Системи управління електронними документами. Технічні засоби обробки документів та інформації. Класифікація офісної техніки
Основи електронного документообігу
познайомитеся з типами СЕД
що таке СЕД
розглянете технічні засоби обробки документації
познайомитеся з класифікацією офісної техніки
розглянете основні вітчизняні СЕД
Дізнаєтесь:
�
Правила техніки безпеки
В повсякденному житті всі Ви зустрічалися з поняттям «система». Вам пропонується до поданих нижче клітинок записати ті асоціативні поняття, які у Вас виникають, коли Ви чуєте це слово
Система
Прийом « Кошик знань»
В повсякденному житті всі Ви зустрічалися з поняттям «засіб». Вам пропонується до поданих нижче клітинок записати ті асоціативні поняття, які у Вас виникають, коли Ви чуєте це слово.
Засіб
Прийом « Кошик знань»
Система електронного документообігу – організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Часто СЕД називають також системами автоматизації документообігу або EDM-системами.
СЕД є невід'ємною частиною світового ринку програмного забезпечення управління електронним документообігом і вмістом інформаційних систем – ринку DCT (Document and Content Technologies)
СЕД
Системи управління інформацією або портали забезпечують агрегацію інформації, управління інформацією і її доставку через Internet/intranet/extranet. За допомогою порталів забезпечується також доступ до додатків через стандартний Web-навігатор
Системи управління вмістом забезпечують створення вмісту на рівні об'єктів для їх подальшого багаторазового використання. В таких системах інформація доступна не у вигляді документів, а у вигляді об'єктів меншого розміру, що полегшує обмін інформацією між додатками
СЕД
Основні принципи організації електронного документообігу
Одноразова реєстрація документа
Можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання
Безперервність руху документа
Єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів
Ефективно організована система пошуку документа
Розвинена система звітності, що дозволяє контролювати рух документа в процесі документообігу
�
Функції систем електронного документообігу
Централізоване управління документами
Підтримка життєвого циклу документів
Колективна робота над документами
Забезпечення конфіденційності
Маршрутизація документів
Управління доступом
Інтеграція з іншими системами
Схема класифікації СЕД�
СЕД, орієнтовані на бізнес-процеси
Корпоративні СЕД
Системи управління зображеннями
Системи робіт управління потоками
Системи управління виведенням
Documentum - головне призначення системи – управління документами, знаннями і бізнес-процесами на крупних підприємствах і організаціях. Система також включає засоби, що дозволяють створювати додатки в середовищі Documentum. Тому Documentum можна розглядати як платформу, що призначена для створення розподілених архівів, підтримки стандартів якості, управління проектами в розподілених групах, організації корпоративного діловодства, динамічного управління вмістом корпоративних інтранет-порталів
Система LanDocs головним чином орієнтована на діловодство і архівне зберігання документів. Програмне забезпечення для централізованого управління зберіганням документів в електронному архіві реалізовано у вигляді окремого сервера. Поштова служба LanDocs побудована так, що співробітники, у яких встановлений спеціальний клієнтський компонент LanDocs, можуть одержувати повідомлення-завдання і звітувати по ним, використовуючи стандартну поштову скриньку Microsoft Exchange або Lotus Notes.
СЕД на ринку України
Система «Дело» здійснює повне протоколювання дій користувачів з документами. У системі реалізований веб-інтерфейс для організації віддаленого доступу і побудови інтранет-порталів. Остання версія інтегрована з системою розпізнавання тексту FineReader для занесення в неї даних з паперових документів
Система «БОСС-Референт» призначена для використання в крупних корпораціях з складною ієрархічною структурою. Система характеризується високою функціональністю. В системі реалізовані функції контролю договорів, обліку матеріальних цінностей, потокового сканування і розпізнавання, електронної конференції і дошки оголошень. «БОСС-Референт» реалізована на платформі Lotus Notes, тому її використання є доцільним в першу чергу в тих організаціях, які вже почали використовувати Lotus Notes
СЕД на ринку України
Docs Fusion і Docs Open. Системи можуть ефективно застосовуватися і в великих організаціях з великим числом співробітників (тисячі чоловік), і в невеликих фірмах з чисельністю 5-6 чоловік. Вони призначені в першу чергу для організацій, які займаються інтенсивним створенням документів і їх редагуванням – головні офіси компаній, консалтингові компанії, органи влади і т. д. Системи є відкритими і містять засоби розробки для створення спеціалізованих додатків або інтеграції з іншими системами.
Optima Workflow. Система призначена для формалізації типових процедур роботи з документами в організаціях, де така робота є щоденною практикою. Система автоматизує процеси реєстрації документів за правилами діловодства, реалізує механізми анотування і збору резолюцій, доставки звітів про виконання доручень
СЕД на ринку України
Засоби обробки та зберігання документів
Засоби обробки та зберігання документів
Засоби обробки та зберігання документів
Технічні засоби інформаційної діяльності можна класифікувати так
засоби складання і виготовлення документів
засоби копіювання і розмножування документів
засоби зберігання та транспортування документів
засоби адміністративно-управлінського зв'язку
автомати, друкуючі пристрої, диктофони
адресувальні, маркувальні, палітурні машини, ламінатори
засоби репрографії, засоби оперативної поліграфії
Системи передавання недокументованих даних
Системи передавання документованих даних
Домашнє завдання