en lecture ou en édition. La liste qui apparaît n’est pas structurable directement (voir diapos spécifiques).

Récents : derniers fichiers ouverts.

Suivis : dossiers ou fichiers mis en favori en cochant l’étoile en fin de ligne.

Corbeille : dossiers ou fichiers supprimés, mais que vous pouvez restaurés dans les 30 jrs.

Espace de stockage : liste des fichiers (y compris les partagés) avec leur poids de stockage décroissant.

+ Nouveau : permet d’ajouter sur le dossier sélectionné de votre Drive ou sur celui d’un autre compte : un nouveau dossier, importer un dossier ou un fichier (document, photo, vidéo…) ou créer un nouveau fichier (document, feuille de calcul… avec les outils Google).

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5. Gestion du Drive “Partagés avec moi”

Dans le Drive “Partagés avec moi”, l’accès aux dossiers et fichiers partagés par l’ASRY est facilité :

soit par l’usage l’INTRANET de l’ASRY (consultable à partir du site asry.fr), qui donne l’arborescence de tous les dossiers partagés : l’Intranet est une interface en le Drive et son utilisateur pour tous ces dossiers.

☛ Méthode la plus simple pour accéder à n’importe quel dossier dans le drive partagé de l’ASRY

Exemple sur les pages suivantes de l’Intranet :

Gest. Numérique : arborescence des dossiers gérables par les membres de la Commission Numérique.
Gest. Administrative : arborescence des dossiers gérables par les gestionnaires administratifs.
Act. Physiques et Sportives : arborescence des dossiers gérables par les gestionnaires de chaque activité concernée.
Act. Culturelles et Ludiques : arborescence des dossiers gérables par les gestionnaires de chaque activité concernée.
Groupes - Comptes - Dossiers : arborescence de tous les dossiers partagés par l’ASRY.

soit par la création de raccourci vers les Dossiers partagés qui vous concernent ☛ diapo suivante.

Exercice facultatif :

Cliquer sur Nouveau, Créer un dossier : ASRY
Se positionner dans ce dossier pour créer un raccourci ☛ diapo suivante.

Ce raccourci regroupe tous les dossiers partagés de l’ASRY.

Vous pouvez dans ce même dossier ajouter des raccourcis plus ciblés en suivant la procédure de la diapo suivante.

Exemple : raccourci vers Gestion Numérique, raccourci vers votre activité…

Si vous avez des dossiers partagés d’une autre organisation, vous pouvez procéder de la même façon. Pour regrouper, des fichiers partagés isolés, il est préférable de cliquer sur Déplacer au lieu d’ajouter un raccourci.

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1. Taper ASRY

2. Sélectionner le dossier ASRY (ASRY VENDEE)

3. Bouton droit de la souris, cliquer sur Organiser puis Ajouter un raccourci, sur Mon Drive.

6. Créer un raccourci (facultatif)

Exercice

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7. Aperçu des raccourcis créés

(facultatif)

On voit ici

le dossier ASRY
et les 2 raccourcis

Lorsque l’on clique sur le raccourci ASRY, on voit les 3 dossiers principaux du Drive ASRY VENDEE.

Vous pouvez vous déplacer sur le dossier qui vous intéresse soit :

importer un document (word, excel…), une photo ou vidéo…
créer un dossier ou un fichier avec les outils Google ou pour modifier un fichier existant…

Exercice : Explorer les différents dossiers et sous dossiers, comprendre le lien entre eux (fil d’ariane ou breadcrumbs) ☛ Vision d’ensemble sur l’intranet

Aller sur le dossier de votre activité, puis sur Documents Publiés et importer un fichier pdf ou autre.

Si votre dossier est trop volumineux ou s’il a plusieurs pages, utiliser ilovepdf

Aller sur la diapo 15 pour faire apparaître ce document dans le bloc Documents sur la page web de votre activité.

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8. Paramétrage des partages

Il faut distinguer :

Qui ? Des emails individuels ou des groupes (préférer la création de groupe à une série d’emails individuels).

Comment ?

Accès limité, il faut être connecté à un email mentionné.
Tous les utilisateurs qui ont le lien (lien codé) : sans connection, mais accès impossible sans connaître le lien.

Avec quel droit ?

Editeur : droit de modification
Lecteur : droit de visualisation
Commentateur : droit de commenter le support (non utilisé).

Par défaut, tous les sous dossiers et fichiers d’un dossier ont les mêmes droits, mais on peut les modifier.
Par défaut, lorsque vous créez un dossier ou un fichier à la racine du Drive, il est en accès limité.

☛ En haut à gauche ou en fin de ligne

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9. Partage paramétré pour les

membres de la commission numérique

Gest. Numérique : accès limité (connexion) et droit Editeur (sauf pour les tutoriels : droit Lecteur)
Gest. Administrative : accès limité (connexion) et droit Lecteur.
Activités : accès limité (connexion) et droit Lecteur sauf pour l’activité qui vous concerne : droit Editeur.
Pour tous les sous dossiers SUR LE SITE : partage de lien codé, droit Lecteur.

Conseils

Il est plus facile de gérer des groupes de partage pour chaque dossier ayant les mêmes droits qu’une série emails individuels. ☛ TUTO Comment créer un Groupe Google
Utiliser toujours un email ainsi : NOM Prénom <............@.......>, pour bien identifier les personnes.

☛ Modèle TUTO Création Liste de diffusion - Groupe Google

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Les comptes inscrits sur le groupe de la commission numérique doivent être nécessairement des comptes google.

Tous les comptes administrateurs des activités font partie par défaut de cette commission.

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10. Propriété des supports créés ou importés

Principes

C’est toujours le compte connecté qui est propriétaire du support qu’il a créé ou importé, même s’il est sur le drive d’un autre compte.
Seul le propriétaire d’un support peut le supprimer. Si un collaborateur le supprime sur son drive, il disparaît de son drive, mais reste en ligne et utilisable par tous les autres.

Conseil

Si vous créez ou importez un support lié à une période (ex. Planning du trimestre), ce n’est pas gênant de rester propriétaire, mais s’il s’agit d’un fichier permanent (lié à une période au delà un an), il est préférable de transférer la propriété au compte administrateur :

de l’activité (ou par défaut : asrygestion) si le fichier concerne une activité ;
asryvendee ou asrycontact si le fichier concerne l’association

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☛ Liste des administrateurs

Un compte administrateur est un compte indépendant d’un compte perso qui permet de conserver vos supports le jour où il y a un changement de responsable pour une activité.

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11. Transfert de la propriété d’un support

Principe : Le transfert de propriété ne peut se faire que par le propriétaire et vers un compte (pas un groupe) qui a le droit Editeur : s’il n’apparaît pas, il faut l’ajouter pour lui donner ce droit.

Dans l’exemple, le propriétaire (Dominique) veut transférer la propriété à Asry Vendée (Editeur), il suffit de cliquer sur Transférer la propriété, ce qui entraîne l’ouverture d’une fenêtre pour l’envoi d’une invitation. Vous restez propriétaire tant qu’asryvendee n’a pas accepté.

☛ Si vous avez accès à un compte administrateur, créer ou importer vos supports en vous connectant avec ce compte.

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12. Différences entre un document importé

et un document créé en ligne (ou converti)

Les documents créés en local puis importés prennent beaucoup plus de place sur le net que les documents créés en ligne avec les outils Google ou les documents convertis au format Google après importation (voir l’exemple ci-dessous : document word converti en google doc).
Différences visuelles peu importantes : le document word, le document converti

sauf parfois pour les photos ou mise en page complexe sous word.

Il en est de même avec les feuilles de calcul excel.

Exercice : convertir le document importé lors de la visualisation de la diapo 7 et analyser les différences.

Exemple :

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13. Les dossiers d’une activité

Pour chaque activité, il y a 3 dossiers principaux :

ADMINISTRATEURS, dossier pour regrouper les fichiers qui ne concernent que les responsables de l’activité : archives, les fichiers avec des données personnelles... Limiter les partages et les accès en mode édition.
ANIMATEURS, dossier pour regrouper les fichiers qui concernent que les animateurs : fichiers avec la liste des animateurs, gestion des pointages…
SUR LE SITE, dossier partagé sur le site web avec le contenu de départ défini ci-contre. Ces blocs sont prévus pour réaliser les mises à jour courantes sur le site directement à partir du Drive.
plus pour certaines activités le module Gestion des sorties hebdomadaires lorsque ce module contient des fichiers qui concerne à la fois les animateurs et le site.

☛ Il est important d’être vigilant sur la gestion des partages pour le contenu du dossier sur le site : limiter le droit Edition qu’aux administrateurs de l’activité : les personnes réellement concernées pour modifier ces fichiers.

☛ L’accès aux dossiers d’une activité est facilité :

à partir de l’intranet (menu Activités)
ou en créant un raccourci vers l’activité (diapo 6).

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14. Découverte des outils Google

Cliquez sur Nouveau, on obtient la liste la suite des outils Google (ils sont gratuits).

Si vous connaissez la suite Microsoft ou Libre Office, vous saurez les utiliser.

Intérêts des fichiers créés avec Google

moins de place sur net ;
plus faciles à partager en édition ;
plus faciles à diffuser sur le web ;
bénéficient de la sécurité Google ;
compatibles avec les autres suites bureautiques : conversion dans les 2 sens.

Exercice

Explorez les outils qui vous intéressent avec les différentes fonctionnalités. Consulter les tutos en ligne si nécessaire.

☛ Créer un dossier TEMP dans votre Drive pour enregistrer vos essais sur ces outils.

Si un fichier n’est pas placé au bon endroit, on peut le déplacer en cliquant sur le bouton droit de la souris (Organiser/Déplacer).
La sauvegarde est automatique après chaque saisie de caractère.

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☛ Vous pouvez vous servir de Google Drive uniquement comme zone de stockage sans utiliser ces outils en important vos fichiers.

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15. Comprendre une url

https://docs.google.com/presentation/d/1D2HY51htAIy97zfqt1ndcmK5OATU1rf1BIimRO4RXfk /edit #slide=id.g1ea7bf6d2da_0_0

bleu, nom du domaine d’hébergement (google.com) et type de document (présentation =diaporama).

☛ Quand vous doutez d’un document, regarder si le nom de domaine est correct.

rouge, c’est l’identifiant ou la clé du document (lien codé qui rend l’accès impossible au moteur de recherche si l’on n’a pas le lien.
vert, mode de visualisation : edit : mode édition, present : mode plein écran, preview : mode prévisualisation (non disponible ici, mais possible sur les textes et les feuilles de calcul), view (parfois pour les pdf).
violet, n° de la diapositive. Pour les autres diapos, seule cette partie change.

Pour les feuilles de calcul, #slide= est remplacé par &id= suivi d’un numéro qui correspond au numéro de l’onglet.

URL des membres de la commission numérique (feuille de calcul : spreadsheet)

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1D49ZYiu_otTjBj_HetGVrdXx3FP-eC0MX2hYN9kj7yA /preview #gid=865430125

☛ Pour info, le cadenas devant chaque url permet de gérer les cookies des urls sécurisées (https).

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URL (Uniform Resource Locator), c’est l’adresse du document dans le Big Data.

Voici l’URL de ce diaporama :

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16. Ajout du lien (url) d’un fichier sur une page web

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2 possibilités

1. Ajout automatique après importation ou création dans le Drive

L’ajout du document se fait dans le dossier DOCUMENTS PUBLIES de l’activité concernée :

A partir de l’Intranet ou de Google Drive (sur le dossier l’activité)

ou à partir de la page web concernée en cliquant sur Documents.

Créer le document dans le dossier avec l’outil google adapté ou l’importer s’il a été créé en local.

Tous les fichiers stockés dans ce dossier apparaissent automatiquement sur le site (Google Site) dans un bloc comme ci-contre.

2. Ajout en mettant un titre à l’url (méthode classique : e-monsite)

Après avoir sauvegardé le document, procéder ainsi :

Dans son espace de stockage, sélectionner l’url du document, bouton droit de la souris Copier
Sur la page web concernée, écrire le titre de l’url, puis le sélectionner
Cliquer sur l’icône lien 🔗 sur la barre de menu, puis bouton droit de la souris Coller l’url.

Exercice : Importer ou créer un fichier dans DOCUMENTS PUBLIES de votre activité et vérifier le résultat sur le web.

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17. Publier un support sur une page web

1. Publier un support google sur une page Google Site par intégration directe

Exercice à réaliser sur la page web Google Site de votre activité :

Si votre page est sur e-monsite, cliquer ICI, puis cliquer sur * après le nom de votre activité.

Se connecter. ouvrir la page web et cliquer sur le crayon en bas à droite).
Se positionner là où il est envisagé d’intégrer le support (document, image, vidéo, agenda, carte…).
Cliquer à gauche en haut sur Insérer, puis choisir le type de support concerné (s’il ne s’agit pas d’un support google (ex. fichier pdf), choisir Drive).
Si nécessaire, rechercher le fichier à insérer dans le cadre recherche).
Si nécessaire, le déplacer et dimensionner l’espace nécessaire.
Cliquer sur l’icône Aperçu en haut à droite pour visualiser le document sur PC, tablette téléphone.
Ajuster l’espace si nécessaire et cliquer sur Publier en haut à droite.

2. Publier le support en utilisant le bloc <> Intégrer : code iframe (réservé aux administrateurs)

Le bloc <> permet d’intégrer un support avec des paramètres supplémentaires (pour info)

Exemple d’intégration d’une feuille ce calcul : <iframe src="https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/d/e/2PACX-1vT2nuHrTBuIbfnURs4cKPnZrxFmQ1p5K5Ukj7IwihmmEooWWJ7Q31Uo79RBDnyvZdAsCtB6GxaFoGXC/pubhtml?gid=2090429738 &single=true&widget=false&headers=false&chrome=false" loading="lazy" rel="noopener noreferrer nofollow" width="347" height="250"> </iframe>

☛ TUTO avec les blocs d’intégration utilisés (ne modifier que la hauteur et la largeur si nécessaire)

☛ TUTO sur les paramètres d’un iframe (dernier §) (si vous voulez en savoir plus).

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18. Diffuser un fichier par message

Inconvénients de l’usage des pièces jointes et des pdf

L’envoi d’un fichier en pièce jointe dans un message va être stocké sur les serveurs des FAIs, puis stocké dans votre logiciel de messagerie et très probablement imprimé ensuite. Si aucun nettoyage n’est fait, il y a une accumulation et une redondance de ce même fichier chez tous les destinataires, ce qui génère beaucoup de pollution numérique.

Pour éviter ceci, vous pouvez remplacer dans le message la pièce jointe :

soit par une invitation à consulter la page web où est visible le fichier dans bloc Documents (c’est le plus simple : méthode conseillée) : le fichier est nécessairement toujours à jour ;
soit par le partage de l’url du fichier concerné : copier le titre du document à partager et le coller dans un message.

Exemples possibles d’url (récupérée sur le site web ou sur le Drive) à copier dans un message

URL d’un fichier pdf : TUTO AGENDA Gestion => Inconvénient : si vous voulez le modifier, il faudra le convertir avec un outil Google ou Microsoft ou autre puis créer un autre pdf avec une nouvelle URL et le destinataire du premier message n’aura pas la mise à jour.
URL du même fichier format logiciel (Google Doc, Word…) : TUTO AGENDA Gestion => Si vous modifiez ce fichier après envoi de l’url dans un message, le destinataire aura toujours la dernière mise à jour sur ce lien => C’est mieux mais inconvénient : si le destinataire imprime le document, il n’aura pas la dernière mise à jour.
Encore mieux URL du même fichier format logiciel mais en paramétrant l’url en export pdf (diapos 19 et 20), ce qui donne ceci.

☛ Conclusion

éviter les conversions en pdf et éviter les pièces jointes dans les messages
déconseiller les impressions : inviter les personnes à consulter lee documents sur le site web

☛ Précaution importante : bien gérer les droits de partage => limiter les partages en édition

Exercice : Aller sur la page web de votre activité (encart document), sélectionner un document, le copier et le coller dans un message => l’url est partagée et le destinataire en cliquant sur l’url affiche le document stocké dans le drive : il est toujours à jour.

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19. Paramétrer un url pour un export en pdf

(conseil facultatif)

Les documents pdf ne peuvent pas être modifiés après diffusion par message ou publication sur le web, ce qui nécessite d’envoyer des messages après chaque rectification, ce qui crée de la pollution numérique.

On peut éviter ces redondances numériques en procédant ainsi :

sur le web, sauvegarder le document au format d’origine et paramétrer l’export de l’url en pdf : c’est le navigateur du destinataire qui crée le pdf.
par message, partager l’url du document paramétré en mode pdf ou preview (prévisualisation).

Ainsi, en cliquant sur le lien de partage ou en consultant la page web, on a la dernière mise à jour.

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Variables d’export d’une url en pdf

export?format=pdf&attachment=false&portrait=false

(attachement = false : visualise, true : sauvegarde)

(portrait false : impression paysage, true : portrait)

Les variables avec true peuvent être supprimées.

Exercice : Ajout du code à l’URL actuelle.

☛ Diapo suivante : Exemple avec mise en page.

Pour cela, il suffit d’ajouter des variables à l’url

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20. Paramétrer une url pour export en pdf (facultatif)

(exemple avec mise en page)

Exemple : URL de la liste des membres de la commission numérique

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1D49ZYiu_otTjBj_HetGVrdXx3FP-eC0MX2hYN9kj7yA/edit#gid=865430125

gid=865430125 : numéro de l’onglet de la feuille de calcul : peut être ignoré si un seul onglet)

En bleu l’url du document et en rouge ce qui est ajouté pour un export en pdf

Export en pdf sans mise en page https://docs.google.com/spreadsheets/d/1D49ZYiu_otTjBj_HetGVrdXx3FP-eC0MX2hYN9kj7yA/export?format=pdf&attachment=false &portrait=false&gid=865430125 (la suppression de &attachment=false entraîne le téléchargement).
Export en pdf avec mise en page https://docs.google.com/spreadsheets/d/1D49ZYiu_otTjBj_HetGVrdXx3FP-eC0MX2hYN9kj7yA/export?format=pdf&attachment=false&portrait=true&top_margin=0.3&left_margin=0.3&right_margin=0.3&bottom_margin=0.3&horizontal_alignment=CENTER&scale=2 &gid=865430125

☛ Comment faire un lien avec un titre à l’url (exemple en remplaçant gid=865430125 par gid=0)

Sélectionner toute l’url avec les variables, bouton droit de la souris Copier
Ecrire le titre de l’url, puis le sélectionner. Exemple : pdf ⎙⬇ ou ⎙ ou CN - Membres
Cliquer sur l’icône lien 🔗 sur la barre de menu, puis bouton droit de la souris Coller l’url.

☛ Le partage d’une url avec export pdf et mise en page, facilite l’impression du document.

☛ voir ce TUTO complet sur les paramètres d’une url (pour ceux qui veulent en savoir plus…)

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