Software ERP dan Implementasi

Perkembangan Software ERP

Pada 1972, lima system Analis IBM di Jerman mendirikan Systemanalyse und Programmentwicklung (System Analyst and Program Development saat ini disebut SAP ) untuk mengembangkan standard sistem informasi, dan data tersedia realtime, sehingga user dapat bekerja didepan layar daripada kertas kerja yang tinggi.

Kontrak pertama mereka adalah dengan ICI untuk mengembangkan material dan logistics management system. Pada ICI juga dikembangkan software paket pertama mereka yaitu R dan RF (realtime financial accounting), dan R/1 pada 1980-an.

Tahun 1982 dikeluarkan software paket R/2, penjualan mereka meningkat, dan bergerak kepasar internasional, sehingga ditambahkan bahasa, multi currency, dan aturan pajak.

Pada tahun 1988, SAP mendirikan beberapa cabang diluar negeri, dan bekerjasama dengan perusahaan konsultan Arthur Andersen, dan menjual 1000 system. SAP berubah menjadi SAP AG, sebuah perusahaan publik.

SAP R/3

Sistem SAP sebelumnya dikembangkan diatas Mainframe, pada tahun 1988, SAP menyadari potensi dari arsitektur Client Server dan memulai mengembangkan sistem R/3.

Versi R/3 pertama dilepas tahun 1992.

SAP R/3 dirancang dengan sistem arsitektur terbuka (Open Architecture), dimana perusahaan perangkat lunak pihak ketiga didorong untuk mengembangkan add-on yang dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak yang ada (barcode scanner, PDA, RFID).

Permasalahan Y2K menjadi peluang bagi ERP, karena perusahaan dihadapkan pada mempertahankan software lama (angka tahun dua digit) dengan mengaji programmer melakukan koreksi atau beralih ke software ERP yang bebas masalah Y2K ditambah dengan keunggulan integrasi proses.

Pada tahun 2000, SAP AG memiliki 22000 karyawan di 50 negara dengan 10 juta pemakai pada 30000 instalasi.

Pesaing SAP

Pada tahun 2016, pesaing SAP di pasar ERP adalah:

1. Oracle E-Business Suite + PeopleSoft

2. Microsoft Dynamics Navision

3. Odoo (solusi open source yang sebelumnya bernama OpenERP, dan sebelumn itu TinyERP)

Oracle

- Pesaing terbesar SAP

- Dimulai pada tahun 1977 sebagai Software Development Laboratories (SDL)

- Pendiri: Larry Ellison, Bob Miner, Ed Oates

PeopleSoft

- Didirikan oleh David Duffield, seorang mantan karyawan IBM

- Saat ini, PeopleSoft, dibawah Oracle adalah pilihan perangkat lunak popular untuk mengelola sumber daya manusia dan kegiatan keuangan di universitas.

SAP ERP

Versi terbaru dari sistem ERP oleh SAP dan perusahaan lain memungkinkan:

- Semua bidang bisnis untuk mengakses database yang sama

- Menghilangkan double input data dan informasi up-to-date

- Data dimasukan sekali dan kemudian digunakan diseluruh organisasi.

SAP ECC 6.0

SAP ECC 6.0 (Enterprise Central Component)

- Sales and Distribution (SD) module

- Materials Management (MM) module

- Production Planning (PP) module

- Quality Management (QM) module

- Plant Maintenance (PM) module

- Asset Management (AM) module

- Human Resources (HT) module

- Project System (PS) module

- Financial Accounting (FI) module

- Controlling (CO) module

- Workflow (WF) module

Modules within the SAP ERP integrated information systems environment (Courtesy of SAP AG)

Approval system

Inspection system

Project life cycle system

Cost control system

Implementasi Software SAP ERP

Tidak semua perusahaan yang menggunakan SAP menggunakan semua module ERP SAP

Tingkat integrasi data perusahaan paling tinggi ketika menggunakan satu vendor untuk memasok semua modul-modulnya.

Pilihan konfigurasi memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan modul yang telah dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Hal terkait ERP SAP:

- Perangkat lunak yang dapat memberikan real-time integrasi ERP

- Pemakaian oleh perusahaan besar

- Biaya tinggi

- Otomatisasi update data

- Penerapan best practice (cara yang paling efisien dalam proses bisnis yang harus ditangani)

​

Vendor & Konsultan ERP

Satu orang tidak dapat sepenuhnya memahami sistem ERP secara keseluruhan.

Sebelum memilih vendor ERP, sebagian besar perusahaan:

- Mempelajari kebutuhan internal

- Memakai sebuah tim konsultan eksternal untuk memilih vendor perangkat lunak ERP yang paling tepat, dan pendekatan terbaik didalam penerapan ERP.

Pendekatan Implementasi ERP

Roll-out

approach

Biaya implementasi ERP

Berkaitan dengan jumlah module dan ukuran layanan ERP pada perusahaan

Membutuhkan hardware baru yang dapat menjalankan software ERP yang kompleks

Biaya konsultasi dan analis

Waktu untuk implementasi dan gangguan yang mungkin terjadi

Biaya pelatihan

​

Perusahaan dan ERP

Tidak semua lingkungan operasi bisnis cocok dengan batasan (konstrain) ERP.

Kadang-kadang perusahaan tidak siap dengan ERP.

Implementasi ERP hasilnya sulit ketika manajemen tidak secara penuh memahami proses bisnisnya sendiri dan tidak dapat membuat keputusan implementasi dalam waktu yang tepat.

Fleksibilitas software ERP

Banyak orang mengklaim bahwa sistem ERP adalah kaku.

Pilihan customisasi dapat dimungkinkan, tetapi membutuhkan waktu dan biaya tambahan yang besar.

Pada SAP, programmer dapat menulis rutin khusus dengan menggunakan ABAP (Advanced Business Aplication Programming)

Setelah implementasi ERP, setiap usaha mengkonfigurasi ulang adalah mahal dan menyita waktu.

Manfaat Implementasi ERP

1. Menghilangkan redundansi usaha dan duplikasi data.

2. Membantu informasi terkait proses produksi dan layanan yang cepat.

3. Mengurangi frustasi karyawan, karena semua proses menggunakan standard yang sama (system base, dan bukan human base)

4. Tersedianya data yang realtime untuk koordinasi antar proses dan rantai suplai.

Kegagalan Implementasi ERP

Harapan eksekutif bahwa perangkat lunak baru akan menyelesaikan masalah bisnis mendasar yang tidak dapat diselesaikan oleh perangkat lunak apapun

Eksekutif dan manajer IT tidak cukup waktu untuk analisa yang baik selama fase perencanaan dan implementasi.

Eksekutif dan manajer IT mengabaikan pendidikan dan pelatihan karyawan.

Kurangnya akuntanbilitas dan perasaan memiliki pada operator yang menjalankan sistem.

Kurangnya komunikasi dari atas ke bawah terkait dengan proyek implementasi ERP

Tidak mengelola perubahan terhadap penguna (Change management).

Implementasi ERP membutuhkan waktu yang panjang, dan menajemen tidak sabar menunggu hasil implementasi ERP.

​

Hambatan Implementasi ERP

A report from Deloitte Consulting (1999) reported similar results (Table I).

Tugas

Kunjungi alamat URL https://demo.odoo.com dan lakukan aktivitas berikut ini:

a. Apa fungsi dari alamat tersebut diatas?

b. Tuliskan modul-modul apa saja yang tersedia?

c. Lakukan explorasi pada modul Contact, Inventory

d. Untuk mengakses data produk, digunakan menu?

e. Untuk mengatur atauran Reordering, digunakan menu?

f. Untuk melakukan penyesuaian persediaan, digunakan menu?

g. Lakukan printscreen masing-masing tampilan terkait dengan pertanyaan diatas.

Sekian & Terima Kasih