CIERRE DE CICLO LECTIVO 2024

Inicio del 2025

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En minutos iniciamos

¿CUÁNDO SE REALIZA?�

• El proceso de cierre de ciclo se realiza generalmente al finalizar las mesas de examen de febrero. �(última mesa del ciclo que se va a cerrar)
• Este proceso realiza una serie de cambios importantes que son irreversibles.
• Es fundamental siempre primero actualizar el entorno de test y hacerlo en test a modo de prueba antes de realizarlo en producción.

LOS CAMBIOS QUE REALIZA �SON LOS SIGUIENTES:

• Alumnos en estado de “TRANSICIÓN CAMBIO DE CICLO” �pasan al estado “INACTIVO”.
• Alumnos REGULARES del ciclo actual pasan a estar en estado de �“TRANSICIÓN CAMBIO DE CICLO” si no se inscribieron al siguiente ciclo.
• Alumnos nuevos en estado “Inscripto” pasan a ser regulares
• Alumnos nuevos en estado “preinscriptos” con la reserva “Vencida” pasan ha estado “abandono”.

LOS CAMBIOS QUE REALIZA SON LOS SIGUIENTES:

• Alumnos que se hallan inscripto al siguiente ciclo (que no sean �alumnos nuevos) seguirán siendo regulares pero en el ciclo siguiente.
• Alumnos que hayan aprobado todas las materias, se marcan �como “EGRESADOS”
• Se les asigna a los alumnos como “comisión principal” la seleccionada en la inscripción a regulares siempre y cuando se haya configurado de esa forma. �No se asignan las materias.
• Se les asigna a los alumnos el plan de cuotas seleccionado en la inscripción a regulares o el establecido automáticamente por el sistema

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ACTIVACIÓN DEL CICLO SIGUIENTE

Se activa el ciclo siguiente. Esto implica que en las distintas pantallas del sistema se muestre por defecto información relacionada al nuevo ciclo activo. Por ejemplo, si se realiza �el cierre del ciclo 2024, se activará el ciclo 2025 y se mostrará�en el sistema por defecto, comisiones, períodos, calificaciones, �etc. del ciclo 2024,

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CAMBIOS EN PLAN DE CUOTAS ASIGNADO

• Se les asigna a los alumnos en Situación de "Alumno Regular" el Plan de Cuotas seleccionado en la Inscripción para el ciclo siguiente (2025). Esto quita el Plan �que actualmente tienen en su ficha si se corresponde al ciclo 2024.
• Si el alumno no inició el proceso de Inscripción al ciclo siguiente, se mantiene el�Plan seleccionado en su ficha.
• Si el Plan que el alumno tiene asignado en su ficha, se corresponde al ciclo siguiente 2025, este no será reemplazado.
• Si existen alumnos que actualmente tengan asignado un Plan de Cuotas del ciclo 2024 �y aún no han sido generadas cuotas de los mismos (por ejemplo, cuotas de Febrero 2025�o posteriores) no será posible continuar con el proceso. Para prevenir la omisión en la generación de cuotas, es necesario generar las cuotas de estos alumnos para esos meses.

¿CÓMO COMPONE UN CICLO LECTIVO?

¿QUÉ SE NECESITA EN EL CICLO LECTIVO ACTUAL?

• Alumnos, docentes y administrativos ya utilizan quinttos
• Plan de estudios y comisiones configuradas
• Configuración de cursadas (presentismo y reglas de cursadas)
• Historial académico de los alumnos con notas creadas
• Circuito de inscripción configurado (replicar datos del año anterior al siguiente)
• Ciclo lectivo nuevo creado e inactivo
• Cierre de cursada realizado
• Mesas de exámenes de diciembre y febrero cerradas y con notas cargadas

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¿CÓMO SE REALIZA?

• Acceder a Ciclo lectivo en el menú Administración.
• El usuario tiene que tener permisos suficientes para poder realizar �un cierre de ciclo, si no el sistema informara que no puede realizarlo.
• Se recomienda hacer primero en entorno de Test
• El ciclo siguiente debe estar creado, en caso contrario hay que crearlo.
• Se recomienda replicar el ciclo 23 al 24 en momentos previos al cierre.

REPLICAR CICLO LECTIVO

Para realizar el cierre de ciclo debe ingresar a � Gestion Académica -> Configuración -> Fechas y periodos -> Ciclo Lectivo �y editar el ciclo vigente, para así podes replicar los datos del 2023 al 2024

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HACER CLIC EN CIERRE

• Una vez replicado, volver al listado para ahora hacer clic en cierre del ciclo lectivo.

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PREVIO AL CIERRE, EL SISTEMA REALIZA UNA VALIDACIÓN PARA ASEGURARSE QUE NO EXISTAN ACTAS DE EXAMEN Y CURSADAS SIN CERRAR O CURSADAS CON CALIFICACIONES CARGADAS POSTERIOR AL CIERRE DE CURSADA DE LA MATERIA.

SI ALGUNO DE LOS REQUISITOS NO SE CUMPLE, EL SISTEMA INFORMA LOS ERRORES A RESOLVER ANTES DE PROCEDER AL CIERRE

UNA VEZ SOLUCIONADOS LOS CIERRES DE CURSADAS, PODEMOS CERRAR EL CICLO LECTIVO Y EL SISTEMA INFORMA SI SE REALIZÓ CORRECTAMENTE

¿QUÉ PUEDO VERIFICAR UNA VEZ TERMINADO EL PROCESO?

• Revisar alumnos y sus estados
• Revisar cursadas y comisiones
• Asignar alumnos a sus comisiones (según si se usa o no los procesos de inscripción de regulares)
• Hacer cambios de horarios y otros detalles que pueden haber cambiado entre un año y otro

Tener en cuenta

• Cualquier cambio de estado de los alumnos posterior al cierre del ciclo puede realizarlo con la Actualización Masiva o ingresando a la ficha.
• Cualquier cambio de Comisión de los alumnos posterior al cierre del ciclo puede realizarlo con la Asignación masiva de Comisiones o ingresando a la ficha en la solapa cursada.

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PROCESAR INSCRIPCIONES

Ayuda sobre este tema:�

• INSCRIPCIÓN A MATERIAS Y REGULARES DEL SIGUIENTE CICLO
• ¿CÓMO VER LAS INSCRIPCIONES DE LOS ALUMNOS REGULARES AL SIGUIENTE CICLO?
• MODIFICAR DATOS DE INSCRIPCIÓN DE NUEVOS ALUMNOS

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PROCESAR INSCRIPCIONES

ALUMNOS REGULARES

Si el instituto utiliza inscripción a regulares y materias, se debe acceder a los listados y procesar ambas inscripciones.

Acceder al menú Personas → Inscripción→listado de inscripción a Regulares

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Se pueden inscribir a los alumnos, con el tilde verde. O bien desde el masivo de comisiones

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ASIGNACIÓN MASIVA DE COMISIONES

PROCESAR INSCRIPCIONES �A MATERIAS

Si el instituto utiliza inscripción a regulares y materias, se debe acceder a los listados y procesar ambas inscripciones.

Acceder al menú Personas → Inscripción→listado de inscripción a materias

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Se pueden marcar inscriptos uno por uno

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o bien procesar inscripciones a cursadas

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PONGAMOS MANOS A LA OBRA