�Business Process Improvement

Business Process Improvement

1. Tentukan Process

- Pilih sebuah process

- Organisasi tim

- Petakan Proces

- Sederhanakan process

2 Ukur Process

- Kumpulkan data

- Tentukan stabilitas

- Ditentukan kapabilitas

​

3. Analisa Process

- Analisa sebab dan akibat

4. Tingkatkan Process

- Rencanakan perubahan

- Ukur kembali

5. Kendalikan Process

- Optimisasi (tentukan bagaimana)

- Standarisasi

Make it clear what “process” really are

Make their process visible

Make it blame-free, because everyone's working hard

Value Analysis

Setiap aktivitas didalam proses dianalisa nilai tambahnya kepada produk maupun jasa. Nilai tambah dilihat dari perspektif customer. Activity dapat memberikan:

a. Real value: Nilai yang bersedia dibayar oleh customer.

b. Business value: Nilai yang membantu perusahaan menjalankan bisnisnya.

c. No value: Suatu aktivitas yang harus dihilangkan.

​

Contoh

Laporan biaya tidak memberikan nilai real value, karena, karena customer tidak peduli apakah biaya penjualan dilaporkan dengan benar atau tidak, tetapi laporan biaya memberikan business value, dan dilakukan pada biaya yang minimal.

Purchasing Process Value Chain MAP

Penentuan nilai

Menentukan bagian value pada barang atau jasa adalah relatif lebih mudah (apa yang customer ingin bayarkan), sedangkan business value relatif lebih sulit dilakukan.

Suatu aktifitas yang memberikan beban biaya melebihi nilai yang diberikan harus diperbaiki.

Konsep value analysis dapat diperluas kepada evaluasi waktu dan biaya pada setiap langkah. Pada setiap langkah pada proses diperkirakan waktu dan biaya aktual, dan nilai pantas yang harus dibayarl.

Pertanyaan untuk peningkatan BP

Pada bukunya (Business Process Improvement) H. James Harringtion mengusulkan perusahaan untuk menanyakan untuk identifikasi area yang dapat ditingkatkan:

1. Apakah ada pemeriksaan dan penjumlahan yang tidak perlu?
2. Apalah aktifitas memeriksa atau meningkatkan kinerja seseorang?
3. Apakah dibutuhkan lebih dari satu tandatangan?
4. Apakah dokumen rangkap dibutuhkan?
5. Apakah arsip dilakukan untuk alasan yang tidak jelas?
6. Apakah rangkap dikirim ke orang yang tidak membutuhkan informasi tersebut?
7. Apakah ada korespondensi tertulis yang tidak diperlukan?
8. Apakah orang atau pihak yang dilibatkan membuat lambat efisiensi dan efektifitas proses terkait dengan waktu?
9. Apakah seseorang melakukan approve terhadap sesuatu yang sudah diapprove (misalnya budget yang telah disetujui sebelumnya)
10. Apakah informasi yang sama dikumpulkan secara terpisah pada tempat atau waktu yang berbeda?
11. Apakah pemeliharan terhadap dua database yang sama dilakukan?

Pendekatan meningkatkan BP

Harringtion juga mengusulkan pendekatan:

1. Lakukan aktifitas secara paralel
2. Ubah urutan dari aktifitas
3. Menggurangi interrupsi
4. Menghindari duplikasi atau pekerjaan terfragmentasi
5. Hindari aliran yang kompleks dan bottleneck
6. Gabung aktifitas yang sama
7. Mengurangi jumlah penanganan masalah
8. Kurangi data yang tidak diperlukan
9. Hindari duplikasi rangkap

Evaluasi Peningkatan Proses

Manajer kadang-kadang menolak resiko untuk mencoba ide peningkatan proses, terutama kalau ide tersebut membutuhkan banyak perubahan untuk melakukan aktifitas tersebut.

Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah melakukan Dynamic Process Modeling, dimana proses dipetakan dan disimulasikan dengan berbagai parameter random (dapat menggunakan bantuan software komputer) untuk memperkiraan waktu siklus, produktifitas, total biaya, waktu idle, dan bottleneck untuk berbagai skenario yang berbeda.

Segitiga Perubahan

Triple Constraints Project Management

time

End-to-end View of Process

How big is business process?

​

It doesn't matter – a business process can be decomposed into hierarchy of processes.

Customer relationship management (process area)

Identify Prospect or Set Up customer (sub-process or activity or fragment)

Calculate Credit Limit or Create Customer account (procedure)

ADKAR-Management Change

ADKAR Framework untuk memahami Change pada tingkat individu. Dikembangkan oleh Jeffrey Hiatt for ProSci, a world leader in chage menagement research, tahun 2006

A-Awareness: mewakili pemahaman individu terkait dengan perubahan, mengapa dilakukan, dan apa resiko tidak berubah.

D-Desire: keinginan untuk mendukung dan terlibat didalam perubahan.

K-Knowledge: mewakili informasi, training, dan kebutuhan pendidikan untuk mengetahui bagaimana berubah.

A-Ability: mewakili dari realisasi atau eksekusi dari perubahan.

R-Reinforcement: mewakili faktor internal dan eksternal terkait dengan kelanjutan dari suatu perubahan.

Kotler 8 Step Change Management

Ciptakan iklim perubahan

Menarik dan memungkinkan seluruh organisasi

Implementasi dan mempertahankan perubahan

Sense of urgency is opposite to complacent

John Kotter is a professor at Harvard Business School and the founder of Kotter International. He was named a leadership guru by Bloomberg BusinessWeek in 2001 and was named to the Thinkers 50 in both 2011 and 2013.

Recruit powerfull change leader

Built vision and effective communicate it

Remove obstacle

Create quick win

Build on your momentum

Complacent=rasa puas diri

Complacent (rasa puas diri)

Jika karyawan tidak melihat suatu krisis yang membutuhkan perubahan, mereka tidak akan termotivasi untuk terlibat didalam upaya perubahan

Jika karyawan merasakan keberhasilan dan semua sumber daya tersedia, mereka tidak melihat alasan untuk terlibat didalam upaya perubahan, karena perusahaan kelihatan sukses tanpa upaya tersebut.

Standard kinerja perusahaan rendah, perusahaan cenderung fokus pada tujuan functional secara sempit (SILO) dari pada big picture, KPI disusun dengan cara karyawan selalu dapat mencapai target. Target perlu untuk dapat dicapai, menantang untuk membangun motivasi karyawan.

Organisasi tidak mengumpulkan sumber umpan balik atau respon negatif dari luar. Kadang2 kita tidak ingin mendengar situasi yang sebenarnya, menolak kenyataan, dari pada berurusan dengan perubahan yang perlu dilakukan. Kotler beragumentasi bahwa ini adalah bagian dari alamiah manusia, terutama ketika manusia menghadapi kesibukan dan situasi stress tinggi.

Tim top management didalam organisasi terlalu sering fokus terlalu banyak pada apa yang benar dan mengambaikan apa yang perusahaan hadapi, menyebabkan karyawan gagal menyadari bahwa perubahan perlu dilakukan. Kotler menyebutkan ini sebagai “too many happy talk from top management”

Proses Transisi

gelisah

gembira

takut

menolak

terancam

Merasa bersalah

Depresi

Permusuhan/Benci

kalah

Mulai menerima

Maju

terus

Lembah keputusasaan

moral dan kompetensi

waktu

Status quo

Disruption

(gangguan)

Acceptance

Commitment

Quiz

Process improvement adalah bukan merupakan suatu project (Benar/Salah)

Quiz

Ketika manajemen senior menentukan suatu deadline untuk mencapai peningkatan proses, hal ini adalah indikator dari komitmen manajemen (Benar/Salah)

Quiz

Ketika upaya process improvement gagal untuk mencapai tujuan, hal ini terutama disebabkan oleh:

a. Kurangnya komitmen dari manajemen

b. Orang-orang yang tidak mau kerjasama

c. Project Planning dan Management yang buruk

d. Tools tidak tersedia

e. Bukan salah satu yang diatas.

Quiz

Tantangan terbesar dari implementasi sistem ERP adalah:

a. Teknologi

b. Vendor

c. Process dan Change Management

d. End-user

Quiz

Adalah penting untuk membangun suatu “sense of urgency” sebagai bagian dari proses perubahan sebelum bergerak kepada langkah lainnya. (Benar/Salah)

Quiz

Sumber dari complacency (kepuasan atas diri sendiri) didalam suatu organisasi meliputi:

a. Terlalu sedikit feedback external

b. Terlalu banyak “kata-kata yang mengembirakan”

c. Standard Indikator kinerja yang rendah

d. Semua jawaban diatas benar

Quiz

Manager pada situasi mengalami kesulitan “create sense of urgency” adalah perlu untuk menciptakan krisis secara sengaja dengan memperbolehkan situasi buruk terjadi untuk mendesak karyawan agar dapat melihat dengan jelas perlunya perubahaan (Benar/Salah)

Quiz

Berikut ini yang merupakan element dari segitiga project management:

a. Risks, Cost, dan Time

b. Scope, Cost, dan Time

c. Cost, Schedule, dan Quality

d. semua yang diatas salah

Quiz

Phase terakhir dari transisi perubahan:

a. Confusion, stress, dan crativity

b. Acceptance, hope, enthusiasm

c. Denial, shock, frustation

Quiz

Implementasi suatu ERP tidak selalu menyebabkan gangguan kepada karyawan, karena ERP dapat diadaptasi kepada bagaimana cara kerja karyawan selama ini (Benar/Salah)

Quiz

Proyek implementasi ERP adalah menantang karena (Pilih semua yang sesuai):

a. Karyawan harus menyediakan waktu yang banyak ke proyek

b. Sistem informasi baru mamasakan beberapa konstrain terkait dengan bagaimana melakukan sesuatu yang kemungkinan dibenci karyawan

c. ERP adalah sesuatu baru yang secara konsep tidak teruji.

d. ERP tidak dapat dijalankan diatas clouds.

Quiz

Implementasi paket standard ERP dan menyesuaikan rancangan business process ke yang telah dirancang di ERP akan memberikan competitive advantage. (Benar/Salah)

Quiz

Implementasi suatu ERP dapat dianggap sebagai suatu kesempatan untuk (pilih semua yang sesuai):

a. Meningkatkan integrasi data didalam suatu perusahaan(dan mencegah redundancy dan inconsistency)

b. Mengadopsi rancangan proses yang baru yang merupakan best practices di industri.

c. Memperbolehkan karyawan untuk memutuskan bagaimana melakukan pekerjaan mereka, maka masing-masing karyawan dapat men-kustomisasi business prosess dimana mereka terlibat didalamnya.

d. Meningkatkan keenganan berubah diorganisasi

Quiz

Manakah pernyataan yang berikut ini dapat menyebabkan kegagalan pada suatu implementasi ERP (pilih semua yang sesuai):

a. Karyawan bertahan pada cara kerja yang selama ini sebelum ERP, dan mengabaikan konstrain ERP.

b. Kustomisasi modul yang menyebabkan perubahan pada model data database dari versi awal.

c. Perusahaan telah melakuan BPR

d. Masing-masing departemen menginstalasi ERP masing-masing, walaupun mereka semua harus berbagi database.

Quiz

BPR khususnya menbawa kepada (pilih semua yang sesuai)

a. Keenganan berubah diorganisasi

b. Perlawanan untuk berubah

c. Proses design sesuai dengan keinginan individu

d. Peningkatan pemyesuaian dari rancangan proses bisnis saat ini ketahapan yang diinginkan.

Quiz

Kegiatan berikut ini yang sering dilakukan pada implementasi proyek ERP

a. Konfigurasi parameter

b. Kustomisasi coding-based

c. a dan b benar

Quiz

Dilakukan untuk mempertahankan suatu competitive advantage yang ada diperusahaan.

a. Konfigurasi parameter

b. Kustomisasi coding-based

c. a dan b benar

Quiz

Membutuhkan bantuan sumber daya eksternal

a. Konfigurasi parameter

b. Kustomisasi coding-based

c. a dan b benar

Quiz

Menyesuaikan business process dengan kebutuhan perusahaan

a. Konfigurasi parameter

b. Kustomisasi coding-based

c. a dan b benar

Sekian & Terima Kasih