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Störungen im Arbeitsalltag vermeiden

Slides zur Stärkung von Fähigkeiten wie z.B.

Eigenverantwortung SelbstManagement Planungsverhalten

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Was Störungen bewirken

Für eine konzentrierte Tätigkeit kann es bis zu 20 Minuten dauern, bis wir wirklich in der Aufgabe drin sind und unsere volle Konzentration erreicht haben.

Vorher arbeiten wir unter unserem eigentlichen Potenzial und mit mehr Energieaufwand, als eigentlich nötig wäre.

Multitasking laugt viel schneller aus als Singletasking und bringt sehr viel schlechtere Ergebnisse hervor, als wenn wir uns auf eins nach dem anderen konzentrieren.

Am Ende des Tages haben wir viel weniger geschafft und sind aber selbst "geschafft", also leer und energielos.

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Ziel von störungsfreiem Arbeiten

100% des Tages auf Vollgas arbeiten und jederzeit alles an Potenzial maximal auszuschöpfen -> Ausbrennen und totale Erschöpfung

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Mit möglichst wenig Energieaufwand das beste Ergebnis erzielen

-> Am Ende des Tages zufrieden und trotzdem noch Energie übrig

Wenn wir störungsfrei arbeiten,

brauchen wir weniger Energie,
haben schnellere Erfolge und sind motivierter,
arbeiten präziser, sodass weniger Fehler entstehen, die wir später ausbügeln müssen, und
haben weniger Stress, weil wir unsere Aufgaben schaffen.

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Umgang mit Störungen

Wir können nicht alle Störungen vermeiden. Aber wir können es besser machen.

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Störungen ausfindig machen

Vermeidbare Störungen ausschalten

Unvermeidbare Störungen minimieren

Den Effekt unvermeidbarer Störungen minimieren

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Selbstreflexion

Welche Störungen siehst Du in Deinem Arbeitsalltag?

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Zwei Arten von Störungen

Handy
E-Mails
Telefonanrufe
Nicht funktionierende Programme

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Meetings
Gespräche
Bitten

Störungen durch technische Faktoren:

Störungen durch menschliche Faktoren und Interaktionen:

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Störfaktor Technik

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Eigenverantwortung SelbstManagement Planungsverhalten

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Störfaktor Handy

Selbst wenn Du das Handy auf lautlos oder umgedreht hast, schweift Dein Kopf dorthin ab
Selbst wenn es in der Tasche ist, kann es diese Wirkung haben
Auch in der Pause kann es Dich davon abhalten, Dich wirklich zu entspannen und dadurch Energie kosten und Dich auslaugen

Aber warum ist das Handy so anziehend?

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Dopamin

“Nur mal eben schnell…”

“Zeit nutzen”

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Störfaktor Handy: Dopamin

Dopamin: ein Neurotransmitter, ein Stoff im Gehirn, der für Fokus und Motivation sorgt
Wird vor allem aktiviert, wenn wir Belohnung erwarten
Sorgt dafür, dass wir die Tätigkeit, die uns leicht und schnell belohnen, immer wieder machen wollen und uns danach sehnen, mehr davon zu kriegen.
Wenn Dein Handy eine Option ist, wird Dein Hirn es haben wollen:

Du kämpfst die ganze Zeit dagegen an und das kostet Energie

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Ich will doch nur kurz…

… aber ich sollte nicht!

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Störfaktor Handy: “Nur mal eben schnell…”

Offene To-Dos: Absprachen, Konflikt lösen, Gedanken und Ideen kommen auf etc.
Wir wollen Dinge erledigt haben, um weniger mit uns herumzutragen
Wirkt, als könnte es schnell Entlastung schaffen, das “mal eben kurz zu klären”

Schnell zwischendurch führt zu Fehlern: doppelt nacharbeiten / nachklären
Du bist die ganze Zeit diffus und auf mehrere Dinge gerichtet
“Hab ich alles bedacht?” -> ständige mehrere gedankliche “Tabs” offen
Ein erledigtes To-Do zieht weitere nach sich

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Störfaktor Handy: “Zeit nutzen”

Handy wird in der Pause und auf der Toilette oder bei kurzen Wartezeiten benutzt
Wir denken, wir wären produktiv und würden die Zeit gut nutzen

Ständig irgendein Input und keine Stille
Wir brauchen Stille, um den eigenen Gedanken Raum zu geben, kreativ zu sein, Dinge nachwirken zu lassen usw.
Stille gibt Unterbewusstsein Raum zum Arbeiten
Gute Ideen, Lösungen, Einfälle kommen im stillen Raum

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Störfaktor Handy: Tipps

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Lege das Handy aus dem Raum oder lass es ausgeschaltet (!) in Deiner Tasche
Hinterfrage kritisch, ob Dich eine Klärung jetzt wirklich entlasten würde und Kapazitäten freigibt

Nutze bewusst stille Zeiten, um Deine Gedanken schweifen zu lassen
Denke nicht über etwas nach, sondern lass es einfach passieren
Schließe in kurzen Pausenzeiten z. B. auf der Toilette oder wenn das Programm lädt, die Augen und atme einfach nur durch.

Hürde erhöhen

Pausen nutzen und Stille zulassen

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Störfaktor Handy: Tipps

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Habe stets Zettel und Stift bereit
Wenn Dir etwas einfällt, schreib es auf, so weißt Du, dass es nicht vergessen wird
Gehe am Ende des Tages den Zettel durch und prüfe, welche To-Dos daraus folgen und finde einen Platz dafür in Deinem Kalender

Plane feste Zeiten ein, wann Du auf Dein Handy schauen darfst, wenn es sein muss
Stelle einen Timer. So machst Du nur das Nötigste

Zettel und Stift

Plane feste Zeiten für Dein Handy ein, wenn es nicht anders geht

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Selbstreflexion

Wann und wie oft nutzt Du Dein Handy während der Arbeit?
Wie geht es Dir damit?
Welche Tipps möchtest Du umsetzen?

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Störfaktor E-Mails

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Schalte die Benachrichtigungen aus!

Wie oft ist es nötig, dass man alle E-Mails sofort liest?
Überlege Dir, wie oft und wann sinnvoll ist
Sag im Team bescheid, dass sie bei Dringendem anrufen sollen

Mails zusammen erledigen und solange aufschieben
Denn jedes Mal beim Öffnen des Postfachs findest Du noch drei andere E-Mails vor, die Du dann "nur mal eben schnell checken" wirst

Verschaffe Dir einen Überblick
Was weniger als 2 Minuten dauert: Sofort erledigen
Alles andere: Priorisieren und terminieren

Plane feste Zeiten für das Bearbeiten von Mails ein

Bündle Deine Mailbearbeitung

2-Minuten-Regel

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Selbstreflexion

Wann und wie oft ist es für Dich sinnvoll, Deine Mails zu checken?

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Störfaktor Anrufe

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Für besonders schwierige, aufmerksamkeitsfordernde Aufgaben Räume schaffen, in denen das Telefon nicht klingelt

Rufumleitungen zu gewissen Zeiten, z. B. im Team absprechen, dass jeder einen halben Tag Zeit hat ohne Telefondienst

Telefonfreie Zeiten identifizieren und nutzen bspw. durch die Analyse der Stör- und Leistungskurve

Erreichbarkeiten einschränken, notfalls mit Team und Vorgesetzten absprechen

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Selbstreflexion

Welche Tipps möchtest Du umsetzen?
Was ist dafür der erste Schritt?

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Störfaktor Programme

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Programme sind manchmal langsam und es gibt Fehler, Ausfälle und unerwartete Probleme. Das lässt sich leider nicht vermeiden. Du kannst nur den Effekt der Störung auf Dich minimieren.

Plane Pufferzeiten ein, damit es Dich nicht völlig aus dem Konzept bringt

Habe Alternativen parat, wenn möglich

Sei flexibel, indem Du immer eine Liste mit Aufgaben hast, die Du auch offline / ohne ein gewisses Programm erledigen kannst. Notfalls mache eine Pause oder tausche Dich mit Kollegen aus, auch so ist die Zeit gut genutzt.

Sei Dir bewusst, wie Du damit umgehen kannst und an wen Du Dich wenden musst

Sobald es wieder geht: Ruhig bleiben, neu priorisieren, nicht direkt loslegen

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Störfaktor “Mensch”

Slides zur Stärkung von Fähigkeiten wie z.B.

Eigenverantwortung SelbstManagement Planungsverhalten

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Störfaktor “Mensch”

Ineffiziente Kommunikation kann ein Zeitfresser sein
Zwischenmenschliches soll seinen Platz kriegen und ist wichtig für Teamgefühl, Arbeitsmoral, Arbeitsklima und Motivation
Wichtig ist: Balance und Priorisierung im Auge behalten!

Potenzielle Störfaktoren im Zwischenmenschlichen

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Bitten / Anfragen, die gerade nicht passen

Langatmige Gespräche, die den Rahmen sprengen

Ineffiziente Teammeetings

Die Lösung: Klare und wertschätzende Kommunikation

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Nein sagen und unterbrechen

Umso später wir unterbrechen oder Nein sagen, desto schwerer wird es, wertschätzend zu bleiben.

Die eigenen Grenzen zu übertreten hat meist Nachteile für beide. (Stille Rechnung)

Wertschätzend Nein zu sagen ist hilfreicher, als wütend Ja zu sagen.

Im Dreischritt können wir ein Nein so ausdrücken, dass es eher nicht persönlich genommen wird.

Eine neue Perspektive auf Kommunizieren von Grenzen:

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Gedanken, die beim Neinsagen helfen

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Ja sagen ist verlässlich

Ich muss doch helfen …

Die stille Rechnung

Die Person braucht mich!

Man muss doch helfen …

Wie kann man nur …!?

Nein sagen ist verlässlicher

Ich sage nur Ja, wenn es passt

Die Person schafft das auch ohne mich

Ich übernehme Verantwortung für mich

Wir sind okay - mit Bitte und Nein

… probiere doch mal diese Perspektive!

Statt der alten Sichtweise …

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Achtsam Nein sagen und Grenzen setzen

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Verständnis

Selbstaussage

Bitte oder Vorschlag zum weiteren Vorgehen

Ich verstehe, dass du das möchtest. Dass du fragst, ist in Ordnung. Ich kann Deine Bitte nachvollziehen.

Ich sage Nein, weil … (meine Bedürfnisse, die ich mir stattdessen erfüllen möchte.)

Ich mache einen Vorschlag, der versucht, unser beider Bedürfnisse in Einklang zu bringen oder dich jedenfalls irgendwie zu berücksichtigen.

Manchmal auch: Referenz

Ah, es geht um den Fall XY, richtig?

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Das “Aber” weglassen

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Und / und gleichzeitig

Den Gegensatz auflösen

Pause und Einleitungssatz

“Aber” drückt aus, dass das, was vorher kam, unwichtiger ist und wertet es ab, schiebt es weg, verwirft es.

Wenn wir allerdings aufeinander aufbauen möchten und die Dinge nebeneinander stehenlassen wollen, macht es Sinn, andere Formulierungen zu wählen.

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Störfaktor Bitten und Anfragen

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Bitten / Anfragen ablehnen, die gerade nicht passen

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Probiere es aus:

Deine nette Kollegin fragt Dich: Kannst Du mich hier kurz unterstützen? Ich habe Schwierigkeiten mit dem Fall und würde da gerne mal mit Dir zusammen überlegen, wie ich da vorgehen kann.
Du merkst deutlich, spätestens nach einem Blick auf Deine Aufgabenliste und in Deinen Kalender, dass Du ihr nicht zusagen kannst, ihr zu helfen, ehe Dein eigenes Projekt beendet ist.

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Störfaktor Bitten

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Ah, Du hast da mal wieder einen eher kniffligen Fall abbekommen?

Morgen Nachmittag sollte das Projekt bei mir abgegeben sein. Wenn Du es dann noch brauchst, können wir uns gerne dazu austauschen. Ich rufe Dich zwischen 15 und 16 Uhr an, okay?

Beispiel: Eine Kollegin bittet um Hilfe bei einem Fall.

Gerade im Moment habe ich leider keinerlei Kapazitäten, mit Dir darüber zu sprechen.

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Störfaktor Meetings

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… ein Meeting lenkst, wenn die Zeit nicht sinnvoll genutzt wird.

… wertschätzend unterbrichst, um eine Nachfrage zu stellen (und evtl. auch wieder auf das Thema zurückzukommen).

… unterbrichst und zusammenfasst, um wesentliche Punkte zu fixieren und zu verkürzen.

Du vermeidest Meetings als Störfaktoren, indem Du…

… Meetings verlässt, wenn keine Themen mehr dabei sind, zu denen Du beitragen kannst.

… Meetings absagst, die für Dich nicht relevant sind.

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Probiere es aus:

Du möchtest bei einem Meeting unterbrechen und sagen, dass ihr Euch im Kreis dreht und Du gerne zum nächsten Thema kommen willst.

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Störfaktor Meetings

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Ich unterbreche Sie hier ganz kurz. Ich sehe, dass erhöhter Bedarf besteht, darüber zu sprechen, das kann ich gut nachvollziehen, es ist ein wichtiges Thema.

Wie wäre es, wenn wir jetzt die Themen für alle erst abhaken und Sie vier, die es betrifft, dann am Ende nochmal darüber sprechen, und wir anderen dann gehen können. Gibt es dagegen Einwände?

Beispiel: Ein Meeting dreht sich im Kreis.

Gleichzeitig ist mir wichtig, dass wir die Zeiten, in denen wir hier alle zusammensitzen gut nutzen und das Thema betrifft nur ein paar von uns.

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Probiere es aus:

Du möchtest ein Meeting absagen, zu dem Dich der Chef eingeladen hat, weil Du nichts Sinnvolles beizutragen hast und wichtige Aufgaben erledigen willst.

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Störfaktor Meetings

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Ich habe eben gesehen, dass Sie mich zum IT-Meeting am Mittwoch eingeladen haben.

Wenn Sie keine Einwände haben, würde ich daher meine Arbeitszeit lieber anders nutzen.

Oder brauchen Sie mich in dem Meeting in irgendeiner Weise?

Beispiel: Ein Meeting ablehnen.

Ich habe den Eindruck, dass ich mit dem Thema des Meetings nichts zu tun habe und auch nichts beitragen könnte.

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Störfaktor Mensch

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Den Rahmen sprengende Gespräche unterbrechen, beenden und ablehnen

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Probiere es aus:

Du möchtest eine Kundin am Telefon unterbrechen, die Dir eine Geschichte nach der anderen erzählt.

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Störfaktor langatmige Gespräche

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Ich unterbreche Sie hier ganz kurz. Ich höre, dass Sie noch viele Gedanken dazu haben.

Kann ich Ihnen noch anderweitig weiterhelfen?

Beispiel: Eine Kundin erzählt Dir eine Geschichte nach der anderen.

Ich glaube, ich kann Ihnen da gerade nichts mehr zu sagen außer dem, was ich bereits gesagt habe.

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Probiere es aus:

Dein lieber Kollege möchte Dir ganz ausführlich von seinem Urlaub erzählen.

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Störfaktor langatmige Gespräche

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Du hast ganz schön viel erlebt in Deinem Urlaub höre ich. Ich kann verstehen, dass Du da gerne von erzählst, klingt nach viel Spaß.

Ich möchte jetzt gerne weiterarbeiten.

Passt das für Dich?

Beispiel: Der Kollege und sein Urlaub.

Und weißt Du, ich sitze hier gerade auf heißen Kohlen und will wirklich meine Aufgabe schaffen.

Wollen wir uns für die Mittagspause verabreden?

Wenn Du es gar nicht hören willst:

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Nein sagen - hilfreiche Gedanken

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Die Person ist erwachsen: Sie wird auch ohne mich irgendwie Wege finden

Eine stille Rechnung ist für beide ungünstig

Anteile benennen: Ich würde gerne, weil … �Ich sage trotzdem nein, denn …

Ich bleibe verlässlich und transparent

Ich finde heraus: Worum geht es mir - worum geht es dir? Finden wir einen Weg, der beide Bedürfnisse berücksichtigt?

Ich finde heraus, warum ich Ja sagen möchte und warum Nein

Zeit nehmen

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Umgang mit Störungen

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Deine Störfaktoren finden und minimieren

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Störung	Was genau?	Maßnahme zur Vermeidung	Mögliche Hürden?	Lösungen	Erster Schritt und wann?
Ein- gehende E-Mails	Klingelton und Desktop-Benachrichtigung	Mailprogramm ausschalten und stattdessen 3 x am Tag Mails selbst prüfen	Wichtiges kommt nicht rechtzeitig an	Im Team besprechen, dass bei sehr dringenden Fällen angerufen werden soll	Ich bringe es in die nächste Teambesprechung am Mittwoch ein und trage es jetzt schon mal in die Agenda im Termin ein.

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Einzelarbeit:

Suche nach Deinen Störfaktoren und fülle die Tabelle für Dich aus.

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Kleingruppenarbeit:

Bei welchen Störungen brauchst Du noch Unterstützung?
Teilt Eure Ideen und offenen Fragen miteinander und überlegt Euch Lösungen.

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